ব্যক্তিগত বিষয়ের জন্য একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট প্রস্তুত করা হচ্ছে। ব্যক্তিগত বিষয়ের জন্য দর্শক গ্রহণ. দর্শনার্থীদের অভ্যর্থনা নিয়ম
দর্শক গ্রহণ করা অনেক পরিচালকের জন্য কিছুটা চ্যালেঞ্জ। ভিজিটর গ্রহণ করতে প্রায়ই অন্য যেকোন কার্যকলাপের তুলনায় অনেক বেশি সময় লাগে। ম্যানেজারের সাথে তাদের বৈঠকের মাধ্যমে দর্শকদের অভ্যর্থনা শুরু হয়। অভ্যর্থনার প্রকৃতি এবং দর্শকের পদমর্যাদার উপর নির্ভর করে, অভ্যর্থনার নেতৃত্বদানকারী প্রধান তার আচরণের জন্য বিভিন্ন বিকল্প বেছে নিতে পারেন।
- 1) ম্যানেজার তার ডেস্কে বসে দর্শককে গ্রহণ করেন। তিনি অভিবাদন ফিরিয়ে দেন এবং আপনাকে তার ডেস্কের সামনে বসতে আমন্ত্রণ জানান। এই কৌশলটি প্রধানত আনুষ্ঠানিক যোগাযোগে ব্যবহৃত হয়। এখানে, অভ্যর্থনার সময়, যোগাযোগের প্রকৃতি এবং এর ফলাফলগুলি ম্যানেজার নিজেই নির্ধারণ করে।
- 2) একজন দর্শক প্রবেশ করেন, ম্যানেজার তার অভিবাদনের জবাব দেন, টেবিল ছেড়ে যান এবং তাকে কলেজের কাজের এলাকায় আমন্ত্রণ জানান এবং তার বিপরীতে বসেন। এটি যোগাযোগের একটি আধা-আনুষ্ঠানিক রূপ। এটি তথ্য বিনিময়ের অধিকারের সমতা দ্বারা চিহ্নিত করা হয়। বৈঠকের সময় উভয় পক্ষের পারস্পরিক চুক্তি দ্বারা নির্ধারিত হয়।
- 3) একজন দর্শক প্রবেশ করেন, ম্যানেজার তার কেন্দ্রে থাকে, তার সাথে শুভেচ্ছা বিনিময় করে এবং তাকে কফি টেবিলে একটি চেয়ারে বসতে আমন্ত্রণ জানায়। এটি যোগাযোগের একটি বন্ধুত্বপূর্ণ রূপ: সম্পূর্ণ উন্মুক্ততা, বন্ধুত্ব, মনোযোগের জন্য প্রস্তুতি।
দর্শকদের দ্বারা ম্যানেজারের সাথে দেখা বিভিন্ন অনুষ্ঠানে ঘটে। কেউ কিছু জানতে চায়, কেউ পরামর্শ চায়, কেউ কেউ কিছু নিয়ে কথা বলতে চায়। অঘোষিত এবং অপ্রয়োজনীয় দর্শকদের থেকে নিজেকে বিচ্ছিন্ন করতে, আপনাকে তাদের প্রবাহ পরিচালনা করতে হবে। জার্মান প্রফেসর লোথার জে সিওয়ার্ট এই ধরনের ব্যবস্থাপনার একটি অত্যন্ত কার্যকর পদ্ধতি প্রস্তাব করেছিলেন।
এই বিজ্ঞানী এটিকে একটি অসাধ্য বিলাসিতা বলে মনে করেন যদি কেউ সপ্তাহের যেকোনো দিনে, এবং সম্ভবত দিনের যে কোনো সময়ে, নেতার সাথে ব্যক্তিগতভাবে বা টেলিফোনে যোগাযোগ করার দাবি করতে পারে। তিনি নিম্নলিখিত প্রোগ্রাম ব্যবহার করে দর্শনার্থীদের বেড়া বন্ধ করার পরামর্শ দেন:
- - আপনার সচিবকে সময়সীমা এবং তারিখগুলির সাথে সমন্বয় এবং মেনে চলতে নির্দেশ দিন; তাকে আগে থেকে সমন্বয় করতে দিন;
- - এক ধরনের বাধা হিসাবে আপনার সচিবের ডেস্ক ব্যবহার করুন;
- - সাধারণ অফিসের সময় নির্ধারণ করুন এবং সচিবকে পরিদর্শনের জন্য পছন্দসই সময়ের কারণ সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করতে নির্দেশ দিন, যাতে আপনি প্রস্তুতি নিতে পারেন।
- - পৃথক কর্মচারীদের জন্য নির্দিষ্ট অফিস সময় চালু করুন।
দর্শনার্থীদের তাদের অভ্যর্থনার জন্য পরিকল্পিত এবং প্রস্তুত হতে হবে। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন, আপনি যে নির্দিষ্ট দর্শককে হোস্ট করতে চান বা আমন্ত্রণ জানাতে চান, আপনার কথোপকথনের উদ্দেশ্য কী হওয়া উচিত। আপনাকে এর যোগ্যতার ভিত্তিতে কথোপকথনের জন্য প্রস্তুত করতে হবে; প্রয়োজনীয় কাগজপত্র প্রস্তুত রাখুন।
আপনার কথোপকথনের সম্ভাব্য যুক্তি এবং আপত্তিগুলির সাথে সুর করুন। দর্শকদের গ্রহণ করার সময়, প্রথমে তাদের পরিদর্শনের উদ্দেশ্য খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন এবং অবিলম্বে এর সময়কাল নির্ধারণ করুন: কথোপকথন, একটি নিয়ম হিসাবে, যতক্ষণ আপনার হাতে থাকে ততক্ষণ স্থায়ী হয়। কোনও দর্শকের সাথে কথোপকথন শুরু করার সময়, আপনাকে অনুরোধের সারমর্মটি বোঝার চেষ্টা করতে হবে এবং তিনি আপনার কাছ থেকে কী চান তা বুঝতে হবে।
দর্শকের চোখে আপনার নিজের কর্তৃত্ব বাড়ানোর প্রথম এবং প্রধান শর্ত হল তার প্রতি শ্রদ্ধাশীল মনোভাব। তবে একটি অপরিহার্য শর্তের সাথে, শ্রদ্ধা অবশ্যই আন্তরিক হতে হবে। দর্শনার্থী সর্বদা মিথ্যা অনুভব করে। কিছু ক্ষেত্রে, দর্শনার্থীর সাথে দ্বন্দ্ব দেখা দেয়। এর কারণ হতে পারে:
- 1. কোনো গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের অনিশ্চয়তা বা গোপন করা;
- 2. দর্শনার্থীর ব্যক্তিগত মর্যাদার অবমাননা, তার স্বার্থের প্রতি অবজ্ঞা, অহংকার, ক্ষমতা বা হুমকির প্রকাশ;
- 3. একজন দর্শকের অভদ্রতার প্রতি অভদ্র আচরণ বা প্রতিক্রিয়া;
- 4. দর্শকের প্রত্যাশিত প্রত্যাশার সাথে অমিল, দায়িত্ব এবং সুযোগের ব্যাখ্যায় অস্পষ্টতা;
- 5. অবহেলা, অসাবধানতা;
- 6. একটি অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য দীর্ঘ অপেক্ষা বা দীর্ঘ "যন্ত্রণার মধ্য দিয়ে হাঁটা"।
সম্ভব হলে এই সব এড়িয়ে চলার চেষ্টা করুন।
কর্মচারীদের মধ্যে থেকে দর্শকদের গ্রহণ করা অনেক সহজ, প্রাথমিকভাবে কারণ তাদের ভিজিট নিয়ন্ত্রণ করা সহজ। এছাড়াও, সম্ভাব্য পরিদর্শনের কারণগুলি প্রায়শই আগে থেকেই জানা যায়।
যাইহোক, সর্বোত্তম জিনিস হল আপনার কর্মচারীকে দৃঢ়ভাবে প্রতিষ্ঠিত অভ্যর্থনা ঘন্টা এবং দর্শকদের জন্য বন্ধ থাকা ঘন্টাগুলিতে অভ্যস্ত করা। অতএব, তাদের জন্য নির্দিষ্ট অফিস সময় নির্ধারণ করুন, এই সময় আপনি একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে জমা হওয়া সমস্ত কিছু তাদের সাথে আলোচনা করতে পারেন। নিয়মিত সংক্ষিপ্ত অপারেশনাল মিটিং করা উচিত যাতে উদ্ভূত অপারেশনাল এবং ম্যানেজমেন্ট সমস্যাগুলি স্পষ্ট করা যায়।
একজন দর্শকের সাথে যেকোনো কথোপকথন অবশ্যই কোনো না কোনো সময়ে শেষ হবে। যদি ভিজিটর নিজেই ইন্টারভিউটি সম্পূর্ণ করতে না চান, তাহলে নিচের কমবেশি ভদ্র (পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে) পদ্ধতি ব্যবহার করার চেষ্টা করুন:
- - সাধারণীকরণ বা উপসংহার মন্তব্য করা;
- - খালি আড্ডায় যাওয়ার মাধ্যমে কথোপকথনের ব্যবসায়িক অংশটি শেষ করুন;
- - আপনার কব্জি ঘড়ির দিকে তাকান বা একটি প্রোগ্রাম করা সংকেত শব্দ করুন;
- - দেখান যে আপনি বিরক্ত;
- - দাড়াও;
- - আপনার দর্শনার্থীকে দরজায় নিয়ে যান;
- - দর্শক যখন কথা বলতে থাকে তখন আপনার কাগজপত্র পড়া শুরু করুন;
- - আলোচনার সময়, কিছুটা বেশি উদ্যমী এবং তাড়াহুড়ো করে কথা বলুন;
- - কথোপকথনে বাধা দিতে এবং পরবর্তী সময়সীমার কথা মনে করিয়ে দিতে আপনার সচিবের সাথে সম্মত হন;
- - কথোপকথনের আগে এবং এটি সম্পূর্ণ হওয়ার আগে আপনার দর্শককে জানান যে অন্যান্য দর্শকরা আপনার জন্য অপেক্ষা করছে এবং আপনার সময় সীমিত।
সংবর্ধনা একজন সচিবের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কাজ।
সভার কার্যকারিতা নিশ্চিত করতে বা কঠিন পরিস্থিতি মসৃণ করার জন্য সচিবকে অবশ্যই দর্শকদের অভ্যর্থনা জানাতে, বিনয়ী এবং বন্ধুত্বপূর্ণ হতে হবে।
তার আচরণ, স্বচ্ছতা এবং প্রশ্নের উত্তরের সম্পূর্ণতা সামগ্রিকভাবে সংগঠনের প্রথম ধারণা তৈরি করে। একজন পেশাদার সচিব অবশ্যই লোকেদের সাথে কার্যকরভাবে যোগাযোগ করতে সক্ষম হতে হবে এবং পরিচালক এবং দর্শকদের মধ্যে একটি নির্ভরযোগ্য মধ্যস্থতাকারী হতে হবে।
নিয়ম অনুযায়ী, সচিবের রিপোর্টের পর দর্শকরা ম্যানেজারের অফিসে প্রবেশ করে।
প্রায়শই দর্শনার্থী সচিবকে তার ব্যবসায়িক কার্ড দিয়ে পরিচয় করিয়ে দেন, যাতে তার সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য থাকে। দর্শনার্থীকে বসতে এবং তার আগমনের ঘোষণা না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করার জন্য আমন্ত্রণ জানানো উচিত।
অভ্যর্থনা সংগঠন দর্শকদের বিভাগের উপর নির্ভর করে।
অভ্যর্থনা (আগের ব্যবস্থা দ্বারা বা পরিকল্পিত নয়) নিম্নলিখিত প্রকারে বিভক্ত করা যেতে পারে:
· বর্তমান বিষয়ে কর্মীদের অভ্যর্থনা;
· ব্যক্তিগত বিষয়ে কর্মীদের অভ্যর্থনা;
· অন্যান্য সংস্থা থেকে দর্শক গ্রহণ;
· পোস্ট করা কর্মীদের অভ্যর্থনা;
· প্রতিনিধিদের অভ্যর্থনা
বর্তমান বিষয়ে কর্মচারীদের সংবর্ধনা
বর্তমান ইস্যুতে সংস্থার কর্মচারীদের গ্রহণ করার জন্য, এটির জন্য ঘন্টা এবং দিন নির্ধারণ করার পরামর্শ দেওয়া হয় - ম্যানেজারের কার্যদিবসের যৌক্তিক পরিকল্পনার প্রথম শর্ত। সচিবকে অবশ্যই অফিসের সময়ের বর্তমান বিষয়গুলি সংস্থার সমস্ত কর্মচারীদের নজরে আনতে হবে।
অভ্যর্থনায় আসা কর্মচারীদের অবশ্যই নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতার সাথে সম্বোধন করতে হবে, যার জন্য সচিবের কাছে অবশ্যই সংস্থার সমস্ত কর্মচারীদের নামের একটি তালিকা থাকতে হবে (প্রথম এবং পৃষ্ঠপোষক নাম সহ)।
রিসেপশনে আসা প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের সম্পর্কে ফোনে ম্যানেজারকে রিপোর্ট করতে পারেন।
খুব প্রায়ই, দর্শকরা অন্যান্য কর্মচারীদের দ্বারা সমাধান করা যেতে পারে এমন সমস্যাগুলির বিষয়ে ম্যানেজারের সাথে দেখা করতে যান এবং সেক্রেটারিকে অবশ্যই এই জাতীয় সভা আয়োজন করতে হবে।
একজন পরিদর্শক গ্রহণ করার সময়, সচিব নিজেই সমস্ত টেলিফোন কলের উত্তর দেন এবং ডেপুটি ম্যানেজারদের কাছে পাঠান।
অভ্যর্থনা চলাকালীন, অভ্যর্থনার সাথে সম্পর্কিত নয় এমন কর্মচারীদের ম্যানেজারের অফিসে প্রবেশের অনুমতি দেওয়া উচিত নয়। এই ক্ষেত্রে, তাদের ডেপুটি ম্যানেজারদের কাছে পাঠানো হয় বা একটি সময় বলা হয় যখন ম্যানেজার বিনামূল্যে থাকে এবং তাদের গ্রহণ করতে পারে।
কথোপকথনের শেষে এবং একটি সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়, ম্যানেজার নিজেই লিখে দেন বা সেক্রেটারিকে কথোপকথনের ফলাফলগুলি যথাযথ জার্নালে রেকর্ড করার নির্দেশ দেন।
ব্যক্তিগত বিষয়ে কর্মচারীদের অভ্যর্থনা
ব্যক্তিগত বিষয়গুলির জন্য একটি অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময়, একটি অভ্যর্থনা জার্নাল (বই) রাখা হয়, যেখানে নিম্নলিখিতগুলি রেকর্ড করা হয়:
· নিবার তারিখ;
· পদবি, প্রথম নাম, অ্যাপয়েন্টমেন্টে আসা কর্মচারীর পৃষ্ঠপোষকতা;
· আপিল বিবেচনার ফলাফল।
যদি বিপুল সংখ্যক দর্শনার্থী থাকে তবে তাদের রেকর্ড নিবন্ধন এবং নিয়ন্ত্রণ কার্ডে রাখা হয়।
অন্যান্য সংস্থার দর্শনার্থীদের অভ্যর্থনা
অন্যান্য সংস্থার কর্মচারীদের গ্রহণ করার সময়, শুভেচ্ছা জানানোর পরে, আপনাকে খুঁজে বের করতে হবে এবং লিখতে হবে:
· উপাধি, প্রথম নাম, পৃষ্ঠপোষকতা;
· তিনি যে সংস্থার প্রতিনিধিত্ব করেন এবং তার অবস্থান;
· কি বিষয়ে;
· একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট সময় নির্ধারিত ছিল কিনা.
