О.І. Іванова

А.І. Волкова

Підстава: листок непрацездатності від 09.09.2015 № 003254456675

1. Облік робочого дня

Якщо ж табель з неправильними записами буде ще закритий, можна просто його переписати, вказавши правильні коди.

Переробка при ненормованому робочому дні

Переробка при такому режимі роботи не оплачується, а компенсується лише наданням додаткової оплачуваної відпустки тривалістю не менше 3 календарних днів статті 101, 119 ТК РФ. При цьому право на додаткову відпустку виникає у працівника, який заміщає посаду, включену до переліку посад працівників організації з ненормованим робочим днем, незалежно від тривалості роботи в умовах ненормованого робочого дня Лист Роструда від 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1. Тому ви можете не відображати час переробки. Тобто можете вказати лише час, відпрацьований у межах норми годинника за робочий день.

Але якщо ви хочете мати документальне підтвердження переробки при ненормованому робочому дні, можете включити в табель самостійно розроблений код для обліку такої переробки (наприклад, літерний код «НРД»). Тоді у графі під цим кодом відображайте тривалість переробки.

Декретниця виходить на роботу

Якщо робітниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною, це не означає, що на неї можна не вести табель. Адже трудові відносини з нею не припиняються ст. 256 ТК РФ. Кожен календарний день такої відпустки позначається в табелі літерним кодом ОЖ або цифровим 15. Графу під кодом заповнювати не потрібно.

Якщо ж співробітниця працює у відпустці з догляду за дитиною на умовах неповного робочого часу та ст. 256 ТК РФ, то, крім відпустки, у табелі потрібно відображати відпрацьований час з використанням літерного коду "Я" або цифрового "01" і зазначенням у графі під кодом відпрацьованого часу.

приклад. Заповнення табеля, якщо робітниця у відпустці для догляду за дитиною працює

/ умова /Працівниця, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною, з 01.09.2015 (після того, як їй виповнилося півтора роки) вийшла на роботу на умовах неповного робочого часу за графіком: вівторок, середа, четвер - по 4 години на день. Організація працює в режимі п'ятиденного робочого тижня з двома вихідними днями у суботу та неділю.

/ Рішення /Фрагмент табелю за формою № Т-12 за період з 1 до 15 вересня 2015 р. заповнюємо так.

Відповідно до табеля за першу половину вересня співробітниці потрібно виплатити зарплату пропорційно до відпрацьованого часу - за 28 годин ст. 93 ТК РФ. Оскільки дитині вже виповнилося півтора роки, допомога їй не виплачується. ст. 14 Закону від 19.05.95 № 81-ФЗ; ч. 1 ст. 11.1 Закону від 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Працівник захворів після того, як відпрацював частину дня

Якщо працівнику видано лікарняний за відпрацьований повністю або частково день, у табелі слід відобразити:

• відпрацьований день - літерним кодом "Я" або цифровим "01" із зазначенням у графі під кодом тривалості відпрацьованого часу;
• день на лікарняному - літерним кодом "Б" або цифровим "19". Графу під кодом не заповнюєте.

Виплатити за частину дня зарплату, а частину дня допомогу не можна. Адже виплату допомоги за частину дня законодавством не передбачено. Тому за відпрацьований день, що збігається з датою початку звільнення з роботи по лікарняному, працівник може отримати:

• <или>зарплату пропорційно до відпрацьованого в цей день часу. Окладнику належить частина окладу пропорційно відпрацьованим у цей день годинникам, а відряднику - оплата за кількість виробленої в цей день продукції (обсяг виконаної роботи);
• <или>посібник з тимчасової непрацездатності.

Звичайно, якщо зарплата за відпрацьований час більша, ніж розмір денної допомоги, працівникові має сенс обрати зарплату.

Тому попросіть працівника написати заяву із зазначенням, яку виплату йому нарахувати за такий день.

Рішення працівника не вплине на заповнення табеля.

