Portalda reklama

Shaxsiy masalalar bo'yicha uchrashuvni tayyorlash. Shaxsiy masalalar uchun tashrif buyuruvchilarni qabul qilish. Mehmonlarni qabul qilish qoidalari

Mehmonlarni qabul qilish ko'plab menejerlar uchun biroz qiyinchilik tug'diradi. Mehmonlarni qabul qilish ko'pincha boshqa faoliyatga qaraganda ko'proq vaqt talab etadi. Mehmonlarni qabul qilish ularning menejer bilan uchrashuvidan boshlanadi. Qabul qilishning xususiyatiga va tashrif buyuruvchining darajasiga qarab, qabulxona rahbari o'z xatti-harakati uchun bir nechta variantni tanlashi mumkin.

  • 1) Menejer tashrif buyuruvchini stolida o'tirganda qabul qiladi. U salomni qaytaradi va sizni o'z stoli oldida o'tirishga taklif qiladi. Ushbu uslub asosan rasmiy muloqotda qo'llaniladi. Bu erda qabul qilish vaqti, muloqotning tabiati va uning natijalari menejerning o'zi tomonidan belgilanadi.
  • 2) Mehmon kiradi, menejer uning salomiga javob beradi, stoldan chiqib, uni kollegial ish joyiga taklif qiladi va uning qarshisiga o'tiradi. Bu aloqaning yarim rasmiy shakli. U axborot almashish huquqining tengligi bilan tavsiflanadi. Uchrashuv vaqti har ikki tomonning o'zaro kelishuvi bilan belgilanadi.
  • 3) Mehmon kiradi, menejer uning markazida, u bilan salomlashadi va uni kofe stolidagi stulga o'tirishga taklif qiladi. Bu muloqotning do'stona shakli: to'liq ochiqlik, do'stona munosabat, e'tiborga tayyorlik.

Menejerga tashrif buyuruvchilarning tashrifi turli holatlarda sodir bo'ladi. Ba'zilar nimanidir bilishni xohlashadi, boshqalari maslahatga muhtoj, boshqalari nimadir haqida gapirishni xohlashadi. O'zingizni e'lon qilinmagan va keraksiz tashrif buyuruvchilardan ajratish uchun siz ularning oqimini boshqarishingiz kerak. Bunday boshqaruvning juda samarali usuli nemis professori Lotar J. Seiwert tomonidan taklif qilingan.

Bu olim har qanday odam haftaning istalgan kunida, balki kunning istalgan vaqtida rahbar bilan shaxsan yoki telefon orqali muloqot qilishiga da’vo qila olsa, buni arzon dabdaba deb hisoblaydi. U quyidagi dastur yordamida tashrif buyuruvchilarni fextavonie qilishni taklif qiladi:

  • - kotibingizga belgilangan muddatlar va sanalarni muvofiqlashtirish va ularga rioya qilish bo'yicha ko'rsatmalar bering; uni oldindan muvofiqlashtirishga ruxsat bering;
  • - kotibingizning stolidan o'ziga xos to'siq sifatida foydalaning;
  • - umumiy ish vaqtini belgilang va kotibga tashrif buyurish uchun kerakli vaqt sabablarini so'rashni buyuring, shunda siz tayyorgarlik ko'rishingiz mumkin.
  • - alohida xodimlar uchun maxsus ish vaqtini joriy etish.

Tashrif buyuruvchilar rejalashtirilishi va ularni kutib olishga tayyorlanishi kerak. O'zingizdan so'rang, siz mezbonlik qilmoqchi yoki taklif qilmoqchi bo'lgan tashrif buyuruvchi bilan suhbatingiz qanday maqsadga xizmat qilishi kerakligini yodda tuting. Uning mohiyati bo'yicha suhbatga tayyorgarlik ko'rishingiz kerak kerakli hujjatlarni tayyorlang;

Suhbatdoshingizning mumkin bo'lgan dalillari va e'tirozlarini sozlang. Mehmonlarni qabul qilayotganda, birinchi navbatda, ularning tashrifining maqsadini bilib olishga harakat qiling va uning davomiyligini darhol belgilang: suhbat, qoida tariqasida, sizning ixtiyoringizda bo'lgan vaqtgacha davom etadi. Mehmon bilan suhbatni boshlaganingizda, so'rovning mohiyatini tushunishga harakat qilishingiz va u sizdan nimani xohlashini tushunishingiz kerak.

Mehmon oldida o'z obro'ingizni oshirishning birinchi va asosiy sharti - unga nisbatan hurmatli munosabat. Ammo bitta ajralmas shart bilan hurmat samimiy bo'lishi kerak. Mehmon har doim yolg'onni his qiladi. Ba'zi hollarda, mehmon bilan ziddiyat yuzaga keladi. Uning sababi bo'lishi mumkin:

  • 1. har qanday muhim ma'lumotni noaniqlik yoki yashirish;
  • 2. tashrif buyuruvchining shaxsiy qadr-qimmatini kamsitish, uning manfaatlarini mensimaslik, takabburlik, kuch yoki tahdidning namoyon bo'lishi;
  • 3. qo‘pol xatti-harakati yoki mehmonning qo‘polligiga munosabat;
  • 4. tashrif buyuruvchining kutilgan umidlari bilan nomuvofiqlik, mas'uliyat va imkoniyatlarni talqin qilishda noaniqlik;
  • 5. beparvolik, e’tiborsizlik;
  • 6. uchrashuvni uzoq kutish yoki uzoq vaqt davomida "azoblardan o'tish".

Iloji bo'lsa, bularning barchasidan qochishga harakat qiling.

Xodimlar orasidan tashrif buyuruvchilarni qabul qilish ancha oson, birinchi navbatda ularning tashriflarini nazorat qilish osonroq. Bundan tashqari, mumkin bo'lgan tashrifning sabablari ko'pincha oldindan ma'lum.

Biroq, eng yaxshi narsa, xodimingizni qat'iy belgilangan qabul soatlari va tashrif buyuruvchilar uchun yopiq soatlarga ko'niktirishdir. Shuning uchun, ular uchun maxsus ish vaqtini belgilang, ular bilan ma'lum vaqt davomida to'plangan hamma narsani muhokama qilishingiz mumkin. Shuningdek, yuzaga keladigan tezkor va boshqaruv masalalariga oydinlik kiritish uchun muntazam qisqacha tezkor uchrashuvlar o'tkazilishi kerak.

Mehmon bilan har qanday suhbat bir nuqtada tugashi kerak. Agar tashrif buyuruvchining o'zi suhbatni yakunlashni istamasa, quyidagi ko'proq yoki kamroq muloyim usullardan (vaziyatga qarab) foydalanishga harakat qiling:

  • - umumlashtiruvchi yoki yakunlovchi fikrlarni bildirish;
  • - suhbatning ish qismini bo'sh suhbatga o'tish orqali tugatish;
  • - qo'l soatingizga qarang yoki dasturlashtirilgan signal tovushini chiqaring;
  • - zerikkaningizni ko'rsatish;
  • - o'rningizdan turing;
  • - mehmonni eshikgacha kuzatib boring;
  • - tashrif buyuruvchi suhbatni davom ettirayotganda qog'ozlaringizni o'qishni boshlang;
  • - munozara paytida biroz baquvvatroq va shoshqaloqroq gapiring;
  • - Suhbatni to'xtatish va keyingi muddatni eslatish uchun kotibingiz bilan kelishib oling;
  • - suhbatdan oldin va uning tugashidan oldin tashrif buyuruvchiga sizni boshqa tashrif buyuruvchilar kutayotgani va vaqtingiz cheklanganligi haqida xabar bering.

Qabul qilish kotibning eng muhim vazifalaridan biridir.

Kotib tashrifchilarni kutib olishi, muloyim va do'stona munosabatda bo'lishi kerak, bu uchrashuvning samaradorligini ta'minlash yoki qiyin vaziyatlarni hal qilish uchun.

Uning xatti-harakati, aniqligi va savollarga javoblarining to'liqligi butun tashkilotning birinchi g'oyasini tashkil qiladi. Professional kotib odamlar bilan samarali muloqot qila olishi va menejerlar va tashrif buyuruvchilar o'rtasida ishonchli vositachi bo'lishi kerak.

Qoidaga ko'ra, tashrif buyuruvchilar kotibning hisobotidan keyin menejerning kabinetiga kirishadi.

Ko'pincha tashrif buyuruvchi kotibga u haqida kerakli ma'lumotlarni o'z ichiga olgan tashrif qog'ozini berib, o'zini tanishtiradi. Mehmonni o'tirishga taklif qilish va uning kelishi e'lon qilinmaguncha kutish kerak.

Qabulni tashkil etish tashrif buyuruvchilar toifasiga bog'liq.

Qabul qilish (oldindan kelishilgan yoki rejalashtirilmagan) quyidagi turlarga bo'linishi mumkin:

· xodimlarni dolzarb masalalar bo'yicha qabul qilish;

· shaxsiy masalalar bo'yicha xodimlarni qabul qilish;

· boshqa tashkilotlardan tashrif buyuruvchilarni qabul qilish;

· tayinlangan ishchilarni qabul qilish;

· delegatsiyalarni qabul qilish.

Xodimlarni dolzarb masalalar bo'yicha qabul qilish

Tashkilot xodimlarini dolzarb masalalar bo'yicha qabul qilish uchun buning uchun soat va kunlarni belgilash tavsiya etiladi - bu menejerning ish kunini oqilona rejalashtirishning birinchi sharti. Kotib joriy masalalar bo'yicha ish vaqtini tashkilotning barcha xodimlari e'tiboriga etkazishi kerak.

Qabulga kelgan xodimlar ism va otasining ismi bilan murojaat qilishlari kerak, buning uchun kotibda tashkilotning barcha xodimlarining ism-sharifi (ismi va otasining ismi bilan) bo'lishi kerak.

Qabulga kelgan tashkilot xodimlari haqida menejerga telefon orqali xabar berishingiz mumkin.

Ko'pincha mehmonlar boshqa xodimlar tomonidan hal qilinishi mumkin bo'lgan masalalar bo'yicha menejerga borishadi va kotib bunday uchrashuvni tashkil qilishi kerak.

Mehmonni qabul qilishda kotibning o'zi barcha telefon qo'ng'iroqlariga javob beradi va ularni rahbar o'rinbosarlariga yo'naltiradi.

Qabul paytida qabul qilish bilan bog'liq bo'lmagan xodimlar menejerning kabinetiga kiritilmasligi kerak. Bunday holda, ular menejer o'rinbosarlariga yuboriladi yoki menejer bo'sh bo'lgan va ularni qabul qilishi mumkin bo'lgan vaqt chaqiriladi.

