Nuevas reglas de disciplina de efectivo c. Novedades en el procedimiento para la realización de transacciones en efectivo. Gasto de ingresos: transacciones permitidas
Las transacciones en efectivo en 2019 todavía se llevan a cabo de la manera aprobada por la Directiva del Banco de Rusia No. 3210-U del 11 de marzo de 2014 (en adelante, Directiva No. 3210-U). Te recordamos que es válido a partir del 01/06/2014. Al mismo tiempo, se aprobó la disposición "Sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo con billetes y monedas del Banco de Rusia en el territorio de la Federación de Rusia". Banco de Rusia 12 de octubre de 2011 No. 373-P (en adelante, Reglamento No. 373-P).
¡NOTA! A partir del 19 de agosto de 2017, se realizaron una serie de cambios en el procedimiento para realizar transacciones en efectivo, que consideraremos con más detalle a continuación (directiva del Banco de Rusia del 19 de junio de 2017 No. 4416-U).
Lea acerca de los cambios en la contabilidad de los montos de anticipos .
¿A quién afectan los cambios en el procedimiento para realizar transacciones en efectivo?
En un grado u otro, las innovaciones en el procedimiento para realizar transacciones en efectivo afectaron a todas las entidades comerciales. En particular:
- empresarios individuales y organizaciones que son pequeñas empresas (encontrará los criterios para pequeñas empresas en este artículo);
- organizaciones que no sean pequeñas;
- organizaciones con divisiones separadas;
- personas que utilizan cajas registradoras o formularios de informes estrictos (lea más sobre la contabilidad de fondos al utilizar cajas registradoras en línea);
- Los empleadores dan dinero a los empleados a cuenta.
Consideremos ahora estos cambios con más detalle.
Realización de transacciones en efectivo: comparación de las reglas actuales y antiguas
Para mayor claridad, presentaremos los principales cambios en el procedimiento para realizar transacciones en efectivo en forma de tabla (comparación de las reglas actuales y anteriores, incluso teniendo en cuenta las introducidas por la Directiva No. 4416-U).
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Operaciones afectadas por cambios |
Procedimiento actual para realizar transacciones en efectivo. |
La cláusula de los actos jurídicos a que se refiere el procedimiento actual para la realización de transacciones en efectivo. |
Procedimiento previo para la realización de transacciones en efectivo |
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Obligación de fijar un límite al saldo de efectivo en la caja registradora |
Los empresarios individuales y las organizaciones de pequeñas empresas no pueden establecer un límite para el saldo de efectivo en la caja registradora. Nota: los criterios para clasificar a las organizaciones como pequeñas empresas están establecidos en el art. 4 de la Ley "Sobre el desarrollo de las pequeñas y medianas empresas en la Federación de Rusia" de 24 de julio de 2007 No. 209-FZ |
Cláusula 2 del instructivo N° 3210-U |
No hubo excepciones para los empresarios individuales y las pequeñas organizaciones. Todas las personas jurídicas y empresarios debían establecer la cantidad máxima permitida de efectivo que se podía guardar en la caja registradora al final de la jornada laboral y entregar el exceso de efectivo al banco (cláusulas 1.2-1.4 del Reglamento No. 373-P ) |
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El procedimiento para realizar transacciones en efectivo le permite elegir una de 2 opciones para calcular el límite de efectivo:
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Apéndice a la instrucción N° 3210-U |
Las antiguas reglas para realizar transacciones en efectivo no permitían elegir una opción conveniente para calcular el límite de efectivo. Se permitió utilizar la segunda opción (en términos del volumen de desembolso de efectivo) solo en ausencia de recibos de efectivo. Así se indicó directamente en el anexo del reglamento No. 373-P. |
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Registro de documentos en efectivo por parte de empresarios individuales. |
Los empresarios individuales que, de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia sobre impuestos y tasas, lleven registros de ingresos o ingresos y gastos y (u) otros objetos tributarios o indicadores físicos que caractericen un determinado tipo de actividad empresarial, no podrán formalizar:
En particular, esto se aplica a los empresarios que pagan UTII, los empresarios individuales que utilizan una patente o un sistema tributario simplificado, así como a los empresarios individuales que pagan el Impuesto Agrícola Unificado (ver carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia del 9 de julio de 2014). N° ED-4-2/13338). Nota: los empresarios también llevan a cabo la contabilidad de ingresos y gastos en el modo general: en el libro de ingresos y gastos y transacciones comerciales de un empresario individual (aprobado por orden del 13/08/2002Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia N° 86n, Ministerio de Impuestos de la Federación de Rusia N° BG-3-04/430). De esto podemos concluir que esta relajación se aplica a todos los empresarios sin excepción. |
páginas. 4.1, 4.6 instrucciones N° 3210-U |
Junto con las organizaciones, los empresarios individuales estaban obligados a:
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El procedimiento para depositar el exceso de efectivo en el banco. |
Se envía efectivo para acreditar en la cuenta:
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Cláusula 3 del instructivo N° 3210-U |
Además de las opciones existentes (depósito en un banco u organización incluida en el sistema del Banco de Rusia), era posible transferir dinero a una cuenta a través de la organización del servicio postal federal (cláusula 1.5 del Reglamento No. 373-P) |
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Indicar el importe en letras en una orden de recibo de efectivo |
De acuerdo con el procedimiento actual para realizar transacciones en efectivo, al emitir efectivo según una orden de efectivo, el cajero prepara la cantidad de efectivo a emitir y transfiere la orden de efectivo al destinatario solo para su firma. Ya no es necesario exigir al destinatario que introduzca manualmente el importe recibido en el pedido. Esta cantidad se puede imprimir |
Cláusula 6.2 de la instrucción N° 3210-U |
La realización de transacciones en efectivo de la manera anterior requería que el destinatario no solo firmara la orden, sino también que indicara de su propia mano la cantidad recibida (rublos en palabras, kopeks en números) (cláusula 4.3 del Reglamento No. 373-P) |
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Emisión de dinero a cuenta. |
Para emitir efectivo a un empleado a cuenta de gastos relacionados con las actividades de una persona jurídica o empresario individual, se redacta una orden de gastos en efectivo de acuerdo con una solicitud escrita de la persona responsable, redactada en cualquier forma, o un documento administrativo. del gerente. La solicitud o documento administrativo deberá contener una constancia del monto del efectivo y el plazo para el cual se emite, así como la firma y fecha del administrador. Si se redacta una solicitud para montos contables, entonces el administrador no está obligado a indicar el monto de los fondos contables ni el período. El propio responsable puede hacerlo. Y el gerente sólo lo firmará y fechará. Se permite la emisión a cuenta si el destinatario no ha informado sobre el anticipo anterior |
Cláusula 6.3 de la instrucción N° 3210-U |
De acuerdo con el procedimiento anterior para la realización de transacciones en efectivo, el monto y el período del informe debían ser indicados por el gerente de su propia mano (cláusula 4.4 del reglamento No. 373-P). Además, hasta el 19 de agosto de 2017, el dinero contable se emitía únicamente sobre la base de la solicitud de un empleado y solo en ausencia de deuda sobre gastos contables anteriores. |
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Elaboración de documentos de caja para liquidaciones con cajas registradoras o BSO. |
El procedimiento actual para realizar transacciones en efectivo establece la posibilidad de registrar una PKO general y (o) una liquidación en efectivo al finalizar las transacciones en efectivo por la cantidad total de efectivo aceptado sobre la base de los documentos fiscales previstos en el párrafo. 27 arte. 1.1 de la Ley “Sobre la Aplicación de CCP” de 22 de mayo de 2003 No. 54-FZ. Si la orden de recibo de efectivo se emite en formato electrónico, el cajero puede enviar el recibo a solicitud del depositante a su correo electrónico. Si la orden de recibo de efectivo se emite electrónicamente, el destinatario del dinero puede poner su firma electrónica en el documento. |
páginas. 4.1, 5.1, 6.2 instrucciones nº 3210 |
El Reglamento No. 373-P no preveía la posibilidad de elaborar una orden de recibo consolidada para BSO y otros documentos similares. La cláusula 5.2 de la Directiva No. 3210 dejó de ser válida a partir del 19/08/2017. No había posibilidad de enviar un recibo por correo electrónico, así como firmar liquidaciones en efectivo con firma electrónica. |
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Interacción entre la oficina central y las oficinas departamentales. |
Una organización que tiene divisiones separadas (SU) tiene derecho a establecer de forma independiente el procedimiento y los plazos para la transferencia a la organización matriz de copias de las hojas de los libros de caja de la SE, teniendo en cuenta el plazo para la elaboración de estados contables (financieros) ( cláusula 4.6 de la Directiva N° 3210-U) |
La unidad debía transferir su hoja del libro de caja con el saldo de caja al final del día hábil a la organización a más tardar el siguiente día hábil (cláusula 5.6 del Reglamento No. 373-P) |
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Responsabilidad por violación de las reglas para realizar transacciones en efectivo.
Y para concluir, unas palabras sobre la responsabilidad. Por violación del procedimiento para trabajar con efectivo y el procedimiento para realizar transacciones en efectivo, la responsabilidad administrativa está prevista en el art. 15.1 Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia. Esta es una multa: para funcionarios, de 4 mil a 5 mil rublos, para personas jurídicas, de 40 mil a 50 mil rublos.
En este caso, las violaciones incluyen:
- realizar liquidaciones en efectivo con otras organizaciones por encima de los límites establecidos;
- no recepción (recibo incompleto) de efectivo en caja;
- incumplimiento del procedimiento para almacenar los fondos disponibles;
- acumulación de efectivo en caja registradora por encima de los límites establecidos.
Lea más sobre la responsabilidad por violación del procedimiento para realizar transacciones en efectivo en el artículo. “Disciplina monetaria y responsabilidad por su violación” .
Resultados
El procedimiento para realizar transacciones en efectivo en 2019 no ha sufrido ningún cambio. Las normas modificadas en 2017 siguen aplicándose. Luego, algunas de las innovaciones afectaron el procedimiento para trabajar con los responsables. Otros cambios estuvieron relacionados con la introducción de cajas registradoras en línea y la optimización del flujo de documentos de efectivo electrónicos.
Se ha introducido un nuevo procedimiento para realizar transacciones en efectivo en la Federación de Rusia. En comparación con el período anterior, las reglas para realizar transacciones en efectivo han cambiado.Debido a que muchas organizaciones y empresas (así como algunos empresarios individuales) mantienen registros contables, sería útil conocer con más detalle el nuevo procedimiento para realizar transacciones en efectivo, que comenzó a funcionar y continuará en 2017.
Cabe señalar que muy a menudo las organizaciones reguladoras verifican la exactitud de dichas operaciones. En este artículo consideraremos los cambios en la legislación de la Federación de Rusia en 2017: organización, procedimiento, documentos de caja, así como el límite del saldo de caja.
¿A quiénes afectará el nuevo procedimiento para realizar transacciones en efectivo?
Por orden del Banco Central de la Federación de Rusia, se introdujeron nuevas reglas para realizar transacciones en efectivo. Al mismo tiempo, los formularios para el mantenimiento de los documentos de caja no han sufrido ningún cambio.
Los cambios afectarán más a los empresarios individuales. Y, a pesar de que los empresarios individuales tendrán que cambiar su modo habitual de operación, esto les compensará con creces al simplificar las transacciones en efectivo.
Además de los empresarios individuales, los cambios afectarán a las empresas y organizaciones. En particular, las innovaciones afectarán a la contabilidad.
Es muy importante que los empresarios individuales se familiaricen rápidamente con las reglas actualizadas para realizar transacciones en efectivo para evitar sanciones.
Organización y gestión de transacciones en efectivo en 2017.
Como se señaló anteriormente, se introdujo un nuevo procedimiento para realizar transacciones en efectivo.
Este orden se puede dividir en dos partes:
1. Normal (para personas jurídicas, excepto bancos).
2. Simplificado (para empresarios individuales y pequeñas empresas).
Las transacciones en efectivo sólo se pueden realizar en la caja registradora. El responsable de realizar dichas operaciones es el cajero. Si la empresa tiene varios cajeros, se nombra un cajero senior.
El director de una organización o un empresario individual tiene derecho a realizar transacciones en efectivo personalmente.
El contador (jefe de contabilidad) firma los documentos en efectivo. Si no hay un contador en la empresa, los documentos los firman el cajero y el gerente.
Está permitido realizar transacciones en efectivo utilizando software y hardware.
Se han producido cambios en la gestión de transacciones en efectivo en divisiones separadas. Por división separada debe entenderse cualquier división de la empresa (en cuya ubicación exista al menos un lugar de trabajo equipado).
Para dichas divisiones, se ha introducido un límite de saldo de caja y el mantenimiento de su propio libro de caja. Las hojas del libro de caja están ahora en una sola copia. No es necesario devolverlos al día siguiente a la oficina principal.
Documentos de caja 2017
En el ámbito de los documentos de caja no hubo cambios significativos. El libro de caja, las órdenes de recibos y gastos, así como los extractos, no han cambiado. Se siguen utilizando todos los formularios unificados anteriormente. Estos documentos deben completarse teniendo en cuenta las innovaciones.
Los empresarios individuales, de acuerdo con el nuevo procedimiento para realizar transacciones en efectivo, están exentos de mantener la siguiente lista de documentos:
Libro de pago;
órdenes de recibo de efectivo;
Órdenes de gastos en efectivo.
Los empresarios individuales llevan registros fiscales de ingresos e indicadores físicos que caracterizan su tipo de actividad.
Para mantener la documentación de efectivo, ahora puede elegir medios electrónicos o en papel.
Un contador entrante (una persona que trabaja bajo un contrato de servicios) tiene derecho a redactar documentos de caja.
Las distintas divisiones de la empresa transfieren ahora las hojas del libro de caja de una forma nueva. Se transfiere copia de la hoja del libro (que es certificada por el jefe de la unidad) en la forma que establezca la propia persona jurídica. Es decir, las hojas del libro de caja se pueden presentar una vez al año, al preparar estados financieros o contables.
Ahora se pueden corregir errores en los documentos de efectivo (en papel), a excepción de las órdenes de efectivo entrantes y salientes.
Las principales novedades son las siguientes:
Se permite mantener la documentación de caja en formato electrónico mediante firma electrónica;
no se requieren copias en papel del libro de caja y de los pedidos (recibo y gastos) si hay documentos electrónicos disponibles;
Es imposible corregir errores en documentos electrónicos (un documento firmado con un error se elimina y en su lugar se completa uno nuevo);
la segunda hoja del libro de caja ya no es relevante;
ahora se puede emitir una orden de recibo único en un formulario de informe estricto;
No se requiere el registro propio del administrador de plazos y montos;
no existe un registro de las cantidades depositadas (pero esta columna se conserva en las nóminas);
el destinatario puede ingresar el monto en palabras en la orden de gastos;
el libro de caja no se completa si no se realizaron pagos en efectivo en algún día.
El cajero pone un sello y su firma en el recibo de la orden de recibo de efectivo. Los cajeros ahora pueden transferir dinero sin una orden de débito según el libro de caja.
Límite de saldo de efectivo en 2017
Se ha modificado el límite del saldo de efectivo. La nueva fórmula para calcular el límite de efectivo no está vinculada a los recibos de efectivo. La organización tiene derecho a realizar cálculos en función del monto de los gastos o ingresos.
El límite de efectivo es obligatorio, excepto para las pequeñas y microempresas. Establece la cantidad de fondos que se pueden almacenar libremente en la caja registradora. Las empresas y organizaciones tienen derecho a introducir personalmente un límite determinado. Si no se ha introducido el límite, se considera cero. El importe restante total se deposita en la cuenta bancaria al final del día.
La fórmula para calcular el límite de efectivo está regulada por el nuevo reglamento. Una empresa puede elegir una de las dos fórmulas de cálculo propuestas:
1. El cálculo se realiza sobre la base de los ingresos en efectivo (ingresos de bienes, servicios, etc.).
2. El cálculo se realiza en función del monto de los fondos emitidos.
Si existen divisiones separadas, el límite total de efectivo se determina teniendo en cuenta el límite establecido para la división.
Es decir, el monto del límite se puede distribuir entre divisiones separadas.
La primera fórmula para calcular el límite de efectivo es la siguiente:
L = V / P x Nc, donde:
L - límite en rublos;
V - volumen de ingresos en efectivo;
P - período de facturación, el número de días hábiles para los cuales se registra el volumen de cobros en efectivo (pero no más de 92 días hábiles para personas jurídicas);
Nc - período de tiempo entre el depósito del producto en el banco: 1 a 7 días hábiles (si no hay un banco cerca, hasta 14 días).
La segunda fórmula para calcular el límite de efectivo es L = R / P x Nc, donde:
R es el volumen de desembolso de efectivo (excluidos los montos de salarios, becas u otros pagos a los empleados).
Límite de efectivo para pequeñas y microempresas
La Directiva Nº 320-U del Banco de la Federación de Rusia establece que todas las pequeñas y microempresas están exentas del establecimiento obligatorio de un límite de efectivo. Esto significa que este tipo de empresas tienen derecho a conservar cualquier importe en la caja registradora.
Los criterios para la clasificación como micro y pequeña empresa son los siguientes:
Para microempresas:
Los límites de ingresos para la declaración del año anterior son 120 millones;
El número medio de empleados durante el año anterior fue de 15 personas.
Para pequeñas empresas:
Los límites de ingresos para la declaración del año anterior son 800 millones;
El número medio de empleados durante el año anterior fue de 100 personas.
Según estos criterios, los empresarios individuales se clasifican en micro o pequeñas empresas, por lo que no es necesario que los empresarios individuales introduzcan un límite de efectivo.
Contabilización de transacciones en efectivo en 2017.
Todos los fondos que aparecen en empresas que realizan actividades comerciales y obtienen ganancias de ellas (incluidos los empresarios individuales) deben mantenerse en una cuenta bancaria.Pero hay situaciones en las que parte del dinero permanece en la entidad comercial y se utiliza para determinados fines (por ejemplo, emitir salarios o asignaciones de viaje). Para ello, la organización cuenta con una caja, donde se llevan registros estrictos de los recursos financieros recibidos y emitidos.
La contabilización del movimiento de los elementos del inventario de una entidad que realiza actividades comerciales, que incluye efectivo, valores y otros documentos que dan derecho a recibir financiación para ellos, está bajo control especial de autoridades especiales (inspectores fiscales), ya que son la base imponible.
Por lo tanto, las reglas para dicha contabilidad están claramente establecidas en diversos actos legales reglamentarios de nuestro estado. Estos incluyen las siguientes normas legislativas:
Reglamento sobre las reglas para organizar la circulación de efectivo en el territorio de la Federación de Rusia, aprobado con el número 14-p.
Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia número 88, que aprobó formas unificadas de documentación contable primaria.
El procedimiento para realizar transacciones en efectivo en la Federación de Rusia, que fue adoptado por decisión de la Junta Directiva del Banco Central de la Federación de Rusia con el número 40.
El primer acto reglamentario establece reglas generales para la circulación de efectivo y obliga a todas las organizaciones que realizan actividades comerciales a almacenar su efectivo en instituciones bancarias en cuentas comerciales especiales. También establece que la empresa podrá conservar parte del dinero en efectivo.
A estos efectos, la dirección de dicha estructura, junto con el banco de servicio, de mutuo acuerdo, establece un límite determinado.
El límite significa la cantidad máxima de dinero y valores de valor nominal que pueden permanecer en la caja registradora al final de la jornada laboral y no ser entregados a una institución bancaria. Superar esta cantidad conlleva la imposición de sanciones a la empresa o al empresario individual. El incumplimiento del límite establecido se permite únicamente el día del pago de salarios y otros pagos sociales a los empleados de la organización.
El segundo acto normativo establece muestras de documentación de caja, el procedimiento para su mantenimiento y cumplimentación. La tercera ley regula el proceso de realización de transacciones en efectivo y también aprueba una lista de documentos (órdenes de efectivo, libros, nóminas) que confirman la realización de determinadas acciones con dinero (transacciones financieras) que se encuentran en la caja registradora.
Es importante saber que la recepción y retiro de fondos de la caja registradora se relacionan con transacciones que confirman las actividades económicas de una empresa o empresario individual. Todo ello queda documentado con recibos y documentos de gastos. Toda la contabilidad financiera (contable) primaria se lleva a cabo sobre su base.
Tipos de documentos en efectivo
La Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia número 88, que aprobó formas unificadas de documentación contable primaria, establece los siguientes documentos de caja:
Recibo de orden en efectivo (formulario KO-1). Acepta todo el efectivo, así como los valores que llegan a caja.
Orden de gastos en efectivo (formulario KO-2). Emite recursos financieros, así como valores de caja registradora.
Un diario en el que se registran todos los pedidos entrantes y salientes (formulario KO-3).
El libro de transacciones en efectivo (libro de caja), que refleja todos los movimientos de efectivo y también registra su saldo al final del día hábil (formulario KO-4).
Un libro que muestra registros de todos los recursos financieros emitidos y recibidos por el cajero de una empresa o empresario individual (formulario KO-5).
En algunos casos, el cajero puede emitir salarios, estipendios y otros pagos en los extractos. Pueden ser de pago o liquidación-pago. A pesar de algunas diferencias en el nombre, legalmente se trata del mismo documento financiero, que tiene datos obligatorios a cumplimentar.
Cabe señalar que en las órdenes en efectivo en las que se reciben y emiten fondos, está prohibida cualquier corrección o borrado. Si estos documentos se redactaron inicialmente de forma incorrecta, la ley los cancela y se redactan otros nuevos.
Documentación de transacciones
Todas las transacciones con finanzas y otros valores que tienen un equivalente en efectivo (por ejemplo, cheques de viajero, sellos) se ejecutan mediante órdenes de efectivo. Estos últimos, a su vez, se registran en el diario de pedidos y los fondos (sus importes) se anotan en el libro de caja.
Las transacciones que implican la recepción de dinero en caja se documentan mediante órdenes de recepción de efectivo (PKO).
Los requisitos para su elaboración son los siguientes:
La fecha de compilación debe corresponder al día de la operación;
se requiere información personal y cargo de la persona que emitió la orden;
se deben indicar los motivos de su preparación (devolución de fondos de viaje no utilizados, pago de bienes o servicios prestados);
es necesario indicar los detalles de los documentos adjuntos y que confirman la operación (fecha, número, nombre).
Cabe señalar de inmediato que las normas que regulan estas acciones no establecen una lista de documentos que confirmen las transacciones entrantes. Está prescrito en los documentos internos de la entidad comercial.
La orden de recibo se considera válida después de que sea firmada por el contador y, en caso contrario, por el director o el propio empresario individual.
Las operaciones de emisión de fondos desde la caja registradora se formalizan mediante órdenes de recibo de efectivo (COS).
Los requisitos para su elaboración no difieren de los establecidos para los documentos de recibo.
Acciones del cajero al recibir PKO y RKO:
Verificar la firma original del jefe de contabilidad y la presencia de la firma de autorización del director;
comprobar que todos los documentos justificativos para la emisión o aceptación de dinero estén debidamente ejecutados;
asegúrese de que los archivos adjuntos necesarios para los pedidos estén disponibles.
Este es un procedimiento obligatorio para que los empleados trabajen en la caja registradora.
Procedimiento contable y ejemplos de contabilización.
Antes de comenzar a trabajar en la caja registradora, los cajeros deben leer atentamente la descripción de su trabajo y la lista de documentos aprobados por la dirección de la empresa que se pueden adjuntar a los pedidos en efectivo.
En los estados financieros, el trabajo con la caja registradora se numera como cuenta 50.
Se pueden abrir subcuentas para ello:
50/1 – caja de la empresa;
50/2 – caja operativa de una organización (banco, empresa de transporte y otros);
50/3 – venta y envío de documentos monetarios (sellos, billetes, billetes de ferrocarril, billetes de avión).
La contabilidad de las PKO y RKO se realiza en su diario de registro, así como en los libros de caja:
Sus números de serie se ingresan en el diario después de que el jefe de contabilidad o el director los firme. Debe conservarse en el departamento de contabilidad de la empresa o con el director.
Un libro de caja es un estado financiero general donde se registran todas las transacciones del día (período del informe). El principal requisito para ello es indicar el saldo en la caja registradora al final de la jornada laboral. Si no se realizaron transacciones, el saldo será el monto retirado del período de informe anterior.
También hay declaraciones sobre el desembolso de fondos. Deben contener datos obligatorios como los datos personales de la persona a quien se deben los pagos, información sobre los fondos acumulados, los impuestos pagados sobre ellos y otros pagos obligatorios, incluida la pensión alimenticia y otros fondos recaudados por decisión judicial. También deberá indicarse el importe total a emitir.
Los asientos típicos para transacciones en efectivo se presentan en la siguiente tabla:
La contabilidad de las transacciones en efectivo está estrictamente regulada por la legislación vigente y no tolera negligencia. Si se detectan infracciones, la entidad comercial se enfrentará a sanciones por parte de la inspección fiscal.
Contabilidad de transacciones en efectivo 2017
En la práctica empresarial nacional, las liquidaciones en efectivo se han generalizado. El uso generalizado de esta herramienta se debe a su comodidad y versatilidad. Pero hay que tener en cuenta que el uso de efectivo no debe violar las normas de la legislación rusa, incluida la obligación de registrar las transacciones en efectivo.Regulación regulatoria de las transacciones en efectivo.
El ámbito de aplicación de los pagos en efectivo está estrictamente regulado por el Banco Central de Rusia en la Instrucción No. 3073-U. Entonces, la mayoría de las veces, las organizaciones pueden usar dinero de la caja registradora para salarios, emisión a cuenta, acuerdos con socios, recibir y depositar dinero en la cuenta correspondiente, etc. Las empresas no pueden utilizar efectivo para fines no especificados por el Banco de Rusia.
Siempre que utilice efectivo, la empresa en cuestión está obligada a cumplir estrictamente con otro acto regulatorio del Banco Central de la Federación de Rusia, que es la Directiva No. 3210-U (en adelante, la Directiva). El citado documento normativo contiene una lista exhaustiva de los procedimientos necesarios para la correcta gestión de la disciplina de caja de la empresa.
Límites de cajero
Para comenzar a realizar pagos en efectivo, la empresa correspondiente debe adquirir una caja registradora. En este caso no nos referimos a la caja registradora o caja registradora, sino al local y organización del trabajo. El incumplimiento de la obligación descrita por parte de una empresa será considerado por las autoridades reguladoras como una violación de la disciplina de caja, y la empresa que haya cometido este delito podrá ser considerada responsable en forma de multa, cuyo monto está establecido por el Código Administrativo de Rusia.
Vale la pena señalar que sin una organización adecuada del manejo del efectivo, es imposible una contabilidad correcta de las transacciones en efectivo.
Para cumplir con las instrucciones del Banco Central de la Federación de Rusia, las empresas que utilizan efectivo y lo dejan en la caja registradora deben calcular límites al saldo de dinero. Quedan exentos de esta obligación los empresarios y las pequeñas empresas.
Es necesario prestar atención a la ausencia de la obligación de establecer límites para cada empresa que utilice efectivo en sus actividades. Calcular la cantidad máxima de saldo de efectivo en la caja registradora permite a una entidad legal no entregar al banco fondos que se ajusten al marco de cálculo. Si la empresa no ha calculado el límite, se considera igual a cero y al final de la jornada laboral la empresa no debería tener efectivo.
Para contabilizar correctamente las transacciones en efectivo, una empresa debe utilizar fórmulas desarrolladas por el Banco Central de la Federación de Rusia al determinar el límite. Los algoritmos mencionados se reflejan en el apéndice de las Directivas del Banco Central de la Federación de Rusia. En los cálculos se deben utilizar indicadores reales de cada empresa. Para aumentar legalmente el límite, es recomendable que las empresas tomen los valores máximos de los indicadores utilizados en el cálculo.
Es importante señalar que la empresa no tiene derecho a aplicar un límite fijado de forma arbitraria. Si el cálculo lo realiza una empresa que se creó recientemente y no tiene las estadísticas necesarias, entonces se deben utilizar los valores planificados al determinar el límite.
El límite desarrollado se pone en vigor mediante la emisión de la orden correspondiente por parte del director general de la empresa. La forma de dicho documento no ha sido aprobada y no existen requisitos especiales para ello. Por tanto, cada empresa emite el pedido correspondiente en cualquier formato. La inclusión obligatoria en dicho documento son los montos reales de los montos máximos en efectivo, el período de validez de los límites y su cálculo. Las empresas que tienen divisiones separadas que están geográficamente alejadas de la organización matriz deben tener en cuenta sus estructuras al calcular los límites. En este caso, es de importancia decisiva el destinatario en el que se deposita el dinero en efectivo.
Si se recibe efectivo en la caja de la empresa matriz, los límites se calculan teniendo en cuenta la participación de la división correspondiente.
Una situación diferente surge cuando una estructura separada entrega dinero al banco por sí sola. En este caso, se deben establecer límites independientes para cada una de estas divisiones. De lo anterior se deduce que la contabilidad correcta de las transacciones en efectivo es imposible sin establecer límites al saldo de caja. Esto se aplica en los casos en que la empresa acumule efectivo al final de la jornada laboral.
Transacciones en efectivo
Por regla general, las acciones de las empresas relacionadas con la aceptación o emisión de efectivo son transacciones en efectivo. Puede ser su partícipe cualquier persona que cumpla con los criterios de capacidad y capacidad jurídica.
Para el registro uniforme de los flujos de efectivo, el Comité Estatal de Estadísticas de Rusia, mediante Resolución No. 88, desarrolló y aprobó formularios de documentos unificados. Las entidades utilizan los formularios aprobados para pagos en efectivo y al registrar transacciones en efectivo. Su cumplimentación es obligatoria. La redacción de documentos en otras formas indica una violación de la disciplina monetaria y se castiga con una multa.
La principal documentación para la contabilidad de transacciones en efectivo, necesaria para la correcta ejecución de las transacciones en efectivo, es:
Orden de efectivo de la cuenta;
orden de recibo de efectivo;
libro de pago;
nómina de sueldos.
Cualquier movimiento de efectivo en la caja de la empresa deberá documentarse como orden de gasto o de recibo. Dichos documentos son firmados por el contable y el cajero, siendo este último quien realiza las transacciones en efectivo.
El Director General tiene derecho a redactar RKO y PKO. La condición para la legitimidad de dicha presentación es la ejecución de transacciones en efectivo por parte del administrador.
Es importante recordar que los empleados que no sean nombrados directamente por el Banco Central de Rusia se ven privados del derecho a realizar transacciones en efectivo y redactar los documentos pertinentes. El empleado responsable debe recibir sellos y estampillas, así como muestras de firmas de los empleados autorizados para firmar liquidaciones y liquidaciones en efectivo. Sus derechos y responsabilidades se les explican bajo su firma personal.
Otro documento necesario es el libro de caja. El procedimiento para completarlo y mantenerlo se describe en detalle en las leyes reglamentarias de Rusia.
Todas las entradas en el libro de caja deben estar respaldadas por RKO y PKO. Al final del turno, el cajero verifica los datos en el formulario No. KO-4 con la información especificada en los pedidos. Sobre la base de los resultados de tales acciones, se determina el saldo de caja.
Los fondos por encima del límite se acreditan en la cuenta corriente.
Si se otorgan salarios o becas a los empleados, es necesario completar y mantener un recibo de nómina. La información de este documento debe corresponder a los datos del libro de caja y caja registradora.
Al completar y registrar un libro de caja o un extracto de nómina, debe guiarse por la Orden No. 52n del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia, que aprueba recomendaciones metodológicas para el uso y cumplimentación de formularios de documentos contables primarios.
Todos los documentos sobre transacciones en efectivo se pueden mantener tanto en papel como electrónicamente. Este último método requiere una firma electrónica y que la empresa disponga de medios técnicos especiales.
Independientemente del método de conservación de los documentos, no se permite que contengan errores o inexactitudes. Los documentos deben completarse de forma clara y legible.
Cabe señalar que, además de registrar el movimiento de efectivo, las empresas deben registrar adecuadamente las transacciones con documentos monetarios ingresando la marca "stock" en los formularios correspondientes.
Contabilidad de transacciones en efectivo.
El Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia emitió la Orden No. 94n, que aprobó no solo el Plan de Cuentas para contabilizar las actividades financieras y económicas de las organizaciones, sino también las Instrucciones para su aplicación.
El Plan de Cuentas anterior introdujo la cuenta 50 "Efectivo".
La cuenta anterior está destinada a mantener registros contables de las transacciones en efectivo con fondos en las cajas registradoras de las empresas.
La sección 5 de las Instrucciones para la aplicación del Plan de Cuentas otorga a las empresas el derecho a abrir subcuentas 50-1 "Caja organizacional", 50-2 "Caja operativa", 50-3 "Documentos de caja" para la cuenta 50.