Не забудьте, що якщо працівник вибере за відпрацьований день зарплату, то період (3 календарні дні), що оплачується за рахунок коштів роботодавця, теж зрушується. Тобто роботодавець повинен сплатити по лікарняному другий, третій та четвертий дні звільнення від роботи п. 1 ч. 2 ст. 3 Закону від 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Понаднормова робота при сумованому обліку робочого часу

Кількість годин, відпрацьованих понаднормово при підсумованому обліку робочого часу, визначається за підсумками облікового періоду (від місяця до року), встановленого вашою організацією. ст. 104 ТК РФ.

Якщо всередині облікового періоду тривалістю більше місяця в одному з місяців кількість відпрацьованих за графіком годинника перевищує норму робочого годинника за виробничим календарем, то перевищення не потрібно відображати як понаднормову роботу. Адже за сумованого обліку така переробка компенсується недоробкою в іншому місяці. Якщо обліковий період становить місяць, то переробка на одному тижні компенсується недоробкою на інший так, щоб за підсумками місяця вийти на норму робочого часу за виробничим календарем. ст. 104 ТК РФ.

Якщо ж за підсумками роботи за обліковий період вийде, що співробітник відпрацював більше норми за виробничим календарем (наприклад, якщо працівник був залучений до роботи у зв'язку з неявкою працівника, що змінює), то таку переробку треба наказом керівника визнати понаднормовою роботою. Вносити зміни в табель не потрібно. Адже на момент виконання співробітником роботи було ще неясно, буде за підсумками облікового періоду переробка чи ні.

Робочий день при чергуванні потрапляє на два дні

Якщо чергування починається в один день (наприклад, о 20.00), а закінчується другого дня (наприклад, о 6.00), то в табелі потрібно відобразити кількість відпрацьованих годин, що припадають на кожен день, з використанням буквеного коду «Я» або цифрового «01 ». А час, відпрацьований з 22.00 до 6.00, потрібно додатково відобразити буквеним кодом «Н» або цифровим «02» із зазначенням кількості годин роботи в нічний час. ст. 96 ТК РФ. Так само табель може заповнюватися, коли робочий день розділений на частини, при роботі за графіком «добу через троє».

приклад. Заповнення табеля під час роботи за графіком, якщо чергування потрапляє на два дні

/ умова /Співробітник працює за графіком «добу через три» з 20.00 до 20.00 без перерви на обід.

У період з 01.11.2015 до 07.11.2015 за графіком робочий день потрапляє на 4 листопада - неробочий святковий день.

/ Рішення /Фрагмент табеля за формою № Т-12 за період з 01.11.2015 до 07.11.2015 виглядає так.

Відповідно до табеля 4 години роботи 4 листопада потрібно сплатити не менше ніж у подвійному розмірі годинної тарифної ставки або годинної частини окладу, оскільки робочий день співпав із неробочим святковим днем. Якщо працівник замість подвійної оплати візьме за роботу у свято відгул, то роботу сплатіть в одинарному розмірі. ст. 153 ТК РФ. За 6 годин роботи в ніч з 4 на 5 листопада треба виплатити доплату у розмірі не менше 20% годинної тарифної ставки або годинної частини окладу за кожну годину роботи ст. 154 ТК РФ; Постанова Уряду від 22.07.2008 № 554.

Зазначимо, що якщо працівник прийнятий для роботи тільки в нічний час і вся його робоча зміна припадає лише на нічний час (наприклад, зміна триває 8 годин з 22.00 до 6.00), то відпрацьований ним час відображається лише літерним кодом «Н» або цифровим «02 » із зазначенням у рядку під кодом тривалості відпрацьованого часу.

Робота у вихідні та свята за графіком

Якщо працівникам вихідні дні надаються за ковзним графіком, а не в суботу та неділю, то робочі дні за графіком, що потрапляють на суботу та неділю, відображаються в табелі як звичайні робочі дні буквеним кодом «Я» або цифровим «01», а не як робота у вихідний день із використанням літерного коду «РВ» або цифрового «03». У графі під кодом вкажіть кількість відпрацьованих годин.