Suhbat oxirida va qaror qabul qilinadi, menejer o'zi yozadi yoki kotibga suhbat natijalarini tegishli jurnalga yozishni buyuradi.

Shaxsiy masalalar bo'yicha xodimlarni qabul qilish

Shaxsiy masalalar bo'yicha uchrashuv paytida qabul jurnali (kitobi) yuritiladi, unda quyidagilar qayd etiladi:

· qabul qilingan sana;

· qabulga kelgan xodimning familiyasi, ismi, otasining ismi;

· murojaatni ko'rib chiqish natijalari.

Agar tashrif buyuruvchilar ko'p bo'lsa, ularning yozuvlari ro'yxatga olish va nazorat kartalarida saqlanadi.

Boshqa tashkilotlardan tashrif buyuruvchilarni qabul qilish

Boshqa tashkilotlarning xodimlarini qabul qilganda, salomlashgandan so'ng, siz quyidagilarni bilib olishingiz va yozishingiz kerak:

· familiyasi, ismi, otasining ismi;

· u vakillik qiladigan tashkilot va uning pozitsiyasi;

· qaysi masala bo'yicha;

· uchrashuv vaqti belgilanganmi yoki yo'qmi.

Kotib boshqa tashkilotlardan kelgan mehmonlarni qabul qilish uchun oldindan tayyorgarlik ko'radi. Uchrashuv vaqti kelishilgan va tashrif buyuruvchi va menejer uchun qulay bo'lishi kerak. Kotib yig'ilishda hal qilinadigan masala haqida menejerni oldindan xabardor qilishi kerak.

Bir qator tashkilotlar, xususan, davlat tashkilotlari tashrif buyuruvchilar haqidagi ma'lumotlarni maxsus jurnalda oldindan yozib olish amaliyotini qo'llagan.

Agar tashrif buyuruvchi oldindan belgilanmagan holda kelgan bo'lsa, kotib uni menejerga xabar berish yoki boshqa uchrashuv sanasiga tayinlash to'g'risida qaror qabul qilishga haqli.

Agar tashrif buyuruvchi kelgan menejer yo'q bo'lsa, uni boshqa vakolatli xodim qabul qilishi kerak.

Ishga qabul qilingan ishchilarni qabul qilish

Ishga yuborilgan ishchilarni qabul qilishni tashkil qilishda kotib tashrif oldindan kelishilgan yoki yo'qligini aniqlashi va tashrif buyuruvchi qaysi masala bo'yicha kelganligini aniqlashi kerak.

Kotib sayohat guvohnomasini qayd qiladi, agar kerak bo'lsa, mehmonxonada joylashtirishda yordam beradi va kerakli odamlar bilan uchrashuvlar tashkil qiladi.

Agar delegatsiya qabulga kelgan bo'lsa, kotib unga hamroh bo'ladigan xodimni tayinlash uchun oldindan g'amxo'rlik qilishi kerak.

  • < Назад
  • Oldinga >

Kotibning ish tavsifida, vazifalar bo'limida, albatta, kotib tashrif buyuruvchilarni qabul qilishi kerakligi haqida band bor. Shunday qilib, muassasa, tashkilot, shakl, ularning mulkchilik shaklidan, bo'ysunishidan va boshqalarning faoliyat doirasidan qat'i nazar. Har bir kotib muayyan faoliyat turi bilan bog'langan. Kotibning vazifalariga qabul jadvalini tuzish kiradi.

Har bir tashkilotda menejer tashrif buyuruvchilarni qabul qilish kunlari va soatlarini belgilaydi. Uchrashuvni tayinlashdan oldin, kotib tashrif buyuruvchi to'g'ri manzilga murojaat qilganligiga ishonch hosil qilishi kerak. Muammo nima ekanligini bilib oling va muammoni bir tashrifda hal qilishga harakat qiling. Uchrashuv odatda oldindan tuziladi va tegishli bo'limlar tashrif buyuruvchilarni qabul qilish jurnalida to'ldiriladi, unda quyidagi bo'limlar mavjud:

  • bo'linish sanasi
  • tashrif buyuruvchining familiyasi, ismi va otasining ismi;
  • uning manzili;
  • savolning mohiyati;
  • qabulxona xodimining familiyasi;
  • masalani ko'rib chiqish natijalari.

    • Jurnal shakli bilan bir qatorda, tashrif buyuruvchilar ko'pincha ro'yxatga olish va nazorat kartalarida qayd etiladi. Texnik jihatdan bu shakl qulayroqdir: siz qabul qilish ketma-ketligini osongina o'zgartirishingiz mumkin va tahlil paytida eng ko'p uchraydigan muammolarni va ularni hal qilish shakllarini aniqlang. Hozirgi vaqtda tashrif buyuruvchilarni ro'yxatga olish elektron shaklda ko'proq amalga oshirilmoqda. Qabul qilish vaqtini shartli intervallarga bo'lish tavsiya etiladi, ba'zi bir marj bilan.

    Kotib lavozim tavsifida ko'rsatilganidek, rahbar kim bilan uchrashishi kerakligini va uning o'rinbosarlari yoki boshqa mas'ul xodimlarga kimlar yuborilishi mumkinligini aniqlashga haqli. Bundan tashqari, kotib tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni ular kelgan masalalarning muhimligini hisobga olgan holda tartibga soladi: ba'zi masalalar birinchi navbatda hal qilinishi kerak, boshqalari esa shoshilinch ravishda hal etilmasligi mumkin.

    Mehmonlarni qabul qilish bilan bog'liq ishlarda kotibning yaxshi niyat, xushmuomalalik va xushmuomalalik kabi fazilatlari ayniqsa muhimdir. Barcha tajribali kotiblar, qoida tariqasida, tashrif buyuruvchilar ro'yxatini tuzish bosqichida, undagi ma'lumotlarga asoslanib, ma'lum bir odamning tashqi ko'rinishi bilan bog'liq keskin vaziyatlarni oldindan ko'ra oladilar. Kotiblar hozirda o'z ishlarini batafsil rejalashtirishga va mavjud tajribani qo'llashga harakat qilishadi.

    Misol uchun, hayajonlangan mehmonni tinchlantirish kerak emas, chunki bu faqat keskinlikni oshirishi mumkin. Bunday vaziyatda unga chinakam e'tibor va samimiy hurmat ko'rsatish tavsiya etiladi. Maslahat yoki yashirin iltifot izlash tashrif buyuruvchini tinchlantirishga yordam beradi. Mehmonlarni qabul qilishda ochiq ziddiyatli vaziyatlarning sabablari unga nisbatan hurmatsizlik, uning manfaatlarini e'tiborsiz qoldirish, qo'pol xatti-harakatlar, uzoq kutish bo'lishi mumkin.

    Mehmonlarni qabul qilish texnologiyasini ko'rib chiqayotganda, kotib o'zi uchun muhim qoidani eslab qolishi kerakligini ta'kidlash kerak: barcha tashrif buyuruvchilar menejerning kabinetiga faqat kotib hisobotidan keyin kirishlari mumkin.

    Kotib muhim tashrif buyuruvchilar haqida shaxsan hisobot berishi kerak. Mehmondan kutishni so'rab, eshikni yarim yopgancha menejerning kabinetiga kiradi va qabul qilishni kutayotgan mehmon haqida xabar beradi. Tashrif buyuruvchi haqida xabar berishda quyidagilarni aniq ko'rsatish kerak:

    • Familiyasi, ismi, otasining ismi;
    • Lavozim yoki manzil;
    • Mehmon kelgan savol.
    • U yoki uning tashrif qog'ozi haqidagi ma'lumotlar yozuvini topshirish tavsiya etiladi.

      • Agar menejer tashrif buyuruvchini qabul qilishga tayyor bo'lsa, u holda kotib tashrif buyuruvchini kirishga taklif qiladi. Shu bilan birga, ofis eshigi keng ochiladi va kotiba uni ushlab, o'tish uchun joy beradi. Mehmon ofisga kirgandan so'ng, kotiba eshikni mahkam yopadi, lekin taqillatmasdan.

      O'z muassasasi xodimlarini dolzarb masalalar bo'yicha qabul qilishda kotib quyidagilarga majburdir:

      • Menejerga istalgan vaqtda kirish huquqiga ega bo'lgan odamlar doirasini bilib oling va ularni to'siqsiz o'tkazishga ruxsat bering;
      • dolzarb masalalar bo'yicha muassasa ish soatlarining barcha xodimlari e'tiboriga havola etish;
      • Tashrif muddatini aniqlang va bu haqda tashrif buyuruvchini ogohlantiring;
      • Menejerga interkom yoki mahalliy telefon orqali tashrif buyuruvchi haqida xabar bering.

      Qabul qilish tartibi to'g'risidagi ma'lumotlar ko'rinadigan joyda joylashgan: kichik e'lon ko'rinishida yoki kotib tashrif buyuruvchilarni qabul qilish kunlari va vaqtlarini ko'rsatadigan qabulxona eshiklarida stol osib qo'yilganligiga ishonch hosil qiladi. Menejerning iltimosiga ko'ra, kotib menejerga va tashrif buyuruvchilarga, delegatsiya a'zolariga choy yoki kofe tayyorlash va berish imkoniyatiga ega bo'lishi kerak.

      Idishlar mukammal toza bo'lishi kerak, choy yoki qahva qabulxonada tayyorlanishi kerak, keyin stakanlarga quyiladi va laganda ustidagi menejerning ofisiga keltiriladi. Odatda, tashrif buyuruvchilar lagandadan stakanlarni o'zlari olishadi.

      Mehmonlar kelganidan keyin kofe va choy kofe idishlarida ofisga keltirilsa va ularning huzurida quyilsa, kelishidan oldin stol ustidagi mehmonlar soniga qarab stakanlarni tartibga solishingiz mumkin. Stolda albatta salfetkalar bo'lishi kerak.

      Kofe va choy odatda kek, pechene va shirinliklar bilan birga beriladi. Shuningdek, stolga tashrif buyuruvchilar soniga ko'ra mineral suv va stakanlarni va shishalarni ochish uchun kalitni qo'yishingiz mumkin.

      www.sekret-gorn.narod.ru

      10. TAHMONLARNI QABUL QILISHI VA FUQAROLARNING YOZMA MUROJAATLARI BILAN ISHLATISHNI TASHKIL ETISh.

      10.1 Qabulni tashkil etish

      Mehmonlarni qabul qilish kotibning eng muhim vazifalaridan biridir. Korxona (muassasa) haqidagi birinchi taassurot aynan qabulni tashkil etish darajasidan kelib chiqadi. Kompaniya (kichik muassasa) kotibi unga murojaat qilganlarning barchasini qabul qilishni tashkil etish uchun javobgardir. Rahbarning kotibi tashrif buyuruvchilarni rahbariyat tomonidan qabul qilinishini tashkil qiladi.