সচিব অন্যান্য প্রতিষ্ঠানের দর্শনার্থীদের সংবর্ধনার জন্য আগাম প্রস্তুতি নেন। অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময় অবশ্যই দর্শক এবং ম্যানেজার উভয়ের জন্যই সম্মত এবং সুবিধাজনক হতে হবে। বৈঠকে যে সমস্যাটি সমাধান করা হবে সে সম্পর্কে সচিবকে অবশ্যই ব্যবস্থাপককে আগেই অবহিত করতে হবে।
বেশ কয়েকটি সংস্থা, বিশেষ করে সরকারী, একটি বিশেষ জার্নালে দর্শকদের সম্পর্কে প্রাক-রেকর্ড করার অভ্যাস গ্রহণ করেছে।
যদি একজন দর্শনার্থী পূর্বে অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছাড়াই আসেন, তাহলে সচিবের নিজের জন্য সিদ্ধান্ত নেওয়ার অধিকার রয়েছে যে তাকে ম্যানেজারের কাছে রিপোর্ট করা বা অন্য অ্যাপয়েন্টমেন্টের তারিখের জন্য অ্যাপয়েন্টমেন্ট করা হবে কিনা।
ম্যানেজার যার কাছে ভিজিটর এসেছেন যদি তিনি অনুপস্থিত থাকেন তবে অন্য একজন দক্ষ কর্মচারী তাকে গ্রহণ করতে হবে।
পদায়নকৃত কর্মীদের সংবর্ধনা
সেকেন্ডেড কর্মীদের অভ্যর্থনা সংগঠিত করার সময়, সেক্রেটারিকে অবশ্যই খুঁজে বের করতে হবে যে পরিদর্শনটি আগাম সম্মত হয়েছে কিনা এবং যে সমস্যাটির জন্য পরিদর্শক এসেছেন তা খুঁজে বের করতে হবে।
সচিব ভ্রমণ শংসাপত্র নোট করে, প্রয়োজনে হোটেলে থাকার ব্যবস্থা করে এবং সঠিক লোকেদের সাথে মিটিং আয়োজন করে।
যদি একটি প্রতিনিধিদল অভ্যর্থনায় পৌঁছে থাকে, তাহলে সচিবের উচিত একজন কর্মচারীকে নিয়োগ করার জন্য আগাম সতর্কতা অবলম্বন করা যে তার সাথে থাকবে।
- < Назад
- ফরোয়ার্ড >
সচিবের কাজের বিবরণে, কর্তব্য বিভাগে, অবশ্যই একটি ধারা রয়েছে যা বলে যে সচিবকে অবশ্যই দর্শক গ্রহণ করতে হবে। সুতরাং, প্রতিষ্ঠান, সংস্থা, ফর্ম, তাদের মালিকানার ফর্ম, অধস্তনতা ইত্যাদির কার্যকলাপের সুযোগ নির্বিশেষে। প্রতিটি সচিব একটি নির্দিষ্ট ধরনের কার্যকলাপের সাথে যুক্ত। সচিবের দায়িত্ব অভ্যর্থনা সময়সূচী আঁকা অন্তর্ভুক্ত.
প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে, ম্যানেজার দর্শকদের গ্রহণের জন্য দিন এবং ঘন্টা নির্ধারণ করে। একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট করার আগে, সচিবকে নিশ্চিত করতে হবে যে দর্শক সঠিক ঠিকানায় আবেদন করেছেন। সমস্যাটি কী তা খুঁজে বের করুন এবং একটি ভিজিটে সমস্যাটি সমাধান করার চেষ্টা করুন। একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট সাধারণত আগাম করা হয়, এবং উপযুক্ত বিভাগগুলি ভিজিটর রিসেপশন লগে পূরণ করা হয়, যার নিম্নলিখিত বিভাগগুলি রয়েছে:
- বিভাজনের তারিখ
- শেষ নাম, প্রথম নাম এবং দর্শনার্থীর পৃষ্ঠপোষকতা;
- তার ঠিকানা;
- প্রশ্নের সারমর্ম;
- অভ্যর্থনাকারীর উপাধি;
- সমস্যা বিবেচনার ফলাফল।
- পদবি, প্রথম নাম, পৃষ্ঠপোষকতা;
- অবস্থান বা ঠিকানা;
- প্রশ্ন যার জন্য আগন্তুক।
- তাকে বা তার ব্যবসায়িক কার্ড সম্পর্কে তথ্যের একটি রেকর্ড হস্তান্তর করার সুপারিশ করা হয়।
- ম্যানেজারের কাছে যেকোন সময় অ্যাক্সেস আছে এমন লোকেদের চেনাশোনা জানুন এবং তাদের কোনো বাধা ছাড়াই যেতে দিন;
- বর্তমান বিষয়ে প্রতিষ্ঠানের অফিস সময়ের সকল কর্মচারীদের দৃষ্টি আকর্ষণ করুন;
- পরিদর্শনের সময়কাল নির্ধারণ করুন এবং এটি সম্পর্কে দর্শনার্থীকে সতর্ক করুন;
- একটি ইন্টারকম বা স্থানীয় টেলিফোন ব্যবহার করে পরিদর্শক সম্পর্কে ম্যানেজারকে অবহিত করুন।
- ইওএস সংগ্রাহক কী? সংগ্রহ সংস্থা "ইওএস" হল জার্মান হোল্ডিং ইওএস গ্রুপের একটি রাশিয়ান বিভাগ (ওটিটিও গ্রুপ অফ কোম্পানির অংশ), যা সংগ্রহ পরিষেবা প্রদান করে […]
- রিয়েল এস্টেট করের হার এখানে আপনি বেলারুশের ব্যক্তিদের জন্য রিয়েল এস্টেট করের হার সম্পর্কে আপ-টু-ডেট তথ্য পেতে পারেন। সম্পত্তি করের হার নিম্নরূপ সেট করা হয়েছে […]
- অর্থনৈতিক নিরাপত্তা এবং দুর্নীতিবিরোধী প্রধান অধিদপ্তর সেভাস্তোপলে 17 জুলাই, 1969 সালে জন্মগ্রহণ করেন। ব্ল্যাক সি হায়ার নেভাল স্কুলের স্নাতকের নামকরণ করা হয়েছে। পুনশ্চ. […]
- অধ্যয়নের উদ্দেশ্য হল "সিকিউরিটিজের অঙ্গীকার" এর শর্তগুলির বিশ্লেষণ। অধ্যয়নের বিষয় হ'ল এর উদ্দেশ্য হিসাবে প্রণীত পৃথক সমস্যাগুলি বিবেচনা করা […]
- মাতৃত্ব মূলধন প্রাপ্তির শর্তাবলী প্রসূতি মূলধন প্রাপ্তির শর্তগুলি বিকশিত হয়েছে এবং 29 ডিসেম্বর, 2006 নং 256-FZ এর ফেডারেল আইনে বিশদভাবে বর্ণনা করা হয়েছে “অতিরিক্ত ব্যবস্থার উপর […]
- নির্বাহকের অধিকারের আইন স্বয়ং বীমা আবাসন বিরোধ জমির বিরোধ প্রশাসনিক আইন ভাগ করা নির্মাণে অংশগ্রহণ পারিবারিক বিরোধ দেওয়ানি আইন, দেওয়ানী কোড […]
জার্নাল ফর্মের পাশাপাশি, দর্শকদের প্রায়ই নিবন্ধন এবং নিয়ন্ত্রণ কার্ডে রেকর্ড করা হয়। প্রযুক্তিগতভাবে, এই ফর্মটি আরও সুবিধাজনক: আপনি সহজেই অভ্যর্থনার ক্রম পরিবর্তন করতে পারেন এবং বিশ্লেষণের সময়, সবচেয়ে ঘন ঘন সম্মুখীন হওয়া সমস্যা এবং তাদের সমাধানের ফর্মগুলি সনাক্ত করতে পারেন। বর্তমানে, দর্শনার্থীদের নিবন্ধন প্রায়শই ইলেকট্রনিক আকারে করা হয়। খাওয়ার সময়কে কিছু মার্জিন সহ শর্তসাপেক্ষ বিরতিতে ভাগ করার পরামর্শ দেওয়া হয়।
ম্যানেজারের নিজের সাথে কার সাথে দেখা করা উচিত এবং কাকে তার ডেপুটি বা অন্যান্য দায়িত্বশীল কর্মচারীদের কাছে উল্লেখ করা যেতে পারে তা নির্ধারণ করারও সেক্রেটারীর অধিকার রয়েছে, কাজের বিবরণে নির্দিষ্ট করা। উপরন্তু, সেক্রেটারি দর্শকদের অভ্যর্থনা নিয়ন্ত্রন করে যে বিষয়গুলির জন্য তারা এসেছেন তার গুরুত্ব বিবেচনা করে: কিছু সমস্যাগুলির অগ্রাধিকারের সমাধান প্রয়োজন, অন্যগুলি এত জরুরীভাবে সমাধান নাও হতে পারে।
দর্শনার্থীদের গ্রহণের সাথে সম্পর্কিত কাজের ক্ষেত্রে, একজন সচিবের যেমন সদিচ্ছা, ভদ্রতা এবং সৌজন্যতার মতো গুণাবলী বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। সমস্ত অভিজ্ঞ সচিব, একটি নিয়ম হিসাবে, দর্শনার্থীদের একটি তালিকা সংকলনের পর্যায়ে, এতে উপলব্ধ তথ্যের উপর ভিত্তি করে, একটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির উপস্থিতির সাথে যুক্ত উত্তেজনাপূর্ণ পরিস্থিতির পূর্বাভাস দিতে সক্ষম। সচিবরা এই মুহুর্তে তাদের কাজের বিস্তারিত পরিকল্পনা করার চেষ্টা করেন এবং বিদ্যমান অভিজ্ঞতা প্রয়োগ করেন।
উদাহরণস্বরূপ, একজন উদ্বিগ্ন দর্শককে শান্ত করার দরকার নেই, কারণ এটি শুধুমাত্র উত্তেজনা বাড়াতে পারে। এই ধরনের পরিস্থিতিতে তাকে অকৃত্রিম মনোযোগ এবং আন্তরিক সম্মান দেখানোর পরামর্শ দেওয়া হয়। পরামর্শ চাওয়া বা লুকানো প্রশংসা দর্শককে আশ্বস্ত করতে সাহায্য করবে। দর্শকদের গ্রহণ করার সময় খোলাখুলিভাবে সংঘর্ষের পরিস্থিতির কারণ হতে পারে তার প্রতি অসম্মানজনক মনোভাব, তার স্বার্থের প্রতি অবহেলা, অভদ্র আচরণ, দীর্ঘ অপেক্ষা।
দর্শনার্থীদের গ্রহণের প্রযুক্তি বিবেচনা করার সময়, এটি জোর দেওয়া প্রয়োজন যে সচিবকে অবশ্যই তার জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম মনে রাখতে হবে: সমস্ত দর্শনার্থীরা সচিবের রিপোর্টের পরেই ম্যানেজারের অফিসে প্রবেশ করতে পারে।
সচিবকে অবশ্যই গুরুত্বপূর্ণ দর্শনার্থীদের ব্যক্তিগতভাবে রিপোর্ট করতে হবে। ভিজিটরকে অপেক্ষা করতে বলে, সে ম্যানেজারের অফিসে প্রবেশ করে, দরজা অর্ধেক বন্ধ করে, এবং যে দর্শনার্থী প্রাপ্তির জন্য অপেক্ষা করছে তার সম্পর্কে রিপোর্ট করে। একটি দর্শক সম্পর্কে রিপোর্ট করার সময়, এটি স্পষ্টভাবে নির্দেশ করা প্রয়োজন:
ম্যানেজার যদি ভিজিটরকে রিসিভ করতে প্রস্তুত থাকে, তাহলে সেক্রেটারি ভিজিটরকে প্রবেশের আমন্ত্রণ জানান। একই সময়ে, অফিসের দরজা প্রশস্ত খোলে এবং সচিব, এটি ধরে, উত্তরণের জন্য জায়গা করে দেয়। পরিদর্শক অফিসে প্রবেশ করার পর সচিব দরজা শক্ত করে বন্ধ করে দেন, কিন্তু ধাক্কা না দিয়ে।
বর্তমান ইস্যুতে তার প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীদের জন্য একটি সংবর্ধনা আয়োজন করার সময়, সচিব বাধ্য হন:
অভ্যর্থনা পদ্ধতি সম্পর্কে তথ্য একটি দৃশ্যমান স্থানে অবস্থিত: একটি ছোট ঘোষণার আকারে বা সচিব নিশ্চিত করেন যে অভ্যর্থনা এলাকার দরজায় একটি টেবিল পোস্ট করা হয়েছে যা দর্শকদের অভ্যর্থনার দিন এবং সময় নির্দেশ করে। ম্যানেজারের অনুরোধে, সচিব অবশ্যই ম্যানেজার এবং দর্শকদের, প্রতিনিধি দলের সদস্যদের চা বা কফি তৈরি করতে এবং পরিবেশন করতে সক্ষম হবেন।
খাবারগুলি পুরোপুরি পরিষ্কার হওয়া উচিত; অভ্যর্থনা এলাকায় চা বা কফি প্রস্তুত করা উচিত, তারপর কাপে ঢেলে একটি ট্রেতে ম্যানেজারের অফিসে নিয়ে আসা উচিত। সাধারণত, দর্শকরা নিজেরাই ট্রে থেকে কাপ নেয়।
কফি এবং চা কফির পাত্রে অফিসে আনা হলে এবং তাদের উপস্থিতিতে ঢেলে দেওয়া হলে তারা আসার আগে টেবিলে দর্শকদের সংখ্যা অনুসারে আপনি কাপের ব্যবস্থা করতে পারেন। টেবিলে অবশ্যই ন্যাপকিন থাকতে হবে।
কফি এবং চা সাধারণত কেক, কুকিজ এবং মিষ্টির সাথে পরিবেশন করা হয়। আপনি দর্শনার্থীদের সংখ্যা অনুসারে টেবিলে মিনারেল ওয়াটার এবং গ্লাসের বোতল এবং বোতল খোলার জন্য একটি চাবি রাখতে পারেন।
www.sekret-gorn.narod.ru
10. দর্শনার্থীদের গ্রহণের সংগঠন এবং নাগরিকদের লিখিত আবেদনের সাথে কাজ করা
10.1 অভ্যর্থনা সংস্থা
দর্শনার্থীদের গ্রহণ করা একজন সচিবের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কাজ। একটি কোম্পানির প্রথম ছাপ (প্রতিষ্ঠান) অভ্যর্থনা সংগঠনের স্তর থেকে অবিকল গঠিত হয়। একটি কোম্পানির সচিব (ছোট প্রতিষ্ঠান) যারা এটিতে আবেদন করেন তাদের সকলের সংবর্ধনা আয়োজনের জন্য দায়ী। ম্যানেজারের সেক্রেটারি ব্যবস্থাপনা দ্বারা দর্শনার্থীদের সংবর্ধনার আয়োজন করে।
প্রথমত, আপনার অভ্যর্থনা এলাকার যত্ন নেওয়া উচিত, যা দর্শকের উপর একটি অনুকূল ছাপ তৈরি করবে, যেহেতু অভ্যর্থনা এলাকাটি কোম্পানির (সংস্থা, প্রতিষ্ঠান) সাথে প্রথম যোগাযোগের জায়গা। অভ্যর্থনা এলাকাটি যথেষ্ট প্রশস্ত হওয়া উচিত, একটি সুসংগঠিত অভ্যন্তর, অপেক্ষার জায়গা, প্রয়োজনীয় ঘোষণা এবং, যদি সম্ভব হয়, কোম্পানির দিকনির্দেশের বৈশিষ্ট্যযুক্ত পণ্যগুলি সহ।
সভার কার্যকারিতা নিশ্চিত করতে বা কঠিন পরিস্থিতি মসৃণ করার জন্য সচিবকে অবশ্যই দর্শকদের অভ্যর্থনা জানাতে, বিনয়ী এবং বন্ধুত্বপূর্ণ হতে হবে। তার বন্ধুত্ব, স্বচ্ছতা এবং প্রশ্নের উত্তরের সম্পূর্ণতা সামগ্রিকভাবে কোম্পানির প্রথম ছাপ তৈরি করে। অভ্যর্থনা সংস্থা দর্শকদের বিভাগের উপর নির্ভর করে:
আপনার প্রতিষ্ঠানের 1 জন কর্মচারী;
অন্যান্য প্রতিষ্ঠানের 2 জন কর্মচারী:
ক. পূর্ব ব্যবস্থা দ্বারা;
খ. হঠাৎ এসে পৌঁছায়।
রেড-হ্যান্ডেড প্রশ্ন 3 দর্শক.