Cabe señalar que la subcuenta 50-1 "Efectivo de la organización" se utiliza para registrar el movimiento de efectivo a través de la caja de la empresa. Al realizar transacciones con moneda extranjera, es necesario abrir subcuentas separadas en la cuenta 50 para contabilizar por separado las transacciones en efectivo para cada moneda extranjera.
La subcuenta 50-2 "Caja operativa" se utiliza para contabilizar el movimiento de dinero en las cajas registradoras de las oficinas de productos básicos, taquillas, taquillas de estaciones, oficinas de correos, etc.
La subcuenta 50-3 “Documentos monetarios” se utiliza para contabilizar documentos que son monetarios: cupones pagados para combustible, alimentos, vales, avisos recibidos de giros postales, sellos postales, sobres sellados, sellos estatales, etc. Un rasgo característico de estos documentos es su valoración. Deben ser adquiridos por la empresa y almacenados por ella.
Para reflejar correctamente las transacciones en efectivo en contabilidad, conviene recordar que el débito de la cuenta 50 tiene en cuenta el efectivo recibido por la caja de la empresa.
Los fondos emitidos desde la caja de la empresa se reflejan en el crédito de la cuenta 50.
Si la empresa recibe efectivo en su caja, dicho movimiento deberá registrarse de la siguiente manera:
El recibo de efectivo por parte de la empresa del banco en el que se encuentra la cuenta corriente de la empresa se documenta mediante el débito de la cuenta 50, a la que corresponde el crédito de la cuenta 51 “Cuenta Corriente”;
la devolución por parte de quien recibió dinero contable de montos sobre los cuales no se ha presentado informe (fondos no gastados) se registra como débito de la cuenta 50, a la que corresponde el crédito de la cuenta 71 “Liquidaciones con responsables”;
el pago por parte de compradores de bienes o servicios se registra en el débito de la cuenta 50, a la que corresponde el crédito de la cuenta 62 “Liquidaciones con compradores y clientes”.
Si la empresa emite efectivo desde la caja registradora, dicho movimiento deberá registrarse de la siguiente manera:
El pago de salarios por parte de la empresa a sus empleados, realizado mediante la emisión de efectivo desde la caja de la empresa, se refleja en contabilidad como el débito de la cuenta 70 "Liquidaciones con personal por salarios", a la que corresponde el crédito de la cuenta 50 "Efectivo";
la emisión de efectivo a un responsable desde la caja de la empresa se registra mediante el débito de la cuenta 71 “Liquidaciones con responsables”, a la que corresponde el crédito de la cuenta 50 “Efectivo”;
el depósito de efectivo de la empresa en el banco donde se encuentra la cuenta corriente de la empresa se registra como un débito en la cuenta 51 “Cuenta Caja”, a la que corresponde el crédito de la cuenta 50 “Efectivo”;
el pago de los bienes o servicios adquiridos se realiza en el débito de la cuenta 62 “Liquidaciones con proveedores y contratistas”, a la que corresponde el crédito de la cuenta 50 “Efectivo”.
En lugar de una conclusión, cabe señalar que, debido a los requisitos de la legislación nacional, las empresas que utilizan efectivo en sus actividades están obligadas a:
Asegurar el reflejo correcto de las transacciones en efectivo en la contabilidad;
cumplir estrictamente con la legislación de la Federación de Rusia y la disciplina monetaria;
Evitar la ejecución de documentos contables de flujo de caja con errores o borrones.
Si las empresas ignoran los requisitos anteriores de la legislación de la Federación de Rusia, existe una alta probabilidad de que sean consideradas responsables según las normas del derecho interno. Así, una empresa puede recibir una multa de hasta 50.000 rublos por cada caso de infracción de la disciplina monetaria. Esta sanción se deriva directamente del contenido del artículo 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de Rusia.
Auditoría de transacciones en efectivo en 2017.
Una auditoría de las transacciones en efectivo es uno de los elementos del sistema de medidas de control de una organización. Esto confirma la conformidad de los datos contables con la situación real, el cumplimiento de todos los requisitos legales y también garantiza la seguridad de los fondos de la empresa y previene intentos de abuso.El método más utilizado para controlar la contabilidad de caja es comprobar la caja registradora y las transacciones en efectivo. Lo llevan a cabo empleados designados para este fin, generalmente un contable o un cajero. Los volúmenes importantes de facturación de efectivo implican un mayor riesgo de reflejar incorrectamente las transacciones, errores en los cálculos y, a veces, simplemente abuso por parte del empleado responsable. En este sentido, las grandes organizaciones tienen los requisitos más estrictos para garantizar la legalidad de las transacciones relacionadas con el movimiento de fondos, además, se emiten regulaciones locales que deben observarse estrictamente.
Cuando se habla de auditoría de transacciones en efectivo, no se hace referencia a un solo elemento, sino a una lista de procedimientos relacionados. