Nuove regole di disciplina del contante c. Cosa c'è di nuovo nella procedura per effettuare transazioni in contanti. Spese del ricavato: operazioni consentite
L'esecuzione di transazioni in contanti nel 2019 viene ancora effettuata secondo le modalità approvate dalla Direttiva della Banca di Russia n. 3210-U dell'11 marzo 2014 (di seguito denominata Direttiva n. 3210-U). Ricordiamo che è valida dal 06/01/2014. Allo stesso tempo, è stata approvata la disposizione “Sulla procedura per effettuare transazioni in contanti con banconote e monete della Banca di Russia sul territorio della Federazione Russa”. Banca di Russia 12 ottobre 2011 n. 373-P (di seguito denominato Regolamento n. 373-P).
NOTA! Dal 19 agosto 2017 sono state apportate numerose modifiche alla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti, che considereremo più in dettaglio di seguito (direttiva della Banca di Russia del 19 giugno 2017 n. 4416-U).
Leggi le modifiche nella contabilizzazione degli importi degli anticipi .
Chi è interessato dai cambiamenti nella procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti?
In un modo o nell'altro, le innovazioni nella procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti hanno interessato tutte le entità aziendali. In particolare:
- singoli imprenditori e organizzazioni che sono piccole imprese (troverai i criteri per le piccole imprese in questo articolo);
- organizzazioni che non sono piccole;
- organizzazioni con divisioni separate;
- persone che utilizzano registratori di cassa o moduli di rendicontazione rigorosi (maggiori informazioni sulla contabilità dei fondi quando si utilizzano registratori di cassa online);
- i datori di lavoro danno soldi ai dipendenti in acconto.
Consideriamo ora questi cambiamenti più nel dettaglio.
Conduzione di transazioni in contanti: confronto tra le regole attuali e quelle precedenti
Per chiarezza, presenteremo le principali modifiche alla procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti sotto forma di tabella (confronto tra le norme attuali e precedenti, tenendo conto anche di quelle introdotte dalla Direttiva n. 4416-U).
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Operazioni interessate dalle modifiche |
Procedura attuale per l'esecuzione di transazioni in contanti |
La clausola degli atti giuridici a cui fa riferimento l'attuale procedura per l'esecuzione di operazioni in contanti |
Procedura precedente per l'esecuzione di transazioni in contanti |
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Obbligo di fissare un limite al saldo contante del registratore di cassa |
I singoli imprenditori e le organizzazioni di piccole imprese non possono fissare un limite al saldo di cassa nel registratore di cassa. Nota: i criteri per classificare le organizzazioni come piccole imprese sono stabiliti dall'art. 4 della legge "Sullo sviluppo delle piccole e medie imprese nella Federazione Russa" del 24 luglio 2007 n. 209-FZ |
Clausola 2 delle istruzioni n. 3210-U |
Non ci sono state eccezioni per i singoli imprenditori e le piccole organizzazioni. Tutte le persone giuridiche e gli imprenditori dovevano fissare l'importo massimo consentito di denaro contante che poteva essere conservato nel registratore di cassa alla fine della giornata lavorativa e consegnare il denaro in eccesso alla banca (clausole 1.2-1.4 del regolamento n. 373-P ) |
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La procedura per effettuare transazioni in contanti consente di scegliere una delle 2 opzioni per il calcolo del limite di cassa:
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Appendice all'istruzione n. 3210-U |
Le vecchie regole per lo svolgimento delle transazioni in contanti non consentivano la scelta di un'opzione conveniente per il calcolo del limite di contante. La seconda opzione (in termini di volume di esborsi in contanti) poteva essere utilizzata solo in assenza di incassi. Ciò è stato affermato direttamente nell'appendice al regolamento n. 373-P |
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Registrazione di documenti in contanti da parte di singoli imprenditori |
I singoli imprenditori che, in conformità con la legislazione della Federazione Russa in materia di imposte e tasse, tengono registri dei redditi o delle entrate e delle spese e (o) altri oggetti fiscali o indicatori fisici che caratterizzano un determinato tipo di attività commerciale, non possono formalizzare:
Ciò vale in particolare per gli imprenditori che pagano l'UTII, i singoli imprenditori che utilizzano un brevetto o un sistema fiscale semplificato, nonché i singoli imprenditori che pagano l'imposta agricola unificata (vedi lettera del Servizio fiscale federale della Russia del 9 luglio 2014 N. ED-4-2/13338). Nota: la contabilità delle entrate e delle spese viene effettuata anche dagli imprenditori in modalità generale - nel libro delle entrate e delle spese e delle transazioni commerciali di un singolo imprenditore (approvato con ordinanza del 13/08/2002Ministero delle Finanze della Federazione Russa n. 86n, Ministero delle Imposte della Federazione Russa n. BG-3-04/430). Da ciò possiamo concludere che questo allentamento si applica a tutti gli imprenditori senza eccezioni. |
pag. 4.1, 4.6 istruzioni N. 3210-U |
Insieme alle organizzazioni, i singoli imprenditori erano obbligati a:
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La procedura per depositare il contante in eccesso presso la banca |
Il denaro per l'accredito sul conto viene inviato:
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Clausola 3 delle istruzioni n. 3210-U |
Oltre alle opzioni esistenti (deposito presso una banca o un'organizzazione inclusa nel sistema della Banca di Russia), era possibile trasferire denaro su un conto tramite l'organizzazione del servizio postale federale (clausola 1.5 del regolamento n. 373-P) |
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Indicare l'importo in lettere sull'ordine di ricevuta di cassa |
Secondo l'attuale procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti, quando si emette contanti secondo un ordine di cassa, il cassiere prepara l'importo in contanti da emettere e trasferisce l'ordine di contanti al destinatario solo per la firma. Non è più necessario richiedere al destinatario di inserire manualmente nell'ordine l'importo ricevuto. Questo importo può essere stampato |
Clausola 6.2 dell'istruzione n. 3210-U |
L'esecuzione di transazioni in contanti nel modo precedente richiedeva al destinatario non solo di firmare l'ordine, ma anche di indicare di proprio pugno l'importo ricevuto (rubli in lettere, centesimi in numeri) (clausola 4.3 del regolamento n. 373-P) |
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Emissione di denaro in conto |
Per emettere contanti a un dipendente in acconto per le spese relative alle attività di una persona giuridica o di un singolo imprenditore, viene redatto un ordine di cassa spese in conformità con una richiesta scritta della persona responsabile, redatta in qualsiasi forma, o un documento amministrativo del gestore. La domanda o il documento amministrativo deve contenere l'annotazione dell'importo del contante e del periodo per il quale viene rilasciato, nonché la firma e la data del gestore. Se viene redatta una domanda per importi contabili, il gestore non è tenuto a indicare l'importo dei fondi contabili e il periodo. Lo stesso responsabile può farlo. E il manager si limiterà a firmarlo e datarlo. È consentita l'emissione in acconto qualora il destinatario non abbia segnalato il precedente anticipo |
Clausola 6.3 dell'istruzione n. 3210-U |
Secondo la precedente procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti, l'importo e il periodo di rendicontazione dovevano essere indicati di propria mano dal gestore (clausola 4.4 del regolamento n. 373-P). Inoltre, fino al 19 agosto 2017, la moneta contabile veniva emessa esclusivamente sulla base della domanda del dipendente e solo in assenza di debiti su precedenti spese contabili. |
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Preparazione di documenti di cassa per liquidazioni con registratori di cassa o BSO |
L'attuale procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti prevede la possibilità di registrare un PKO generale e (o) un regolamento in contanti al completamento delle transazioni in contanti per l'intero importo del contante accettato sulla base dei documenti fiscali di cui al paragrafo. 27Art. 1.1 della legge "Sull'applicazione del PCC" del 22 maggio 2003 n. 54-FZ. Se l'ordine di ricevuta di cassa viene emesso in formato elettronico, il cassiere può inviare la ricevuta su richiesta del depositante alla sua email. Se l'ordine di ricevuta di cassa viene emesso elettronicamente, il destinatario del denaro può apporre la propria firma elettronica sul documento |
pag. 4.1, 5.1, 6.2 istruzioni n. 3210 |
Il regolamento n. 373-P non prevedeva la possibilità di redigere un ordine di ricevuta consolidato per BSO e altri documenti simili. La clausola 5.2 della Direttiva n. 3210 è diventata inefficace dal 19/08/2017. Non c'era la possibilità di inviare una ricevuta via e-mail, né di firmare pagamenti in contanti con firma elettronica |
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Interazione tra la sede centrale e gli uffici di dipartimento |
Un'organizzazione che ha divisioni separate (SU) ha il diritto di stabilire autonomamente la procedura e i tempi per il trasferimento all'organizzazione madre di copie dei fogli dei libri di cassa della SE, tenendo conto del termine per la redazione dei rendiconti contabili (finanziari) ( punto 4.6 della Direttiva n. 3210-U) |
L'unità doveva trasferire all'organizzazione il proprio foglio di cassa con il saldo di cassa alla fine della giornata lavorativa entro il giorno lavorativo successivo (clausola 5.6 del regolamento n. 373-P) |
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Responsabilità per violazione delle regole per lo svolgimento di transazioni in contanti
E in conclusione, qualche parola sulla responsabilità. Per violazione della procedura per lavorare con contanti e della procedura per effettuare transazioni in contanti, la responsabilità amministrativa è prevista dall'art. 15.1 Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa. Questa è una multa: per i funzionari - da 4mila a 5mila rubli, per le persone giuridiche - da 40mila a 50mila rubli.
In questo caso le violazioni riguardano:
- effettuare conteggi in contanti con altre organizzazioni eccedenti i limiti stabiliti;
- mancata ricezione (ricevuta incompleta) del contante alla cassa;
- mancato rispetto della procedura di stoccaggio dei fondi disponibili;
- accumulo di contante nel registratore di cassa in eccesso rispetto ai limiti stabiliti.
Maggiori informazioni sulla responsabilità per violazione della procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti nell'articolo “Disciplina monetaria e responsabilità per la sua violazione” .
Risultati
La procedura per effettuare transazioni in contanti nel 2019 non ha subito alcuna modifica. Le norme modificate nel 2017 continuano ad applicarsi. Quindi alcune innovazioni hanno influenzato la procedura di lavoro con i responsabili. Altre modifiche riguardano l'introduzione dei registratori di cassa online e l'ottimizzazione del flusso dei documenti di cassa elettronici.
È stata introdotta una nuova procedura per effettuare transazioni in contanti nella Federazione Russa. Rispetto al periodo precedente, le regole per lo svolgimento delle transazioni in contanti sono cambiate.A causa del fatto che molte organizzazioni e imprese (così come alcuni singoli imprenditori) mantengono registrazioni contabili, sarebbe utile conoscere più in dettaglio la nuova procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti, che ha iniziato la sua attività e continuerà nel 2017.
Va notato che molto spesso le organizzazioni di regolamentazione controllano la correttezza di tali operazioni. In questo articolo considereremo i cambiamenti nella legislazione della Federazione Russa nel 2017: organizzazione, procedura, documenti in contanti e limite del saldo in contanti.
Chi sarà interessato dalla nuova procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti?
Per ordine della Banca Centrale della Federazione Russa sono state introdotte nuove regole per lo svolgimento di transazioni in contanti. Allo stesso tempo, i moduli per la conservazione dei documenti in contanti non hanno subito modifiche.
I cambiamenti influenzeranno maggiormente i singoli imprenditori. E, nonostante il fatto che i singoli imprenditori dovranno cambiare la loro modalità operativa abituale, per loro questo sarà più che ripagato semplificando le transazioni in contanti.
Oltre ai singoli imprenditori, i cambiamenti interesseranno anche le imprese e le organizzazioni. In particolare, le innovazioni influenzeranno la contabilità.
È molto importante che i singoli imprenditori familiarizzino tempestivamente con le regole aggiornate per lo svolgimento di transazioni in contanti al fine di evitare sanzioni.
Organizzazione e gestione delle operazioni di cassa nel 2017
Come notato sopra, è stata introdotta una nuova procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti.
Questo ordine può essere diviso in due parti:
1. Normale (per le persone giuridiche, escluse le banche).
2. Semplificato (per imprenditori individuali e piccole imprese).
Le transazioni in contanti possono essere effettuate esclusivamente alla cassa. Il soggetto preposto all'effettuazione di tali operazioni è il cassiere. Se l'azienda ha più cassieri, viene nominato un cassiere senior.
Il capo dell'organizzazione o un singolo imprenditore ha il diritto di effettuare personalmente transazioni in contanti.
Il contabile (capo contabile) firma i documenti in contanti. Se nell'impresa non è presente un contabile, i documenti vengono firmati dal cassiere e dal manager.
È consentito effettuare transazioni in contanti utilizzando software e hardware.
Sono intervenute modifiche nella gestione delle operazioni di cassa in divisioni separate. Per divisione separata si intende qualsiasi divisione dell'azienda (dove si trova almeno un posto di lavoro attrezzato).
Per tali divisioni è stato introdotto un limite al saldo di cassa e il mantenimento di un proprio libro cassa. I fogli del libretto di cassa sono ora in una copia. Non è necessario restituirli il giorno successivo alla sede principale.
Documenti di cassa 2017
Non ci sono state modifiche significative nel campo dei documenti in contanti. Il libro cassa, gli ordini di ricevute e spese, nonché gli estratti conto non sono cambiati. Tutti i moduli precedentemente unificati continuano ad essere utilizzati. Questi documenti dovrebbero essere compilati tenendo conto delle innovazioni.
I singoli imprenditori, in conformità con la nuova procedura per lo svolgimento di transazioni in contanti, sono esentati dal mantenimento del seguente elenco di documenti:
Libro di cassa;
ordini di ricevute di cassa;
ordini di cassa per spese.
I singoli imprenditori tengono registri fiscali del reddito e degli indicatori fisici che caratterizzano il loro tipo di attività.
Per conservare la documentazione del contante, ora puoi scegliere il supporto elettronico o quello cartaceo.
Un contabile entrante (un individuo che lavora con un contratto di servizio) ha il diritto di redigere documenti in contanti.
Divisioni separate dell'azienda ora trasferiscono i fogli del libro cassa in un modo nuovo. Una copia del libretto (certificata dal responsabile dell'unità) viene trasferita secondo le modalità stabilite dalla persona giuridica stessa. Cioè, i fogli del libro cassa possono essere presentati una volta all'anno, durante la preparazione dei rendiconti finanziari o contabili.
Gli errori nei documenti di cassa (su carta) possono ora essere corretti, ad eccezione degli ordini di cassa in entrata e in uscita.
Le principali novità sono le seguenti:
È consentito conservare la documentazione in contanti in formato elettronico utilizzando una firma elettronica;
non è necessaria la copia cartacea del libro cassa e degli ordini (ricevute e spese) qualora siano disponibili documenti informatici;
È impossibile correggere gli errori nei documenti elettronici (un documento firmato con un errore viene cancellato e al suo posto ne viene compilato uno nuovo);
il secondo foglio del libretto cassa non è più rilevante;
ora è possibile emettere un unico ordine di ricevuta secondo un rigoroso modulo di segnalazione;
Non è richiesta la registrazione dei termini e degli importi da parte del gestore;
non esiste un registro delle somme depositate (ma questa colonna viene conservata nelle buste paga);
il destinatario può inserire l'importo in lettere sull'ordine di spesa;
il libretto cassa non viene compilato se in un giorno non sono stati effettuati pagamenti in contanti.
Il cassiere appone il timbro e la propria firma sulla ricevuta dell'ordine di scontrino. I cassieri possono ora trasferire denaro senza un ordine di addebito in base al registro di cassa.
Limite del saldo di cassa nel 2017
Il limite del saldo di cassa è stato modificato. La nuova formula per il calcolo del limite di cassa non è vincolata agli incassi. L'organizzazione ha il diritto di effettuare calcoli in base all'importo delle spese o delle entrate.
Il limite di contante è obbligatorio, tranne che per le piccole e microimprese. Stabilisce l'importo dei fondi che possono essere liberamente depositati nel registratore di cassa. Le imprese e le organizzazioni hanno il diritto di introdurre personalmente un certo limite. Se il limite non è stato inserito, viene considerato zero. L'intero importo residuo viene depositato sul conto bancario alla fine della giornata.
La formula per il calcolo del limite di cassa è regolata dal nuovo regolamento. L’impresa può scegliere una delle due formule di calcolo proposte:
1. Il calcolo viene effettuato sulla base dei proventi in contanti (entrate da beni, servizi, ecc.).
2. Il calcolo viene effettuato in base all'importo dei fondi emessi.
Qualora vi siano divisioni distinte, il limite totale di cassa è determinato tenendo conto del limite stabilito per la divisione.
Ciò significa che l'importo del limite può essere distribuito tra divisioni separate.
La prima formula per calcolare il limite di cassa è simile alla seguente:
L = V / P x Nc, dove:
L - limite in rubli;
V - volume delle entrate in contanti;
P - periodo di fatturazione, il numero di giorni lavorativi per i quali viene registrato il volume degli incassi (ma non più di 92 giorni lavorativi per le persone giuridiche);
Nc - periodo di tempo tra il deposito dei proventi alla banca: 1–7 giorni lavorativi (se non c'è una banca nelle vicinanze, fino a 14 giorni).
