Pubblicità sul portale

Descrizione del lavoro e compiti del segretario. Descrizione del lavoro del segretario: compilazione del campione Responsabilità lavorative del segretario del direttore della banca

Scarica la descrizione del lavoro
segretario del direttore(.doc, 90KB)

I. Disposizioni generali

  1. La segretaria del dirigente appartiene alla categoria degli esecutori tecnici.
  2. Alla carica di segretario del manager è nominata una persona con un'istruzione professionale superiore senza requisiti di esperienza lavorativa o istruzione professionale secondaria ed esperienza lavorativa nella specialità di almeno 2 anni.
  3. La nomina alla carica di segretario e la revoca da essa vengono effettuate per ordine del direttore dell'impresa previa presentazione
  4. La segretaria del direttore deve sapere:
    1. 4.1. Delibere, istruzioni, ordini, altri documenti disciplinari e regolamentari di organi superiori e di altri organi relativi alle attività dell'impresa.
    2. 4.2. Regolamenti, istruzioni, altri documenti normativi sulla tenuta dei registri.
    3. 4.3. La struttura e la gestione dell'impresa e delle sue divisioni.
    4. 4.4. Organizzazione del lavoro d'ufficio.
    5. 4.5. Modalità di registrazione e trattamento dei documenti.
    6. 4.6. Materia d'archivio.
    7. 4.7. Dattiloscritto.
    8. 4.8. Regole per l'utilizzo dei citofoni.
    9. 4.9. Norme per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa.
    10. 4.10. Regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard.
    11. 4.11. Fondamenti di etica ed estetica.
    12. 4.12. Regole della comunicazione d'impresa.
    13. 4.13. Regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche.
    14. 4.15. Fondamenti di diritto amministrativo e legislazione del lavoro.
    15. 4.16. Normativa interna del lavoro.
    16. 4.17. Norme e regolamenti in materia di salute sul lavoro, sicurezza, igiene industriale e protezione antincendio.
  5. Durante l'assenza del segretario del dirigente (malattia, ferie, ecc.), le sue funzioni sono svolte da persona nominata nelle forme prescritte, la quale acquisisce i corrispondenti diritti ed è responsabile del corretto svolgimento dei compiti affidatigli.

II. Responsabilità lavorative

Segretario:

  1. Svolge attività di supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del responsabile.
  2. Accetta la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal responsabile, la trasmette in conformità con la decisione presa alle unità strutturali o ad un esecutore specifico per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.
  3. Svolge lavoro d'ufficio, esegue varie operazioni utilizzando la tecnologia informatica progettata per raccogliere, elaborare e presentare informazioni durante la preparazione e il processo decisionale.
  4. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma del manager.
  5. Prepara documenti e materiali necessari per il lavoro del manager.
  6. Monitora la revisione tempestiva e la presentazione da parte delle unità strutturali e degli esecutori specifici dei documenti sottoposti al gestore per la firma, garantendo la loro redazione di alta qualità.
  7. Organizza le conversazioni telefoniche del dirigente, registra le informazioni ricevute in sua assenza e ne sottopone alla sua attenzione il contenuto, trasmette e riceve informazioni tramite apparecchi riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, porta le informazioni al suo attenzione in modo tempestivo, ricevuta attraverso i canali di comunicazione.
  8. Su istruzioni del manager, compone lettere, richieste e altri documenti e prepara le risposte agli autori delle lettere.
  9. Esegue il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal manager (raccogliendo i materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni.
  10. Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa degli ordini e delle istruzioni impartiti, nonché il rispetto delle scadenze per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del responsabile, prese sotto controllo.
  11. Mantiene un file di controllo e registrazione.
  12. Fornisce al posto di lavoro del manager le attrezzature organizzative necessarie, le forniture per ufficio e crea condizioni favorevoli al lavoro efficace del manager.
  13. Sotto la direzione del manager, stampa i materiali ufficiali necessari per il suo lavoro o inserisce le informazioni attuali nella banca dati.
  14. Organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.
  15. Forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi entro i tempi stabiliti.
  16. Esegue incarichi ufficiali individuali dal suo diretto superiore.