Якщо робочий день такого працівника попадає на неробочий святковий день ст. 112 ТК РФ, то в табелі він відображається як робота в неробочий святковий день кодом «РВ» або цифровим «03» із зазначенням у графі під кодом тривалості відпрацьованого у такий день часу.

Внутрішнє сумісництво

При внутрішньому сумісництві працівникові потрібно присвоїти два табельні номери і двічі вписати його в табель - як основного працівника і як сумісника.

Невідпрацьовані свята у відрядників

Відрядникам за невідпрацьовані неробочі святкові дні має виплачуватись компенсація у розмірі, встановленому роботодавцем. ст. 112 ТК РФ. Спеціальних кодів для відображення у табелі таких днів для цієї категорії працівників не передбачено. Як правило, вони відображаються літерним кодом "В" або цифровим "26". Графа під кодом не заповнюється. Але щоб бухгалтер бачив, за скільки неробочих свят необхідно виплатити компенсацію відрядникам, можна ввести додаткове позначення, наприклад буквений код «ВК». Крім того, можна винести кількість таких днів до підсумкової таблиці, доповнивши її спеціальною графою.

Одноденне відрядження з виходом на роботу

Якщо в день перебування в одноденному відрядженні співробітник встиг попрацювати ще й за місцем постійної роботи, то такий день потрібно відобразити не тільки як день відрядження з використанням літерного коду К і цифрового 06 без заповнення графи під кодом (оскільки переробка у відрядженні все одно не оплачується), але і як звичайний відпрацьований день з використанням буквеного коду "Я" або цифрового "01" із зазначенням у графі під кодом кількості відпрацьованих годин. За відпрацьований у такий день годинник працівнику (у тому числі окладнику) потрібно виплатити зарплату, а також середній заробіток за день відрядження та статті 129, 167 ТК РФ.

Рейси та міжрейсовий відпочинок водіїв на міжнародних перевезеннях

Час, витрачений таким водієм на керування транспортним засобом, відображається в табелі літерним кодом «Я» або цифровим «01» із зазначенням у графі під кодом тривалості цього часу на підставі даних реєстраційного листка, зафіксованих тахографом ст. 8 Закону від 24.07.98 № 127-ФЗ. Дні щотижневого та міжрейсового відпочинку відображаються буквеним кодом «В» або цифровим «26». Графа під кодом не заповнюється.

Працівник звільнився до закінчення місяця

У разі звільнення працівника до закінчення місяця графи за дні після звільнення можна залишити просто незаповненими. Але якщо ви боїтеся їх випадково заповнити, можете написати в цих графах «Звільнено».

Правильне заповнення табеля допоможе вам підтвердити дотримання вимог трудового законодавства до тривалості робочого часу та нарахувати зарплату. Відсутність обліку робочого часу є порушенням трудового законодавства, за яке трудінспекція при перевірці може винести попередження або оштрафувати ч. 1 ст. 5.27 КпАП РФ; Рішення Мосміськсуду від 14.11.2014 № 7-4900:

• організацію - у сумі від 30 000 до 50 000 крб.;
• керівника організації та підприємця - у сумі від 1000 до 5000 руб.

Будь-які підприємства, які використовують працю найманого персоналу, повинні враховувати відпрацьований співробітниками час. На цій підставі бухгалтерія розраховує належну їм зарплату та допомогу. Відпрацьований час відображається у спеціальному документі – табелі обліку робочого часу. Розкажемо, які існують нюанси щодо його ведення та як правильно його заповнювати.

Табель обліку робочого часу – це один із видів первинної документації бухобліку, який фіксує:

• вид часу виконання трудових функцій, що відпрацьовує співробітник;
• його тривалість (у годинах та днях).

Функції табеля:

• відмітка про фактичну зайнятість співробітника з кожного виду робочого дня;
• контроль персоналу;
• адекватне нарахування зарплат та деяких пільг;
• доказ за відповідних трудових спорів;
• розрахунок переробки;
• підставу правомірності звільнення внаслідок прогулу;
• податкове обґрунтування витрат за фонд заробітної плати;
• основа для складання звітів до контролюючих органів.