La seconda formula per calcolare il limite di cassa è L = R / P x Nc, dove:
R è il volume delle esborsi in contanti (esclusi gli importi di stipendi, borse di studio o altri pagamenti ai dipendenti).
Limite di cassa per le piccole e micro imprese
La Direttiva della Banca della Federazione Russa n. 320-U stabilisce che tutte le piccole e microimprese sono esentate dall'istituzione obbligatoria di un limite di liquidità. Ciò significa che questo tipo di imprese hanno il diritto di trattenere eventuali importi nel registratore di cassa.
I criteri per la classificazione come micro e piccole imprese sono i seguenti:
Per le microimprese:
I limiti di reddito per la dichiarazione dei redditi dell'anno precedente sono 120 milioni;
Il numero medio dei dipendenti per l'anno precedente era di 15 persone.
Per le piccole imprese:
I limiti di reddito per la dichiarazione dei redditi dell'anno precedente sono 800 milioni;
Il numero medio dei dipendenti per l'anno precedente era di 100 persone.
Secondo questi criteri, i singoli imprenditori sono classificati come micro o piccole imprese, pertanto non è necessario che i singoli imprenditori introducano un limite di denaro.
Contabilità delle transazioni in contanti nel 2017
Tutti i fondi depositati nelle imprese che svolgono attività commerciali e ne traggono profitto (compresi i singoli imprenditori) devono essere conservati su un conto bancario.Ma ci sono situazioni in cui una parte del denaro rimane presso l'entità commerciale e viene utilizzata per determinati scopi (ad esempio, emissione di salari o indennità di viaggio). A questo scopo, esiste una cassa dell'organizzazione, dove vengono conservati rigorosi registri delle risorse finanziarie ricevute ed emesse.
La contabilità per il movimento degli articoli di inventario di un'entità che svolge attività commerciali, che comprende contanti, titoli e altri documenti che danno diritto a ricevere finanziamenti per essi, è sotto il controllo speciale delle autorità speciali (ispettori fiscali), poiché sono la base imponibile.
Pertanto, le regole per tale contabilità sono chiaramente indicate in vari atti normativi del nostro Stato. Questi includono le seguenti norme legislative:
Regolamento sulle regole per l'organizzazione della circolazione del contante nel territorio della Federazione Russa, approvato con il numero 14-p.
Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa numero 88, che ha approvato forme unificate di documentazione contabile primaria.
La procedura per effettuare transazioni in contanti nella Federazione Russa, adottata con decisione del Consiglio di amministrazione della Banca Centrale della Federazione Russa con il numero 40.
Il primo atto normativo stabilisce norme generali per la circolazione del contante e obbliga tutte le organizzazioni che svolgono attività commerciali a depositare il proprio contante presso gli istituti bancari in appositi conti commerciali. Si afferma inoltre che la società può trattenere parte del denaro in contanti.
A tal fine, la gestione di tale struttura, insieme alla banca servitrice, di comune accordo, fissa un certo limite.
Per limite si intende l'importo massimo di denaro e titoli di valore nominale che può rimanere nella cassa alla fine della giornata lavorativa e non essere consegnato a un istituto bancario. Il superamento di tale importo comporta l'irrogazione di sanzioni a carico dell'impresa o del singolo imprenditore. Il mancato rispetto del limite stabilito è consentito solo il giorno del pagamento degli stipendi e di altri pagamenti sociali ai dipendenti dell'organizzazione.
Il secondo atto normativo stabilisce campioni di documentazione in contanti, la procedura per mantenerli e compilarli. Il terzo atto regola il processo di esecuzione delle transazioni in contanti e approva anche un elenco di documenti (ordini di cassa, libri, buste paga) che confermano l'esecuzione di determinate azioni con il denaro (transazioni finanziarie) presente nel registratore di cassa.
È importante sapere che la ricezione e il prelievo di fondi dal registratore di cassa si riferiscono a transazioni che confermano l'attività economica di un'impresa o di un singolo imprenditore. Il tutto è documentato con ricevute e documenti di spesa. Tutta la contabilità finanziaria (contabile) primaria viene effettuata sulla base.
Tipi di documenti di cassa
La risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa numero 88, che ha approvato forme unificate di documentazione contabile primaria, stabilisce i seguenti documenti di cassa:
Ricevuta di contanti (modulo KO-1). Accetta tutti i contanti, nonché i titoli che arrivano alla cassa.
Ordine di spesa in contanti (modulo KO-2). Emette risorse finanziarie, nonché titoli dal registratore di cassa.
Un diario in cui vengono registrati tutti gli ordini in entrata e in uscita (modulo KO-3).
Il libro delle transazioni in contanti (libro di cassa), che riflette tutti i movimenti di contanti e registra anche il loro saldo alla fine della giornata lavorativa (modulo KO-4).
Un libro che mostra i registri di tutte le risorse finanziarie emesse e ricevute dal cassiere di un'impresa o di un singolo imprenditore (modulo KO-5).
In alcuni casi, il cassiere può emettere salari, stipendi e altri pagamenti sugli estratti conto. Possono essere pagamenti o pagamenti di liquidazione. Nonostante alcune differenze nel nome, legalmente si tratta dello stesso documento finanziario, che prevede dettagli obbligatori da compilare.
Si precisa che negli ordini di cassa sui quali vengono ricevuti ed emessi fondi è vietata qualsiasi correzione o cancellazione. Se questi documenti sono stati inizialmente redatti in modo errato, vengono cancellati dall'atto e ne vengono redatti di nuovi.
Documentazione delle transazioni
Tutte le transazioni con finanze e altri titoli che hanno un equivalente in contanti (ad esempio assegni turistici, francobolli) vengono eseguite tramite ordini in contanti. Questi ultimi, a loro volta, vengono registrati nel giornale degli ordini e i fondi (i loro importi) vengono inseriti nel libro cassa.
Le transazioni che comportano la ricezione di denaro alla cassa vengono documentate tramite ordini di incasso (PKO).
I requisiti per la loro preparazione sono i seguenti:
La data di compilazione deve corrispondere al giorno dell'operazione;
sono richieste le informazioni personali e la posizione della persona che ha emesso il mandato;
devono essere indicate le ragioni della loro predisposizione (restituzione dei fondi di viaggio non utilizzati, pagamento di beni o servizi forniti);
è necessario indicare gli estremi dei documenti allegati e confermanti l'operazione (data, numero, nome).
Dovresti subito notare che le norme che regolano queste azioni non stabiliscono un elenco di documenti che confermino le transazioni in entrata. È prescritto nei documenti interni dell'entità commerciale.
L'ordine di ricevuta è considerato valido dopo la firma del contabile e, in caso contrario, dell'amministratore o del singolo imprenditore stesso.
Le operazioni per l'emissione di fondi dal registratore di cassa sono formalizzate utilizzando gli ordini di ricevuta di cassa (COS).
I requisiti per la loro preparazione non sono diversi da quelli stabiliti per i documenti di ricevuta.
Azioni del cassiere al ricevimento di PKO e RKO:
Verificare la firma in originale del capo contabile e la presenza della firma di autorizzazione del direttore;
verificare che tutti i documenti giustificativi per l'emissione o la ricezione di denaro siano correttamente eseguiti;
assicurarsi che siano disponibili gli allegati necessari agli ordini.
Questa è una procedura obbligatoria per i dipendenti che lavorano al registratore di cassa.
Procedura contabile ed esempi di registrazione
Prima di iniziare a lavorare al registratore di cassa, i cassieri devono leggere attentamente la descrizione del proprio lavoro e l'elenco dei documenti approvati dalla direzione dell'impresa che possono essere allegati agli ordini di cassa.
Nei rendiconti finanziari, il lavoro con il registratore di cassa è numerato come conto 50.
Per questo è possibile aprire sottoconti:
50/1 – cassa dell'impresa;
50/2 – cassa operativa di un'organizzazione (banca, azienda di trasporti e altre);
50/3 – vendita e postazione di documenti monetari (bolli, cambiali, biglietti ferroviari, aerei).
La contabilità per PKO e RKO avviene nel loro giornale di registrazione, nonché nei libri di cassa:
I loro numeri di serie vengono inseriti nel giornale dopo che il capo contabile o il direttore li hanno firmati. Deve essere conservato nel reparto contabilità dell'impresa o presso il direttore.
Un libro cassa è un rendiconto finanziario generale in cui vengono registrate tutte le transazioni del giorno (periodo di riferimento). Il requisito principale è indicare il saldo nel registratore di cassa alla fine della giornata lavorativa. Se non è stata effettuata alcuna transazione, il saldo sarà l'importo prelevato per il periodo di riferimento precedente.
Ci sono anche dichiarazioni sull'esborso dei fondi. Devono contenere dettagli obbligatori come i dettagli personali della persona a cui sono dovuti i pagamenti, informazioni sui fondi maturati, le imposte pagate su di essi e altri pagamenti obbligatori, compresi gli alimenti e altri soldi riscossi mediante decisione del tribunale. Dovrà inoltre essere indicato l'importo totale da emettere.