III. Diritti

Il segretario ha il diritto:

  1. Conoscere i progetti di decisione della direzione aziendale riguardanti le sue attività.
  2. Presentare proposte per migliorare il lavoro relativo alle responsabilità previste nelle presenti istruzioni.
  3. Nell'ambito delle tue competenze, informa il tuo diretto superiore di tutte le carenze individuate nell'esercizio delle tue funzioni ufficiali e formula proposte per la loro eliminazione.
  4. Richiedere personalmente o per conto della direzione dell'impresa alle divisioni dell'impresa e ad altri specialisti informazioni e documenti necessari per adempiere ai suoi doveri ufficiali.
  5. Richiedere alla direzione dell'impresa di fornire assistenza nell'adempimento dei propri doveri e diritti ufficiali.

IV. Responsabilità

Il segretario ha il compito:

  1. Per prestazioni inadeguate o mancato adempimento delle proprie mansioni lavorative come previsto nella presente descrizione del lavoro - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione sul lavoro della Federazione Russa.
  2. Per i reati commessi nell'esercizio delle proprie attività - nei limiti determinati dall'attuale legislazione amministrativa, penale e civile della Federazione Russa.
  3. Per aver causato danni materiali - entro i limiti determinati dall'attuale legislazione sul lavoro e civile della Federazione Russa.

Per definire chiaramente le responsabilità lavorative della segretaria, è necessario sapere di chi stiamo parlando esattamente. Dopotutto, può essere visto da diverse angolazioni. È noto, ad esempio, un assistente segretario come impiegato d'ufficio, un segretario generale come capo di una determinata organizzazione, un segretario di Stato come funzionario pubblico, un segretario come diplomatico, il segretario di un dirigente come funzionario dipendente e altre opzioni. Molto spesso, quando si menziona questa posizione, si intende un dipendente che svolge compiti (incarichi) sia del direttore dell'impresa che dei singoli capi delle sue divisioni strutturali. Si scopre che le responsabilità lavorative del segretario in questo caso si riducono allo svolgimento di incarichi una tantum per risolvere problemi organizzativi e tecnici.

Cosa deve sapere e fare una segretaria

Il segretario deve svolgere quotidianamente le seguenti funzioni:

  1. Ricevere informazioni dai subordinati per trasmetterle al manager.
  2. Organizzare le comunicazioni telefoniche per il manager. In sua assenza, ricevere informazioni e poi portarle all'attenzione del direttore.
  3. Ricevere e conservare registrazioni di messaggi telefonici.
  4. Creare le condizioni per il normale lavoro del manager: monitorare la necessità di cancelleria e attrezzature per ufficio.
  5. Assistere nell'organizzazione di riunioni e riunioni di produzione. Informare i partecipanti sulla data, luogo e ora dell'evento. Raccogliere i materiali necessari, garantire la presenza dei presenti e verbalizzare la riunione.
  6. Svolgere lavori d'ufficio presso l'azienda. Per fare ciò, il segretario deve ricevere, sistematizzare la corrispondenza in arrivo e sottoporla all'esame della direzione. Quindi, sulla base del visto imposto, consegnare i documenti agli esecutori testamentari contro firma. Il segretario prevede anche il controllo sullo stato di avanzamento, sui tempi e sui risultati della loro attuazione.
  7. Eseguire la stampa e la riproduzione dei documenti.
  8. Organizzare l'accoglienza dei visitatori del capo dell'azienda e, se possibile, creare le condizioni per la rapida risoluzione dei problemi.

Per svolgere questi compiti apparentemente semplici di una segretaria, un dipendente deve sapere:

  • l'intera gestione dell'impresa e le sue divisioni strutturali;
  • statuto, organico e struttura dell'impresa, suo profilo, prospettive di sviluppo e specializzazione;
  • documenti normativi per la corretta tenuta dei registri;
  • regole per l'utilizzo delle apparecchiature e delle comunicazioni per ufficio;
  • VTR, SSL, norme di sicurezza antincendio e di igiene industriale;
  • regole per l'organizzazione del lavoro sul posto di lavoro;
  • atti normativi e legali, ordini, risoluzioni, regolamenti in materia di pianificazione, contabilità e gestione della qualità del lavoro svolto.

Specifiche dell'impiegato

Se parliamo di una specializzazione più specifica e ristretta, la situazione è leggermente diversa. Prendiamo, ad esempio, il titolo stesso del lavoro che definisce chiaramente l'aspetto del lavoro svolto. In genere, ogni impresa ha già una descrizione del lavoro, che delinea le aree di attività di uno specialista nella gestione dell'ufficio. Se non esistono tali istruzioni, è meglio crearle. Per fare ciò, dovresti utilizzare la directory delle qualifiche, che contiene esempi approssimativi. Successivamente, la versione standard deve essere modificata per un'organizzazione specifica, tenendo conto delle specificità e delle caratteristiche interne. In generale, i compiti di un segretario-impiegato dovrebbero comprendere chiaramente 3 aree principali:

  1. Lavora con la corrispondenza. Riceverlo, elaborarlo con metodi moderni e inviarlo in tempo.
  2. Corretta manutenzione della documentazione interna.
  3. Registrazione, contabilità rigorosa e trasferimento dei documenti nell'archivio per la conservazione.

Peculiarità del lavoro di un referente

Alcune imprese introducono una posizione che comprende un’ampia gamma di responsabilità: da “sportello informazioni” a “assistente alla regia”. Un tale specialista deve avere conoscenze versatili e una buona padronanza della situazione. Le responsabilità lavorative dell'assistente segretario sono state leggermente ampliate a causa dell'aumento dei poteri. In generale, questo è il lavoro abituale di una segretaria, ma la parola "referente" apporta alcune aggiunte all'elenco standard. In particolare, il vicesegretario può ricevere autonomamente visitatori su determinate questioni. Possedendo determinate informazioni, è in grado di prendere decisioni in modo indipendente. Inoltre, l'assistente esegue le istruzioni responsabili del manager in merito alle attività economiche dell'organizzazione (impresa). A volte i compiti vengono affidati al vicesegretario, ma ciò avviene solo quando il volume totale di lavoro gli consente di svolgere compiti aggiuntivi.

0,1. Il documento entra in vigore dal momento dell'approvazione.

0,2. Sviluppatore del documento: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0,3. Il documento è stato approvato: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. La verifica periodica di questo documento viene effettuata ad intervalli non superiori a 3 anni.

1. Disposizioni generali

1.1. La posizione "Segretario del Direttore" appartiene alla categoria "Impiegati tecnici".

1.2. Requisiti di qualificazione: completare l'istruzione secondaria generale e l'istruzione professionale o completare l'istruzione secondaria generale e la formazione professionale nella produzione. Nessun requisito di esperienza lavorativa.

1.3. Conosce e applica nella pratica:
- delibere, istruzioni, ordini;
- regolamenti, istruzioni e altri materiali di orientamento e documenti normativi sulle attività dell'impresa e sulla tenuta dei registri;
- struttura e gestione dell'impresa e delle sue divisioni;
- organizzazione del lavoro d'ufficio;
- modalità di trattamento e registrazione dei documenti;
- lavoro d'archivio;
- dattilografia;
- norme per l'uso degli apparecchi riceventi e interfonici, dei mezzi tecnici per il trattamento di documenti, informazioni orali e scritte, computer e macchine da stampa;
- standard del sistema di documentazione organizzativa e amministrativa;
- regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard;
- fondamenti di etica ed estetica;
- regole della comunicazione d'impresa;
- nozioni di base di organizzazione e gestione del lavoro;
- regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche;
- fondamenti di diritto amministrativo e di legislazione del lavoro.

1.4. Il segretario del direttore viene nominato e licenziato dall'incarico per ordine dell'organizzazione (impresa/istituzione).

1.5. La segretaria del direttore riporta direttamente a _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. La segretaria del direttore supervisiona il lavoro di _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Durante l'assenza, il segretario del dirigente è sostituito da persona nominata secondo la procedura stabilita, che acquisisce gli opportuni diritti ed è responsabile del corretto svolgimento dei compiti affidatigli.