Чи може ТОВ чи ІП працювати без табеля обліку

Закон вимагає від роботодавців обов'язкового ведення такого табеля, незалежно від правової форми організації. Якщо компанії працюють наймані службовці, їм потрібно виплачувати зарплату, з якої до бюджету відраховуються податки. Щоб перевірити обґрунтованість нарахування зарплат, податкова поцікавиться наявністю цього документа та його змістом.

Якщо у ТОВ чи ІП працюють співробітники, а табель обліку робочого часу не заповнюється або містить помилки, податкова може визнати витрати на їхню зарплату документально необґрунтованими. Це означає, що ці витрати роботодавця не знизять базу податку на прибуток.

Важливо!Роботодавцю, який не переймається обліком робочого часу або веде табель з порушеннями, загрожують санкції з боку органів контролю. Директор може бути оштрафований на 1000 - 5000 руб., А організаціям можуть виписати штраф на суму до 50 тис. руб. (Ст. 52.7 КпАП РФ).

Як враховується робочий час співробітника

Робочий час – це проміжок дня чи ночі, протягом якого співробітник зобов'язаний займатися виконанням своїх трудових функцій чи час, прирівняний до такого по оплате. Тривалість цього періоду (робочий день або зміна) та регулярність його повторення (режим або графік) повинні бути обов'язково зафіксовані у трудовому договорі як умови праці.

У табелі обліку відзначаються різні різновиди часу, пов'язаного з трудовими функціями:

• денне;
• нічний;
• у вихідні та святкові дні;
• понаднормова;
• вахта;
• підвищення кваліфікації поза виробництвом;
• оплачувані відпустки;
• лікарняні;
• вимушений прогул;
• страйк;
• простий та ін.

Принципи ведення табелю

Табельник зобов'язаний дотримуватися законодавчо прийнятих правил, а також регламент, закріплений у внутрішніх нормативних актах підприємства:

1. Цей документ може вестись по кожному підрозділу окремо або по всій організації.
2. У табель вноситься кількість відпрацьованих працівником годинника по кожному виду робочого часу відповідно до присвоєного коду.
3. Крім часу зайнятості, відзначається також кількість годин, коли співробітник не виконував роботу, хоча повинен був це робити (прогули, страйки, простої).
4. Співробітники потрапляють у табель або виключаються з нього після оформлення відповідної кадрової документації – наказу про працевлаштування чи звільнення, трудового договору.
5. При включенні в табель нового працівника він отримує табельний номер, який є унікальним та стане його кодом у кадровій документації. Номер буде актуальним протягом усього часу роботи на даного роботодавця. Від зміни посади табельний номер не змінюється. Після звільнення такий номер не повинен нікому присвоюватися протягом 3 років.
6. Заздалегідь заповнювати табель категорично заборонено – у документі відображається час. відпрацьований за фактом.

Чи правомірно використовувати електронні системи контролю?

Багато організацій, особливо численних, для полегшення обліку роботи персоналу використовують електронні системи контролю та/або спостереження за працівниками. Різні функції цих систем дозволяють фіксувати час приходу та догляду співробітників, деякі – їх переміщення територією, іноді – заняття на робочому місці.

Підставою для фіксації присутності співробітника на роботі може бути реєстрація їх за різними показниками, передбаченими тією чи іншою системою обліку та контролю:

• пред'явлення електронних перепусток-карток;
• зчитування відбитків пальців;
• сканування сітківки ока;
• відеофіксація за допомогою камер та ін.

Святкові дні випали на час відпустки

Якщо у відпускника в період його відпочинку випали дні, які в інших співробітників були неробочими через свята, табельник ставить у відповідних осередках букву В («Вихідний»). Ці дні не входять до відпускного часу. Звичайні вихідні (не святкові) позначаються буквами ВІД (Відпустка), оскільки їх враховують у кількості днів відпустки.