Le voci tipiche per le transazioni in contanti sono presentate nella seguente tabella:
La contabilità delle transazioni in contanti è strettamente regolata dalla legislazione vigente e non tollera la negligenza. Se vengono rilevate violazioni, l'entità commerciale dovrà affrontare sanzioni da parte dell'ispettorato fiscale.
Contabilità delle transazioni in contanti 2017
Nella pratica dell'imprenditorialità domestica, gli accordi tramite contanti sono diventati molto diffusi. L'uso diffuso di tale strumento è dovuto alla sua praticità e versatilità. Bisogna però tenere presente che l’uso del contante non deve violare le norme della legge russa, compreso l’obbligo di registrare le transazioni in contanti.Disciplina regolamentare delle operazioni in contanti
L'ambito di applicazione dei pagamenti in contanti è strettamente regolato dalla Banca Centrale Russa nelle Istruzioni n. 3073-U. Pertanto, molto spesso, le organizzazioni possono utilizzare il denaro del registratore di cassa per salari, emissione di acconti, accordi con i partner, ricezione e deposito di denaro sul conto appropriato e così via. Le aziende non possono utilizzare contanti per scopi non specificati dalla Banca di Russia.
Ogni volta che si utilizza denaro contante, l'impresa interessata è tenuta a rispettare rigorosamente un altro atto normativo della Banca Centrale della Federazione Russa, ovvero la Direttiva n. 3210-U (di seguito denominata Direttiva). Il citato documento normativo contiene un esaustivo elenco delle procedure necessarie per la corretta gestione della disciplina di cassa aziendale.
Limiti del cassiere
Per iniziare a effettuare pagamenti in contanti, l'impresa interessata deve acquisire un registratore di cassa. In questo caso non intendiamo registratore di cassa o registratore di cassa, ma i locali e l'organizzazione del lavoro. La violazione dell'obbligo descritto da parte dell'impresa sarà considerata dalle autorità di regolamentazione una violazione della disciplina del denaro e la società che ha commesso questo reato può essere ritenuta responsabile sotto forma di un'ammenda, il cui importo è stabilito dal Codice amministrativo di Russia.
Vale la pena notare che senza un'adeguata organizzazione della gestione del contante, è impossibile una corretta contabilità delle transazioni in contanti.
Per rispettare le istruzioni della Banca Centrale della Federazione Russa, le aziende che utilizzano contante e lo lasciano nel registratore di cassa devono calcolare dei limiti sul saldo del denaro. Gli imprenditori e le piccole imprese sono esentati da tale obbligo.
È necessario prestare attenzione all'assenza dell'obbligo di fissare limiti per ciascuna impresa all'utilizzo del contante nelle proprie attività. Il calcolo dell'importo massimo del saldo di cassa nel registratore di cassa consente a una persona giuridica di non consegnare alla banca i fondi che rientrano nel quadro di calcolo. Se l'azienda non ha calcolato il limite, allora questo viene considerato pari a zero e alla fine della giornata lavorativa l'azienda non dovrebbe avere contanti.
Per contabilizzare correttamente le transazioni in contanti, un'impresa deve utilizzare le formule sviluppate dalla Banca Centrale della Federazione Russa per determinare il limite. Gli algoritmi citati si riflettono nell'appendice alle Direttive della Banca Centrale della Federazione Russa. Nei calcoli dovrebbero essere utilizzati gli indicatori effettivi di ciascuna impresa. Per aumentare legalmente il limite, è consigliabile che le aziende adottino i valori massimi degli indicatori utilizzati nel calcolo.
È importante notare che la società non ha il diritto di applicare un limite fissato arbitrariamente. Se il calcolo viene effettuato da un'impresa creata di recente e che non dispone delle statistiche necessarie, è necessario utilizzare i valori pianificati per determinare il limite.
Il limite sviluppato viene attuato mediante l'emissione di un ordine corrispondente da parte del direttore generale dell'impresa. La forma di tale documento non è stata approvata e non vi sono requisiti speciali per esso. Pertanto, ciascuna azienda emette un ordine corrispondente in qualsiasi forma. L'inclusione obbligatoria in tale documento sono gli importi effettivi degli importi massimi in contanti, il periodo di validità dei limiti e il loro calcolo. Le aziende che hanno divisioni separate geograficamente lontane dall'organizzazione madre devono tenere conto delle loro strutture nel calcolo dei limiti. In questo caso è determinante il destinatario presso il quale vengono depositati i contanti.
Se si riceve denaro presso la cassa della società madre, i limiti vengono calcolati tenendo conto della quota della divisione corrispondente.
Una situazione diversa si verifica quando una struttura separata consegna autonomamente il denaro alla banca. In questo caso, per ciascuna di queste divisioni dovrebbero essere fissati limiti indipendenti. Da quanto sopra segue che una corretta contabilizzazione delle transazioni in contanti è impossibile senza fissare limiti al saldo di cassa. Ciò vale nei casi in cui l'azienda accumula liquidità alla fine della giornata lavorativa.
Transazioni in contanti
Come regola generale, le azioni delle imprese relative all'accettazione o all'emissione di contanti sono transazioni in contanti. Qualsiasi persona che soddisfi i criteri di capacità giuridica e capacità può essere il loro partecipante.
Per la registrazione uniforme dei flussi di cassa, il Comitato statistico statale della Russia, con la risoluzione n. 88, ha sviluppato e approvato moduli di documenti unificati. I moduli approvati vengono utilizzati dalle entità per i pagamenti in contanti e vengono utilizzati durante la registrazione delle transazioni in contanti. Il loro completamento è obbligatorio. La redazione di documenti in altre forme indica una violazione della disciplina del contante ed è punibile con una multa.
La principale documentazione per la contabilità delle operazioni in contanti, necessaria per la corretta esecuzione delle operazioni in contanti, è:
Garanzia di cassa del conto;
ordine di ricevuta di cassa;
libro di cassa;
libro paga.
Eventuali movimenti di contante presso la cassa aziendale dovranno essere documentati come ordini di spesa o di incasso. Tali documenti vengono firmati dal contabile e dal cassiere, mentre le operazioni in contanti vengono effettuate da quest'ultimo.
Il Direttore Generale ha il diritto di redigere RKO e PKO. La condizione per la legittimità di tale riempimento è l'esecuzione di operazioni in contanti da parte del gestore.
È importante ricordare che i dipendenti non nominati direttamente dalla Banca Centrale Russa sono privati del diritto di effettuare transazioni in contanti e di redigere documenti pertinenti. Al dipendente responsabile devono essere forniti sigilli e timbri, nonché campioni di firme dei dipendenti autorizzati a firmare liquidazioni e liquidazioni in contanti. I loro diritti e responsabilità vengono loro spiegati sotto la loro firma personale.
Un altro documento necessario è il libretto di cassa. La procedura per compilarlo e mantenerlo è descritta in dettaglio negli atti normativi della Russia.
Tutte le registrazioni nel libro cassa devono essere supportate da RKO e PKO. Alla fine del turno, il cassiere controlla i dati nel modulo n. KO-4 con le informazioni specificate negli ordini. Sulla base dei risultati di tali azioni, viene determinato il saldo di cassa.
I fondi superiori al limite vengono accreditati sul conto corrente.
Se vengono rilasciati stipendi o borse di studio ai dipendenti, è necessario compilare e conservare una busta paga. Le informazioni contenute in questo documento devono corrispondere ai dati del libro cassa e del registratore di cassa.
Quando si compila e si registra un libro cassa o un estratto conto, è necessario essere guidati dall'Ordine n. 52n del Ministero delle Finanze della Federazione Russa, che approva le raccomandazioni metodologiche per l'uso e il completamento dei moduli dei documenti contabili primari.
Tutti i documenti relativi alle transazioni in contanti possono essere conservati sia su supporto cartaceo che elettronico. Quest'ultimo metodo richiede una firma elettronica e la fornitura da parte dell'azienda di mezzi tecnici specifici.
Indipendentemente dal metodo di conservazione dei documenti, non è consentito che essi contengano errori o inesattezze. I documenti devono essere compilati in modo ordinato e leggibile.
Va notato che, oltre a registrare i movimenti di denaro, le imprese sono tenute a registrare correttamente le transazioni con documenti monetari inserendo il contrassegno “magazzino” negli appositi moduli.
Contabilità delle transazioni in contanti
Il Ministero delle Finanze della Federazione Russa ha emesso l'Ordine n. 94n, che ha approvato non solo il piano dei conti per la contabilità delle attività finanziarie ed economiche delle organizzazioni, ma anche le Istruzioni per la sua applicazione.
Il suddetto piano dei conti ha introdotto il conto 50 “Contanti”.