সব ক্ষেত্রে সচিব সবার আগে নবাগতকে সাদরে অভ্যর্থনা জানান।
যেহেতু সেক্রেটারি ম্যানেজারকে তার কর্মদিবসের পরিকল্পনা বাস্তবায়নে সহায়তা করেন, তাই তাকে প্রায়শই কার সাথে ম্যানেজারের সাথে দেখা করা উচিত এবং কাকে অন্যান্য কর্মকর্তাদের কাছে রেফার করা যেতে পারে তা নির্ধারণ করার অধিকার দেওয়া হয়, কোন সমস্যাগুলি জরুরী, অগ্রাধিকার সমাধান এবং মনোযোগ প্রয়োজন। ম্যানেজার
ম্যানেজারের সাথে একটি অভ্যর্থনা সংগঠিত করার সময়, সেক্রেটারিকে অবশ্যই জানতে হবে এবং অবাধে এমন ব্যক্তিদের মাধ্যমে জানাতে হবে যাদের যে কোনও সময় তার কাছে অ্যাক্সেস রয়েছে।
বর্তমান ইস্যুতে সংস্থার বাকি কর্মচারীদের গ্রহণ করার জন্য, সময় এবং দিন নির্ধারণ করার পরামর্শ দেওয়া হয়, যা ম্যানেজারের কার্যদিবসের যৌক্তিক পরিকল্পনার ভিত্তি। অভ্যর্থনায় আসা কর্মচারীদের নাম এবং পৃষ্ঠপোষক দ্বারা সম্বোধন করা উচিত। যেটি সচিবের কাছে সংস্থার সমস্ত কর্মচারীদের উপাধি (প্রথম এবং পৃষ্ঠপোষক সহ) (ডিরেক্টরি) থাকা উচিত।
অন্যান্য সংস্থার কর্মচারীদের গ্রহণ করার সময়, শুভেচ্ছা জানানোর পরে, আপনাকে খুঁজে বের করতে হবে এবং লিখতে হবে:
♦ পদবি, প্রথম নাম, পৃষ্ঠপোষকতা;
♦ তিনি যে সংস্থার প্রতিনিধিত্ব করেন এবং তার অবস্থান;
♦ কোন বিষয়ে;
♦ অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময় নির্ধারিত ছিল কিনা।
আজ, একজন দর্শনার্থী প্রায়শই সচিবকে তার ব্যবসায়িক কার্ড দিয়ে পরিচয় করিয়ে দেন, যাতে তার সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য রয়েছে। দর্শনার্থীকে বসতে বলা উচিত এবং তার আগমনের ঘোষণা না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করতে হবে।
পরিদর্শনের উদ্দেশ্য যে সমস্যাটি চিহ্নিত করার পরে, সচিব অবিলম্বে এই সমস্যাটি মোকাবেলাকারী একটি নির্দিষ্ট কর্মচারীর কাছে পরিদর্শককে নির্দেশ দিতে পারেন।
পরিদর্শক ম্যানেজার কর্তৃক গৃহীত হলে, তাকে একটি বিজনেস কার্ড বা তার সম্পর্কে তথ্য সহ একটি রেকর্ড হস্তান্তর করে রিপোর্ট করা হয়। কখনও কখনও সচিব কথোপকথনের জন্য প্রয়োজনীয় নথি নির্বাচন করে ম্যানেজারকে স্থানান্তর করেন।
যদি একজন দর্শনার্থী পেতে বিলম্ব হয়, তাকে অপেক্ষা করতে এবং সংবাদপত্র, ম্যাগাজিন এবং ব্রোশার দেখতে বলা হয়। সেক্ষেত্রে যখন অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময় নির্ধারণ করা হয়েছে, এবং ম্যানেজার ব্যস্ত, সেক্রেটারিকে অবশ্যই বিনয়ের সাথে ক্ষমা চাইতে হবে, বিলম্বের কারণ ব্যাখ্যা করতে হবে, কোন সময়ে অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্থগিত করা হবে তা নির্দেশ করতে হবে, বা সফরের জন্য অন্য কোনও দিনে সম্মত হতে হবে।
তার বিবেচনার ভিত্তিতে, সচিব অপেক্ষমাণ পরিদর্শককে চা বা কফি দিতে পারেন।
যদি অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতিতে (ম্যানেজারের অসুস্থতা, ব্যবসায়িক ট্রিপ, জরুরী কল, ইত্যাদি) কারণে অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্থগিত করা আগে থেকেই জানা যায়, তাহলে দর্শনার্থীর সাথে যোগাযোগ করা, তাকে জানানো এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য সম্মত হওয়া প্রয়োজন। স্থগিত
প্রতিটি দর্শক, তার অফিসিয়াল অবস্থান নির্বিশেষে, রিপোর্ট করা আবশ্যক. সংবর্ধনায় আসা প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীদের টেলিফোনে জানানো যাবে। যারা অন্যান্য সংস্থা থেকে রিসেপশনে আসে তাদের ম্যানেজারের সাথে পরিচয় করিয়ে দেওয়া হয়, তাদের শেষ নাম, প্রথম নাম, পৃষ্ঠপোষকতা, অবস্থান, কোম্পানি (সংস্থা) স্পষ্টভাবে উল্লেখ করে এবং একটি ব্যবসায়িক কার্ড বা তার সম্পর্কে তথ্যের রেকর্ড দেওয়া হয়।
পোস্ট করা কর্মীদের অভ্যর্থনা কিছু বিশেষত্ব আছে. এই ক্ষেত্রে, সচিব হোটেল বাসস্থানে সহায়তা করতে পারেন, ভ্রমণের শংসাপত্র চিহ্নিত করতে পারেন এবং প্রয়োজনীয় নথি নির্বাচন করতে পারেন।
ম্যানেজারের অনুপস্থিতিতে, সেক্রেটারি, সমস্যাটি সমাধানের উপর নির্ভর করে, পরিদর্শককে তার ডেপুটিদের কাছে পাঠাতে পারে। সমস্ত ক্ষেত্রে, সচিবের কাজ হল পরিদর্শককে সেই কর্মচারীর কাছে রেফার করা যিনি এই সমস্যাগুলি নিয়ে কাজ করেন এবং ম্যানেজারকে অপ্রয়োজনীয় কৌশল থেকে বাঁচান।
ব্যক্তিগত বিষয়ে নাগরিকদের গ্রহণ করার পদ্ধতি কিছুটা ভিন্ন।
আইন অনুসারে ব্যক্তিগত অভ্যর্থনা সংস্থার প্রধান, তাদের ডেপুটি বা দায়িত্বশীল কর্মচারীদের দ্বারা পরিচালিত হয়,
নাগরিকদের অভ্যর্থনা সাবধানে সংগঠিত করা আবশ্যক. প্রথমত, অভ্যর্থনার স্থান এবং সময় প্রতিষ্ঠিত হয়। নির্দিষ্ট দিন এবং ঘন্টা থাকতে হবে যে সময়ে নাগরিকদের সর্বদা গ্রহণ করা হবে। ভর্তি পদ্ধতি সম্পর্কে তথ্য একটি দৃশ্যমান জায়গায় পোস্ট করা হবে। একই সময়ে, কাজ থেকে বিনামূল্যে সন্ধ্যার সময়ও দেওয়া হয়। দর্শনার্থীদের সাপ্তাহিক অভ্যর্থনা রাখা সবচেয়ে সুবিধাজনক।
অভ্যর্থনা বিনামূল্যে অ্যাক্সেস সঙ্গে একটি রুমে সঞ্চালিত হয়. প্রয়োজনে, জনসংখ্যার অভ্যর্থনার জায়গায় পরিচালকদের পরিদর্শন সংগঠিত হয়।
অভ্যর্থনা এলাকা ভালভাবে সজ্জিত করা উচিত, চেয়ার এবং একটি টেবিল সহ যাতে লিখিতভাবে অনুরোধ করা যেতে পারে। কাগজ এবং কলম থাকতে হবে। নমুনা অ্যাপ্লিকেশন, ঠিকানা এবং যেসব প্রতিষ্ঠান এবং সংস্থাগুলি প্রায়শই পাঠানো হয় তাদের টেলিফোন নম্বর সহ "নিরব শংসাপত্র" ব্যাপকভাবে ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়
একটি ব্যক্তিগত অভ্যর্থনার সময়, ব্যবস্থাপককে একজন সচিব দ্বারা সহায়তা করা হয় যিনি দর্শকদের শুভেচ্ছা জানান এবং তাদের নিবন্ধন করেন।
সচিবের বন্ধুত্ব, মনোযোগ, সৌজন্য এবং সহায়কতা মূলত অভ্যর্থনা কক্ষের পরিবেশ নির্ধারণ করে।
নাগরিকদের ব্যক্তিগত অভ্যর্থনার সময়, অভ্যর্থনার একটি জার্নাল (বই) রাখা হয়, যা রেকর্ড করে: অভ্যর্থনার তারিখ, উপাধি, প্রথম নাম এবং অভ্যর্থনায় আসা ব্যক্তির পৃষ্ঠপোষকতা, তার ঠিকানা, সমস্যাটির সারমর্ম। , রিসেপশনিস্টের উপাধি এবং আপিল বিবেচনার ফলাফল। যদি কাজের পরিমাণ বড় হয়, তাহলে এই ধরনের নিবন্ধন নিবন্ধন এবং নিয়ন্ত্রণ কার্ডগুলিতে সঞ্চালিত হয়। রিসেপশনের সময় ম্যানেজার যদি কোনো আবেদন বা অভিযোগের সমাধান না করতে পারে, তাহলে সেগুলি লিখিতভাবে বলা হয় এবং লিখিত অনুরোধ হিসাবে মোকাবিলা করা হয়।
অভ্যর্থনা পরিচালনাকারী কর্মকর্তাকে অবশ্যই দর্শনার্থী, তার চাহিদা এবং অনুরোধের প্রতি অত্যন্ত মনোযোগী হতে হবে এবং আবেদনের সারমর্ম এবং সঠিক সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য উপযোগী পরিস্থিতি সনাক্ত করতে কথোপকথনের নির্দেশ দিতে হবে।
অভ্যর্থনা শেষে, নাগরিককে অবশ্যই আপিলের সিদ্ধান্ত সম্পর্কে অবহিত করতে হবে বা, যদি সমস্যার সমাধান অন্য সংস্থার যোগ্যতার মধ্যে পড়ে, এই সংস্থাটিকে সনাক্ত করতে সহায়তা, এর অবস্থান, টেলিফোন নম্বর ইত্যাদি।
www.bibliotekar.ru
দর্শনার্থীদের অভ্যর্থনা নিয়ম
আন্তঃ-ব্যক্তিগত সম্পর্ক, যোগাযোগ, যোগাযোগের ক্ষেত্রগুলি মানব বিশ্বের মৌলিক মাত্রার অন্তর্গত। এই সমস্যাগুলি বিশেষ করে তীব্র হয়ে ওঠে আধুনিক সভ্য জগতের নির্জনতা, ব্যক্তিবাদ, একজন ব্যক্তিকে ম্যানিপুলেট করার ক্রমাগত প্রচেষ্টা, সাধারণভাবে তার চেতনা এবং মানসিকতা এবং সম্পর্কের স্টেরিওটাইপিংয়ের কারণে।
যেমন আপনি জানেন, একজন ব্যক্তির পক্ষে এটি আরও খারাপ যখন তার কোথাও যাওয়ার নেই এবং কেউ যাওয়ার মতো নেই। আমাদের অফিসিয়াল দায়িত্ব পালন করার সময় এবং অভ্যর্থনার সময় দর্শকদের সাথে যোগাযোগ করার সময় আমাদের অবশ্যই এটি মনে রাখতে হবে। সুতরাং, এমনকি যদি আপনি নেতৃত্বের পদে অধিষ্ঠিত হন বা আপনার কাজের লাইন দ্বারা বাধ্য হন, তবে আপনাকে অবশ্যই ভুলে যাবেন না যে আপনি যে প্রতিষ্ঠানে কাজ করেন তার প্রতিনিধিত্ব করেন।
মৌখিক ব্যবসায়িক যোগাযোগের সমস্যাগুলির বিশেষজ্ঞরা 18 সুপারিশ করেন যে অভ্যর্থনার একটি পরিষ্কার সংগঠনের জন্য, নিম্নলিখিত বিষয়গুলি বিবেচনায় নেওয়া উচিত:
o একটি অভ্যর্থনা সময়সূচী আঁকুন এবং এটি সমস্ত আগ্রহী পক্ষের নজরে আনুন
o খাওয়ার সময়সূচী লঙ্ঘন করবেন না। তারপরও যদি এমন হয় যে অভ্যর্থনার সময় ম্যানেজার উপস্থিত হতে পারেন না, তবে দর্শকরা যেন অন্য কোনো উপযুক্ত ব্যক্তি গ্রহণ করেন তা নিশ্চিত করার জন্য সতর্কতা অবলম্বন করতে হবে
ম্যানেজারের দোষের কারণে একটি ব্যাহত অভ্যর্থনা অসাবধানতা, অধস্তনদের প্রতি অসম্মান, শ্রেষ্ঠত্বের প্রকাশ।
o দর্শকদের অভ্যর্থনার সময় কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রণ করুন। কে, কোথায় এবং কোন বিষয়ে যোগাযোগ করা সর্বোত্তম সে সম্পর্কে বিজ্ঞপ্তি পোস্ট করা মূল্যবান, যাতে দর্শকরা অন্য কর্মীদের বিরক্ত না করে