Співробітник захворів під час відпустки

Трудовий Кодекс дозволяє продовжувати відпустку на час вимушеної непрацездатності або переносити ці дні на інший час. Ось чому важливо точно внести позначення в табелі, скільки днів у відпочинку співробітник прохворів. Природно, хвороба має бути документально оформлена листком.

Табельник вважає, скільки днів співробітник відпочивав здоровим і зазначає їх кодом ВІД («Відпустка»). Потім дати, на які видавався лікарняний лист, відповідно позначаються «Б». Якщо відпустка після хвороби тривала, ці дні знову відзначаються «ВІД», як і час, на який він був продовжений або перенесений на компенсацію лікарняного.

Відрядження випало на вихідні

Якщо співробітник змушений провести вихідні дні у службовому відрядженні, це створює труднощі у табелюванні. Дати вимушеної праці у від'їзді, що випали на вихідні, при заповненні табеля позначають не буквою В («Вихідний»), а кодом К («Відрядження»), незалежно від того, чи був зайнятий у цей день відряджений або відпочивав.

Облік та контроль - два основні постулати бізнесу. Тому табельний облік є актуальним для всіх компаній, які мають у штаті хоча б одного співробітника. І це не просто внутрішні документи для розрахунку винагород та виявлення порушень. Це обов'язок кожного роботодавця, встановлений законодавством РФ. Коректність ведення табельного обліку контролюють трудовий та податковий регулятори, Росстат та інспекція з праці. Тому у компанії, що має найманий персонал, має бути впроваджено весь пакет внутрішніх документів, що регламентує табельний облік.

Табель обліку робочого часу - нормативи, правила та способи ведення

Порядок і правила ведення обліку робочого дня в організації регламентовані насамперед статтею 91 Трудового кодексу РФ (частиною 4), у якій зазначено, що це роботодавці повинні вести регулярний облік трудового часу в кожному службовцю свого підприємства. Тільки на підставі цього реєстру можуть бути нараховані зарплати та премії, компенсаційні виплати на відпустку та за лікарняними листами, а також інші дотації працівникові. Щомісяця заповнювати табель обліку повинні всі підприємства, які мають найманий персонал, незалежно від їх правового статусу та організаційної форми: та юр. особи, та індивідуальні підприємці.

У другу чергу табель обліку, будучи первинним документом бухобліку та кадрового діловодства, підпорядковується нормативним вимогам, відображеним у Постанові Держкомстату Росії №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати».

Основні вимоги, які пред'являються до облікової первинки:

1. Вести облік робочого дня має право лише працівник підприємства, призначений з цього функцію наказом, інакше його дії під час перевірки буде визнано неправомірними, а сам регістр - недійсним. При цьому наймач повинен спочатку запропонувати співробітнику виконувати цей функціонал за додаткову плату, а той має право відмовитися від цього обов'язку. Неоплачувана робота з ведення облікового регістру також є незаконною. У результаті початку заповнення табеля для підприємства має бути ратифікований наказ про запровадження посаду табельника з усіма реквізитами, зокрема з візою працівника про ознайомлення. Посада співробітника не має значення, це може бути:
2. Способи ведення облікової первинки за відпрацьованим часом не регламентовані законодавством. Ключове правило тут - використання будь-якого із способів закріплюється локальним положенням про табельний облік та внутрішній трудовий розпорядок.

   Без регламенту, який затверджує правила внутрішнього обліку, табель буде визнано недійсним

3. Ще в 2013 році нормативними актами було встановлено, що кожен роботодавець має право на свій розсуд обирати той спосіб обліку, який більш зручний для підприємства, це можуть бути:
   • ручний спосіб, коли табельник веде реєстр на паперовому носії, регулярно заповнюючи його від руки. Такий метод має місце в компаніях, де значиться мінімальна кількість співробітників та облік елементарний, наприклад, коли всі працюють одне й те саме кількість часу, без переробок;
   • електронний вигляд, наприклад, ведення табеля у програмі excel. Це найпоширеніший для малих та середніх підприємств спосіб. Ексель дає можливість табельнику за допомогою заздалегідь внесених у файл формул автоматично рахувати підсумкові цифри по кожному співробітнику, відділу, організації та зберігати всі табелі в електронному вигляді в цілому по році;