      Avvalo, siz tashrif buyuruvchida yaxshi taassurot qoldirishi kerak bo'lgan qabulxonaga g'amxo'rlik qilishingiz kerak, chunki qabul qilish zonasi kompaniya (tashkilot, muassasa) bilan birinchi aloqa joyidir. Qabul qilish maydoni etarlicha keng bo'lishi kerak, ichki makon yaxshi tashkil etilgan, kutish joylari, kerakli e'lonlar va iloji bo'lsa, kompaniyaning yo'nalishini tavsiflovchi mahsulotlar bo'lishi kerak.

      Kotib tashrifchilarni kutib olishi, muloyim va do'stona munosabatda bo'lishi kerak, bu uchrashuvning samaradorligini ta'minlash yoki qiyin vaziyatlarni hal qilish uchun. Uning samimiyligi, ravshanligi va savollarga javoblarining to'liqligi butun kompaniya haqida birinchi taassurotni shakllantiradi. Qabulni tashkil etish tashrif buyuruvchilar toifasiga bog'liq:

      Tashkilotingizning 1 nafar xodimi;

      Boshqa tashkilotlarning 2 xodimi:

      A. oldindan kelishuv bo'yicha;

      b. birdan yetib keldi.

      Qiziqarli savollarga 3 mehmon.

      Hamma hollarda kotiba birinchi navbatda yangi kelganni iliq kutib oladi.

      Kotib menejerga o'z ish kunining rejasini amalga oshirishda yordam berganligi sababli, unga ko'pincha menejer kim bilan uchrashishi va kimni boshqa mansabdor shaxslarga topshirishi mumkinligini, qaysi masalalarni shoshilinch, ustuvor hal qilish va e'tiborga olish kerakligini aniqlash huquqi beriladi. menejer.

      Menejer bilan ziyofat tashkil qilganda, kotib istalgan vaqtda unga kirish huquqiga ega bo'lgan shaxslarni bilishi va ularga erkin ruxsat berishi kerak.

      Tashkilotning qolgan xodimlarini dolzarb masalalar bo'yicha qabul qilish uchun qabulxonaga kelgan xodimlarning ismlari va otasining ismi bilan murojaat qilishlari kerak bo'lgan menejerning ish kunini oqilona rejalashtirish uchun asos bo'lgan vaqt va kunlarni belgilash tavsiya etiladi qaysi kotib tashkilotning barcha xodimlarining familiyalari (ismi va otasining ismi bilan) ro'yxati (katalog) bo'lishi kerak.

      Boshqa tashkilotlarning xodimlarini qabul qilganda, salomlashgandan so'ng, siz quyidagilarni bilib olishingiz va yozishingiz kerak:

      ♦ familiyasi, ismi, otasining ismi;

      ♦ vakili bo'lgan tashkilot va uning pozitsiyasi;

      ♦ qaysi masala bo'yicha;

      ♦ uchrashuv vaqti belgilanganmi yoki yo'qmi.

      Bugungi kunda tashrif buyuruvchi kotibaga u haqida kerakli ma’lumotlarni o‘z ichiga olgan tashrif qog‘ozini berib, ko‘pincha o‘zini tanishtiradi. Mehmondan o'tirib, uning kelishi e'lon qilinmaguncha kutishni so'rash kerak.

      Tashrifning maqsadi bo'lgan muammoni aniqlab, kotib darhol tashrif buyuruvchini ushbu muammo bilan shug'ullanadigan muayyan xodimga yo'naltirishi mumkin.

      Agar tashrif buyuruvchi menejer tomonidan qabul qilingan bo'lsa, u haqida ma'lumot bilan vizitka yoki yozuvni topshirish orqali xabar qilinadi. Ba'zan kotib suhbat uchun zarur bo'lgan hujjatlarni tanlaydi va menejerga topshiradi.

      Agar mehmonni qabul qilishda kechikish bo'lsa, undan kutish va gazeta, jurnal va broshyuralarni ko'rish so'raladi. Uchrashuv vaqti belgilangan bo'lsa va menejer band bo'lsa, kotib xushmuomalalik bilan kechirim so'rashi, kechikish sababini tushuntirishi, uchrashuv qaysi vaqtda qoldirilishini ko'rsatishi yoki tashrif uchun boshqa kunni kelishib olishi kerak.

      O'z xohishiga ko'ra, kotib kutayotgan mehmonga choy yoki qahva taklif qilishi mumkin.

      Agar kutilmagan holatlar (rahbarning kasalligi, xizmat safari, shoshilinch qo'ng'iroq va h.k.) tufayli uchrashuvni kechiktirish oldindan ma'lum bo'lsa, tashrif buyuruvchi bilan bog'lanish, uni xabardor qilish va uchrashuvni tayinlash vaqtini kelishish kerak. qoldirildi.

      Har bir tashrif buyuruvchi, uning rasmiy lavozimidan qat'i nazar, xabar qilinishi kerak. Qabulga kelgan tashkilot xodimlariga telefon orqali xabar berish mumkin. Qabulga boshqa tashkilotlardan kelganlar rahbarga familiyasi, ismi, otasining ismi, lavozimi, korxonasi (tashkiloti) aniq ko‘rsatilgan holda tanishtiriladi va ularga tashrif qog‘ozi yoki u to‘g‘risidagi ma’lumotlar qayd etiladi.

      Jo'natilgan ishchilarni qabul qilish o'ziga xos xususiyatlarga ega. Bunday holda, kotib mehmonxonada joylashtirishda yordam berishi, sayohat guvohnomasini belgilashi va kerakli hujjatlarni tanlashi mumkin.

      Rahbar yo'q bo'lganda, kotib hal qilinayotgan masalaga qarab, tashrif buyuruvchini o'z o'rinbosarlariga yuborishi mumkin. Barcha holatlarda kotibning vazifasi tashrif buyuruvchini ushbu masalalar bilan shug'ullanadigan xodimga yo'naltirish va menejerni keraksiz hiyla-nayranglardan qutqarishdir.

      Fuqarolarni shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilish tartibi biroz boshqacha.

      Shaxsiy qabul qonun hujjatlariga muvofiq tashkilot rahbarlari, ularning o‘rinbosarlari yoki mas’ul xodimlari tomonidan amalga oshiriladi;

      Fuqarolarni qabul qilishni puxta tashkil etish kerak. Avvalo, qabul qilish joyi va vaqti belgilanadi. Fuqarolar har doim qabul qilinadigan kunlar va soatlar belgilanishi kerak. Qabul qilish tartibi haqidagi ma'lumotlar ko'rinadigan joyga joylashtiriladi. Shu bilan birga, ishdan bo'sh kechki vaqt ham ta'minlanadi. Har hafta tashrif buyuruvchilarni qabul qilish eng qulaydir.

      Qabul bepul kirish imkoniyati bo'lgan xonada bo'lib o'tadi. Zarur hollarda rahbarlarning aholini qabul qilish joyiga tashriflari tashkil etiladi.

      Qabul qilish xonasi yaxshi jihozlangan bo'lishi kerak, stullar va stol bo'lishi kerak, unda so'rovlar yozma ravishda amalga oshirilishi mumkin. Qog'oz va qalamlar bo'lishi kerak. Ko'pincha yuboriladigan muassasa va tashkilotlarning arizalari, manzillari va telefon raqamlari ko'rsatilgan "jim sertifikatlar" dan keng foydalanish tavsiya etiladi.

      Shaxsiy qabul paytida menejerga tashrif buyuruvchilarni kutib oladigan va ularni ro'yxatga oluvchi kotib yordam beradi.

      Kotibning do'stona munosabati, e'tibori, xushmuomalaligi va yordami ko'p jihatdan qabulxonaning atmosferasini belgilaydi.

      Fuqarolarni shaxsiy qabul qilishda qabul jurnali (daftarchasi) yuritiladi, unda quyidagilar qayd etiladi: qabul sanasi, qabulga kelgan shaxsning familiyasi, ismi, otasining ismi, uning manzili, masalaning mohiyati. , qabulxona xodimining familiyasi va murojaatni ko'rib chiqish natijalari. Agar ish hajmi katta bo'lsa, bunday ro'yxatga olish ro'yxatga olish va nazorat kartalarida amalga oshiriladi. Agar ariza yoki shikoyatni rahbar qabul paytida hal qila olmasa, ular yozma ravishda bayon qilinadi va yozma so'rov sifatida ko'rib chiqiladi.

      Qabulni o‘tkazayotgan mansabdor shaxs tashrif buyuruvchiga, uning talab va talablariga nihoyatda e’tiborli bo‘lishi, suhbatni murojaatning mohiyatini, to‘g‘ri qaror qabul qilishga yordam beradigan holatlarni aniqlashga yo‘naltirishi kerak.

      Qabul yakunida fuqaroga murojaat bo‘yicha qabul qilingan qaror to‘g‘risida ma’lumot berilishi yoki masalani hal etish boshqa organning vakolatiga kirsa, ushbu organni aniqlashga ko‘maklashish, uning joylashgan joyi, telefon raqamlari va h.k.

      www.bibliotekar.ru

      Mehmonlarni qabul qilish qoidalari

      Shaxslararo munosabatlar, aloqa, aloqa sohalari inson dunyosining asosiy o'lchovlariga tegishlidir. Zamonaviy tsivilizatsiyalashgan yolg'izlik, individualizm, odamni, uning ongi va psixikasini manipulyatsiya qilishga doimiy urinishlar, munosabatlarning stereotiplari tufayli bu muammolar ayniqsa keskinlashadi.

      Ma'lumki, odamning boradigan joyi va hech kim bo'lmagani yomonroq. Buni rasmiy vazifalarni bajarishda va qabul qilish vaqtida tashrif buyuruvchilar bilan muloqot qilishda yodda tutishimiz kerak. Shunday qilib, agar siz rahbarlik lavozimini egallagan bo'lsangiz yoki ish yo'nalishiga majbur bo'lsangiz ham, siz o'zingiz ishlayotgan muassasa vakili ekanligingizni unutmasligingiz kerak.