2. Caratteristiche del lavoro, compiti e responsabilità lavorative

2.1. Svolge funzioni che includono il supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa.

2.2. Riceve la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal manager, la trasmette in conformità con la decisione presa alle unità strutturali o agli esecutori specifici per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.

2.3. Svolge lavoro d'ufficio, esegue varie operazioni utilizzando la tecnologia informatica progettata per raccogliere, elaborare e presentare informazioni per preparare e prendere decisioni.

2.4. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma da parte del capo dell'impresa.

2.5. Prepara documenti e materiali necessari per il lavoro del manager.

2.6. Monitora la revisione tempestiva e la presentazione da parte delle unità strutturali e degli esecutori specifici dei documenti ricevuti per l'esecuzione, verifica la correttezza delle bozze dei documenti preparati presentati al gestore per la firma e ne garantisce la modifica di alta qualità.

2.7. Organizza conversazioni telefoniche con il direttore, registra le informazioni ricevute in sua assenza e ne porta alla attenzione il contenuto, trasmette e riceve informazioni tramite apparecchi riceventi e intercomunicanti (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, porta informazioni al suo attenzione in modo tempestivo, ricevuta attraverso i canali di comunicazione.

2.8. Su istruzioni del manager, compone lettere, richieste e altri documenti e prepara le risposte agli autori delle lettere.

2.9. Esegue il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal manager (raccolta dei materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, mantenendo la registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni.

2.10. Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa degli ordini e delle istruzioni emessi, nonché il rispetto delle scadenze per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del capo dell'impresa, che vengono prese sotto controllo.

2.11. Mantiene un file di controllo e registrazione.

2.12. Fornisce al posto di lavoro del manager le attrezzature organizzative necessarie, le forniture per ufficio e crea condizioni favorevoli al suo lavoro efficace.

2.13. Sotto la direzione del manager, stampa i materiali ufficiali necessari per il suo lavoro o inserisce le informazioni attuali nella banca dati.

2.14. Organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.

2.15. Forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi entro i tempi stabiliti.

2.16. Copia i documenti su una fotocopiatrice.

2.17. Conosce, comprende e applica le normative vigenti relative alla propria attività.

2.18. Conosce e rispetta i requisiti della normativa sulla tutela del lavoro e sulla tutela dell'ambiente, rispetta le norme, i metodi e le tecniche per l'esecuzione sicura del lavoro.

3. Diritti

3.1. Il segretario del responsabile ha il diritto di attivarsi per prevenire ed eliminare casi di eventuali violazioni o incongruenze.

3.2. Il segretario del direttore ha diritto a ricevere tutte le garanzie sociali previste dalla legge.

3.3. Il segretario del direttore ha il diritto di chiedere assistenza nell'esercizio dei suoi doveri ufficiali e nell'esercizio dei suoi diritti.

3.4. Il segretario del direttore ha il diritto di esigere la creazione delle condizioni organizzative e tecniche necessarie per lo svolgimento dei compiti ufficiali e la fornitura delle attrezzature e dell'inventario necessari.

3.5. Il segretario del direttore ha il diritto di prendere conoscenza dei progetti di documenti relativi alle sue attività.

3.6. Il segretario del dirigente ha il diritto di richiedere e ricevere documenti, materiali e informazioni necessari per l'adempimento dei suoi compiti d'ufficio e degli ordini gestionali.

3.7. Il segretario del direttore ha il diritto di migliorare le sue qualifiche professionali.

3.8. Il segretario del dirigente ha il diritto di segnalare tutte le violazioni e incongruenze riscontrate nello svolgimento della propria attività e formulare proposte per la loro eliminazione.

3.9. Il segretario del dirigente ha il diritto di prendere visione dei documenti che definiscono i diritti e le responsabilità della posizione ricoperta e i criteri per valutare la qualità dell'esercizio delle funzioni ufficiali.

4. Responsabilità

4.1. Il segretario del manager è responsabile del mancato o intempestivo adempimento dei compiti assegnati dal presente mandato e (o) del mancato utilizzo dei diritti concessi.