     У форматі екселю зручно вести табель

   • автоматичний табельний облік - найбільш оперативний онлайн-спосіб, який, будучи пов'язаним із 1С та пропускною системою підприємства, дозволяє контролювати вхід/вихід кожного співробітника в режимі реального часу. Кожен керівник структурного підрозділу чи гендиректор має можливість подивитися по кожному підпорядкованому (і собою) відпрацьований час. Зрозуміло, що використовується такий облік на великих підприємствах, а також у відомствах та держструктурах. Такий спосіб дає можливість звести до нуля помилки, знизити вплив людського фактора та автоматизувати процес.

     У програмі 1С, що з пропускним режимом, облік ведеться практично автоматично

4. За формою існує чотири можливі варіанти ведення табеля обліку:
   
5. Зберігання облікових документів має здійснюватися виходячи з вимог архівування, і навіть статті 29 закону № 402-ФЗ. Термін зберігання – 5 років.

Коректність та регулярність заповнення табеля контролюються при камеральних та виїзних перевірках. Перевірити, як ведеться табель, може й інспекція з праці. Тому контроль первинної документації – серйозний процес для всіх роботодавців.

Бере участь облік робочого дня і статистичної звітності по предприятию.

Табель корисний для коректного внутрішнього обліку за певними видами робочого дня працівників. Він дає повноцінне обгрунтування грошової демотивації, і навіть звільнення недбайливих службовців, будучи страховкою наймача при трудових суперечках (як внутрішніх, і судових). А ще табельний облік при правильному використанні - хороший аналітичний інструмент управлінського обліку, з його основі можна регулярно вибудовувати графіки та проводити аналіз ефективності використання робочого дня на предприятии.

Відеоогляд: грамотна організація табельного обліку

Як правильно заповнити табель обліку робочого часу

Насамперед слід засвоїти основні вимоги до ведення табельного обліку:

1. Обліковий регістр повинен ґрунтуватися на затвердженому на рівні Уряду РФ виробничому календарі. Нормативне підставу визначення неробочих днів регламентовано статтею 112 ТК РФ. У виробничому календарі кожного року визначається кількість робочих, святкових, і навіть скорочених на 1 годину передсвяткових днів. Регулюється кількість робочих годин за кожним кварталом, встановлюються переноси за стандартного робочого графіка.
2. Табель відкривається з першого календарного дня, закривається останнім днем. При виробничій необхідності допускається проміжна звітність, яка здається п'ятнадцятого числа кожного місяця.
3. Заборонено вносити дані заздалегідь. Тому табель має бути заповнений та відправлений на погодження у перші робочі дні після закінчення місяця. Таймінг процедури має бути встановлений у внутрішньому акті.
4. Облік може вестися як у структурним підрозділам організації, і по підприємству загалом. Встановити цей пункт необхідно у внутрішньому регламенті з урахування. Якщо облік йде окремо, оформляється стільки табелів, скільки відділів існує у організації.
5. Кожна комірка в табелі має бути заповнена.
6. При оформленні працювати кожному співробітнику присвоюється табельний номер. Неправильним вважається зміна цього коду протягом трудової діяльності людини на підприємстві, тобто за зміни посади працівника він залишається тим самим. І навіть за звільнення людини його табельний номер не присвоюється нікому ще протягом трьох років.
7. Під час заповнення табеля використовуються уніфіковані коди для обліку робочого часу, затверджені Держкомстатом. Тут є два варіанти на вибір - літерний та цифровий. Який з них використовуватиметься, має бути визначено в регламенті обліку.

Мінфін РФ у своїх коментарях щодо обліку робочого часу звернув увагу декларантів, що є 2 види оформлення табеля (дивись Лист №02–06–10/32007):

• суцільний метод - інформація щодо кількості відпрацьованого часу фіксується за кожен день місяця;
• метод відхилень - коли фіксуються лише показники, що не належать до стандарту виробничого процесу (людина була відсутня на роботі, була у відрядженні, перебувала в черговій відпустці або відпочивала без утримання тощо).

Покроковий алгоритм заповнення табеля

Для зразка візьмемо уніфіковану форму Т-13, що максимально повно відбиває схему. Порядок заповнення наступний:

1. Насамперед оформляється шапка табеля, де мають бути вказані стандартні для кадрового обліку реквізити:
   
2. У табличній формі заповнюються щоденні дані облікового регістру. Зміст стовпців:
   
3. Табель в обов'язковому порядку має бути роздрукований на паперовому носії та завізований відповідальними працівниками:
   

Таблиця: кодові позначення табельного обліку, встановлені Держкомстатом

Відеоінструкція: як заповнити форму Т-13

Некоректне заповнення табеля - типові помилки та алгоритм їх виправлення

Найбільш поширеною помилкою при оформленні бланка є кодова фіксація відпускних днів у період, коли виробничим календарем передбачено святкові дні. Якщо відпустка випадає на святкові дні, в табелі проставляється стандартний всім код - «В» чи «26» (вихідний день). А от вихідні у відпускному періоді не враховуються, тож у суботу та неділю у працівника має стояти «ВІД» або «09» (відпустка).

Не менш типова невідповідність - неправильне оформлення днів відрядження у вихідний або свято. Трапляється, що людина повертається з відрядження о 00.01, це за трудовим законодавством визнається днем ​​відрядження. І якщо у авансовому звіті з відрядження фігурує цей факт, то у табелі і у вихідний, і у святковий день має стояти код «К/06» (відрядження), а не «В».

Вносити виправлення в табель нормально та допускається обліковою політикою. Якщо помилка виявляється після оформлення і підписання табеля, то табельщиком має бути складено уточнений документ. Оформляється він аналогічно первинному табелю з однією відзнакою - у шапці документа фіксується, що коригуючий бланк, і ставляться правильні коди обліку. Бланку надається наступний за первинним порядковий номер. Коригування мають бути засвідчені документально.До табеля потрібно буде додати службовку, в якій слід відобразити причини та підстави для уточнень, використавши копії документів.

Наприклад, нестандартна ситуація, коли співробітник не виходить на робоче місце та його керівник не в курсі, чому це сталося. За правилами кадрового діловодства необхідно:

1. Керівнику - підготувати доповідну та акт про відсутність на роботі.
2. Двом працівникам - підписати акт як свідки.
3. Табельнику – вказати в документі код «НН/30» (неявка з нез'ясованої причини).
4. Після повернення людини на робоче місце попросити пояснити неявку. Тут можливі варіанти:
   • працівник пред'являє листок непрацездатності - у документі, що коригує, змінюють запис на «Б/19», копія лікарняного підшивається;
   • документа, що підтверджує поважну причину, немає – порушник трудової дисципліни має написати пояснювальну. Якщо причина не визнається поважною, у коригувальному табелі вказується прогул. До нього прикладають копії акта та пояснювальної.

Коригувальний табель може бути заповнений двома способами:

1. Продублювати у звіті показники, які не підлягають коригуванню, та внести поправки лише у ті рядки, де це необхідно.
2. Заповнити лише рядки табеля, де потрібно змінити дані.

Коригуючий табель складається, коли треба внести зміни до вже підписаного документа

Відповідальність: якщо табель не ведеться, якщо є помилки

Табельний облік фіксує факт відпрацьованого часу, від нього залежать сума фонду оплати праці, розмір соціальних внесків та цифри за витратами бізнесу, що скорочують базу оподаткування. Тому, якщо при проведенні фіскального контролю ІФНС виявить помилки в табелі або взагалі його відсутність, це може спричинити визнання бізнес-витрат документально необґрунтованими. А звідси може бути 2 варіанти санкцій:

1. Штраф та пені за свідоме заниження податкової бази.
2. Перерахунок суми податкового збору.

Основні недоліки у веденні табельного обліку підпадають під дію статті 52.7 КоАП РФ, їй передбачені санкції:

• 1 000-5 000 ₽ - штраф, який накладається на посадову особу чи індивідуального підприємця, якщо порушення зафіксовано вперше;
• 30 000 -50 000 ₽ - штраф для організації за першого порушення;
• 10 000-20 000 ₽ - штраф для ІП або керівництва, коли порушення зафіксовано у другий та наступний рази, також за це можуть позбавити посади гендиректора компанії на строк від року до трьох років;
• 50 000 -70 000 ₽ - штраф для юр. особи за повторного порушення.

Штрафи накладаються не так на прямого виконавця - табельщика можна демотивувати лише внутрішніми актами. Відповідає за табельний облік по підприємству керівництво компанії в цілому та відповідальна особа, яка засвідчує документ.

Ведення табеля - постійна і відповідальна праця, яка має бути оплачена, і ставитись до цього обов'язку потрібно відповідно. Кожен, кому була довірена ця місія, має скрупульозно та точно фіксувати кожну хвилину робочого часу працівників компанії. Це впливає мотивацію, регулює як внутрішні взаємини працівника і наймача, і зовнішні трудові суперечки. Є і досить серйозна відповідальність з цього питання, яка ставиться в провину і керівництву компанії (аж до дискваліфікації гендиректора), і всієї організації в цілому.

У процесі вивчення правил обліку робочого часу ми неодноразово звернемося до наступних нормативно-правових актів:

У 2015 року у ТК РФ внесено уточнення: якщо сезонний чи технологічний характер виробництва потребує збільшення облікового періоду, галузевим (міжгалузевим) угодою і колективним договором може бути передбачено збільшення облікового періоду для обліку робочого дня таких працівників, але з більш як одного року. Поки що, однак, подібних угод не розроблено, а отже підприємства не можуть в односторонньому порядку відмовитися від максимальної тривалості облікового періоду в 3 місяці.

Ще одне складне для роботодавця питання — недоробка, що виникла за підсумками облікового періоду. Це може стати результатом неписьменного складання графіка змін. Якщо такому співробітнику встановлено погодинну систему оплати праці, знижується рівень її доходу, отже, роботодавець зобов'язаний доплатити рівня середнього заробітку. Причиною недопрацьованих змін можуть бути і форс-мажорні обставини, коли винні зовнішні фактори. І тут роботодавець повинен зберегти за працівником 2/3 тарифної ставки чи окладу пропорційно відпрацьованому часу (ст. ТК РФ).

Зворотна ситуація – переробка у співробітника. Складність полягає в тому, що про переробку кадровик дізнається тільки в кінці облікового періоду при зіставленні фактично відпрацьованого часу та норми виробничого календаря. При розрахунках пам'ятайте про невідпрацьовані на законній підставі дні: відпустку, відгул, лікарняну та ін. — усі вони зменшують норму. Далі визначте, чи працював працівник протягом облікового періоду у святкові дні. Ці дні вже були оплачені не менш ніж у подвійному розмірі (ст. ТК РФ), тому додатково оплачувати ці години (дні) як понаднормові не слід (п. 4 Роз'яснень, затв. Постановою Президії ВЦРПС; Рішення ЗС РФ). Якщо після всіх обчислень у співробітника зберігаються відпрацьовані понад норму годинник, роботодавець оплачує їх у підвищеному розмірі: перші дві години - не менш ніж у півторному розмірі, наступні - не менш ніж у подвійному (ст. ТК РФ).

Підкреслимо, що надзвичайно важливо дотримуватись правил обліку робочого часу. Це впливає на розрахунок заробітної плати та доплат за роботу в умовах, що відхиляються від нормальних. Коректне заповнення табеля обліку робочого дня дозволяє правильно розрахуватися з працівником за його працю і, що важливо, врахувати весь фактично відпрацьований час у трудовому стажі.