      Og'zaki ishbilarmonlik muloqoti muammolari bo'yicha mutaxassislar 18 qabulni aniq tashkil etish uchun quyidagi fikrlarni hisobga olishni tavsiya qiladi:

      o. Qabullar jadvalini tuzing va uni barcha manfaatdor tomonlarga etkazing

      o. Qabul qilish jadvalini buzmang. Agar menejer qabul qilish vaqtida kela olmasa, tashrif buyuruvchilarni boshqa vakolatli shaxs qabul qilishiga e'tibor berish kerak.

      Rahbarning aybi bilan buzilgan qabul - bu e'tiborsizlik, bo'ysunuvchilarga hurmatsizlik, ustunlik ko'rinishidir.

      o. Mehmonlarni qabul qilish vaqtini qat'iy tartibga soling. Mehmonlar boshqa ishchilarni bezovta qilmasligi uchun kimga, qayerga va qaysi masalalarda murojaat qilish yaxshiroq ekanligi haqida xabarlarni joylashtirishga arziydi.

      o. Qabul qilish zonasini mos ravishda jihozlang: o'tirish mebellariga g'amxo'rlik qiling (ularning yo'qligi tashrif buyuruvchilarga e'tiborsizlik qiladi), yozuv materiallari bilan stol, qog'oz

      o. Kotib lavozimiga tashrif buyuruvchilarni qiziqtirgan ba'zi masalalarni mustaqil ravishda hal qila oladigan, kerakli karri va ma'lumotlarni tez va malakali tayyorlay oladigan malakali, diqqatli, yaxshi xulqli, to'g'ri shaxsni tayinlang.

      o. Ofisda va ish stolida mukammal tartibni saqlang, bu erda tashrif buyuruvchilarni qabul qilishda ruchka, bloknot, hujjatlar bo'lishi kerak.

      OFİSTORNING MEHMONLARNI QABUL QILISh QOIDALARI

      1. Qabul qilish soatlarida yaxshi kayfiyatda bo'ling va eng kichik tirnash xususiyati ko'rsatmang.

      2. Mehmon kirsa, xushmuomala bo‘l:. Stoldan turishingizga ishonch hosil qiling, salom ayting, mehmonni o'tirishga taklif qiling (o'tirmang), keyin o'zingiz o'tiring va suhbatdoshga suhbat uchun dalda beruvchi so'zlar bilan murojaat qiling:

      . Men haqiqatan ham diqqat bilan tinglayman. Iltimos gapiring. Qaysi masala haqida gapiryapsiz?

      3. Suhbatdoshni diqqat bilan, tushunish bilan tinglang. Agar bu vaqtda telefon jiringlasa, telefonni ko'tarmang va gaplashmang, chunki bu mijozlarning ovozini o'chiradi, keyin esa masalani yana tushuntiring.

      4. Vazminlik va mehribonlik ko'rsating: agar suhbatdosh to'xtata olmasa va bermasa, mijozlarni "jamning o'rtasida" to'xtatmang. Agar siz faqat bitta so'z aytsangiz, quyidagi og'zaki formulalar yordamida uning monologini dialogga aylantirishga harakat qilishingiz mumkin:

      . Keling, bir necha so'z aytaman. Men shunchaki ta'kidlamoqchiman Nima

      . Kechirasiz, bir zum to'xtang va nima deyishingizni unutmang, shuni ta'kidlashim kerak Nima

      . Agar suhbatdosh buni hisobga olmasa, u gapirmaguncha uni sabr va muloyimlik bilan tinglang va keyin suhbatni boshlang.

      5. Faqat me'yoriy lug'atdan foydalaning: kinoya, nafrat yoki salbiy baholar bilan bo'yalgan so'zlarni ishlatmang.

      6 tonna suhbat ishbilarmon, vazmin, xotirjam, sur'atli bo'lishi kerak - shoshilmasdan (lekin befarq emas)

      7. Agar muloqot holati imkon bersa, suhbat oxirida o'rnidan turing va mehmonni eshik oldiga olib boring va xayrlashing.

      Adolat, xushmuomalalik, to'g'rilik, bag'rikenglik, tashrif buyuruvchilarga hurmat ko'rsatish - bu amaldorning predikatidir. Ushbu axloqiy ko'rsatmalar muayyan huquqiy normalar shaklini olishiga ishonch hosil qiling, ularga rioya qilish tegishli harakatlarda ifodalanadi.

      TOMONCHILAR UCHUN QOIDALAR

      1. Kirish uchun ruxsat so'rang, salomlashing va ruxsatsiz o'tiring.

      2. Xushmuomalalik shakllari haqida unutmang:. Iltimos

      3. O'z so'rovingizni aniq, aniq va lo'nda ifodalang

      4 odobli, vazmin, to‘g‘ri bo‘l

      Oldingi MAZMUNI Keyingi

      uchebnikirus.com

      Mehmonlarni qabul qilishni tashkil etish

      Mehmonlarni qabul qilish kotibning eng muhim vazifalaridan biri bo'lib, uning samimiyligi, e'tibori, xushmuomalaligi va xushmuomalaligi ko'p jihatdan qabulxonaning atmosferasini belgilaydi.

      Kompaniya kotibi barcha tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qilish uchun mas'uldir va menejer kotibi mehmonlarni rahbariyat tomonidan qabul qilishni tashkil qiladi.

      Tashkilot xodimlarini qabul qilish

      Kotib menejerga o'z ish kunining rejasini amalga oshirishda yordam berganligi sababli, unga ko'pincha menejer kim bilan uchrashishi kerakligini va kimni boshqa mansabdor shaxslarga topshirish mumkinligini aniqlash huquqi beriladi; qanday masalalar zudlik bilan, ustuvor hal qilish va boshqaruv e'tiborini talab qiladi.

      Menejerni qabul qilishni tashkil qilishda kotib har qanday vaqtda unga kirish huquqiga ega bo'lgan shaxslarni bilishi va ularga erkin ruxsat berishi kerak. Tashkilotning qolgan xodimlarini joriy muammolarni hal qilish uchun qabul qilish uchun menejerning ish kunini oqilona rejalashtirish uchun asos bo'lgan soat va kunlarni belgilash maqsadga muvofiqdir. Qabulga kelgan xodimlar ism va otasining ismi bilan murojaat qilishlari kerak, buning uchun kotib tashkilotning barcha xodimlarining familiyasi (ismi va otasining ismi bilan) ro'yxatiga ega bo'lishi kerak.

      Tashkilot xodimlarini qisqacha dolzarb ish masalalari bo'yicha qabul qilish

      Har kuni har qanday kompaniyada tez hal qilishni talab qiladigan ko'plab ish muammolari paydo bo'ladi. Bu muammolarni bir necha daqiqada hal qilish mumkin va agar bo'ysunuvchi ularni menejer bilan muvofiqlashtirish imkoniga ega bo'lmasa, uning ishi sekinlashishi mumkin. Qisqacha operativ savollarga quyidagilar kiradi:

      ● biror narsa uchun og'zaki ruxsat olish (masalan, xodim xizmat mashinasidan foydalanishi mumkinligini bilishni xohlaydi);

      ● har qanday harakatlarni muvofiqlashtirish (masalan, xodimga etkazib beruvchilar bilan uchrashuv tashkil etish vazifasi yuklangan va u uchun uchrashuv vaqtini, ishtirokchilar ro'yxatini va zarur hujjatlar ro'yxatini kelishib olish muhimdir).

      ● qisqacha ma'lumot olish (masalan, topshiriqni bajarish uchun xodim tashkilotning koordinatalarini va menejerda mavjud bo'lgan u haqida qisqacha ma'lumotni olishi kerak);

      ● qisqacha ma'lumot berish (masalan, xodim muhim muzokaralar olib borgan va uning natijalari haqida darhol menejerga xabar berishni xohlaydi);

      ● hujjatlarni imzolash (to'lov topshiriqnomalari, buyruqlar, ko'rsatmalar, shartnomalar va boshqalar). Ammo hujjatlarni imzolash har doim ham tez jarayon emasligini unutmasligimiz kerak. Misol uchun, xodim "bir necha daqiqaga nimadir qilish kerak, faqat shartnoma imzolang" deb ishontiradi va keyin menejer bu shartnomani birinchi marta ko'rayotgani va imzolashdan oldin uni yaxshilab o'rganishi kerakligi ma'lum bo'ladi.

      Har qanday tashkilotda bo'ysunuvchilar nuqtai nazaridan shoshilinch echimlarni talab qiladigan muammolar mavjud. Biroq, agar har bir xodim bunday muammolar yuzaga kelganda menejerga murojaat qilsa, u holda menejerning barcha ish vaqti ularni hal qilishga sarflanadi. Shuning uchun dolzarb masalalar bilan tashrif buyuruvchilar oqimini to'g'ri tashkil etish muhimdir. Har bir kompaniya o'z echimini topishi kerak, buning uchun optimal, ammo xulosa qilish uchun siz quyidagilarni qilishingiz mumkin: barcha masalalar guruhlangan va har bir guruh bilan ishlash ma'lum bir tarzda tashkil etilgan.

      Har qanday qaror qabul qilishdan oldin menejer o'rganishi kerak bo'lgan hujjatlar loyihasi(buyruqlar, ko'rsatmalar, xatlar, shartnomalar loyihalari, reklama va axborot materiallari, eslatmalar) , Kotib ularni "Ko'rib chiqish uchun" papkasida to'playdi. Kun davomida bu hujjatlar kotibda to'planadi va menejer ularni birdaniga ish kunining oxirida yoki keyingi kunning boshida ko'rib chiqadi.

      Menejer kotibga hujjat shoshilinch ko'rib chiqilishini kutayotgani haqida xabar berishi mumkin - ijrochi hujjatni olib kelganida, kotib uni darhol menejerga topshiradi. Agar kompaniya ma'lumot almashish uchun elektron pochtadan foydalansa, ijrochilar hujjatlarni kotibga elektron pochta orqali yuboradilar. Shundan so'ng, kotib hujjatlarni chop etadi va ularni "Ko'rib chiqish uchun" papkasiga qo'yadi.

      Ba'zida xodimlar to'g'ridan-to'g'ri menejerga xat yuborishadi - bunday xabarlar menejerni tashriflar kabi chalg'itadi. Agar kompaniya katta bo'lsa, bu menejerning haddan tashqari yuklanishiga va o't o'chirish rejimida ishlashiga olib keladi. Bundan tashqari, ko'pchilik menejerlar hujjatlarni qog'ozda o'rganishni afzal ko'rishadi, darhol savollarni belgilash va sharhlar berish.