Il conto di cui sopra è destinato alla tenuta della contabilità delle transazioni in contanti con fondi nei registratori di cassa delle aziende.
La sezione 5 delle Istruzioni per l'applicazione del piano dei conti riconosce alle aziende il diritto di aprire i sottoconti 50-1 “Cassa Organizzativa”, 50-2 “Cassa Operativa”, 50-3 “Documenti di cassa” per il conto 50.
Va notato che il sottoconto 50-1 "Contanti dell'organizzazione" viene utilizzato per registrare il movimento di contanti attraverso la cassa dell'azienda. Quando si effettuano transazioni con valuta estera, è necessario aprire sottoconti separati sul conto 50 per la contabilità separata delle transazioni in contanti per ciascuna valuta estera.
Il sottoconto 50-2 “Cassa operativa” viene utilizzato per contabilizzare il movimento di denaro nei registratori di cassa di uffici merci, biglietterie, biglietterie di stazioni, uffici postali, ecc.
Il sottoconto 50-3 "Documenti monetari" viene utilizzato per contabilizzare i documenti di natura monetaria: tagliandi pagati per carburante, cibo, buoni, avvisi ricevuti per vaglia postali, francobolli, buste affrancate, marche da bollo statali, ecc. Una caratteristica di tali documenti è la loro valutazione. Devono essere acquistati dall'azienda e conservati dalla stessa.
Per riflettere correttamente le transazioni in contanti nella contabilità, è necessario ricordare che l'addebito sul conto 50 tiene conto del denaro ricevuto dalla cassa dell'azienda.
I fondi emessi dalla cassa dell'azienda si riflettono nel credito del conto 50.
Se l’azienda riceve denaro contante nella propria cassa, tale movimento deve essere registrato come segue:
L'incasso da parte della società della banca presso cui è situato il conto corrente della società è documentato dall'addebito del conto 50, al quale corrisponde l'accredito del conto 51 “Conto Corrente”;
la restituzione da parte della persona che ha ricevuto denaro contabile di importi per i quali non è stata fornita una relazione (fondi non spesi) viene registrata come addebito sul conto 50, a cui corrisponde l'accredito sul conto 71 “Liquidazioni con soggetti responsabili”;
il pagamento da parte degli acquirenti di beni o servizi è registrato nell'addebito del conto 50, a cui corrisponde l'accredito del conto 62 “Accordi con acquirenti e clienti”.
Se la società emette contante dal registratore di cassa, tale movimento deve essere registrato come segue:
Il pagamento delle retribuzioni da parte dell'azienda ai propri dipendenti, effettuato mediante emissione di contanti dalla cassa aziendale, si riflette nella contabilità come addebito sul conto 70 "Liquidi con il personale per salari", a cui corrisponde l'accredito sul conto 50 "Contanti";
l'emissione di contanti a una persona responsabile dalla cassa della società è registrata dall'addebito sul conto 71 "Liquidimenti con persone responsabili", a cui corrisponde l'accredito sul conto 50 "Contanti";
il deposito di contante da parte della società presso la banca presso la quale è situato il conto corrente della società viene registrato come addebito sul conto 51 “Conto cassa”, al quale corrisponde l’accredito del conto 50 “Cassa”;
il pagamento dei beni o servizi acquistati viene effettuato con l'addebito del conto 62 "Pattimenti con fornitori e appaltatori", al quale corrisponde l'accredito del conto 50 "Contanti".
Invece di una conclusione, va notato che, a causa dei requisiti della legislazione nazionale, le aziende che utilizzano contanti nelle loro attività sono obbligate a:
Garantire la corretta rappresentazione delle transazioni in contanti nella contabilità;
rispettare rigorosamente la legislazione della Federazione Russa e la disciplina del contante;
Prevenire l'esecuzione di documenti contabili di flusso di cassa con errori o macchie.
Se le aziende ignorano i suddetti requisiti della legislazione della Federazione Russa, c'è un'alta probabilità che saranno ritenute responsabili secondo le norme del diritto nazionale. Pertanto, una società può essere multata fino a 50.000 rubli per ogni caso di violazione della disciplina di cassa. Questa sanzione deriva direttamente dal contenuto dell'articolo 15.1 del Codice degli illeciti amministrativi della Russia.
Verifica delle transazioni in contanti nel 2017
Un audit delle transazioni in contanti è uno degli elementi del sistema di misure di controllo in un'organizzazione. Ciò conferma la conformità dei dati contabili con la situazione reale, il rispetto di tutti i requisiti legali e garantisce inoltre la sicurezza dei fondi aziendali e previene tentativi di abuso.Il metodo più comunemente utilizzato per controllare la contabilità di cassa è il controllo del registratore di cassa e delle transazioni in contanti. Viene effettuato da dipendenti incaricati a tale scopo, solitamente un contabile o un cassiere. Volumi significativi di fatturato in contanti comportano un rischio maggiore di riflettere in modo errato le transazioni, errori nei calcoli e talvolta semplicemente abusi da parte del dipendente responsabile. A questo proposito, le grandi organizzazioni hanno i requisiti più severi per garantire la legalità delle transazioni legate alla circolazione di fondi; inoltre, vengono emanate normative locali che devono essere rigorosamente rispettate.
Quando si parla di controllo delle transazioni in contanti non si intende un singolo elemento, ma un elenco di procedure correlate. Un audit può essere pianificato o inatteso. Viene effettuato sia da gruppi appositamente creati all'interno dell'azienda che da ispettori esterni.
Succede che il proprietario o l'alta direzione nutrono dubbi sull'affidabilità dei responsabili dell'esecuzione delle transazioni in contanti e quindi coinvolgono revisori esterni o specialisti per le ispezioni. Inoltre, per alcune organizzazioni, in particolare per quelle che collocano titoli sul mercato aperto, un audit è obbligatorio e l'audit delle transazioni in contanti ne è una componente.
Meccanismo per lo svolgimento di una verifica contabile di cassa nel 2017
La necessità di verificare le transazioni in contanti nell'ambito di una verifica obbligatoria è dovuta alla necessità di valutare la correttezza dei dati nel campo 1250 “Disponibilità liquide e mezzi equivalenti” del modulo n. 1 del rendiconto finanziario. Nel 2017 verrà effettuata una verifica delle transazioni in contanti in relazione ai dati del 2016.
La riga di bilancio stimato riporta il saldo di cassa effettivo dell'impresa alla fine del periodo. Quanto più alto è questo valore, tanto più ampio sarà l'elenco delle attività che gli ispettori dovranno svolgere nell'ambito dell'audit delle transazioni in contanti. Per valutare l’entità specificata del saldo e il suo ruolo nella posizione dell’azienda, viene utilizzato un meccanismo di calcolo specializzato, solitamente chiamato materialità.
Nell’ambito della verifica delle operazioni in contanti vengono inoltre valutati:
Corretto svolgimento delle operazioni in contanti;
corretto utilizzo delle apparecchiature di cassa;
rispetto del limite sui saldi di cassa nel registratore di cassa dell'organizzazione;
rispetto dell'importo massimo dei fondi per i pagamenti in contanti.
Prima dell'inizio della procedura di audit delle transazioni in contanti, vengono studiate la politica nel campo della contabilità di cassa nell'azienda e le normative locali all'interno dell'organizzazione. Allo stesso modo, vengono esaminati i principi della contabilità di cassa operanti nell'organizzazione.
Non meno importante durante l'audit delle transazioni in contanti è la verifica del rispetto delle disposizioni della legge "Sulla lotta alla legalizzazione (riciclaggio) dei redditi..." n. 115-FZ, nonché delle misure per prevenire la corruzione (articolo 13.3 del la legge “Sulla lotta alla corruzione” n. 273-FZ).
Metodi specifici per il controllo delle transazioni in contanti
Il compito principale del controllore durante l'audit delle transazioni in contanti è determinare con quanta precisione il saldo del conto 50 si riflette nel bilancio e se si sono insinuati errori nel calcolo di questo indicatore. Durante il monitoraggio di questo account, vengono verificate tutte le operazioni, i motivi della loro attuazione e vengono identificate le voci errate. Inoltre, quando vengono verificate le transazioni in contanti, la validità di ciascuna transazione in contanti viene attentamente valutata. Molto spesso, durante la verifica delle transazioni in contanti, viene analizzato il rendiconto finanziario.
Inoltre, l'audit delle transazioni in contanti comporta una verifica dettagliata dei documenti primari. Se un controllo delle transazioni in contanti rivela documenti errati, i loro risultati potrebbero essere ritenuti illegali. Allo stesso tempo, le informazioni in essi contenute non dovrebbero contraddire l'importo della rendicontazione finale.
Le discrepanze individuate a seguito di una verifica contabile delle transazioni in contanti si riflettono necessariamente nella conclusione finale e nella nota esplicativa per i proprietari della società. Questo è esattamente il modo in cui dovrebbe essere condotto l’audit delle transazioni in contanti del 2017.
La verifica delle transazioni in contanti può essere effettuata sia per decisione dei proprietari della società, sia per la presenza di un obbligo legale di effettuarla. Nel processo di verifica del registratore di cassa e delle transazioni in contanti, si presuppone il monitoraggio delle azioni eseguite con i contanti, la loro piena conformità ai requisiti di legge e la procedura per lavorare con i registratori di cassa. Durante il controllo delle transazioni in contanti possono essere individuati errori che devono trovare posto nel rapporto di audit e nella nota esplicativa degli ispettori.
Per comprendere il concetto di “disciplina di cassa” è necessario innanzitutto comprendere la differenza tra i termini “Registratore di cassa” e “Cassa”:
Registratore di cassa (KKM, KKT)è un dispositivo necessario per ricevere fondi dai tuoi clienti. Possono esserci un numero qualsiasi di tali dispositivi e ciascuno di essi deve avere i propri documenti di segnalazione.
Cassa aziendale (cassa operativa)è una raccolta tutte le transazioni in contanti(ricevimento, stoccaggio, consegna). Il registratore di cassa riceve le entrate ricevute, anche dal registratore di cassa. Tutte le spese in contanti relative alle attività dell'impresa vengono effettuate dalla cassa e il denaro viene consegnato agli esattori per l'ulteriore trasferimento alla banca. Il registratore di cassa può essere una stanza separata, una cassaforte nella stanza o anche un cassetto nella scrivania.
Pertanto, tutte le transazioni in contanti devono essere accompagnate dall'esecuzione di documenti in contanti, il che di solito significa rispetto della disciplina del contante.
Disciplina del denaro– si tratta di un insieme di regole che devono essere seguite quando si effettuano operazioni relative alla ricezione, emissione e custodia di contante (operazioni in contanti).
Le regole fondamentali della disciplina di cassa sono:
Chi deve conformarsi
La necessità di mantenere la disciplina di cassa non dipende dalla presenza di un registratore di cassa o dal sistema di tassazione scelto.
Come viene calcolato il limite del saldo di cassa?
La procedura per il calcolo del limite del saldo di cassa è presentata nell'appendice alla Direttiva della Banca di Russia dell'11 marzo 2014 n. 3210-U.
Secondo esso, nel 2019 il limite del saldo di cassa può essere calcolato in due modi:
Opzione 1. Calcolo in base al volume degli incassi alla cassa
L = V / P x N c
l
V– il volume delle entrate per beni venduti, lavoro svolto, servizi resi per il periodo di fatturazione in rubli (i singoli imprenditori e le organizzazioni di nuova creazione indicano il volume previsto delle entrate).
P– il periodo di calcolo per il quale viene preso in considerazione il volume degli incassi (per determinarlo è possibile prendere qualsiasi periodo di tempo, ad esempio il mese in cui si è verificato il picco dei volumi di incassi). Il periodo di fatturazione deve essere non più di 92 giorni lavorativi
NC– il periodo di tempo che intercorre tra il giorno in cui è stato ricevuto il contante e il giorno in cui il denaro è stato depositato presso la banca. Questo periodo non deve superare i 7 giorni lavorativi e, in assenza di una banca nella località, i 14 giorni lavorativi. Per esempio, se il denaro viene depositato in banca una volta ogni 3 giorni lavorativi, allora N c = 3. Nel determinare N c è possibile prendere in considerazione l'ubicazione, la struttura organizzativa, le specificità dell'attività (stagionalità, orario di lavoro, ecc.).
Esempio di calcolo. LLC "Società" è impegnata nel commercio al dettaglio. La direzione dell'organizzazione ha deciso di fissare un limite al saldo di cassa per il 2019, prendendo dicembre 2018 come periodo di fatturazione. Nel mese di dicembre l'azienda ha lavorato per 21 giorni e ha ricevuto un ricavo in contanti pari a 357.000 rubli. Allo stesso tempo, il cassiere dell'organizzazione ha consegnato il ricavato alla banca una volta ogni 2 giorni. Il limite del saldo di cassa in questo caso sarà pari a: 34.000 rubli.(357.000 RUB / 21 giorni x 2 giorni).
Opzione 2. Calcolo basato sul volume di contanti erogati dal registratore di cassa
Questo metodo viene solitamente utilizzato da singoli imprenditori e organizzazioni che non ricevono contanti nel corso delle loro attività, ma prelevano periodicamente denaro dalla banca (ad esempio per accordi con i propri fornitori).
In questo caso vale la formula:
L = R/P x N n
l– limite del saldo di cassa in rubli;
R– il volume di contanti emesso per il periodo di fatturazione in rubli (ad eccezione degli importi destinati al pagamento di stipendi, borse di studio e altri trasferimenti ai dipendenti). I singoli imprenditori e le organizzazioni di nuova creazione indicano il volume previsto di esborsi in contanti;
P– il periodo di fatturazione per il quale viene preso in considerazione il volume dei prelievi di contanti (per determinarlo è possibile prendere qualsiasi periodo di tempo, ad esempio il mese in cui si sono verificati i maggiori volumi di prelievi di contanti). Il periodo di fatturazione deve essere non più di 92 giorni lavorativi e il suo valore minimo può essere qualsiasi.
Non– il periodo di tempo che intercorre tra i giorni in cui si riceve denaro dalla banca (ad eccezione degli importi destinati al pagamento di stipendi, borse di studio e altri pagamenti ai dipendenti). Questo periodo non deve superare i 7 giorni lavorativi e, in assenza di una banca nella località, i 14 giorni lavorativi. Ad esempio, se il denaro viene prelevato da una banca una volta ogni 3 giorni lavorativi, allora N n = 3.
Esempio di calcolo. LLC "Società" è impegnata nel commercio al dettaglio. L'azienda non accetta proventi in contanti; gli acquirenti pagano tramite la banca. Tuttavia, di tanto in tanto l'azienda preleva contanti dalla banca per pagare i fornitori. La direzione dell'organizzazione ha deciso di fissare un limite al saldo di cassa per il 2019, prendendo dicembre 2018 come periodo di fatturazione.
Nel mese di dicembre l'azienda ha lavorato per 21 giorni e ha ricevuto contanti dalla banca per un importo di 455.700 rubli. Allo stesso tempo, il cassiere dell'organizzazione riceveva contanti dalla banca una volta ogni 4 giorni. Gli stipendi non venivano emessi dal registratore di cassa. Il limite del saldo in questo caso sarà pari a: RUB 86.800(455.700 RUB / 21 giorni x 4 giorni).
Ordine per la fissazione di un limite di cassa
Dopo aver calcolato il limite del saldo di cassa per il registratore di cassa, è necessario emettere un ordine interno che approvi l'importo del limite. Nell'ordine è possibile indicare il periodo di validità del limite, ad esempio 2019 (ordine campione).
La legge non prevede l'obbligo di reimpostare il limite ogni anno, quindi se il periodo di validità non è specificato nell'ordinanza, gli indicatori stabiliti possono essere applicati sia nel 2019 che oltre fino all'emissione di una nuova ordinanza.
Procedura semplificata
A partire dal 1 giugno 2014 - imprenditori individuali e piccole imprese (numero di dipendenti non superiore a 100 persone e fatturato non superiore a 800 milioni di rubli all'anno) altro non è necessario fissare un limite saldo contante alla cassa.
Per annullare il limite di cassa, è necessario emettere un ordine speciale. Deve basarsi sulla Direttiva della Banca di Russia dell'11 marzo 2014 n. 3210-U e deve contenere la seguente dicitura: “Tenere i contanti nel registratore di cassa senza porre limiti al saldo del registratore di cassa”(ordine del campione).
Emissione di contanti a persone responsabili
Il denaro responsabile è il denaro che viene dato alle persone responsabili (dipendenti) per viaggi di lavoro, spese di intrattenimento ed esigenze aziendali.
Il denaro può essere emesso sul conto solo sulla base dichiarazioni di un dipendente. In esso deve indicare: l'importo del denaro, lo scopo per cui lo riceve e il periodo per il quale viene prelevato. La domanda è scritta in qualsiasi forma e deve essere firmata dal responsabile (IP).
Se un dipendente ha speso i suoi soldi personali, deve risarcirlo, in questo caso viene scritta anche una dichiarazione, ma con una formulazione diversa (esempi di dichiarazioni).
Nota: È auspicabile che l'istruzione contenga la riga: “Il dipendente non ha debiti sugli anticipi precedentemente emessi”(poiché per legge è impossibile emettere denaro in acconto a dipendenti che non hanno riferito di anticipi precedenti).
Durante 3 giorni lavorativi dopo la fine del periodo per il quale sono stati emessi i fondi (o dalla data di ritorno al lavoro), il dipendente deve presentare al contabile (dirigente) nota spese con allegato la documentazione attestante le spese effettuate (ricevute KKM, ricevute di vendita, ecc.).
In caso contrario, i fondi concessi al dipendente non possono essere conteggiati come spese e l'imposta può essere ridotta di conseguenza. Inoltre, se non ci sono documenti giustificativi, dovrai trattenere l'imposta sul reddito personale e pagare i premi assicurativi dall'importo emesso.
Limitazione dei pagamenti in contanti
Un'altra importante regola della disciplina del contante è il rispetto delle restrizioni sui pagamenti in contanti tra entità commerciali (singoli imprenditori e organizzazioni) all'interno di un contratto quantità non più di 100 mila rubli.
Per legge, tutte le transazioni in contanti devono essere documentate con documenti primari: questa è la procedura per contabilizzare le attività economiche di qualsiasi impresa.
La Commissione Statale di Statistica ha delineato un elenco di modelli di segnalazione unificati, valido anche per il 2016:
- libro di cassa;
- ordine di ricevuta;
- ordine sulla spesa dei fondi;
- un libro che riflette l'accettazione e l'emissione di denaro da parte del cassiere;
- estratto conto di liquidazione e pagamento;
- estratto conto del pagamento.
È consentito non presentare documenti in contanti ai singoli imprenditori che controllano e compilano rapporti su entrate e uscite o valori fisici. Inoltre, gli imprenditori non sono tenuti a tenere un registro dei contanti, tuttavia, ciò è possibile su richiesta dell'individuo: a volte la documentazione sulla circolazione di denaro consente di sistematizzare la procedura contabile.
Libro di cassa
Il denaro ricevuto dalla cassa dell'organizzazione dalla vendita di beni, dalla fornitura di servizi o dall'esecuzione di lavori deve essere registrato in un apposito libro cassa. Può essere presentato in diverse versioni: cartacea (stampata) o elettronica.
Se il libretto di cassa viene stampato sotto forma di moduli, pinzati in un unico insieme, il contabile numera le pagine anche prima di utilizzare il documento e in fondo viene posta la firma dell'imprenditore e della persona responsabile della preparazione dei rapporti per l'azienda . Se il libretto di cassa è archiviato su un dispositivo flash o su un PC, il manager dovrebbe preoccuparsi dell'accesso chiuso per gli altri dipendenti per evitare di inserire informazioni false nel documento. La conferma che ci si può fidare del libro cassa elettronico sarà una firma elettronica.
Se il libretto di cassa è in formato elettronico, anche i fogli vengono numerati, ma ciò viene fatto da un programma speciale. È meglio stampare il libro ogni settimana per non confondersi poi nei fogli, perché il libro cassa viene fornito una volta all'anno. Le registrazioni nella cartella vengono effettuate direttamente dal cassiere, la base per la compilazione del libro cassa sono gli ordini di ricevute e spese. Se il denaro proviene dagli agenti, i fondi vengono registrati in registratori di cassa separati, compilati dagli stessi agenti.
Compito del cassiere è quello di verificare al termine di ogni turno di lavoro le informazioni prelevate dal libretto di cassa con quelle presenti nel registratore di cassa; se tutto è in ordine, l'esito viene registrato con una firma indicante il saldo del contante presente nel registratore di cassa . Il controllo finale viene effettuato dal contabile e quindi dalla direzione dell'organizzazione.
Cosa fare se un giorno non ci fossero transazioni in contanti? Non è necessario prelevare il saldo ogni volta: l'importo del saldo viene determinato in base al giorno in cui è stata svolta l'attività commerciale che prevede il movimento di denaro.
Perché abbiamo bisogno di voucher in entrata e in uscita?
Dal nome dell'ordine di ricevuta diventa subito chiaro che questo documento è responsabile della visualizzazione del contante in entrata alla cassa. Molto spesso, gli ordini vengono tradizionalmente compilati manualmente, ma è anche possibile comporli su un PC o utilizzando una macchina da scrivere. Non dovrebbero essere consentite macchie e correzioni; se hai commesso un errore, dovrai rifarlo.
L'ordine di ricevimento include sempre i seguenti componenti:
- Numero di registrazione.
- Il nome dell'organizzazione, eventualmente un dipartimento o l'indicazione di una filiale con un OKPO specifico.
- La data in cui è stato redatto il documento.
- Numerazione di un conto o sottoconto per la successiva riflessione in contabilità.
Se il cassiere emette fondi, nel 2019 viene compilato un ordine di spesa. Inoltre, è certificato dalle autorità e dal capo contabile.
Quando il cassiere può distribuire i soldi? Se il destinatario ha tra le mani una ricevuta che indica l'importo in rubli, indicato non in numeri, ma in parole, il cittadino deve avere anche un passaporto o altro documento che possa confermare la sua identità. Le informazioni contenute nei documenti presentati vengono registrate separatamente dal cassiere.
Una procura può anche fungere da base per l’emissione di fondi. Successivamente nell'ordinanza va registrato il nome della persona per la quale viene rilasciata la procura; tale documento è allegato all'ordinanza.
Libro di cassa
Se l'impresa è più grande e impiega più cassieri contemporaneamente, le responsabilità del cassiere senior includono la tenuta di un libro cassa. All'inizio del turno di lavoro, il contabile ha il diritto di trasferire denaro alle persone responsabili per esigenze relative allo svolgimento delle loro attività professionali. Questi dipendenti firmano il libro e alla fine della giornata consegnano il resto e firmano nuovamente.
In caso di emissione di moneta per il pagamento dello stipendio, la denuncia prevede la compilazione della documentazione fino alla data indicata sul bollettino di versamento. Il contante in saldo viene messo ogni giorno in una busta, dove viene determinato l'importo esatto, e poi la busta viene consegnata al commercialista dietro firma.
Cos'è il libro paga?
Il documento è necessario per controllare il tempo lavorato dai dipendenti, i ratei, le detrazioni e, infine, i pagamenti ai dipendenti dell'organizzazione. Un contabile compila l'estratto conto; un campione è sufficiente per elaborare i documenti primari, tenendo conto della produzione, delle ore lavorate, ecc.
Nel 2016 è consuetudine accreditare gli stipendi sui conti bancari dei lavoratori, nel qual caso viene preparata una busta paga. Registra:
- stipendio da pagare;
- aiuto sociale;
- indennità e bonus;
- trattenute e trattenute sullo stipendio.
Sul frontespizio è consuetudine riflettere l'importo totale dei pagamenti, per i quali viene poi redatto un ordine di spesa, la data di completamento di quest'ultimo è registrata nell'estratto conto. Se uno dei dipendenti non ha ricevuto la retribuzione, al contrario, nel rigo viene indicato “depositato”. Se i pagamenti ai dipendenti vengono effettuati in contanti, entra in gioco la busta paga.
Come viene mantenuta la busta paga?
Quando un'azienda emette salari o effettua altri tipi di pagamenti, le informazioni vengono sempre inserite nel libro paga. Alcuni cassieri si concentrano ancora sull'ordine di spesa, ma i contabili esperti preferiscono contabilizzare l'estratto conto.
L’audit finale nel 2019 ricade sulle spalle del capo contabile, la direzione dell’azienda garantisce questo audit. Non dovrebbero esserci correzioni nei rapporti.
Tutte le transazioni in contanti nelle organizzazioni devono passare attraverso il registratore di cassa. Inoltre, le organizzazioni devono rispettare tutti i requisiti e le regole stabilite dalla legge in merito alle transazioni in contanti, ovvero devono osservare la disciplina del contante.
La disciplina del contante è un insieme di regole e requisiti obbligatori quando si eseguono transazioni in contanti.
Di solito i cassieri lavorano con il registratore di cassa, ma questo può essere fatto anche dagli stessi manager (imprenditori). La formazione dei documenti in contanti viene solitamente effettuata dal capo contabile. In alcuni casi, ciò può essere fatto da un'altra persona autorizzata. Tutto dipende dalla forma organizzativa e dalle dimensioni dell’azienda.
Il rispetto e il mantenimento della disciplina di cassa non dipendono dal tipo di attività, dal sistema fiscale scelto e dalla disponibilità di registratori di cassa. Esiste solo una regola: non è necessario disporre di un registratore di cassa e utilizzare moduli di rendicontazione rigorosi, ma è comunque necessario elaborare il denaro tramite il registratore di cassa. In altre parole, tutte le aziende e gli imprenditori devono rispettare i requisiti della disciplina di cassa.
Vale la pena notare che nel giugno 2015 sono entrate in vigore modifiche che hanno notevolmente semplificato la gestione della disciplina del contante per gli imprenditori e le piccole imprese. D'ora in poi non dovranno più preparare documenti di cassa.
Devono solo preparare i documenti relativi al pagamento degli stipendi ai dipendenti. Tali documenti sono:
- Estratti salariali;
- Libri paga.
Non tutte le forme di attività possono mantenere la disciplina di cassa utilizzando un sistema semplificato. Pertanto, tutte le altre organizzazioni devono conoscere e rispettare le peculiarità dello svolgimento di transazioni in contanti.
Regole che gli imprenditori e le piccole imprese devono seguire
Seguendo tutte le regole per lo svolgimento delle transazioni in contanti, è possibile evitare errori e sanzioni amministrative. Le regole di base sono:
- Redazione ed elaborazione di tutti i documenti necessari per il registratore di cassa;
- Rispetto rigoroso dei requisiti per il rispetto del limite di cassa;
- Emettere denaro a persone responsabili in conformità con i requisiti stabiliti;
- Rispetto delle restrizioni stabilite in caso di pagamento in contanti.
Documenti obbligatori per l'elaborazione delle transazioni in contanti
Tutte le transazioni in contanti effettuate tramite il registratore di cassa devono essere documentate. Questo dovrebbe essere fatto dal cassiere o da un'altra persona autorizzata. La disciplina di cassa nel 2016-2017 prevede la compilazione obbligatoria dei seguenti documenti:
- Ordine di ricevuta: viene emesso all'arrivo del contante alla cassa;
- Ordine di spesa: la sua esecuzione è richiesta quando il denaro viene emesso dal registratore di cassa.
- Libro cassa: registra tutte le entrate e le uscite in conformità con gli ordini.
- Il libro in cui viene conservato il contante: registra l'emissione e la restituzione del contante tra il capo cassiere e il resto dei cassieri dell'azienda.
- Il giornale in cui vengono registrati i documenti del registratore di cassa: prima che i documenti di cassa vengano trasferiti al registratore di cassa, vengono registrati in questo giornale.
- Libro paga: necessario per pagare gli stipendi e altri benefici ai dipendenti.
Maggiori informazioni su cosa sono i documenti in contanti.
Conservazione dei documenti del registratore di cassa
I documenti del registratore di cassa possono essere compilati sia in formato elettronico che cartaceo.
- Se il documento viene presentato su supporto cartaceo, può essere compilato sia manualmente che su computer. Nel secondo caso viene stampato e poi firmato.
- Se il documento è presentato in formato elettronico, viene preparato utilizzando mezzi tecnici speciali. Allo stesso tempo, devono essere protetti da danneggiamenti, perdita di dati e accessi non autorizzati. Le firme vengono fornite elettronicamente. Tuttavia questo metodo di registrazione è adatto solo per il libro cassa. I documenti rimanenti devono ancora essere stampati e presentati su carta.
Limite del saldo di cassa
Il limite (saldo) è l'importo massimo di contanti che può rimanere nel registratore di cassa alla fine della giornata lavorativa. L'importo di cui viene superato il limite viene consegnato alla banca. Questa regola deve essere rigorosamente osservata da tutte le organizzazioni che non sono piccole imprese.
Tuttavia, come per tutte le regole, anche qui esiste un’eccezione. Il limite può essere superato nei giorni in cui vengono pagati gli stipendi e altri pagamenti ai dipendenti, nonché nei giorni festivi e nei fine settimana in cui l'organizzazione è operativa.
I responsabili aziendali devono tenere presente quanto segue: qualora non fissino un limite mediante emissione di apposito ordine, il limite sarà considerato pari a zero. Ciò significa che qualsiasi contante presente nel registratore di cassa costituirà un'eccedenza rispetto al saldo, il che potrebbe comportare una responsabilità amministrativa.
Maggiori informazioni sul limite del saldo di cassa in.
Emissione di denaro in conto
Ci sono situazioni in cui i dipendenti devono ricevere contanti in acconto. Tali situazioni sono: viaggi d'affari, fornitura di intrattenimento e spese aziendali.
Tali transazioni devono essere accompagnate da documenti appropriati, con l'aiuto dei quali il dipendente può riferire sull'utilizzo dei fondi per lo scopo previsto. Tali documenti sono ricevute, assegni, fatture per prodotti e altri. Se il denaro dato al dipendente per il rapporto non era sufficiente e ha speso i propri fondi, viene redatta una domanda di risarcimento delle spese. Il dipendente deve rendicontare il denaro speso entro tre giorni dalla data di emissione. Se i fondi sono stati emessi per un viaggio d'affari, entro tre giorni dalla data di ritorno.
Limitazione dei pagamenti tramite contanti
Le organizzazioni e gli imprenditori che svolgono attività commerciali devono rispettare il limite di pagamento in contanti stabilito, non più di centomila rubli per accordo. Questa regola non si applica agli accordi con cittadini che agiscono per conto di un'organizzazione per procura.
Utilizzo del contante del registratore di cassa per esigenze personali
La disciplina di cassa per una LLC implica che nessuno dei fondatori dell'organizzazione ha il diritto di prelevare denaro dal registratore di cassa per uso personale, poiché questo denaro è di proprietà della società.
Ma con i singoli imprenditori la situazione è diversa. La legge non vieta loro di utilizzare contanti per scopi personali. Possono anche prelevare qualsiasi importo dai conti bancari. L'importante è che paghino puntualmente tutte le tasse e i contributi assicurativi richiesti.
Confronto tra vecchie e nuove regole per il mantenimento della disciplina del contante
- Il saldo di cassa è stato stabilito e rispettato assolutamente da tutti: gli imprenditori e le piccole imprese non devono più fissare un limite di cassa.
- Gli imprenditori dovevano redigere documenti relativi alle entrate e alle spese, nonché compilare un libretto di cassa - ora non è più necessario farlo.
- Il libretto di cassa deve essere numerato e cucito, certificato con le firme e i timbri necessari: questo requisito è escluso.
- Tutti i documenti in contanti dovevano essere conservati per almeno cinque anni (in conformità con la legge sugli affari archivistici): il periodo di conservazione dei documenti è stabilito dal responsabile dell'organizzazione.
- Quando si utilizzavano i registratori di cassa, il ricavato veniva depositato nel registratore di cassa da una persona per l'intero importo: questa procedura si applica all'uso di moduli di segnalazione rigorosi invece dei registratori di cassa.
- Era possibile calcolare il limite di cassa utilizzando una formula basata sulle spese solo in assenza di entrate: ora il limite può essere calcolato utilizzando entrambe le formule e scegliendo il risultato più redditizio.
Ulteriori modifiche per il 2016-2017
Nel 2016-2017 si sono verificati i seguenti cambiamenti nella gestione della disciplina di cassa:
- Necessità di passare ai registratori di cassa online
- Quando si conserva la documentazione in formato elettronico, non è necessario avere le controparti cartacee;
- Se viene commesso un errore durante la compilazione elettronica del modulo, non è possibile correggerlo; è possibile cancellare il documento erroneamente compilato ed emetterne uno nuovo;
- Non è più necessario compilare la seconda pagina del libretto cassa (rapporto di cassa);
- Se non sono state effettuate operazioni commerciali non è necessario compilare il libretto di cassa;
- Ora non è più necessario inserire manualmente gli importi negli ordini di spesa;
- Nella busta paga è stata preservata la colonna relativa agli importi depositati, ma non è più necessario tenere un registro speciale;
- I cassieri di turno non possono compilare le note spese.
Adotteranno anche una legge federale sui cambiamenti nell'uso delle attrezzature dei registratori di cassa. Attualmente è in vigore solo in forma di bozza, ma sono già stati fatti numerosi esperimenti secondo i quali il governo sarebbe propenso a favorirne l'adozione. Le principali novità previste dalla presente Legge sono:
- Stampa delle ricevute per il successivo trasferimento ai clienti;
- Creazione di una ricevuta elettronica;
- Invio di assegni elettronici agli uffici fiscali.
Verifica del rispetto della disciplina di cassa
In precedenza, le banche erano responsabili di verificare il rispetto della disciplina di cassa da parte delle organizzazioni. Ora lo stanno facendo le autorità fiscali. La principale forma di controllo è l’ispezione in loco. Possono controllare:
- Conservazione del contante nel registratore di cassa;
- Contenuto e disponibilità delle ricevute delle apparecchiature del registratore di cassa;
- Disponibilità e corretta compilazione dei documenti obbligatori del registratore di cassa;
- I cassieri consegnano ai dipendenti gli scontrini a cui hanno diritto?
Responsabilità per mancato rispetto della disciplina di cassa
Se un'organizzazione non rispetta la disciplina del contante, potrebbe ricevere una multa. La sanzione viene comminata dopo che è stato effettuato un controllo ed è stata accertata una violazione. Nel 2016-2017 puoi ricevere le seguenti sanzioni:
- Per imprenditori e società di gestione – da quattro a cinquemila rubli;
- Per le persone giuridiche: da quaranta a cinquantamila rubli.
Maggiori informazioni sulle multe per violazione della disciplina del contante.