4.2. Il segretario del dirigente è responsabile del mancato rispetto delle norme interne sul lavoro, sulla tutela del lavoro, sulle norme di sicurezza, sull'igiene industriale e sulla protezione antincendio.

4.3. Il segretario del manager è responsabile della divulgazione delle informazioni sull'organizzazione (impresa/istituzione) che costituiscono un segreto commerciale.

4.4. Il segretario del direttore è responsabile dell'inadempimento o dell'adempimento improprio dei requisiti dei documenti normativi interni dell'organizzazione (impresa/istituzione) e degli ordini legali di gestione.

4.5. Il segretario del dirigente è responsabile dei reati commessi nell'esercizio della sua attività, nei limiti stabiliti dalla vigente normativa amministrativa, penale e civile.

4.6. Il segretario del dirigente è responsabile di aver cagionato danni materiali all'organizzazione (impresa/ente) nei limiti stabiliti dalla vigente normativa amministrativa, penale e civile.

4.7. Il segretario del dirigente è responsabile dell'uso illecito dei poteri d'ufficio conferiti, nonché del loro utilizzo a fini personali.

Portiamo alla vostra attenzione un tipico esempio di descrizione del lavoro per la segretaria di un dirigente, campione 2019/2020. dovrebbe includere le seguenti sezioni: norme generali, responsabilità lavorative del segretario del direttore, diritti del segretario del direttore, responsabilità del segretario del direttore.

Descrizione del lavoro del segretario del capo appartiene alla sezione " Caratteristiche di qualificazione a livello settoriale delle posizioni dei lavoratori impiegati in imprese, istituzioni e organizzazioni".

La descrizione del lavoro della segretaria del manager dovrebbe riflettere i seguenti punti:

Responsabilità lavorative del segretario del manager

1) Responsabilità lavorative. Svolge lavori di supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del capo dell'impresa. Accetta la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal responsabile, la trasmette in conformità con la decisione presa alle unità strutturali o agli esecutori specifici per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte. Svolge lavoro d'ufficio, esegue varie operazioni utilizzando la tecnologia informatica progettata per raccogliere, elaborare e presentare informazioni durante la preparazione e il processo decisionale. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma da parte del capo dell'impresa. Prepara documenti e materiali necessari per il lavoro del manager. Monitora la revisione tempestiva e la presentazione da parte delle unità strutturali e degli esecutori specifici dei documenti ricevuti per l'esecuzione, verifica la correttezza delle bozze dei documenti preparati presentati al gestore per la firma e ne garantisce la modifica di alta qualità. Organizza le conversazioni telefoniche del dirigente, registra le informazioni ricevute in sua assenza e ne porta alla attenzione il contenuto, trasmette e riceve informazioni tramite citofoni (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, porta tempestivamente alla sua attenzione le informazioni ricevute attraverso i canali di comunicazione. Su istruzioni del manager, compone lettere, richieste e altri documenti e prepara le risposte agli autori delle lettere. Esegue il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal manager (raccogliendo i materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantiene e redige verbali di riunioni e riunioni. Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'impresa degli ordini e delle istruzioni emessi, nonché il rispetto delle scadenze per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del capo dell'impresa, prese sotto controllo. Mantiene un file di controllo e registrazione. Fornisce al posto di lavoro del manager le attrezzature organizzative necessarie, le forniture per ufficio e crea condizioni favorevoli al suo lavoro efficace. Sotto la direzione del manager, stampa i materiali ufficiali necessari per il suo lavoro o inserisce le informazioni attuali nella banca dati. Organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti. Forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi entro i tempi stabiliti. Copia i documenti su una fotocopiatrice personale.

La segretaria del direttore dovrebbe saperlo

2) Il segretario del dirigente, nello svolgimento delle sue funzioni, deve conoscere: risoluzioni, istruzioni, ordini e altro materiale orientativo e documenti normativi relativi alle attività dell'impresa e alla tenuta dei registri; struttura e gestione dell'impresa e delle sue divisioni; organizzazione del lavoro d'ufficio; modalità di registrazione e trattamento dei documenti; lavoro d'archivio; dattiloscritto; regole per l'uso dei citofoni; standard per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa; regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard; fondamenti di etica ed estetica; regole della comunicazione d'impresa; nozioni di base di organizzazione e gestione del lavoro; regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche; fondamenti di diritto amministrativo e di legislazione del lavoro; normative interne sul lavoro; norme e regolamenti di tutela del lavoro.

Requisiti per la qualifica di segretario di un dirigente

3) Requisiti di qualificazione. Istruzione professionale superiore senza requisiti di esperienza lavorativa o istruzione professionale secondaria ed esperienza lavorativa nella specialità per almeno 2 anni.

1. Disposizioni generali

1. Il segretario appartiene alla categoria degli esecutori tecnici.

2. Per la carica di segretario è accettata una persona che ha un'istruzione professionale superiore senza requisiti di esperienza lavorativa o istruzione professionale secondaria ed esperienza lavorativa nella specialità di almeno 2 anni.

3. Il segretario è assunto e licenziato dal direttore dell'organizzazione.

4. Il segretario deve sapere:

  • risoluzioni, istruzioni, ordini e altro materiale orientativo e documenti normativi relativi alle attività dell'organizzazione e alla tenuta dei registri;
  • struttura e gestione dell'organizzazione e delle sue divisioni;
  • organizzazione del lavoro d'ufficio;
  • modalità di registrazione e trattamento dei documenti;
  • lavoro d'archivio;
  • dattiloscritto;
  • regole per l'uso dei citofoni;
  • standard per un sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa;
  • regole per la stampa di lettere commerciali utilizzando moduli standard;
  • fondamenti di etica ed estetica;
  • regole della comunicazione d'impresa;
  • nozioni di base di organizzazione e gestione del lavoro;
  • regole per il funzionamento delle apparecchiature informatiche;
  • fondamenti di diritto amministrativo e di legislazione del lavoro;
  • normative interne sul lavoro;
  • norme e regolamenti in materia di tutela del lavoro, sicurezza, igiene industriale e protezione antincendio.

5. Nella sua attività il segretario è guidato da:

  • legislazione della Federazione Russa,
  • Carta dell'organizzazione,
  • ordini e istruzioni dei dipendenti ai quali è subordinato in conformità con queste istruzioni,
  • questa descrizione del lavoro,
  • Regolamento interno del lavoro dell'organizzazione.

6. Il segretario riferisce direttamente al direttore dell'organizzazione (direttore dell'organizzazione, capo dipartimento, ecc.)

7. Durante l'assenza del segretario (viaggio di lavoro, ferie, malattia, ecc.), le sue funzioni sono svolte da una persona nominata dal direttore dell'organizzazione secondo le modalità prescritte, che acquisisce i diritti, i doveri corrispondenti ed è responsabile di lo svolgimento dei compiti affidatigli.

2. Responsabilità lavorative del segretario del manager

Segretario:

1. Svolge lavori sul supporto organizzativo e tecnico per le attività amministrative e amministrative del direttore dell'organizzazione.

2. Accetta la corrispondenza ricevuta a titolo oneroso dal direttore, la trasmette in conformità con la decisione presa alle unità strutturali o agli esecutori specifici per l'utilizzo nel processo di lavoro o nella preparazione delle risposte.

3. Svolge lavoro d'ufficio, esegue varie operazioni utilizzando la tecnologia informatica progettata per raccogliere, elaborare e presentare informazioni durante la preparazione e il processo decisionale.

4. Accetta documenti e dichiarazioni personali per la firma da parte del direttore dell'organizzazione.

5. Prepara documenti e materiali necessari per il lavoro del direttore.

6. Monitora la revisione tempestiva e la presentazione da parte delle unità strutturali e degli esecutori specifici dei documenti ricevuti per l'esecuzione, verifica la correttezza delle bozze dei documenti preparati presentati al direttore per la firma e garantisce la loro redazione di alta qualità.

7. Organizza conversazioni telefoniche con il direttore, registra le informazioni ricevute in sua assenza e ne porta alla attenzione il contenuto, trasmette e riceve informazioni tramite apparecchi interfonici (telefax, telex, ecc.), nonché messaggi telefonici, comunica tempestivamente al suo informazioni informazioni ricevute attraverso i canali di comunicazione.

8. Per conto del direttore, compila lettere, richieste e altri documenti e prepara le risposte agli autori delle lettere.

9. Svolge il lavoro di preparazione delle riunioni e delle riunioni tenute dal direttore (raccolta dei materiali necessari, notificando ai partecipanti l'ora e il luogo della riunione, l'ordine del giorno, la loro registrazione), mantenendo e redigendo verbali di riunioni e riunioni.

10. Monitora l'esecuzione da parte dei dipendenti dell'organizzazione degli ordini e delle istruzioni emessi, nonché il rispetto delle scadenze per l'adempimento delle istruzioni e delle istruzioni del direttore dell'organizzazione, prese sotto controllo.

11. Mantiene un file di controllo e registrazione.

12. Fornisce al posto di lavoro del direttore le necessarie attrezzature organizzative, forniture per ufficio e crea condizioni favorevoli al suo lavoro efficace.

13. Stampa, su indicazione del direttore, il materiale ufficiale necessario per il suo lavoro o inserisce le informazioni attuali nella banca dati.

14. Organizza l'accoglienza dei visitatori, facilita la pronta considerazione delle richieste e dei suggerimenti dei dipendenti.

15. Forma i fascicoli secondo la nomenclatura approvata, ne garantisce la sicurezza e li deposita negli archivi nei tempi stabiliti.

16. Copia i documenti su una fotocopiatrice personale.

17. Rispetta le normative interne sul lavoro e le altre normative locali dell'organizzazione.

18. Rispetta le norme e i regolamenti interni in materia di protezione del lavoro, sicurezza, igiene industriale e protezione antincendio.

19. Garantisce la pulizia e l'ordine nel suo posto di lavoro.

20. Eseguire, nell'ambito del contratto di lavoro, gli ordini dei dipendenti ai quali è subordinato in conformità con le presenti istruzioni.

3. Diritti del segretario del direttore

Il segretario ha il diritto:

1. Presentare proposte per il miglioramento del lavoro relativo alle responsabilità previste nelle presenti istruzioni affinché siano esaminate dal direttore dell'organizzazione.

2. Richiedere alle divisioni strutturali e ai dipendenti dell'organizzazione le informazioni necessarie per svolgere le proprie mansioni lavorative.

3. Conoscere i documenti che definiscono i suoi diritti e responsabilità per la sua posizione, criteri per valutare la qualità dell'esercizio delle funzioni ufficiali.

4. Conoscere i progetti di decisione della direzione dell'organizzazione relativi alle sue attività.

5. Richiedere alla direzione dell'organizzazione di fornire assistenza, compresa la garanzia delle condizioni organizzative e tecniche e l'esecuzione dei documenti stabiliti necessari per l'esercizio delle funzioni ufficiali.

6. Altri diritti stabiliti dalla normativa vigente in materia di lavoro.

4. Responsabilità del segretario del gestore

Il segretario è competente nei seguenti casi:

1. Per prestazioni improprie o inadempimento delle proprie mansioni lavorative previste nella presente descrizione del lavoro - entro i limiti stabiliti dalla legislazione sul lavoro della Federazione Russa.

2. Per i reati commessi nell'esercizio delle loro attività - nei limiti stabiliti dall'attuale legislazione amministrativa, penale e civile della Federazione Russa.

3. Per aver causato danni materiali all'organizzazione - entro i limiti stabiliti dall'attuale legislazione sul lavoro e civile della Federazione Russa.


Descrizione del lavoro del segretario del capo - campione 2019/2020. Responsabilità lavorative del segretario del direttore, diritti del segretario del direttore, responsabilità del segretario del direttore.

1. Disposizioni generali

1.1. Il segretario appartiene alla categoria degli specialisti aziendali ed è assunto e licenziato dal direttore.

1.2. Il compito principale del segretario è il supporto organizzativo e documentale per le attività gestionali.

1.3. Il Segretario riporta direttamente al Direttore Generale della Società.

1.4. Il segretario deve avere le competenze per organizzare il lavoro con documenti, redigere documentazione, organizzare il lavoro manageriale, utilizzare attrezzature informatiche e organizzative (fax, stampante, scanner, fotocopiatrice, minicentrale telefonica automatica), conoscere la cultura del lavoro e l'etica del lavoro, la salute sul lavoro , sicurezza e protezione antincendio.

2. Funzioni

Al segretario sono attribuite le seguenti funzioni:

2.1. Servizi di informazione e consultazione di documenti aziendali.

2.2. Orientamento metodologico e controllo sull'organizzazione del lavoro d'ufficio nelle divisioni strutturali della Società.

2.3. Documentare l'attività degli organi consultivi della Società.

2.4. Servizi operativi e organizzativi al management.

2.5. Conservazione e preparazione della documentazione e dei registri del personale.

3. Responsabilità lavorative

Il segretario deve:

3.1. Preparare i documenti necessari, garantire le attività finanziarie ed economiche della Società.

3.2. Fornire ricezione, contabilità, registrazione, controllo sull'esecuzione di documenti, servizi di informazione e consultazione e archiviazione delle informazioni sui documenti.

3.3. Monitorare la qualità della preparazione, la correttezza della redazione, il coordinamento e l'approvazione dei documenti presentati per la firma alla direzione dell'impresa.

3.4. Monitorare l'esecuzione dei documenti e delle istruzioni della direzione, adottare misure tempestive volte alla loro esecuzione tempestiva e di alta qualità.

3.5. Ricevi e distribuisci la posta in arrivo, nonché invia la posta in uscita.

3.6. Mantenere la comunicazione operativa con organizzazioni di terze parti (sia commerciali che governative).

3.7. Ricevi visitatori.

3.8. Eseguire interventi di supporto documentale per la gestione del personale aziendale:

Preparazione degli ordini per il personale;

Registrazione di carte personali del modulo N T-2 o file personali;

Registrazione dei libri di lavoro;

Registrazione e mantenimento dei contratti di lavoro (accordi);

Preparazione di documenti di viaggio;

Registrazione dei certificati di inabilità al lavoro;

Mantenere i fogli presenze;

Predisposizione e archiviazione della normativa locale sul personale;

Organizzazione della tempestiva familiarità dei nuovi dipendenti della Società con la documentazione necessaria per lo svolgimento delle proprie mansioni lavorative, nonché della familiarità dei dipendenti con le firme con gli ordini, le istruzioni del capo della Società, i capi delle divisioni strutturali e altri documenti sul personale gestione della Società;

Rilascio di certificati di esperienza lavorativa e retribuzione.

3.9. Garantire l'esecuzione dei lavori di battitura e copiatura.

3.10. Condurre una selezione annuale dei documenti per l'archiviazione o la distruzione.

3.11. Ricevere e distribuire chiamate.

3.12. Garantire il funzionamento dell'ufficio, ordinando acqua, cibo per le pause caffè e forniture per ufficio.

3.13. Eseguire le istruzioni individuali della direzione.

Il segretario ha il diritto:

4.1. Richiedere ai servizi funzionali i materiali necessari, nonché spiegazioni sui motivi del ritardo nel completamento delle attività e istruzioni da parte della direzione.

4.2. Esaminare i documenti e inoltrarli per l'esecuzione ai manager e agli specialisti della Società.

4.3. Prendi decisioni di tua competenza.

4.4. Interagire con tutti i servizi (dipendenti) della Società su questioni relative alla verifica dell'esecuzione dei documenti e alla presentazione delle informazioni necessarie alla direzione.

5. Responsabilità

Il Segretario è responsabile;

5.1. La qualità dei documenti presentati per la firma alla direzione dell'impresa.

5.2. Atteggiamento negligente e negligente nei confronti della registrazione e della conservazione dei documenti.

5.3. Sicurezza della documentazione, divulgazione delle informazioni.

5.4. Esecuzione inadeguata e prematura delle mansioni lavorative previste nelle presenti istruzioni.