      Menejer allaqachon ko'rgan va tasdiqlagan, imzolashga tayyor bo'lgan hujjatlar, Kotib uni “Imzo uchun” papkasiga joylashtiradi. Rahbar ushbu hujjatlarni birdaniga imzolashi mumkin, buning uchun kunning o'rtasida (tushirish uchun) yoki kunning boshida va oxirida (ishlash yoki charchoq davri) 10-15 daqiqa vaqt ajratishi mumkin.

      Haqiqatan ham shoshilinch savollar telefon orqali hal qilinishi mumkin (agar siz hujjatlarni o'rganishingiz yoki imzolashingiz shart bo'lmasa). Bu sizga sezilarli vaqtni tejash imkonini beradi. Kotib xodimdan qanday savol borligini so'raydi va telefon orqali menejerga xabar beradi va menejer xodim bilan gaplashish yoki qilmaslik to'g'risida qaror qabul qiladi. Agar menejer gaplashmaslikka qaror qilsa, u savolni kimgadir (masalan, uning o'rinbosari) yuborishi yoki xodimdan savolni yozma ravishda qo'yishini va uni "Ko'rib chiqish uchun" papkasiga qo'yishini so'rashi yoki xodimdan so'rashi mumkin. boshqa vaqtda u bilan bog'laning.

      Yuqoridagi barcha guruhlar odatda barcha shoshilinch masalalarning taxminan 80% ni tashkil qiladi. Saralashdan so'ng, 20% muammolarni hal qilish uchun shoshilinch yig'ilishni talab qiladi.

      Mumkin variantlar

      Kotib va ​​menejerning birgalikdagi sa'y-harakatlari bilan siz xodimlarni asta-sekin savollarni to'plashga o'rgatishingiz va kuniga ko'pi bilan bir marta savollar ro'yxati bilan menejerga kelishingiz mumkin. Agar bunday yangilikni amalga oshirish mumkin bo'lsa, u menejerning ish yukini sezilarli darajada engillashtiradi. Bunday holda, ish kunining oxirida yoki boshida siz har bir bo'ysunuvchiga joriy muammolarni hal qilish uchun 10-15 daqiqa ajratishingiz mumkin. Ushbu jarayonni optimallashtirish uchun siz jadval yaratishingiz mumkin.

      Joriy ish masalalari bo'yicha qabul qilishning yana bir varianti - har qanday xodim (kotib tomonidan tartibga solinadigan ustuvorlik tartibida) menejerga kelishi va barcha muammolarni hal qilishi mumkin bo'lgan har bir kun uchun ma'lum vaqtni belgilashdir. Masalan, mashhur vaqt 13.00 dan 14.00 gacha (tushlik tanaffusdan keyin), chunki tushlikdan keyin engil intellektual faoliyat bilan shug'ullanish yaxshiroq ekanligi isbotlangan va hozirgi qisqa savollarni hal qilish ularga tegishli. Ushbu maqsadlar uchun soat 9:00 dan 10:00 gacha bo'lgan vaqt ham mos keladi, chunki xodimlar odatda ish kunining boshida shoshilinch muammolarni hal qilishlari kerak.

      Ish masalalari bo'yicha batafsil suhbat uchun tashkilot xodimlarini qabul qilish

      Har qanday kompaniyaning faoliyati jarayonida ayniqsa dolzarb bo'lmagan, lekin ayni paytda muhim va batafsil muhokamani talab qiladigan masalalar paydo bo'ladi. Bu muammolarni yo'lda, bir necha daqiqada yoki telefon orqali hal qilib bo'lmaydi. Bu savollarga quyidagilar kiradi:

      ● har qanday keng ko'lamli ish natijalari, masalan, loyiha yoki uzoq muddatli muzokaralar tugagandan so'ng, xodimga fikr bildirish;

      ● global masala bo'yicha qaror qabul qilish, masalan, yirik etkazib beruvchilarning bir nechta takliflarini xodim bilan muhokama qilish va eng maqbulini tanlash;

      ● xodimning rejalari va hisobotlarini (oylik, choraklik, yillik) muhokama qilish;

      ● ish faoliyatini baholash bo'yicha suhbat, uzoq vaqt davomida (olti oy, bir yil) xodimning ish faoliyatini muhokama qilish;

      ● ishni yaxshilash, qayta tashkil etish, strategiyani o'zgartirish va boshqa global masalalar bo'yicha xodimlarning takliflari va g'oyalarini muhokama qilish.

      Bunday masalalarni muhokama qilish uchun menejer bo'ysunuvchi bilan kamida 20-30 daqiqa muloqot qilishi kerak, garchi ko'pincha bunday suhbatlar taxminan bir soat davom etadi. Shuning uchun bunday muammolar odatda tezkor javob rejimida hal etilmaydi. Hamma narsani xotirjam muhokama qilish uchun menejer bir soat qolganiga ishonch hosil qilishi kerak. Shuning uchun ham dolzarb masalalarga aloqador bo‘lmagan masalalar bo‘yicha qabul jarayoni o‘ziga xos tarzda tashkil etilishi kerak. Agar kompaniya katta bo'lsa va menejer muhim masalalar bo'yicha ko'p sonli bo'ysunuvchilar (10 dan ortiq) bilan muntazam muloqot qilsa, uchrashuvlar jurnalini yuritish yaxshidir.

      Rahbar ma'lum vaqtni belgilaganidan so'ng, xodimga xabar berish kerak. Kim xabardor qilingan va kimga xabar berilmaganligini esdan chiqarmaslik uchun siz to'g'ridan-to'g'ri jurnalga eslatma qo'yishingiz mumkin.

      Menejer qabul qilish sanasini belgilashi mumkin yoki u ma'lum vaqtni ko'rsatishi mumkin: barchasi tashkilot odatda o'z ish kunini qanday rejalashtirishiga bog'liq. Uchrashuv vaqtini u o'zi tanlashi mumkin yoki kotib o'zining ish jadvalidan kelib chiqib, bo'sh vaqtini belgilashi mumkin.

      Xodim yig'ilish rejalashtirilgan vaqtda band bo'lishi mumkin (masalan, u mijoz bilan muzokaralar olib boradi) va u menejer bilan uchrashuvga kira olmasligi mumkin. Bunday vaziyatlarning yuzaga kelishining oldini olish uchun xodimlar "Eslatma" ustunida qachon uchrashishlari yoki qachon band bo'lishlarini ko'rsatishlari mumkin. Qanday bo'lmasin, sanani belgilab qo'ygandan so'ng, kotib bu vaqt xodimga mos keladimi yoki yo'qligini aniqlashi va kerak bo'lganda uchrashuvni qayta rejalashtirishi kerak.

      Oldindan ro'yxatga olishdan tashqari, kichik kompaniyalarda har bir xodim uchun ma'lum vaqt belgilanishi mumkin - haftada bir marta - u o'zida to'plangan barcha jiddiy muammolarni muhokama qilishi mumkin. Ushbu tartibni mustahkamlash uchun qabul qilish jadvali ishlab chiqiladi.

      Tashkilot xodimlarini shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilish

      Bu savollarga quyidagilar kiradi:

      ● ta'tilni, shu jumladan maoshsiz ta'tilni so'rash;

      ● tug'ruq ta'tilini muhokama qilish;

      ● ish va o'qishni birlashtirish imkoniyatlarini muhokama qilish;

      ● har qanday shaxsiy/oilaviy sharoitlar tufayli ish jadvalini o'zgartirishni so'rash;

      ● martaba o'sishi yoki boshqa bo'limga o'tish imkoniyatlarini muhokama qilish;

      ● ish haqini oshirish imkoniyatlarini muhokama qilish;

      Bunday muammolarni tezda hal qilish dargumon, chunki menejer har qanday holatda ham xodimning iltimosining sabablarini bilib olishni va uni qanday qilib eng yaxshi tarzda bajarishni hal qilishni xohlaydi (agar iloji bo'lsa). Bu masalalar tinch muhitda hal etilsa, xodim uchun ham, rahbar uchun ham yaxshi bo‘ladi. Shuning uchun, bu holda, uchrashuv oldindan kelishilgan bo'lishi kerak. Biroq, shaxsiy masalalar ish masalalaridan farq qiladi, chunki xodimlar (va ba'zan menejerlar) suhbatning mazmuni boshqa hech kimga, shu jumladan kotibga ma'lum bo'lishini xohlamaydilar. Shaxsiy masalalar bo'yicha uchrashuvlar ish masalalari bilan bir xil jurnalda amalga oshirilishi mumkin. Biroq, "Savol" ustunida tafsilotlarni ko'rsatmasdan, faqat "shaxsiy" ko'rsatilgan. Rahbar yig'ilish sanasi to'g'risida qaror qabul qilganda, u xodim bilan bog'lanib, to'g'ridan-to'g'ri undan masalaning mohiyatini bilib olishi mumkin (odatda bunday masalalarni tushuntirishni kotiblarga topshirish odatiy hol emas).

      Xodimlarning shaxsiy savollariga alohida vaqt ajratilgan

      Ba'zi yirik tashkilotlarda menejerlar xodimlarning shaxsiy muammolarini hal qilish uchun maxsus kunlarni belgilaydilar. Tashkilot hajmiga va so'rovlar oqimiga qarab, bu, masalan, oyning birinchi juma kuni soat 16:00 dan 20:00 gacha yoki har payshanba kuni soat 18:00 dan 20:00 gacha bo'lishi mumkin. Haftaning o'ziga xos vaqti va kuni vaziyatga qarab belgilanadi, aksariyat hollarda kechki soatlarda, qisman ish kuni tugagandan so'ng. Bu menejer uchun qulaydir, chunki ish vaqtidagi ishlar to'xtatilmaydi va shaxsiy muammolarni hal qilishdan manfaatdor bo'lgan xodimlar odatda kech qolishga qarshi emaslar.

      Boshqa tashkilotlar xodimlarini qabul qilish

      Boshqa tashkilotlardan tashrif buyuruvchilarni ikkita asosiy turga bo'lish mumkin: biznes hamkorlar (mijozlar, etkazib beruvchilar, pudratchilar, ommaviy axborot vositalari vakillari va kompaniya hamkorlik qiladigan yoki biznes aloqalarini o'rnatish niyatida bo'lgan boshqa tashkilotlar) va "sotuvchilar" (manfaatdor bo'lgan har qanday tashkilotning vakillari). kompaniyangiz bilan biznes aloqalarini o'rnatishda). Tashkilotga birinchi yoki ikkinchi guruhga kiritilmaydigan inspeksiya organlari ham qo'shilishi mumkin. Biroq, bu tez-tez sodir bo'lmaydi va alohida muhokamani talab qiladi. Har qanday holatda, agar sizda kutilmagan mehmonlar bo'lsa, birinchi narsa menejerni xabardor qilish va tegishli buyurtmalargacha mutlaqo hech qanday ma'lumot bermaslikdir.

      Kompaniyaning biznes sheriklari uchun ziyofatni tashkil qilish, qoida tariqasida, ayniqsa qiyin emas. Odatda menejer yoki uning nomidan kimdir uchrashuv sanasi va vaqtini kelishib oladi va sheriklar belgilangan vaqtda kelishadi. Ishbilarmonlik muhitida oldindan kelishuvsiz kelish odatiy hol emas. Agar bu sodir bo'lsa, bu kotibni ham, menejerni ham uyg'otadi. Bunday vaziyatda siz tashrif buyuruvchi haqida xabar berishingiz kerak va keyin nima qilishni menejerning o'zi hal qiladi.

      Ishbilarmon sheriklarni qabul qilishni tashkil etishda kotibning vazifalari yig'ilish sanasi va vaqtini belgilash, menejer nomidan zarur materiallarni tayyorlash, mehmonlarni kutib olish va kutib olishdan iborat.

      Siz tashrif buyuruvchilarga tashkilotingizni qanday topishni aniq tushuntirishingiz kerak.

      Shuningdek, mehmonlardan ularning ismlari, kompaniyalarining nomlari, lavozimlari va aloqa raqamlari haqida oldindan so'rash muhimdir. Ushbu ma'lumotlar muzokaralar arafasida o'tishni buyurtma qilish va uchrashuvni tasdiqlash uchun zarur, shuningdek, ular to'satdan kechikib qolsa va o'zlari bilan bog'lanmasliklari uchun ular bilan bog'lanishingiz mumkin.

      Mehmonlarni binoga kiraverishda, xavfsizlik punktida yoki qabulxonada kutib olish va ularni qabulxonaga kuzatib borish yaxshi shakl hisoblanadi. Mehmon kiraverishda kutishga majbur bo'lmasligi uchun kotib (yoki kotibning iltimosiga binoan boshqa xodim) belgilangan vaqtda mehmonlarni kirishda kutib olishi kerak. Siz uchrashganingizda, bu siz kutayotgan odammi yoki yo'qligini aniqlab olishingiz kerak: “Ivan Ivanovich? Salom". Kotibning vazifasi - mehmonni kutib olish va kuzatib borish, lekin uni umuman ko'ngil ochish emas. Salomlashishdan so'ng siz o'zingizni tanishtirishingiz kerak ("Men Ekaterina, Ivan Ivanovichning kotibiman") va sizga ergashishni taklif qilishingiz kerak ("Kelinglar, men sizga hamroh bo'laman"). Bu erda uchrashuvning birinchi qismi amalda tugaydi - suhbat va savollar bilan mehmonni bezovta qilishning hojati yo'q. Mehmonga ziyofatga ketayotganda aytishingiz mumkin bo'lgan yana bir narsa - bu hojatxonalarning joylashuvi ("U erda bizda hojatxonalar bor. Endi men sizga qabulxonaga yo'l ko'rsataman, u erda paltongizni yechishingiz mumkin").

      Mehmonning direktor bilan suhbati tugagandan so'ng, kotib mehmonni unga hamroh bo'lishga taklif qiladi ("Sizni kuzatib qo'yaymi?").

      An'anaviy ravishda "sotuvchilar" deb ataladigan tashrif buyuruvchilar guruhi bilan vaziyat ancha murakkab. Bunday tashrif buyuruvchilar oqimini sezilarli darajada kamaytirishi mumkin bo'lgan xavfsizlik yoki qabul qilish xizmati mavjud bo'lmagan kompaniyalar kotiblari, ayniqsa, ulardan aziyat chekmoqda. Biz kotiblarni darhol o'rnatmoqchimiz: siz "sotuvchilar" ni mutlaq yovuzlik deb hisoblamasligingiz kerak (tegishli yuz ifodasi va so'zlar bilan). Qanday bo'lmasin, sizning xatti-harakatingiz, hatto tasodifiy tashrif buyuruvchining nazarida ham kompaniyaning imidjidir. Shuning uchun, nima bo'lishidan qat'iy nazar, do'stona va xotirjam bo'ling. Bundan tashqari, ba'zi "sotuvchilar" sizning kompaniyangiz uchun haqiqatan ham foydali bo'lishi mumkin, agar bugun bo'lmasa, kelajakda.

      Rejadan tashqari tashrif buyuruvchilar bilan shug'ullanishning eng aqlli usuli quyidagicha.

      ■ Salom ayting va tashrif buyuruvchining ismini va uning tashrif maqsadini aniqlang - bu sizga darhol tashabbusni o'z qo'lingizga olishga imkon beradi ("Xayrli kun, o'zingizni tanishtiring va qaysi masalada ekanligingizni ayting").

      ■ Kompaniyaning nomini va tashrif maqsadini eshitgandan so'ng, agar mehmon darhol o'z mahsulotini maqta boshlasa, uni xushmuomalalik bilan to'xtating va suhbatni tugatishga harakat qiling ("Rahmat, siz tozalash kompaniyasidan ekanligingizni tushunaman va bizga ofis tozalash xizmatlarini taklif qiling, biz hozir sizning xizmatingizdamiz.

      ■ Agar "sotuvchi" qat'iyatli bo'lib qolsa, u tinchlanmaydi va suhbatni davom ettirishga harakat qiladi, shuning uchun siz suhbatni yana tugatishingiz kerak, lekin qat'iyroq ("Aytganimdek, bizga hali bunday xizmatlar kerak emas" , lekin kelajakda bu ma'lumot biz uchun foydali bo'ladi, agar sizda reklama materiallari bo'lsa, ularni qoldiring, men ularni ko'rib chiqish uchun topshiraman").

      Agar siz xushmuomala bo'lsangiz va g'amxo'rlik ko'rsatsangiz (axir, "sotuvchi" ham o'z ishini qilmoqda), mehmon tezda chiqib ketadi. Agar siz o'zingizni tajovuzkor tutsangiz va xavfsizlikka tahdid qilsangiz, siz faqat xafa bo'lasiz, ammo siz hali ham natijaga erisha olmaysiz.

      Mehmon chiqib ketgandan so'ng, reklama materiallarini darhol axlatga tashlashga shoshilmang. Ularni papkaga joylash yaxshiroqdir, ehtimol bir kun kelib bu xizmatlar siz uchun foydali bo'ladi. Bundan tashqari, do'stingiz keyingi safar kelganida, siz uning kompaniyasi haqida ma'lumotga ega ekanligingizni va agar kerak bo'lsa, albatta undan foydalanishingizni vijdoningiz bilan aytishingiz mumkin.

      Fuqarolarni shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilish

      Qonun hujjatlariga muvofiq fuqarolarni shaxsiy masalalari bo‘yicha qabul qilish tashkilot rahbarlari, ularning o‘rinbosarlari yoki mas’ul xodimlari tomonidan amalga oshiriladi.

      Fuqarolarni qabul qilishni puxta tashkil etish kerak. Avvalo, qabul qilish joyi va vaqti (kunlari va soatlari) belgilanadi. Qabul qilish tartibi haqidagi ma'lumotlar ko'rinadigan joyga joylashtiriladi. Shu bilan birga, ishdan bo'sh kechki vaqt ham belgilanadi. Har hafta tashrif buyuruvchilarni qabul qilish eng qulaydir.

      Qabul bepul kirish imkoniyati bo'lgan xonada bo'lib o'tadi. Zarur hollarda rahbarlarning fuqarolarni qabul qilish joyiga tashriflari tashkil etiladi.

      Qabul qilish xonasi yaxshi jihozlangan, stullar va stol bilan jihozlangan bo'lishi kerak. Siz qog'oz va qalamlarni tayyorlashingiz kerak. Fuqarolar eng ko'p yuboriladigan muassasa va tashkilotlarning arizalari, manzillari va telefon raqamlari ko'rsatilgan "jim ma'lumotnoma" dan foydalanish tavsiya etiladi.

      Fuqarolarni shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilishda kotib menejerga yordam beradi: u tashrif buyuruvchilar bilan uchrashadi va ularni ro'yxatga oladi.

      Fuqarolarni shaxsiy qabul qilishda qabul jurnali (daftarchasi) yuritiladi, unda qabulga kelgan shaxsning sanasi, familiyasi, ismi va otasining ismi, uning manzili, masalaning mohiyati, qabul qilingan shaxsning familiyasi ko'rsatilgan. qabulxona xodimi va arizani ko'rib chiqish natijalari qayd etiladi. Agar ish hajmi katta bo'lsa, bunday ro'yxatga olish ro'yxatga olish va nazorat kartalarida amalga oshiriladi. Agar ariza yoki shikoyatni rahbar qabul paytida hal qila olmasa, ular yozma ravishda bayon qilinadi va yozma so'rov sifatida ko'rib chiqiladi.

      Qabulni o‘tkazayotgan mansabdor shaxs tashrif buyuruvchiga, uning ehtiyojlari va so‘rovlariga nihoyatda e’tiborli bo‘lishi, suhbatni so‘rovning mohiyatini va to‘g‘ri qaror qabul qilishga yordam beradigan holatlarni aniqlashga yo‘naltirishi kerak.

      Qabul yakunida fuqaroni murojaat bo‘yicha qabul qilingan qaror to‘g‘risida xabardor qilish yoki masalani hal etish boshqa organning vakolatiga kirsa, ushbu organni, uning joylashgan joyini, aloqa telefonlarini aniqlashga yordam berish va hokazo.

      Mehmonlar uchun o'zini tutish qoidalari

      ■ Ishda ovqatlanmang.

      ■ Chetdan telefon suhbatlari qilmang ("Office Romance" filmida aniq ko'rsatilgandek).

      ■ Jungle o'ynamang yoki ish bilan bog'liq bo'lmagan faoliyat bilan shug'ullanmang, shu jumladan Internetda, hatto tushlik paytida ham.

      ■ Mehmon istalgan vaqtda qabulxonaga kirishi mumkin, shuning uchun ish joyingizni har doim ozoda tuting. Betartib stol, yuvilmagan kosalar, sigaret qoldig‘i solingan kuldonlar yoqimsiz taassurot qoldiradi.

      ■ Mehmonlarni qabul qilishda maxfiylikni saqlashni unutmang. Monitorni tashrif buyuruvchilarga qaratib, kompyuteringizni ochiq qoldirmang. Hujjatlarni ish stolida o'qish uchun ochiq qoldirmang, hatto ulardagi ma'lumotlar sizga sir bo'lib tuyulsa ham.

      Ro'yxatni davom ettirish mumkin, lekin bizga bu juda aniq narsalardek tuyuladi, shunchaki ba'zida kichik narsalar hayotning ajralmas qismi bo'lib qoladiki, siz ularni "buzuvchi oyna" paydo bo'lmaguncha sezmaysiz, lekin keyin shunday bo'lishi mumkin. juda kech bo'ling, chunki kompaniyaning imiji allaqachon umidsiz buzilgan.

      Ko‘rib turganingizdek, kotibning tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etishdagi faoliyati tashkilotchilik, mas’uliyat, tashabbuskorlik va ijodiy yondashuvni talab qiladigan masala. Bu sizning eng yaxshi tomonlaringizni ko'rsatish uchun ajoyib imkoniyatdir.

      E.A. Vershinina,
      “Tetra Pak” OAJ bosh direktorining yordamchisi

      • EOS kollektorlari nima? "EOS" inkassatsiya kompaniyasi nemis xoldingi EOS guruhining (OTTO kompaniyalar guruhining bir qismi) Rossiya bo'linmasi bo'lib, inkassatsiya xizmatlarini taqdim etadi [...]
      • Ko'chmas mulk solig'i stavkasi Bu yerda siz Belorussiyadagi jismoniy shaxslar uchun ko'chmas mulk solig'i stavkasi bo'yicha dolzarb ma'lumotlarni topishingiz mumkin. Mulk solig'i stavkalari quyidagicha belgilanadi […]
      • Iqtisodiy xavfsizlik va korruptsiyaga qarshi kurash bosh boshqarmasi 1969 yil 17 iyulda Sevastopolda tug'ilgan. nomidagi Qora dengiz oliy dengiz maktabi bitiruvchisi. P.S. […]
      • Tadqiqot ob'ekti "Qimmatli qog'ozlar garovi" shartlarini tahlil qilishdir. Tadqiqot mavzusi ushbu maqsad sifatida shakllantirilgan individual masalalarni ko'rib chiqishdir [...]
      • Onalik kapitalini olish shartlari Onalik kapitalini olish shartlari 2006 yil 29 dekabrdagi 256-FZ-sonli "Qo'shimcha chora-tadbirlar to'g'risida" Federal qonunida ishlab chiqilgan va batafsil tavsiflangan [...]
      • Ijrochi huquqlari to'g'risidagi qonun Avto sug'urta Uy-joy nizolari Yer nizolari Ma'muriy huquq Umumiy qurilishda ishtirok etish Oilaviy nizolar Fuqarolik huquqi, Fuqarolik kodeksi [...]

Mehmonlarni qabul qilishni tashkil etish

Korxonada tashrif buyuruvchini to'g'ri tashkil etilgan qabul qilish sanoat, tijorat va shaxsiy xarakterdagi ko'plab masalalarni muvaffaqiyatli hal qilish kafolati hisoblanadi. Va kotib bu jarayonda muhim rol o'ynaydi, u menejer va tashrif buyuruvchilar o'rtasida vositachi sifatida ishlaydi. Mehmonlarni qabul qilish rejalashtirilgan yoki rejasiz bo'lishi mumkin.

Avvalo, kompaniya tashrif buyuruvchilarni qabul qilish vaqtini ishlab chiqdi va belgiladi. Uchrashuvlar jadvali qabulxonaga kiraverishda osib qo‘yilgan.

Mehmonlarni qabul qilishni tashkil etish quyidagi toifalarga bog'liq:

Joriy ishlar xodimlari;

Shaxsiy masalalar bo'yicha xodimlar;

Boshqa tashkilotlarning xodimlari;

Ishga qabul qilingan ishchilar;

Rejadan tashqari tashrif buyuruvchilar.

Men oldindan uchrashuv tayinladim va tashrif buyuruvchilar haqidagi ma'lumotlar "tashrif buyuruvchilarni qabul qilish registrida" qayd etilgan:

Familiyasi ismi otasini ismi;

Lavozim;

Tashkilot;

Telefon;

Qabul qilish sanasi va vaqti.

Korxonada seshanba va juma kunlaridan tashqari har kuni soat 14:30 dan 16:00 gacha joriy masalalar bo‘yicha xodimlarni qabul qilish amalga oshirildi. Qabulxonaga mehmon kirib kelganida, men unga ism va otasining ismini aytib murojaat qildim, salomlashdim va telefon orqali menejerga kelganini aytdim. Qabul paytida mening vazifalarimga barcha telefon qo'ng'iroqlariga javob berish va ularni menejer o'rinbosariga yo'naltirish kiradi. Suhbat oxirida va qaror qabul qilindi, menejer suhbat natijasi haqida eslatma yozishni buyurdi. Xodimlarni shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilish har kuni soat 17.00 dan 19.00 gacha amalga oshirildi. Xodimlarni shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilish menejerning ish kunini tashkil etish shakllaridan biridir. Shaxsiy masalalar bo'yicha uchrashuvga oldindan yozilish uchun kompaniya tegishli shaklni ishlab chiqdi va barcha xodimlarga uchrashuvlarning chastotasi va vaqti haqida ma'lumot beriladi. Bunday tizim menejer uchun kerakli ma'lumot materiallarini o'z vaqtida tayyorlashga imkon beradi (masalan: ta'til jadvali, shtat jadvali va boshqalar). Shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilish konfidentsial tarzda o'tkazildi;

Rahbar uchrashuvni bekor qilgan yoki boshqa kunga qoldirgan hollarda, men xodimni kechiktirish to'g'risida xabardor qildim va uni boshqa vaqtga ro'yxatdan o'tishni taklif qildim yoki o'z iltimosini yozma ravishda qo'ydim. Xodimlardan yozma bayonotlar kundalik yozishmalar bilan birga kotib tomonidan menejerga topshirildi.

Shuningdek, men boshqa tashkilotlardan tashrif buyuruvchilarni tayinlash orqali qabul qildim:

Familiyasi ismi otasini ismi;

Lavozim;

Tashkilot;

Telefon;

Muhokama qilinadigan mavzu;

Qabul qilish sanasi va vaqti.

Ro'yxatdan o'tgandan so'ng, ko'plab tashrif buyuruvchilar menga tashrif qog'ozini ko'rsatishdi, bu mening ishimni ancha osonlashtirdi.

Keyin mehmondan taklif qilinmaguncha mehmon joyida o'tirish so'ralgan. Keyin menejerning ruxsati bilan tashrif buyuruvchi ofisga taklif qilindi.

Mehmon kelgan menejer yo'q bo'lgan hollarda, uni boshqa vakolatli xodim qabul qilishni tashkil qilish kerak edi. Shuningdek, agar qabul kutilmagan holatlar (rahbarning kasalligi, kutilmagan xizmat safari va h.k.) tufayli bekor qilingan bo‘lsa, tashrif buyuruvchini oldindan xabardor qilish va qabulni boshqa vaqtga o‘tkazishga rozilik berish mening zimmamda edi.

Ishga yuborilgan ishchilarni qabul qilishni tashkil qilishda kotib bu tashrif oldindan kelishilgan yoki yo'qligini aniqlaydi, tashrif buyuruvchilar qaysi masala bo'yicha kelganligini aniqlaydi, sayohat guvohnomasini qayd qiladi va mehmonxonada joylashtirishda yordam beradi. Xorijiy delegatsiyalar kelgan taqdirda, tarjimon bo'lishini ta'minlash ham mening zimmamda edi.

Rejasiz mehmonlarning paydo bo'lishi tashkilotning barcha ish rejalarini buzishi mumkin. Bunday vaziyatda kotib yo'qolmasligi kerak - buning o'rniga u tashrif buyuruvchilarni qabul qilish uchun eng maqbul echimni tezda topishi kerak. Avvalo, mehmonni keyinroq, menejer uni qabul qilishi mumkin bo'lganda taklif qilish kerak. Tashrifchi, shuningdek, ushbu masalani direktor o'rinbosari bilan muhokama qilish uchun taklif qilinishi mumkin.

Mudir kotibdan turib hech kimni kiritmaslikni, qanday sharoitda bo'lmasin, so'ragan holatlar bo'lgan, keyin mudirning eshigi qulflangan.

Qabul tugagach, tashrif buyuruvchilar bilan xayrlashdim.

Masalan: - "Xayr" yoki - "Sizni ko'rganimdan xursand bo'ldim".

Ishga qabul qilingan ishchilarni qabul qilishni tashkil qilishda kotib quyidagi sxemaga amal qiladi:

    tashrif oldindan kelishilganligini bilib oling;

    tashrif buyuruvchi qaysi masala bo'yicha kelganligini aniqlang;

    agar kerak bo'lsa, mehmonxonada joylashtirish va qaytish chiptalarini sotib olishda yordam berish;

    sayohat hujjatiga belgi qo'ying;

    to'g'ri odamlar bilan tanishish va kerakli materiallarni tanlashda yordam berish;

    mehmonxonadan muassasagacha bo‘lgan eng qulay transport yo‘nalishini tushuntiring va agar kerak bo‘lsa, shahar bo‘ylab qanday borishni tushuntiring.

Ishga yuborilgan xodimlarning menejer tomonidan qabul qilinishini kutish uzoq davom etsa, kotib ularni tashkilotning boshqa xodimlari bilan uchrashishga taklif qilishi kerak, ularda savollar mavjud. Agar ishbilarmon mehmonlar rozi bo'lsa, kotib menejer bo'sh bo'lishi bilanoq ularga telefon orqali qo'ng'iroq qilishni va'da qilib, ushbu uchrashuvni tashkil qilishi kerak.

Delegatsiyalarni qabul qilish

Agar delegatsiya tashkilotga kelsa, kotib unga hamroh bo'ladigan xodimni tayinlashdan oldin ehtiyot bo'lishi kerak.

Xorijiy delegatsiya kelsa, uchrashuv va muzokaralarda tarjimon ishini tashkil etish, delegatsiya a’zolari uchun esdalik sovg‘alarini xarid qilish bilan shug‘ullanish kerak.

Xodimlarni qabul qilish

Menejerning o'z xodimlarini qabul qilishini tashkil etish uchinchi tomon tashkilotlari vakillarini qabul qilishdan kam emas.

Bu, shuningdek, korporativ standartlar, kompaniyaning umumiy siyosati, uning imiji va obro'si masalasidir.

Xodimlarni dolzarb masalalar bo'yicha qabul qilish

Kotibning vazifalaridan biri tashrif buyuruvchilar - uning tashkiloti xodimlari oqimini tartibga solishdir.