o সেই অনুযায়ী অভ্যর্থনা এলাকা সজ্জিত করুন: বসার আসবাবপত্রের যত্ন নিন (এগুলির অনুপস্থিতি দর্শকদের প্রতি অমনোযোগিতা দেখাবে), লেখার উপকরণ সহ একটি টেবিল, কাগজ
o সচিবের পদে একজন যোগ্য, মনোযোগী, সুশৃঙ্খল, সঠিক ব্যক্তিকে নিয়োগ করুন যিনি স্বাধীনভাবে দর্শনার্থীদের আগ্রহের কিছু সমস্যা সমাধান করতে পারেন, দ্রুত এবং দক্ষতার সাথে প্রয়োজনীয় কারি এবং তথ্য প্রস্তুত করতে পারেন।
o অফিসে এবং ডেস্কটপে নিখুঁত শৃঙ্খলা বজায় রাখুন, যেখানে দর্শকদের গ্রহণ করার সময় একটি কলম, নোটপ্যাড, প্রয়োজনীয় নথি থাকা উচিত
ভিজিটর গ্রহণকারী কর্মকর্তার নিয়ম
1. অভ্যর্থনার সময়, ভাল মেজাজে থাকুন এবং সামান্যতম জ্বালা দেখাবেন না।
2. যখন একজন দর্শনার্থী আসে, বিনয়ী হন: টেবিল থেকে উঠতে ভুলবেন না, হ্যালো বলুন, দর্শককে বসতে আমন্ত্রণ জানান (বসবেন না), তারপর নিজে বসুন এবং কথোপকথনের জন্য উত্সাহের শব্দ দিয়ে কথোপকথনকে সম্বোধন করুন:
. আমি সত্যিই মনোযোগ দিয়ে শুনছি. অনুগ্রহ করে কথা বলুন. আপনি কি বিষয়ে কথা বলছেন?
3. কথোপকথনের কথা মনোযোগ সহকারে শুনুন। এই সময়ে ফোন বেজে উঠলে, ফোন ধরবেন না এবং কথা বলবেন না, কারণ এটি ক্লায়েন্টদের নীরব করবে এবং তারপরে বিষয়টি আবার ব্যাখ্যা করবে।
4. সংযম এবং উদারতা দেখান: কথোপকথন থামাতে অক্ষম হলে এবং না দিলে ক্লায়েন্টদের "মাঝের বাক্যে" বাধা দেবেন না। আপনি যদি শুধুমাত্র একটি শব্দ বলেন, তাহলে আপনি নিম্নলিখিত মৌখিক সূত্রগুলি ব্যবহার করে তার মনোলোগটিকে একটি সংলাপে পরিণত করার চেষ্টা করতে পারেন:
. আমাকে কিছু কথা বলতে দিন. আমি শুধু নির্দেশ করতে চাইকি
. ক্ষমা করবেন, এক মুহুর্তের জন্য থামুন এবং আপনার যা বলার আছে তা ভুলে যাবেন না, আমাকে নির্দেশ করতে হবে,কি
. যদি কথোপকথক এটি বিবেচনা না করে, তবে আপনার উচিত ধৈর্য সহকারে এবং বিনয়ের সাথে তার কথা শোনা যতক্ষণ না তিনি কথা বলছেন এবং তারপরে একটি সংলাপ শুরু করুন।
5. শুধুমাত্র আদর্শিক শব্দভান্ডার ব্যবহার করুন: বিদ্রুপ, অবজ্ঞা বা নেতিবাচক মূল্যায়নের সাথে যুক্ত শব্দ ব্যবহার করবেন না
6 টন কথোপকথন ব্যবসার মতো, সংযত, শান্ত, গতিশীল হওয়া উচিত -তাড়াহুড়ো নয় (কিন্তু উদাসীন নয়)
7. যদি যোগাযোগ পরিস্থিতি অনুমতি দেয়, কথোপকথনের শেষে দাঁড়ান এবং দর্শককে দরজার কাছে নিয়ে যান এবং বিদায় জানান
ন্যায়পরায়ণতা, ভদ্রতা, সঠিকতা, সহনশীলতা, দর্শনার্থীদের প্রতি শ্রদ্ধা একজন কর্মকর্তার পূর্বাভাস। নিশ্চিত করুন যে এই নৈতিক নির্দেশিকাগুলি নির্দিষ্ট আইনি প্রবিধানের রূপ নেয়, যার সাথে সম্মতি যথাযথ ক্রিয়ায় মূর্ত হয়।
দর্শনার্থীদের জন্য নিয়ম
1. ভিতরে আসার অনুমতি জিজ্ঞাসা করুন, হ্যালো বলুন এবং অনুমতি ছাড়াই বসুন।
2. ভদ্রতার ফর্ম সম্পর্কে ভুলবেন না:. অনুগ্রহ
3. আপনার অনুরোধ স্পষ্টভাবে, স্পষ্টভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে প্রকাশ করুন
4 বিনয়ী, সংযত, সঠিক
পূর্ববর্তী বিষয়বস্তু পরবর্তী
uchebnikirus.com
দর্শনার্থীদের অভ্যর্থনা সংগঠন
দর্শনার্থীদের গ্রহণ করা একজন সচিবের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কাজ, যার বন্ধুত্ব, মনোযোগ, সৌজন্য এবং সৌজন্য মূলত অভ্যর্থনা কক্ষের পরিবেশ নির্ধারণ করে।
কোম্পানি সেক্রেটারি সমস্ত দর্শকদের অভ্যর্থনা সংগঠিত করার জন্য দায়ী, এবং ম্যানেজারের সেক্রেটারি ব্যবস্থাপনা দ্বারা অতিথিদের অভ্যর্থনা সংগঠিত করে।
প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের সংবর্ধনা
যেহেতু সচিব তার কর্মদিবসের পরিকল্পনা বাস্তবায়নে ব্যবস্থাপককে সাহায্য করেন, তাই তাকে প্রায়ই কার সাথে ম্যানেজারের নিজের সাথে দেখা করতে হবে এবং কাকে অন্যান্য কর্মকর্তাদের কাছে উল্লেখ করা যেতে পারে তা নির্ধারণ করার অধিকার দেওয়া হয়; কোন সমস্যাগুলি জরুরী, অগ্রাধিকার সমাধান এবং ব্যবস্থাপকের মনোযোগ প্রয়োজন।
ম্যানেজারের জন্য একটি অভ্যর্থনা সংগঠিত করার সময়, সেক্রেটারিকে অবশ্যই জানতে হবে এবং অবাধে এমন ব্যক্তিদের মাধ্যমে জানাতে হবে যাদের যে কোনও সময় তার কাছে অ্যাক্সেস রয়েছে। বর্তমান সমস্যাগুলি সমাধানের জন্য সংস্থার বাকি কর্মচারীদের গ্রহণ করার জন্য, সময় এবং দিন নির্ধারণ করা বাঞ্ছনীয়, যা ম্যানেজারের কার্যদিবসের যৌক্তিক পরিকল্পনার ভিত্তি। অভ্যর্থনায় আসা কর্মচারীদের অবশ্যই নাম এবং পৃষ্ঠপোষক দ্বারা সম্বোধন করতে হবে, যার জন্য সচিবের অবশ্যই প্রতিষ্ঠানের সমস্ত কর্মচারীদের একটি উপাধি (প্রথম এবং পৃষ্ঠপোষক সহ) তালিকা থাকতে হবে।
সংক্ষিপ্ত বর্তমান কাজের সমস্যার জন্য সংস্থার কর্মচারীদের সংবর্ধনা
যে কোন কোম্পানিতে প্রতিদিন অনেক কাজের সমস্যা দেখা দেয় যার দ্রুত সমাধান প্রয়োজন। এই সমস্যাগুলি কয়েক মিনিটের মধ্যে সমাধান করা যেতে পারে এবং অধস্তন যদি ম্যানেজারের সাথে তাদের সমন্বয় করার সুযোগ না পায় তবে তার কাজ ধীর হয়ে যেতে পারে। সংক্ষিপ্ত অপারেশনাল প্রশ্ন অন্তর্ভুক্ত:
● কোন কিছুর জন্য মৌখিক অনুমতি প্রাপ্তি (উদাহরণস্বরূপ, একজন কর্মচারী জানতে চান তিনি কোম্পানির গাড়ি ব্যবহার করতে পারেন কিনা);
● যেকোন কর্মের সমন্বয় (উদাহরণস্বরূপ, একজন কর্মচারীকে সরবরাহকারীদের সাথে একটি মিটিং আয়োজনের দায়িত্ব দেওয়া হয়, এবং তার জন্য মিটিংয়ের সময়, অংশগ্রহণকারীদের তালিকা এবং প্রয়োজনীয় নথির তালিকার বিষয়ে সম্মত হওয়া গুরুত্বপূর্ণ)।
● সংক্ষিপ্ত তথ্য প্রাপ্ত করা (উদাহরণস্বরূপ, একটি অ্যাসাইনমেন্ট সম্পূর্ণ করার জন্য, একজন কর্মচারীকে একটি সংস্থার স্থানাঙ্ক এবং এটি সম্পর্কে সংক্ষিপ্ত তথ্য পেতে হবে, যা ম্যানেজারের কাছে আছে);
● সংক্ষিপ্ত তথ্য প্রদান (উদাহরণস্বরূপ, একজন কর্মচারী গুরুত্বপূর্ণ আলোচনা করেছেন এবং অবিলম্বে তাদের ফলাফল সম্পর্কে পরিচালককে রিপোর্ট করতে চান);
● নথিতে স্বাক্ষর করা (পেমেন্ট অর্ডার, আদেশ, নির্দেশ, চুক্তি, ইত্যাদি)। কিন্তু আমাদের ভুলে যাওয়া উচিত নয় যে নথিতে স্বাক্ষর করা সবসময় একটি দ্রুত প্রক্রিয়া নয়। উদাহরণস্বরূপ, একজন কর্মচারী আশ্বস্ত করে যে তার "কয়েক মিনিটের জন্য কিছু করার আছে, শুধু একটি চুক্তিতে স্বাক্ষর করুন" এবং তারপরে দেখা যাচ্ছে যে ম্যানেজার এই চুক্তিটি প্রথমবারের মতো দেখছেন এবং স্বাক্ষর করার আগে এটি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে অধ্যয়ন করতে হবে।
এমন কিছু সমস্যা রয়েছে যা অধস্তনদের দৃষ্টিকোণ থেকে যে কোনও সংস্থায় জরুরি সমাধানের প্রয়োজন। যাইহোক, যদি প্রতিটি কর্মচারী এই ধরনের সমস্যা দেখা দেওয়ার সাথে সাথে ম্যানেজারের দিকে ফিরে যায়, তাহলে ম্যানেজারের সমস্ত কাজের সময় সেগুলি সমাধান করার জন্য ব্যয় করা হবে। এজন্য জরুরী বিষয় নিয়ে দর্শনার্থীদের প্রবাহকে যথাযথভাবে সংগঠিত করা গুরুত্বপূর্ণ। প্রতিটি কোম্পানিকে অবশ্যই তার নিজস্ব সমাধান খুঁজে বের করতে হবে, এটির জন্য সর্বোত্তম, তবে, সংক্ষেপে, আপনি নিম্নলিখিতগুলি করতে পারেন: সমস্ত সমস্যা গোষ্ঠীভুক্ত করা হয় এবং প্রতিটি গ্রুপের সাথে কাজ একটি নির্দিষ্ট উপায়ে সংগঠিত হয়।
খসড়া ডকুমেন্ট যা একজন পরিচালককে কোন সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে প্রথমে অধ্যয়ন করতে হবে(খসড়া আদেশ, নির্দেশাবলী, চিঠি, চুক্তি, বিজ্ঞাপন এবং তথ্য উপকরণ, মেমো) , সচিব তাদের "বিবেচনার জন্য" ফোল্ডারে সংগ্রহ করেন। দিনের বেলায়, এই নথিগুলি সচিবের কাছে জমা হয় এবং ম্যানেজার কার্যদিবসের শেষে বা পরবর্তী দিনের শুরুতে একবারে সেগুলি দেখেন।
ম্যানেজার সচিবকে জানাতে পারেন যে একটি নথি জরুরি বিবেচনার জন্য অপেক্ষা করছে - যখন নির্বাহক নথিটি নিয়ে আসে, তখন সচিব অবিলম্বে এটি ম্যানেজারের কাছে স্থানান্তর করবেন। যদি কোম্পানি তথ্য আদান-প্রদানের জন্য ই-মেইল ব্যবহার করে, নির্বাহীরা ই-মেইলের মাধ্যমে সচিবের কাছে নথি পাঠান। এর পরে, সচিব নথিগুলি প্রিন্ট করেন এবং সেগুলিকে "পর্যালোচনার জন্য" ফোল্ডারে রাখেন।
কখনও কখনও কর্মচারীরা সরাসরি ম্যানেজারের কাছে চিঠি পাঠায় - এই ধরনের বার্তাগুলি ম্যানেজারকে ভিজিট করার মতোই বিভ্রান্ত করে। কোম্পানী বড় হলে, এর ফলে ম্যানেজারকে ওভারলোড করা হয় এবং ফায়ার ব্রিগেড মোডে কাজ করা হয়। তদতিরিক্ত, বেশিরভাগ ব্যবস্থাপক কাগজে নথি অধ্যয়ন করতে পছন্দ করেন, অবিলম্বে প্রশ্নগুলি চিহ্নিত করে এবং মন্তব্য করেন।
নথিগুলি যা ম্যানেজার ইতিমধ্যে দেখেছেন এবং অনুমোদন করেছেন, স্বাক্ষরের জন্য প্রস্তুত,সচিব এটিকে "স্বাক্ষরের জন্য" ফোল্ডারে রাখেন। ম্যানেজার এই সমস্ত নথিতে একযোগে স্বাক্ষর করতে পারেন, এর জন্য হয় দিনের মাঝখানে (আনলোড করার জন্য) বা দিনের শুরুতে এবং শেষে (কাম আউট বা ক্লান্তির সময়কাল) এর জন্য 10-15 মিনিট আলাদা করে রাখতে পারেন।
সত্যিই জরুরী প্রশ্নফোনে সমাধান করা যেতে পারে (যদি আপনার অধ্যয়ন বা নথিতে স্বাক্ষর করার প্রয়োজন না হয়)। এটি আপনাকে উল্লেখযোগ্য সময় বাঁচাতে দেয়। সেক্রেটারি কর্মচারীকে জিজ্ঞাসা করেন তার কী প্রশ্ন আছে এবং ফোনে ম্যানেজারের কাছে রিপোর্ট করেন এবং ম্যানেজার সিদ্ধান্ত নেন যে তিনি কর্মচারীর সাথে কথা বলবেন কি না। ম্যানেজার যদি কথা না বলার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে তিনি হয় কাউকে প্রশ্নটি ফরোয়ার্ড করতে পারেন (উদাহরণস্বরূপ, তার ডেপুটি), অথবা কর্মচারীকে প্রশ্নটি লিখিতভাবে রাখতে এবং "পর্যালোচনার জন্য" ফোল্ডারে রাখতে বলতে পারেন, অথবা কর্মচারীকে বলতে পারেন অন্য সময়ে তার সাথে যোগাযোগ করুন।
উপরের সমস্ত গ্রুপগুলি সাধারণত সমস্ত জরুরী সমস্যার প্রায় 80% তৈরি করে। বাছাই করার পরে, 20% সমস্যা রয়ে গেছে যেগুলির সমাধান করার জন্য সত্যিই একটি জরুরি মিটিং প্রয়োজন।
সম্ভাব্য বিকল্প
সেক্রেটারি এবং ম্যানেজারের যৌথ প্রচেষ্টার মাধ্যমে, আপনি ধীরে ধীরে প্রশ্ন জমা করার জন্য কর্মচারীদের প্রশিক্ষণ দিতে পারেন এবং প্রশ্নের তালিকা নিয়ে দিনে সর্বাধিক একবার ম্যানেজারের কাছে আসতে পারেন। যদি এই ধরনের একটি উদ্ভাবন বাস্তবায়িত করা যায় তবে এটি পরিচালকের কাজের চাপকে উল্লেখযোগ্যভাবে উপশম করবে। এই ক্ষেত্রে, আপনি বর্তমান সমস্যাগুলি সমাধান করার জন্য কাজের দিনের শেষে বা শুরুতে প্রতিটি অধস্তনকে 10-15 মিনিট বরাদ্দ করতে পারেন। এই প্রক্রিয়াটি অপ্টিমাইজ করতে, আপনি একটি সময়সূচী তৈরি করতে পারেন।
বর্তমান কাজের সমস্যাগুলিতে অভ্যর্থনার জন্য আরেকটি বিকল্প হল প্রতিটি দিনের জন্য একটি নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করা যখন যে কোনও কর্মচারী (অগ্রাধিকারের ক্রম অনুসারে, যা সচিব দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়) ম্যানেজারের কাছে আসতে পারে এবং সমস্ত সমস্যা সমাধান করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি জনপ্রিয় সময় হল 13.00 থেকে 14.00 (লাঞ্চ বিরতির পরে), যেহেতু এটি প্রমাণিত হয়েছে যে লাঞ্চের পরে হালকা বুদ্ধিবৃত্তিক কার্যকলাপে নিযুক্ত হওয়া ভাল এবং বর্তমান সংক্ষিপ্ত প্রশ্নগুলি সমাধান করা তাদের অন্তর্গত। 9:00 এবং 10:00 এর মধ্যে সময়ও এই উদ্দেশ্যে উপযুক্ত, যেহেতু কর্মচারীদের সাধারণত কাজের দিনের শুরুতে জরুরী সমস্যাগুলি সমাধান করতে হয়।
কাজের বিষয়ে বিস্তারিত কথোপকথনের জন্য সংস্থার কর্মীদের অভ্যর্থনা
যে কোনো কোম্পানির কার্যক্রম চলাকালীন, এমন সমস্যাগুলিও দেখা দেয় যা বিশেষভাবে জরুরী নয়, তবে একই সাথে গুরুত্বপূর্ণ এবং বিশদ আলোচনার প্রয়োজন। এই সমস্যাগুলি যেতে যেতে, কয়েক মিনিটের মধ্যে বা ফোনে সমাধান করা যাবে না। এই প্রশ্নগুলির মধ্যে রয়েছে:
● কোনো বৃহৎ পরিসরের কাজের ফলাফল সম্পর্কে একজন কর্মচারীকে প্রতিক্রিয়া প্রদান করা, উদাহরণস্বরূপ, একটি প্রকল্প বা দীর্ঘ আলোচনার সমাপ্তির পরে;
● একটি বিশ্বব্যাপী ইস্যুতে সিদ্ধান্ত নেওয়া, উদাহরণস্বরূপ, একজন কর্মচারীর সাথে বড় সরবরাহকারীর কাছ থেকে বিভিন্ন অফার নিয়ে আলোচনা করা এবং সর্বোত্তমটি বেছে নেওয়া;
● কর্মীর পরিকল্পনা এবং প্রতিবেদনের আলোচনা (মাসিক, ত্রৈমাসিক, বার্ষিক);
● কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন কথোপকথন, দীর্ঘ সময় ধরে কর্মচারীর কর্মক্ষমতা নিয়ে আলোচনা (ছয় মাস, এক বছর);
● কাজের উন্নতি, পুনর্গঠন, কৌশল পরিবর্তন এবং অন্যান্য বৈশ্বিক সমস্যাগুলির জন্য কর্মচারী প্রস্তাবনা এবং ধারণাগুলির আলোচনা।
এই ধরনের বিষয় নিয়ে আলোচনা করার জন্য, ম্যানেজারকে কমপক্ষে 20-30 মিনিটের জন্য অধস্তনদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে, যদিও প্রায়শই এই ধরনের কথোপকথন প্রায় এক ঘন্টা স্থায়ী হয়। অতএব, এই ধরনের সমস্যাগুলি সাধারণত দ্রুত প্রতিক্রিয়া মোডে সমাধান করা হয় না। সবকিছু শান্তভাবে আলোচনা করার জন্য, ম্যানেজারকে অবশ্যই নিশ্চিত হতে হবে যে তার এক ঘন্টা বাকি আছে। সেজন্য বর্তমান ইস্যুগুলির সাথে সম্পর্কিত নয় এমন বিষয়ে ভর্তি প্রক্রিয়াটি একটি বিশেষ পদ্ধতিতে সংগঠিত করতে হবে। যদি কোম্পানিটি বড় হয় এবং ম্যানেজার নিয়মিতভাবে গুরুত্বপূর্ণ ইস্যুতে প্রচুর সংখ্যক অধস্তন (10 জনের বেশি) সাথে যোগাযোগ করেন, তাহলে একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট লগ রাখা ভাল।
ম্যানেজার একটি নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করার পরে, কর্মচারীকে জানাতে হবে। কাকে অবহিত করা হয়েছে এবং কাকে করা হয়নি তা ভুলে না যাওয়ার জন্য, আপনি সরাসরি জার্নালে নোট তৈরি করতে পারেন।
ম্যানেজার অভ্যর্থনার জন্য একটি তারিখ নির্ধারণ করতে পারেন, বা তিনি একটি নির্দিষ্ট সময় নির্দেশ করতে পারেন: এটি সমস্ত নির্ভর করে কীভাবে সংস্থাটি সাধারণত তার কাজের দিন পরিকল্পনা করে। তিনি তার অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময় নিজেই বেছে নিতে পারেন, অথবা সচিব, তার কাজের সময়সূচীর উপর ভিত্তি করে, তার অবসর সময়ের জন্য একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট নির্ধারণ করেন।
এটি ঘটতে পারে যে কর্মচারী সেই সময়ে ব্যস্ত থাকবেন যার জন্য মিটিংটি নির্ধারিত হয়েছে (উদাহরণস্বরূপ, তিনি একজন ক্লায়েন্টের সাথে আলোচনা করেছেন) এবং তিনি ম্যানেজারের সাথে বৈঠকে যেতে পারবেন না। এই ধরনের পরিস্থিতির উদ্ভব রোধ করার জন্য, কর্মচারীরা "নোট" কলামে নির্দেশ করতে পারে কখন তাদের সাথে দেখা করা সুবিধাজনক বা কখন তারা ব্যস্ত থাকবে। যাই হোক না কেন, একটি তারিখ নির্ধারণ করার পরে, সচিবকে এই সময়টি কর্মচারীর জন্য উপযুক্ত কিনা তা খুঁজে বের করতে হবে এবং প্রয়োজনে মিটিংটি পুনরায় নির্ধারণ করতে হবে।
প্রাক-নিবন্ধন ছাড়াও, ছোট সংস্থাগুলিতে প্রতিটি কর্মচারীর জন্য একটি নির্দিষ্ট সময় নির্ধারণ করা যেতে পারে - সপ্তাহে একবার - যখন সে তার মধ্যে জমে থাকা সমস্ত গুরুতর সমস্যা নিয়ে আলোচনা করতে পারে। এই আদেশকে একত্রিত করার জন্য, একটি অভ্যর্থনা সময়সূচী তৈরি করা হয়েছে।
ব্যক্তিগত বিষয়ে প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীদের সংবর্ধনা
এই প্রশ্নগুলির মধ্যে রয়েছে:
● বিনা বেতন সহ ছুটির জন্য অনুরোধ;
● মাতৃত্বকালীন ছুটির আলোচনা;
● কাজ এবং অধ্যয়ন একত্রিত করার সম্ভাবনা নিয়ে আলোচনা করা;
● যেকোনো ব্যক্তিগত/পারিবারিক পরিস্থিতির কারণে কাজের সময়সূচী পরিবর্তন করার অনুরোধ;
● কর্মজীবন বৃদ্ধি বা অন্য বিভাগে স্থানান্তরের সম্ভাবনা নিয়ে আলোচনা;
● মজুরি বৃদ্ধির সম্ভাবনা নিয়ে আলোচনা;
এই জাতীয় সমস্যাগুলি ফ্লাইতে সমাধান হওয়ার সম্ভাবনা কম, কারণ ম্যানেজার যে কোনও ক্ষেত্রেই কর্মচারীর অনুরোধের কারণগুলি খুঁজে বের করতে চাইবেন এবং কীভাবে এটি সর্বোত্তমভাবে পূরণ করবেন (যদি সম্ভব হয়) সিদ্ধান্ত নিতে চান। এই সমস্যাগুলি শান্ত পরিবেশে সমাধান করা হলে এটি কর্মচারী এবং ব্যবস্থাপক উভয়ের জন্যই ভাল হবে। অতএব, এই ক্ষেত্রে, বৈঠকে আগে থেকেই একমত হতে হবে। যাইহোক, ব্যক্তিগত সমস্যাগুলি কাজের সমস্যাগুলির থেকে আলাদা যে কর্মচারীরা (এবং কখনও কখনও পরিচালকরা) চান না কথোপকথনের বিষয়বস্তু সচিব সহ অন্য কারও কাছে জানা হোক। ব্যক্তিগত বিষয়ের জন্য নিয়োগ একই জার্নালে কাজের বিষয়গুলির জন্য করা যেতে পারে। যাইহোক, "প্রশ্ন" কলামে বিস্তারিত উল্লেখ না করে শুধুমাত্র "ব্যক্তিগত" নির্দেশ করা হয়েছে। ম্যানেজার যখন সভার তারিখের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেন, তখন তিনি কর্মচারীর সাথে যোগাযোগ করতে পারেন এবং সরাসরি তার কাছ থেকে সমস্যার সারমর্ম খুঁজে পেতে পারেন (সাধারণত এই জাতীয় সমস্যাগুলির ব্যাখ্যা সচিবদের কাছে অর্পণ করার প্রথা নেই)।
কর্মচারীদের ব্যক্তিগত প্রশ্নের জন্য একটি বিশেষ সময় আছে
কিছু বড় প্রতিষ্ঠানে, ম্যানেজাররা কর্মচারীদের ব্যক্তিগত সমস্যা সমাধানের জন্য বিশেষ দিন নির্ধারণ করেন। প্রতিষ্ঠানের আকার এবং অনুরোধের প্রবাহের উপর নির্ভর করে, এটি হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, মাসের প্রথম শুক্রবার 16:00 থেকে 20:00 বা প্রতি বৃহস্পতিবার 18:00 থেকে 20:00 পর্যন্ত। সপ্তাহের নির্দিষ্ট সময় এবং দিন পরিস্থিতি অনুযায়ী সেট করা হয়, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে এটি সন্ধ্যার সময়, আংশিকভাবে কাজের দিন শেষ হওয়ার পরে। এটি ম্যানেজারের জন্য সুবিধাজনক, যেহেতু কাজের সময় কারেন্ট অ্যাফেয়ার্স বাধাগ্রস্ত হয় না, এবং যে কর্মচারীরা ব্যক্তিগত সমস্যা সমাধানে আগ্রহী তারা সাধারণত দেরি করতে আপত্তি করেন না।
অন্যান্য সংস্থার কর্মচারীদের সংবর্ধনা
অন্যান্য সংস্থার দর্শকদের দুটি প্রধান প্রকারে বিভক্ত করা যেতে পারে: ব্যবসায়িক অংশীদার (ক্লায়েন্ট, সরবরাহকারী, ঠিকাদার, মিডিয়া প্রতিনিধি এবং অন্যান্য সংস্থা যার সাথে সংস্থাটি ব্যবসায়িক সম্পর্ক স্থাপন করতে সহযোগিতা করে বা করতে চায়) এবং "বিক্রেতা" (আগ্রহী যে কোনও সংস্থার প্রতিনিধি। আপনার কোম্পানির সাথে ব্যবসায়িক সম্পর্ক স্থাপনে)। পরিদর্শন সংস্থাগুলি, যা প্রথম বা দ্বিতীয় গ্রুপে শ্রেণীবদ্ধ করা যায় না, তারাও সংস্থায় যোগ দিতে পারে। যাইহোক, এটি এত ঘন ঘন ঘটবে না এবং একটি পৃথক আলোচনা প্রয়োজন। যাই হোক না কেন, আপনার যদি অপ্রত্যাশিত অতিথি থাকে, আপনাকে প্রথমে যা করতে হবে তা হল ম্যানেজারকে অবহিত করা এবং যথাযথ আদেশ না দেওয়া পর্যন্ত একেবারে কোনো তথ্য প্রদান না করা।
একটি কোম্পানির ব্যবসায়িক অংশীদারদের জন্য একটি অভ্যর্থনা সংগঠিত করা, একটি নিয়ম হিসাবে, বিশেষ করে কঠিন নয়। সাধারণত ম্যানেজার বা তার পক্ষে কেউ সভার তারিখ এবং সময়ে সম্মত হন এবং অংশীদাররা নির্ধারিত সময়ে উপস্থিত হন। একটি ব্যবসায়িক পরিবেশে, পূর্ব চুক্তি ছাড়া পৌঁছানো প্রথাগত নয়। যদি এটি ঘটে, তাহলে সচিব এবং ব্যবস্থাপক উভয়ের জন্য এটি একটি জাগরণ কল। এই পরিস্থিতিতে, আপনাকে ভিজিটরকে রিপোর্ট করতে হবে এবং ম্যানেজার নিজেই সিদ্ধান্ত নেবেন পরবর্তী কী করবেন।
ব্যবসায়িক অংশীদারদের অভ্যর্থনা সংগঠিত করার ক্ষেত্রে সচিবের কাজগুলি হল সভার তারিখ এবং সময় ঠিক করা, ম্যানেজারের পক্ষে প্রয়োজনীয় উপকরণ প্রস্তুত করা, অতিথিদের সাথে দেখা করা এবং বিদায় করা।
আপনার প্রতিষ্ঠানকে কীভাবে খুঁজে পাবেন তা আপনাকে দর্শকদের স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা করতে হবে।
অতিথিদের তাদের নাম, তাদের কোম্পানির নাম, অবস্থান এবং যোগাযোগের নম্বর সম্পর্কে আগাম জিজ্ঞাসা করাও গুরুত্বপূর্ণ। এই তথ্যটি একটি পাস অর্ডার করার জন্য এবং আলোচনার প্রাক্কালে একটি মিটিং নিশ্চিত করার জন্য প্রয়োজনীয়, সেইসাথে আপনি তাদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন যাতে তারা হঠাৎ বিলম্বিত হয় এবং নিজেরা যোগাযোগ না করে।
বিল্ডিংয়ের প্রবেশদ্বারে, নিরাপত্তা বিন্দুতে বা অভ্যর্থনাস্থলে অতিথিদের সাথে দেখা করা এবং তাদের অভ্যর্থনা এলাকায় নিয়ে যাওয়া ভাল ফর্ম হিসাবে বিবেচিত হয়। যাতে অতিথিকে প্রবেশদ্বারে অপেক্ষা করতে না হয়, সেক্রেটারিকে (বা সচিবের অনুরোধে অন্য কর্মচারী) ইতিমধ্যেই নির্ধারিত সময়ে প্রবেশদ্বারে অতিথিদের সাথে দেখা করতে হবে। আপনি যখন দেখা করবেন, তখন আপনাকে স্পষ্ট করতে হবে যে এই ব্যক্তিটির জন্য আপনি অপেক্ষা করছেন কিনা: "ইভান ইভানোভিচ? হ্যালো". সচিবের কাজ হল অতিথির সাথে দেখা করা এবং তাকে নিয়ে যাওয়া, কিন্তু তাকে মোটেও আপ্যায়ন করা নয়। অভিবাদনের পরে, আপনাকে নিজের পরিচয় দিতে হবে ("আমি একাতেরিনা, ইভান ইভানোভিচের সেক্রেটারি") এবং আপনাকে অনুসরণ করার প্রস্তাব দিতে হবে ("আসুন, আমি আপনার সাথে যাব")। এখানেই সভার প্রথম অংশটি কার্যত শেষ হয় - কথোপকথন এবং প্রশ্ন দিয়ে অতিথিকে বিরক্ত করার দরকার নেই। রিসেপশনে যাওয়ার পথে অতিথিকে আপনি যেটি বলতে পারেন তা হল টয়লেটের অবস্থান ("আমাদের ওখানে টয়লেট আছে। এখন আমি আপনাকে অভ্যর্থনার পথ দেখাব, আপনি সেখানে আপনার কোট খুলে ফেলতে পারেন")।
পরিচালকের সাথে অতিথির কথোপকথন শেষ হওয়ার পরে, সচিব অতিথিকে তার সাথে যাওয়ার জন্য আমন্ত্রণ জানান ("আমি কি আপনাকে এসকর্ট করব?")।
সাধারণভাবে "বিক্রেতা" নামে পরিচিত দর্শকদের একটি দলের সাথে জিনিসগুলি আরও জটিল। কোম্পানীর সচিবরা যেখানে কোন নিরাপত্তা বা অভ্যর্থনা পরিষেবা নেই, যা উল্লেখযোগ্যভাবে এই ধরনের দর্শনার্থীদের প্রবাহ কমাতে পারে, বিশেষ করে তাদের দ্বারা ক্ষতিগ্রস্ত হয়। আমরা এখনই সেক্রেটারিদের সেট আপ করতে চাই: আপনার "বিক্রয় ব্যক্তি" কে পরম মন্দ হিসাবে বিবেচনা করা উচিত নয় (উপযুক্ত মুখের অভিব্যক্তি এবং মন্তব্য সহ)। যাই হোক না কেন, আপনার আচরণ কোম্পানির ইমেজ, এমনকি একজন এলোমেলো দর্শকের চোখেও। অতএব, যাই হোক না কেন বন্ধুত্বপূর্ণ এবং শান্ত থাকুন। উপরন্তু, কিছু "বিক্রয়কর্মী" সত্যিই আপনার কোম্পানির জন্য দরকারী হতে পারে, যদি আজ না হয়, তাহলে ভবিষ্যতে।
অনির্ধারিত দর্শকদের সাথে মোকাবিলা করার সবচেয়ে স্মার্ট উপায় নিম্নরূপ।
■ হ্যালো বলুন এবং দর্শনার্থীর নাম এবং তার সফরের উদ্দেশ্য স্পষ্ট করুন - এটি আপনাকে অবিলম্বে আপনার নিজের হাতে উদ্যোগ নেওয়ার অনুমতি দেবে ("শুভ বিকাল, অনুগ্রহ করে নিজের পরিচয় দিন এবং আমাকে বলুন আপনি কোন বিষয়ে আছেন")।
■ কোম্পানীর নাম এবং পরিদর্শনের উদ্দেশ্য শোনার পরে, দর্শক যদি অবিলম্বে তার পণ্যের প্রশংসা করতে শুরু করে তাহলে বিনয়ের সাথে তাকে বাধা দিন এবং কথোপকথনটি শেষ করার চেষ্টা করুন (“ধন্যবাদ, আমি বুঝতে পেরেছি যে আপনি একটি ক্লিনিং কোম্পানি থেকে এসেছেন এবং আপনি চান আমাদের অফিস পরিচ্ছন্নতার পরিষেবাগুলি অফার করুন৷ আমরা বর্তমানে আপনার পরিষেবায় আছি আমাদের এটির প্রয়োজন নেই")।
■ যদি "বিক্রেতা" ক্রমাগতভাবে আসে, তবে তিনি শান্ত হবেন না এবং কথোপকথন চালিয়ে যাওয়ার চেষ্টা করবেন, তাই আপনাকে আবার কথোপকথনটি শেষ করতে হবে, তবে আরও দৃঢ়ভাবে ("যেমন আমি আগেই বলেছি, আমাদের এখনও এই ধরনের পরিষেবাগুলির প্রয়োজন নেই) , তবে সম্ভবত ভবিষ্যতে এই তথ্যটি আমাদের জন্য উপযোগী হবে৷ যদি আপনার কাছে প্রচারমূলক সামগ্রী থাকে তবে সেগুলি ছেড়ে দিন, আমি বিবেচনার জন্য সেগুলি প্রেরণ করব")৷
আপনি যদি ভদ্র হন এবং উদ্বেগ দেখান (সর্বশেষে, "বিক্রেতা"ও তার কাজ করছেন), দর্শক দ্রুত চলে যাবে। আপনি যদি আক্রমনাত্মক আচরণ করেন এবং নিরাপত্তার জন্য হুমকি দেন, তবে আপনি কেবল বিরক্ত হবেন, কিন্তু আপনি এখনও ফলাফল পাবেন না।
পরিদর্শক চলে যাওয়ার পরে, প্রচারমূলক সামগ্রীগুলি অবিলম্বে ট্র্যাশে ফেলে দেওয়ার জন্য তাড়াহুড়ো করবেন না। এগুলিকে একটি ফোল্ডারে ফাইল করা ভাল, সম্ভবত কোনও দিন এই পরিষেবাগুলি আপনার পক্ষে কার্যকর হবে। উপরন্তু, পরের বার যখন আপনার বন্ধু আসবে, আপনি তাকে পরিষ্কার বিবেকের সাথে বলতে পারেন যে আপনার কাছে তার কোম্পানি সম্পর্কে তথ্য আছে এবং আপনি প্রয়োজনে অবশ্যই তা ব্যবহার করবেন।
ব্যক্তিগত বিষয়ে নাগরিকদের অভ্যর্থনা
আইন অনুসারে, ব্যক্তিগত বিষয়ে নাগরিকদের অভ্যর্থনা সংস্থার প্রধান, তাদের ডেপুটি বা দায়িত্বশীল কর্মচারীদের দ্বারা পরিচালিত হয়।
নাগরিকদের অভ্যর্থনা সাবধানে সংগঠিত করা আবশ্যক. প্রথমত, অভ্যর্থনার স্থান এবং সময় (দিন এবং ঘন্টা) প্রতিষ্ঠিত হয়। ভর্তি পদ্ধতি সম্পর্কে তথ্য একটি দৃশ্যমান জায়গায় পোস্ট করা হবে। সেই সঙ্গে সন্ধ্যার কাজ থেকে মুক্ত সময়ও নির্ধারণ করা হয়। দর্শনার্থীদের সাপ্তাহিক অভ্যর্থনা রাখা সবচেয়ে সুবিধাজনক।
অভ্যর্থনা বিনামূল্যে অ্যাক্সেস সঙ্গে একটি রুমে সঞ্চালিত হয়. প্রয়োজনে, নাগরিকদের অভ্যর্থনা স্থানে পরিচালকদের পরিদর্শনের আয়োজন করা হয়।
অভ্যর্থনা এলাকা ভালভাবে সজ্জিত করা উচিত, চেয়ার এবং একটি টেবিল সঙ্গে। আপনাকে কাগজ এবং কলম প্রস্তুত করতে হবে। নমুনা অ্যাপ্লিকেশন, ঠিকানা এবং যেসব প্রতিষ্ঠান এবং সংস্থার নাগরিকদের প্রায়শই পাঠানো হয় তাদের টেলিফোন নম্বর সহ একটি "নীরব শংসাপত্র" ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়।
ব্যক্তিগত বিষয়ে নাগরিকদের গ্রহণ করার সময়, সচিব ম্যানেজারকে সহায়তা করেন: তিনি দর্শকদের সাথে দেখা করেন এবং তাদের নিবন্ধন পরিচালনা করেন।
নাগরিকদের ব্যক্তিগত অভ্যর্থনার সময়, অভ্যর্থনার একটি জার্নাল (বই) রাখা হয়, যেখানে অভ্যর্থনায় আসা ব্যক্তির তারিখ, উপাধি, প্রথম নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা, তার ঠিকানা, সমস্যার সারমর্ম, উপাধি। রিসেপশনিস্ট এবং আবেদন বিবেচনার ফলাফল রেকর্ড করা হয়. যদি কাজের পরিমাণ বড় হয়, তাহলে এই ধরনের নিবন্ধন নিবন্ধন এবং নিয়ন্ত্রণ কার্ডগুলিতে সঞ্চালিত হয়। রিসেপশনের সময় ম্যানেজার যদি কোনো আবেদন বা অভিযোগের সমাধান না করতে পারে, তাহলে সেগুলি লিখিতভাবে বলা হয় এবং লিখিত অনুরোধ হিসাবে মোকাবিলা করা হয়।
অভ্যর্থনা পরিচালনাকারী কর্মকর্তাকে অবশ্যই পরিদর্শক, তার চাহিদা এবং অনুরোধের প্রতি অত্যন্ত মনোযোগী হতে হবে এবং অনুরোধের সারমর্ম এবং পরিস্থিতি সনাক্ত করতে কথোপকথন পরিচালনা করতে হবে, যা সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে অবদান রাখবে।
অভ্যর্থনা শেষে, আপিলের বিষয়ে গৃহীত সিদ্ধান্ত সম্পর্কে নাগরিককে অবহিত করা প্রয়োজন বা, যদি সমস্যার সমাধান অন্য সংস্থার যোগ্যতার মধ্যে পড়ে তবে এই সংস্থাটিকে, এর অবস্থান, যোগাযোগের নম্বরগুলি ইত্যাদি সনাক্ত করতে সহায়তা করুন।
দর্শনার্থীদের জন্য আচরণের নিয়ম
■ কর্মক্ষেত্রে খাবেন না।
■ বহিরাগত টেলিফোন কথোপকথন করবেন না (যেমনটি "অফিস রোমান্স" ছবিতে স্পষ্টভাবে দেখানো হয়েছে)।
■ এমনকি মধ্যাহ্নভোজের সময় ইন্টারনেট সহ সলিটায়ার খেলবেন না বা অ-কাজ সম্পর্কিত কার্যকলাপে নিযুক্ত হবেন না।
■ একজন দর্শনার্থী যেকোন সময় অভ্যর্থনা এলাকায় প্রবেশ করতে পারে, তাই আপনার কর্মক্ষেত্র সর্বদা পরিপাটি রাখুন। একটি বিশৃঙ্খল টেবিল, না ধোয়া কাপ এবং সিগারেটের বাট সহ অ্যাশট্রে একটি অপ্রীতিকর ছাপ তৈরি করে।
■ দর্শকদের গ্রহণ করার সময়, গোপনীয়তা বজায় রাখতে ভুলবেন না। দর্শকদের মুখোমুখি মনিটরের সাথে আপনার কম্পিউটার চালু রাখবেন না। আপনার ডেস্কটপে পঠনযোগ্য নথিগুলি রাখবেন না, এমনকি যদি সেগুলিতে থাকা তথ্যগুলি আপনার কাছে অশ্রেণীবদ্ধ বলে মনে হয়।
তালিকাটি চলতে পারে এবং চলতে পারে, তবে আমাদের কাছে মনে হয় যে এগুলি বেশ স্পষ্ট জিনিস, এটি এমন যে কখনও কখনও ছোট জিনিসগুলি জীবনের এত অবিচ্ছেদ্য হয়ে যায় যে আপনি একটি "বিকৃত আয়না" উপস্থিত না হওয়া পর্যন্ত সেগুলি লক্ষ্য করেন না, তবে এটি হতে পারে খুব দেরি হয়ে যাবে, কারণ কোম্পানির ভাবমূর্তি ইতিমধ্যেই নষ্ট হয়ে গেছে।
আপনি দেখতে পাচ্ছেন, দর্শনার্থীদের অভ্যর্থনা সংগঠিত করার ক্ষেত্রে একজন সচিবের কাজ এমন একটি বিষয় যার জন্য সংগঠন, দায়িত্ব, উদ্যোগ এবং একটি সৃজনশীল পদ্ধতির প্রয়োজন। এটি আপনার সেরা দিকটি দেখানোর একটি দুর্দান্ত সুযোগ।
ই.এ. ভার্শিনিনা,
টেট্রা পাক জেএসসির সহকারী মহাপরিচালক মো
দর্শনার্থীদের অভ্যর্থনা সংগঠন
একটি এন্টারপ্রাইজে একজন দর্শকের সঠিকভাবে সংগঠিত অভ্যর্থনা একটি শিল্প, বাণিজ্যিক এবং ব্যক্তিগত প্রকৃতির বিভিন্ন ধরণের সমস্যার সফল সমাধানের গ্যারান্টি। এবং সচিব এই প্রক্রিয়ায় একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করেন; তিনিই ম্যানেজার এবং দর্শকদের মধ্যে মধ্যস্থতাকারী হিসাবে কাজ করেন। দর্শনার্থীদের অভ্যর্থনা পরিকল্পিত বা অপরিকল্পিত হতে পারে।
প্রথমত, কোম্পানী ভিজিটরদের গ্রহণের জন্য একটি সময় তৈরি এবং প্রতিষ্ঠা করেছে। অ্যাপয়েন্টমেন্টের সময়সূচী অভ্যর্থনা এলাকার প্রবেশদ্বারে পোস্ট করা হয়েছে।
দর্শকদের অভ্যর্থনার সংগঠনটি বিভাগের উপর নির্ভর করে:
কারেন্ট অ্যাফেয়ার্স স্টাফ;
ব্যক্তিগত বিষয় কর্মীরা;
অন্যান্য সংস্থার কর্মচারী;
নিয়োগকৃত কর্মী;
অনির্ধারিত দর্শক।
আমি আগাম একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিয়েছিলাম, এবং দর্শকদের সম্পর্কে ডেটা "দর্শক অভ্যর্থনা রেজিস্টার" এ রেকর্ড করা হয়েছিল:
পুরো নাম;
কাজের শিরোনাম;
সংগঠন;
টেলিফোন;
অভ্যর্থনার তারিখ এবং সময়।
মঙ্গল ও শুক্রবার ছাড়া প্রতিদিন 14:30 থেকে 16:00 পর্যন্ত এন্টারপ্রাইজে বর্তমান সমস্যাগুলিতে কর্মীদের অভ্যর্থনা করা হয়েছিল। যখন একজন দর্শনার্থী অভ্যর্থনা এলাকায় প্রবেশ করেন, তখন আমি তাকে নাম এবং পৃষ্ঠপোষকতা দিয়ে সম্বোধন করেছিলাম, তাকে অভ্যর্থনা জানিয়েছিলাম এবং ফোনে ম্যানেজারকে তার আগমনের কথা জানিয়েছিলাম। অভ্যর্থনা চলাকালীন, আমার দায়িত্বগুলির মধ্যে সমস্ত ফোন কলের উত্তর দেওয়া এবং ডেপুটি ম্যানেজারের কাছে পাঠানো অন্তর্ভুক্ত ছিল। কথোপকথন শেষে এবং সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়, ম্যানেজার আমাকে কথোপকথনের ফলাফল সম্পর্কে একটি নোট তৈরি করার নির্দেশ দেন। ব্যক্তিগত বিষয়ে কর্মচারীদের অভ্যর্থনা প্রতিদিন 17.00 থেকে 19.00 পর্যন্ত করা হয়েছিল। ব্যক্তিগত বিষয়ে কর্মীদের অভ্যর্থনা ম্যানেজারের কর্মদিবস সংগঠিত করার অন্যতম রূপ। ব্যক্তিগত বিষয়ে অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য প্রাক-নিবন্ধন করার জন্য, কোম্পানি একটি উপযুক্ত ফর্ম তৈরি করেছে, এবং সমস্ত কর্মচারীদের অ্যাপয়েন্টমেন্টের ফ্রিকোয়েন্সি এবং সময় সম্পর্কে অবহিত করা হয়েছে। এই ধরনের একটি সিস্টেম আপনাকে সময়মত ম্যানেজারের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য উপকরণ প্রস্তুত করতে দেয় (উদাহরণস্বরূপ: ছুটির সময়সূচী, স্টাফিং টেবিল, ইত্যাদি)। ব্যক্তিগত বিষয়ে সংবর্ধনা গোপনীয়ভাবে অনুষ্ঠিত হয়েছিল; এই সময়ে অফিসে কোনও অপরিচিত ব্যক্তিকে থাকতে দেওয়া হয়নি।
যেসব ক্ষেত্রে ম্যানেজার অ্যাপয়েন্টমেন্ট বাতিল করেছেন বা অন্য দিনের জন্য স্থগিত করেছেন, আমি কর্মচারীকে স্থগিতকরণের বিষয়ে অবহিত করেছি এবং তাকে অন্য সময়ের জন্য সাইন আপ করতে বা লিখিতভাবে তার অনুরোধ রাখার জন্য আমন্ত্রণ জানিয়েছি। কর্মচারীদের লিখিত বিবৃতি দৈনিক চিঠিপত্র সহ সচিব দ্বারা ব্যবস্থাপকের কাছে জমা দেওয়া হয়েছিল।
আমি অ্যাপয়েন্টমেন্টের মাধ্যমে অন্যান্য সংস্থার দর্শকদেরও পেয়েছি, ইঙ্গিত করে:
পুরো নাম;
কাজের শিরোনাম;
সংগঠন;
টেলিফোন;
আলোচনা করা একটি বিষয়;
অভ্যর্থনার তারিখ এবং সময়।
নিবন্ধন করার পর, অনেক দর্শক আমাকে একটি বিজনেস কার্ড দেখিয়েছিল, যা আমার কাজকে অনেক সহজ করে দিয়েছে।
এরপর অতিথিকে আমন্ত্রণ না করা পর্যন্ত ভিজিটর এলাকায় বসতে বলা হয়। তারপর ম্যানেজারের অনুমতি নিয়ে অফিসে ভিজিটরকে আমন্ত্রণ জানানো হয়।
যেসব ক্ষেত্রে পরিদর্শক এসেছিলেন সেই ব্যবস্থাপক অনুপস্থিত থাকলে তাকে গ্রহণ করার জন্য অন্য একজন যোগ্য কর্মচারীর ব্যবস্থা করা প্রয়োজন ছিল। এছাড়াও, যদি অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতিতে (ম্যানেজারের অসুস্থতা, অপ্রত্যাশিত ব্যবসায়িক ট্রিপ ইত্যাদি) কারণে অভ্যর্থনা বাতিল করা হয়, তাহলে আমার দায়িত্ব ছিল দর্শককে আগাম অবহিত করা এবং অভ্যর্থনা পুনঃনির্ধারণ করতে সম্মত হওয়া।
সেকেন্ডেড কর্মীদের অভ্যর্থনা সংগঠিত করার সময়, সচিব খুঁজে বের করেন যে এই সফরে আগাম সম্মত হয়েছে কিনা, যে সমস্যাটির জন্য দর্শনার্থীরা এসেছেন তা খুঁজে বের করেন, ভ্রমণের শংসাপত্র নোট করেন এবং হোটেলের বাসস্থানে সহায়তা প্রদান করেন। বিদেশী প্রতিনিধিদের আগমনের ক্ষেত্রে, একজন দোভাষীর প্রাপ্যতা নিশ্চিত করাও আমার দায়িত্ব ছিল।
অপরিকল্পিত অতিথিদের উপস্থিতি সংস্থার সমস্ত কাজের পরিকল্পনাকে ব্যাহত করতে পারে। এই পরিস্থিতিতে, সচিবের হারিয়ে যাওয়া উচিত নয় - পরিবর্তে, তার দ্রুত দর্শকদের গ্রহণের জন্য সর্বোত্তম সমাধান খুঁজে বের করা উচিত। প্রথমত, পরিদর্শককে পরে আসার জন্য আমন্ত্রণ জানানো মূল্যবান, যখন ম্যানেজার তাকে গ্রহণ করতে পারে। উপ-পরিচালকের সাথে এই বিষয়ে আলোচনা করার জন্য দর্শনার্থীকেও আমন্ত্রণ জানানো যেতে পারে।
এমন কিছু ঘটনা ঘটেছিল যখন ব্যবস্থাপক দৃঢ়তার সাথে সচিবকে পরিস্থিতি নির্বিশেষে কাউকে প্রবেশ করতে না দিতে বলেছিলেন, তখন ম্যানেজারের দরজায় তালা দেওয়া হয়েছিল।
সংবর্ধনা শেষ হওয়ার পর দর্শনার্থীদের বিদায় জানালাম।
উদাহরণস্বরূপ: - "বিদায়", বা - "আমি আপনাকে দেখে খুশি হয়েছি।"
পোস্ট করা কর্মীদের অভ্যর্থনা সংগঠিত করার সময়, সচিব নিম্নলিখিত পরিকল্পনা মেনে চলে:
সফরে আগাম সম্মত হয়েছে কিনা তা খুঁজে বের করুন;
যে সমস্যাটির জন্য দর্শক এসেছেন তা খুঁজে বের করুন;
হোটেল বাসস্থান এবং রিটার্ন টিকেট ক্রয়ের ক্ষেত্রে সহায়তা প্রদান, যদি প্রয়োজন হয়;
ভ্রমণ শংসাপত্র চিহ্নিত করুন;
আপনাকে সঠিক লোকেদের সাথে দেখা করতে এবং প্রয়োজনীয় উপকরণ নির্বাচন করতে সহায়তা করে;
হোটেল থেকে প্রতিষ্ঠানে সবচেয়ে সুবিধাজনক পরিবহন রুট ব্যাখ্যা করুন এবং প্রয়োজনে শহরের চারপাশে কীভাবে যেতে হবে তা ব্যাখ্যা করুন।
ম্যানেজার কর্তৃক সেকেন্ডেড কর্মচারীদের প্রাপ্তির জন্য অপেক্ষা দীর্ঘায়িত হলে, সেক্রেটারিকে তাদের সংস্থার অন্যান্য কর্মচারীদের সাথে দেখা করার জন্য আমন্ত্রণ জানানো উচিত যাদের জন্য তাদের প্রশ্ন আছে। যদি ব্যবসায়িক দর্শনার্থীরা সম্মত হন, সেক্রেটারিকে এই সভা আয়োজন করা উচিত, ম্যানেজার ফ্রি হওয়ার সাথে সাথে তাদের ফোনে কল করার প্রতিশ্রুতি দেওয়া উচিত।
প্রতিনিধিদের সংবর্ধনা
যদি একটি প্রতিনিধি দল সংস্থায় আসে, সেক্রেটারিকে অবশ্যই তার সাথে থাকবে এমন একজন কর্মচারী নিয়োগের আগে থেকেই যত্ন নিতে হবে।
যদি একটি বিদেশী প্রতিনিধি দল আসে, তাহলে মিটিং এবং আলোচনায় দোভাষীর কাজ সংগঠিত করা এবং প্রতিনিধি দলের সদস্যদের জন্য স্যুভেনির কেনার যত্ন নেওয়া প্রয়োজন।
কর্মচারীদের সংবর্ধনা
ম্যানেজারের নিজস্ব কর্মচারীদের অভ্যর্থনা সংগঠিত করা তৃতীয় পক্ষের সংস্থার প্রতিনিধিদের অভ্যর্থনার চেয়ে কম গুরুত্বপূর্ণ নয়।
এটি কর্পোরেট মান, কোম্পানির সাধারণ নীতি, এর ইমেজ এবং খ্যাতির বিষয়ও বটে।
বর্তমান বিষয়ে কর্মচারীদের সংবর্ধনা
সচিবের অন্যতম কর্তব্য হল তার প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীদের দর্শনার্থীদের প্রবাহ নিয়ন্ত্রণ করা।
ঐতিহ্যগতভাবে, কর্মীরা সরাসরি তাদের ম্যানেজারের সাথে দেখা করতে যান:
সংস্থার অন্যান্য কর্মচারীদের দ্বারা সমাধান করা যেতে পারে এমন সমস্যাগুলির উপর;
তাৎক্ষণিক সুপারভাইজারদের না জানিয়ে;
সমস্যা সমাধানে জড়িত হতে পারে এমন ব্যক্তিদের মতামত না জেনে।
বর্তমান ইস্যুতে তার এন্টারপ্রাইজের কর্মীদের জন্য একটি সংবর্ধনা আয়োজন করার সময়, সচিবকে অবশ্যই:
সংগঠনের কাঠামো জানুন;
প্রতিটি কাঠামোগত ইউনিটের কার্যক্রম নেভিগেট করুন;
ম্যানেজমেন্ট কর্মীদের মধ্যে দায়িত্ব এবং সমস্যা বন্টন জানেন;
সংস্থার সেই কর্মচারীদের জানুন যাদের যে কোনও সময় ম্যানেজারের অ্যাক্সেস রয়েছে;
যদি প্রয়োজন হয়, ভিজিটরকে সেই কর্মচারীর কাছে পাঠান যা সমস্যার সমাধানে সবচেয়ে দক্ষ কর্মী যার জন্য ভিজিটর ম্যানেজারের সাথে যোগাযোগ করতে চায়।
কর্মচারী নিয়োগ পদ্ধতি
আধুনিক সংস্থাগুলি খুব কমই বর্তমান সমস্যা নিয়ে আলোচনা করার জন্য পরিচালকদের জন্য অফিসের সময় নির্ধারণ করে। ম্যানেজার অনুপস্থিত বা ব্যস্ত থাকলে, সচিব কর্মচারীকে অবহিত করতে পারেন যখন ম্যানেজার তাকে গ্রহণ করতে পারে।
অনেক প্রতিষ্ঠানে, অতিরিক্ত ব্যাখ্যার প্রয়োজন না হলে ম্যানেজারের স্বাক্ষর করার জন্য সচিবের কাছে কাগজপত্র রেখে যাওয়ার অভ্যাস রয়েছে।
এবং যে সংস্থাগুলি নিজেদেরকে গণতান্ত্রিক এবং উন্মুক্ত বলে ঘোষণা করে, ম্যানেজার তার অফিসের দরজা খোলা রাখে এবং যে কোনও কর্মচারী প্রাথমিক রিপোর্ট ছাড়াই তার কাছে আসতে পারে।
ব্যক্তিগত বিষয়ে কর্মীদের অভ্যর্থনা
জীবনের দ্রুত গতি এই সত্যের দিকে পরিচালিত করে যে ম্যানেজার শুধুমাত্র একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছাড়াই নয়, কখনও কখনও অফিসের দেয়ালের বাইরে, "চলতে থাকা অবস্থায়" বর্তমান এবং ব্যক্তিগত উভয় সমস্যাই সমাধান করে।
যাইহোক, ব্যক্তিগত বিষয়গুলিতে একটি বিশেষভাবে সংগঠিত অভ্যর্থনা কর্মচারীদের দ্বারা তাদের সমস্যাগুলির প্রতি মনোযোগ এবং অংশগ্রহণের প্রকাশ হিসাবে অনুভূত হয় এবং একটি ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া সৃষ্টি করে।
ব্যক্তিগত বিষয়ে আপনার কোম্পানির কর্মীদের জন্য একটি অভ্যর্থনা সংগঠিত করার সময়, আপনাকে অন্যান্য ধরণের অভ্যর্থনা সংগঠিত করার চেয়ে বেশি মনোযোগ এবং কৌশল দেখাতে হবে।
সাধারণত, ব্যক্তিগত বিষয়ে কর্মীদের মিটিং সপ্তাহের শেষের জন্য নির্ধারিত হয়।
এই দিনে, অভ্যর্থনার সময় এন্টারপ্রাইজের প্রধানের প্রয়োজন হতে পারে এমন বিভাগের প্রধানদের তাদের কর্মক্ষেত্রে থাকা প্রয়োজন। এটি যাতে, প্রয়োজনে, তারা আলোচনাধীন সমস্যাগুলির সমাধানে জড়িত হতে পারে।
সচিবের কাজ হল বিভাগীয় প্রধানদের ব্যক্তিগত বিষয়ে কর্মীদের পরিকল্পিত অভ্যর্থনা সম্পর্কে স্মরণ করিয়ে দেওয়া, সেইসাথে কথোপকথনের গোপনীয়তা নিশ্চিত করা।
রিসেপশনের সময় ম্যানেজার যদি কোনো আবেদন বা অভিযোগের সমাধান করতে না পারেন, তাহলে সেগুলো লিখিতভাবে বলা হয় এবং লিখিত আপিলের মতোই মোকাবিলা করা হয়।
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল দ্রুত, নম্রভাবে, সদয়ভাবে এবং তথ্যকে বিকৃত করার অনুমতি না দিয়ে কথা বলা। এটি করার জন্য আপনার প্রয়োজন:
বন্ধুত্বপূর্ণ হন - ফোনে হাসি "স্থানান্তর" হয়;
রিসিভারে সরাসরি কথা বলুন, স্পষ্টভাবে এবং খুব দ্রুত নয়, চিৎকার করবেন না - উচ্চস্বরে উচ্চারিত শব্দ, ফোনের মধ্য দিয়ে যাওয়া, কম বোধগম্য হয়ে ওঠে এবং ভয়েসটি নিজেই কম আনন্দদায়ক হয়;
বিরক্ত হওয়া অগ্রহণযোগ্য - এটি আন্তঃব্যক্তিক এবং ব্যবসায়িক যোগাযোগের নীতিশাস্ত্রের চরম লঙ্ঘন;
মনোযোগ সহকারে শুনুন;
কথোপকথককে নাম দিয়ে সম্বোধন করুন বা তার উপাধি (অধ্যাপক, ইত্যাদি) ডাকুন;
যদি একটি কথোপকথনে শহরের নাম, উপাধি বা অন্যান্য সঠিক নাম থাকে যা কান দ্বারা উপলব্ধি করা কঠিন, তবে সেগুলিকে সিলেবল বা এমনকি বানান দ্বারা উচ্চারণ করতে হবে।
উদাহরণ
একটি ব্যবসায়িক টেলিফোন কথোপকথনের শিষ্টাচারে যোগাযোগ সামঞ্জস্য করার জন্য স্টকে বেশ কয়েকটি সংকেত রয়েছে। উদাহরণ স্বরূপ:
"আপনি আমাকে কিভাবে শুনতে পারেন!"; "আপনি কি অনুগ্রহ করে এটি পুনরাবৃত্তি করবেন?"; "দুঃখিত, এটা শুনতে খুব কঠিন"; "দুঃখিত, আপনি যা বলেছেন তা আমি শুনিনি," ইত্যাদি।
টেলিফোন যোগাযোগে যা করবেন না:
বহিরাগত কথোপকথন আছে.
কিছু খাওয়া, কিছু পান করা, ধূমপান করা, কাগজের গুড়গুড়, চুইংগাম।
আপনার কথোপকথনকে বাধা দিন যদি এর কোন বিশেষ প্রয়োজন না থাকে।
ঘন ঘন কথোপকথনে বাধা দিন বা দীর্ঘ বিরতি নিন।
যখন আপনি ফোনে কোনও কথোপকথনকে বাধা দিতে বাধ্য হন, তখন রিসিভারটিকে আপনার বুকে চাপবেন না যাতে অন্য ব্যক্তিকে তার জন্য যা উদ্দেশ্য নয় তা শোনার সুযোগ না দেয় - আপনার হাত দিয়ে রিসিভারটি ঢেকে রাখা ভাল বা নিঃশব্দ কী ব্যবহার করুন।
হ্যান্ডসেটটি সশব্দে একটি শক্ত পৃষ্ঠে রাখুন। গোলমাল বাড়ে এবং বেশ অপ্রীতিকর হয়ে উঠতে পারে।
আচমকা ফোন কেটে দিন, রিসিভারে ক্লিক করুন, রিসিভারে কাশি। হঠাৎ করে ফোন ঝুলিয়ে রাখা দরজা ধাক্কা দেওয়ার মতই।
কথোপকথককে অপেক্ষা করতে বাধ্য করা, উদাহরণস্বরূপ, তাকে দীর্ঘ সময়ের জন্য কারও সাথে সংযুক্ত করে। তাকে সতর্ক করুন যে আপনাকে অপেক্ষা করতে হবে। আপনি তাকে আবার কল করার প্রস্তাব দিতে পারেন বা একটি সময়ে সম্মত হয়ে নিজেই এটি করতে পারেন।
খুঁজে বের করুন: "এ আপনার ফোন নাম্বার কত?",আপনি যদি ভুল জায়গায় থাকেন। আপনি স্পষ্ট করতে পারেন: "এই সংখ্যাটি কি এতই...?", একটি নেতিবাচক উত্তর শোনার পরে, ক্ষমাপ্রার্থী এবং হ্যাং আপ করুন।
22:00 এর পরে কল করুন যদি না এটির জরুরী প্রয়োজন হয় বা এই কলের জন্য পূর্ব সম্মতি না পাওয়া যায়। যদি বিষয়টি জরুরী হয়, দেরীতে কল করা গ্রহণযোগ্য, তবে যদি তারা পঞ্চম বা ষষ্ঠ সংকেতটির উত্তর না দেয় তবে আপনার ফোন বন্ধ করা উচিত এবং সেই দিন আবার কল করা উচিত নয়।
কলকারীকে জিজ্ঞাসা করুন: "কে ডাকছে?"যদি তারা আপনাকে কল না করে।
বাড়ির ফোন নম্বরে কল করুন, যদি না মালিক নিজেই আপনাকে এই নম্বরটি দেন এবং বলেন যে তিনি তাকে বাড়িতে কল করতে পারেন। সপ্তাহান্তে এবং ছুটির দিনে বাড়ির নম্বরগুলিতে ব্যবসায়িক কলগুলি এড়ানো উচিত।
একটি সেল নম্বরে কল করার সময়, মনে রাখবেন যে কথোপকথনটি নিয়মিত ব্যবসায়িক কলের চেয়েও সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত, যেহেতু ট্যারিফ সাধারণত বেশ বেশি হয়৷
একটি সাধারণ নিয়ম হিসাবে, আপনার সকাল 8 টার আগে বা 11 টার পরে কল করা উচিত নয়।
সবচেয়ে বড় লঙ্ঘন হল আপনার কল প্রত্যাশিত সময়ে কল ব্যাক না করা। যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনাকে কল ব্যাক করতে হবে।
যে ব্যক্তি আপনাকে কল করতে বলেছে তাকে যদি আপনি কল করেন এবং তিনি সেখানে না থাকেন বা আসতে না পারেন, তাহলে তাকে বলুন যে আপনি ফোন করেছেন। তারপরে আপনাকে আবার কল করতে হবে বা কখন এবং কোথায় আপনাকে সহজেই পাওয়া যাবে তা তাদের জানাতে হবে।
টেলিফোনের সাথে কাজ করার সময় সচিবের কাজগুলি:
ম্যানেজারকে এমন কল থেকে রক্ষা করুন যা সরাসরি তার সাথে সম্পর্কিত নয়;
সচিব স্বাধীনভাবে তার যোগ্যতার মধ্যে কিছু সমস্যা সমাধান করতে পারেন বা ম্যানেজারকে বিভ্রান্ত না করে অন্য বিশেষজ্ঞদের কাছে কল ফরওয়ার্ড করতে পারেন;
সেক্রেটারিকে দৃঢ়ভাবে ব্যক্তি ও সংস্থার চেনাশোনা জানতে হবে যাদের সাথে ম্যানেজারকে যে কোনো সময় সংযুক্ত করা উচিত।
সচিবের মনে রাখার নিয়ম:
ঘন ঘন ফোন কল কোম্পানির সাফল্যের একটি সূচক, এবং তাদের যথাসম্ভব আন্তরিকভাবে গ্রহণ করা উচিত।
কথোপকথক সচিবের সাংস্কৃতিক ও বৌদ্ধিক স্তর সম্পর্কে, উত্তরগুলির বিষয়বস্তু এবং তার কণ্ঠের শব্দের উপর ভিত্তি করে তার পেশাদারিত্ব সম্পর্কে ধারণা পান - যদি তিনি একটি মনোরম, সু-উত্পাদিত মহিলা কণ্ঠস্বর এবং ভদ্র শব্দ শোনেন তবে তার কল্পনা অবিলম্বে একটি মনোরম মহিলার ইমেজ তৈরি করে, এবং তদ্বিপরীত, অভদ্র স্বর, অশ্লীল বাক্যাংশগুলি একটি নেতিবাচক চিত্র তৈরি করে।
আপনার কর্তৃত্ব অতিক্রম করবেন না এবং ফোনে খোলামেলা হবেন না। আপনি এই বলে আপনার কর্তৃত্ব অতিক্রম করা থেকে নিজেকে রক্ষা করতে পারেন: "এই সমস্যাটি আমার যোগ্যতার মধ্যে নেই", "আপনাকে এই সমস্যাটি নিয়ে পরিচালকের সাথে কথা বলতে হবে"ইত্যাদি
টেলিফোন যোগাযোগের সবচেয়ে বড় অসুবিধা হল উদাসীনতা। যে কেউ ব্যবসায় আগ্রহী নয় তারা পর্যাপ্তভাবে তাদের কোম্পানির প্রতিনিধিত্ব করতে সক্ষম হবে না।
কর্মক্ষেত্রে, ফোনটি ন্যূনতম সময়ের জন্য ব্যস্ত থাকা উচিত। যখন এটি অতিক্রম করা কঠিন, এটি একজন সচিবের কাজের একটি খারাপ বৈশিষ্ট্য।
লাইন বিলম্ব সমান হারানো ডিল