An'anaga ko'ra, xodimlar to'g'ridan-to'g'ri menejerlarini ko'rish uchun boradilar:

    tashkilotning boshqa xodimlari tomonidan hal qilinishi mumkin bo'lgan masalalar bo'yicha;

    bevosita rahbarlarni xabardor qilmasdan;

    masalani hal qilishda ishtirok etishi mumkin bo'lgan shaxslarning fikrini bilmasdan.

O'z korxonasi xodimlarini dolzarb masalalar bo'yicha qabul qilishda kotib:

    tashkilot tuzilishini bilish;

    har bir tarkibiy bo'linma faoliyatini yo'naltirish;

    boshqaruv xodimlari o‘rtasida mas’uliyat va masalalar taqsimotini bilish;

    istalgan vaqtda menejerga kirish huquqiga ega bo'lgan tashkilot xodimlarini bilish;

    agar kerak bo'lsa, tashrif buyuruvchini menejerga murojaat qilmoqchi bo'lgan muammoni hal qilishda eng vakolatli xodimga murojaat qiling.

Xodimlarni ishga qabul qilish tartibi

Zamonaviy tashkilotlar kamdan-kam hollarda menejerlar uchun dolzarb masalalarni muhokama qilish uchun ish vaqtini belgilaydilar. Agar menejer yo'q bo'lsa yoki band bo'lsa, kotib xodimni qachon qabul qilishi mumkinligi haqida xabar berishi mumkin.

Ko'pgina tashkilotlarda, agar qo'shimcha tushuntirishni talab qilmasa, menejer imzolashi uchun kotibga qog'ozlarni qoldirish amaliyoti mavjud.

O‘zini demokratik va ochiq deb e’lon qilgan tashkilotlarda esa rahbar o‘z kabinetining eshigini ochiq tutadi va har qanday xodim uning oldiga dastlabki hisobotsiz kelishi mumkin.

Shaxsiy masalalar bo'yicha xodimlarni qabul qilish

Hayotning tez sur'ati menejerning joriy va shaxsiy masalalarni nafaqat tayinlanmasdan, balki ba'zan ofis devorlaridan tashqarida ham "yo'lda" hal qilishiga olib keladi.

Shu bilan birga, shaxsiy masalalar bo'yicha maxsus tashkil etilgan qabul xodimlar tomonidan ularning muammolariga e'tibor va ishtirok etishning namoyon bo'lishi sifatida qabul qilinadi va ijobiy javob beradi.

Sizning kompaniyangiz xodimlari uchun shaxsiy masalalar bo'yicha qabulni tashkil qilishda siz boshqa turdagi qabullarni tashkil qilishdan ko'ra ko'proq e'tibor va xushmuomalalik ko'rsatishingiz kerak.

Odatda, shaxsiy masalalar bo'yicha xodimlar uchrashuvlari hafta oxiriga rejalashtirilgan.

Shu kuni korxona rahbari qabul paytida kerak bo'lishi mumkin bo'lgan bo'lim rahbarlari o'z ish joylarida bo'lishlari kerak. Bu, agar kerak bo'lsa, muhokama qilinayotgan masalalarni hal qilishda ishtirok etishi uchun.

Kotibning vazifasi bo'lim boshliqlariga xodimlarni shaxsiy masalalar bo'yicha rejalashtirilgan qabul haqida eslatib turish, shuningdek, suhbatning maxfiyligini ta'minlashdir.

Agar ariza yoki shikoyat rahbariyat tomonidan qabul davomida hal qilinmasa, ular yozma ravishda bayon qilinadi va yozma murojaatlar kabi ko'rib chiqiladi.

Eng muhimi, tez, xushmuomalalik bilan, xushmuomalalik bilan va ma'lumotni buzishga yo'l qo'ymasdan gaplashishdir. Buning uchun sizga kerak:

    do'stona bo'ling - tabassum telefon orqali "o'tadi";

    to'g'ridan-to'g'ri qabul qiluvchiga gapiring, aniq va juda tez emas, baqirmang - baland ovozda aytilgan so'zlar, telefon orqali o'tib, tushunarsiz bo'lib qoladi va ovozning o'zi kamroq yoqimli bo'ladi;

    g'azablanishga yo'l qo'yib bo'lmaydi - bu shaxslararo va ishbilarmonlik odob-axloq qoidalarini qo'pol ravishda buzish;

    diqqat bilan tinglang;

    suhbatdoshga ism bilan murojaat qiling yoki uning unvonini (professor va boshqalar) chaqiring;

    Agar suhbatda shahar nomlari, familiyalar yoki quloq bilan idrok etish qiyin bo'lgan boshqa nomlar mavjud bo'lsa, ularni bo'g'in yoki hatto imlo bilan talaffuz qilish kerak.

Misol

Ishbilarmonlik telefoni suhbatining odob-axloq qoidalarida aloqani sozlash uchun bir qator belgilar mavjud. Masalan:

"Meni qanday eshitasan!"; "Iltimos, yana bir marta qaytaring?"; "Kechirasiz, eshitish juda qiyin"; "Kechirasiz, men nima deganingizni eshitmadim" va hokazo.

Telefon aloqasida nima qilmaslik kerak:

    Chetdan suhbatlar qiling.

    Biror narsa yeyish, biror narsa ichish, chekish, qog'oz shitirlashi, saqich chaynash.

    Agar alohida ehtiyoj bo'lmasa, suhbatdoshingizni to'xtating.

    Suhbatni tez-tez to'xtating yoki uzoq vaqt pauza qiling.

    Telefonda suhbatni to'xtatishga majbur bo'lganingizda, boshqa odamga unga mo'ljallanmagan narsani eshitish imkoniyatini bermaslik uchun qabul qiluvchini ko'kragingizga bosmang - qabul qiluvchini qo'lingiz bilan yopishingiz yoki ovozni o'chirish tugmasidan foydalaning.

    Telefonni shovqin bilan qattiq yuzaga qo'ying. Shovqin kuchayadi va juda yoqimsiz bo'lishi mumkin.

    Telefonni to'satdan qo'ying, qabul qilgichni bosing, qabul qilgichga yo'taling. Telefonni to'satdan o'chirish eshikni taqillatish bilan bir xil.

    Suhbatdoshni kutishga majburlash, masalan, uni uzoq vaqt davomida kimdir bilan bog'lash. Uni kutishingiz kerakligi haqida ogohlantiring. Siz unga qo'ng'iroq qilishni taklif qilishingiz yoki vaqtni kelishib, o'zingiz qilishingiz mumkin.

    Aniqlang: “A Sizning raqamingiz necha?", agar siz noto'g'ri joyda bo'lsangiz. Siz aniqlik kiritishingiz mumkin: “Bu raqam falonchimi...?", salbiy javobni eshitganingizdan so'ng, uzr so'rang va telefonni qo'ying.

    Agar shoshilinch zarurat bo'lmasa yoki bu qo'ng'iroq uchun oldindan rozilik olinmasa, soat 22:00 dan keyin qo'ng'iroq qiling. Agar muammo shoshilinch bo'lsa, kech qo'ng'iroq qilish maqbuldir, lekin agar ular beshinchi yoki oltinchi signalga javob bermasa, siz o'sha kuni qo'ng'iroq qilmasligingiz kerak.

    Qo'ng'iroq qiluvchidan so'rang: "Kim qo'ng'iroq qilmoqda?" agar ular sizga qo'ng'iroq qilmasalar.

    Uy telefon raqamiga qo'ng'iroq qiling, agar egasining o'zi sizga bu raqamni bermasa va unga uyda qo'ng'iroq qilish mumkinligini aytmasa. Dam olish kunlari va bayramlarda uy raqamlariga biznes qo'ng'iroqlaridan qochish kerak.

    Uyali telefon raqamiga qo'ng'iroq qilayotganda, suhbat oddiy ish qo'ng'iroqlaridan ham qisqaroq bo'lishi kerakligini unutmang, chunki tarif odatda ancha yuqori.

    Umumiy qoidaga ko'ra, siz ertalab soat 8 dan oldin yoki 23: 00 dan keyin qo'ng'iroq qilmasligingiz kerak.

Eng katta qoidabuzarlik sizning qo'ng'iroqingiz kutilgan paytda qo'ng'iroq qilmaslikdir. Siz imkon qadar tezroq qo'ng'iroq qilishingiz kerak.

Agar siz qo'ng'iroq qilishingizni so'ragan odamga qo'ng'iroq qilsangiz va u yo'q yoki kela olmasa, undan qo'ng'iroq qilganingizni aytishini so'rang. Keyin yana qo'ng'iroq qilishingiz yoki qachon va qaerdan osongina topishingiz mumkinligini aytishingiz kerak.

Telefon bilan ishlashda kotibning vazifalari:

    menejerni unga bevosita aloqador bo'lmagan qo'ng'iroqlardan himoya qilish;

    kotib o'z vakolatlari doirasidagi ayrim masalalarni mustaqil hal qilishi yoki rahbarni chalg'itmasdan qo'ng'iroqlarni boshqa mutaxassislarga yo'naltirishi mumkin;

    kotib har qanday vaqtda menejer bilan bog'lanishi kerak bo'lgan shaxslar va tashkilotlar doirasini aniq bilishi kerak.

Kotib eslashi kerak bo'lgan qoidalar:

    Tez-tez telefon qo'ng'iroqlari kompaniya muvaffaqiyatining ko'rsatkichidir va ularni iloji boricha samimiy qabul qilish kerak.

    Suhbatdosh kotibning madaniy va intellektual saviyasi haqida, uning kasbiy mahorati haqida javoblar mazmuni va ovozining ovozidan - yoqimli, yaxshi ishlab chiqarilgan ayol ovozi va odobli so'zlarni eshitsa, darhol uning tasavvuriga ega bo'ladi. yoqimli ayol qiyofasini yaratadi va aksincha, qo'pol intonatsiyalar, Vulgar iboralar salbiy tasvirni yaratadi.

    Vakolatingizdan oshmang va telefonda ochiq gapirmang. Siz o'zingizni vakolatingizni oshirib yuborishdan himoya qilishingiz mumkin: "Bu masala mening vakolatimga kirmaydi", "Bu masala bo'yicha direktor bilan gaplashishingiz kerak" va hokazo.

    Telefon aloqasining eng katta kamchiligi bu befarqlikdir. Biznesga qiziqmagan har bir kishi o'z kompaniyasini munosib tarzda namoyish eta olmaydi.

    Ishda telefon minimal vaqt davomida band bo'lishi kerak. O'tish qiyin bo'lsa, bu kotib ishining yomon xususiyatidir.

    Line kechikishlar teng yo'qolgan bitimlar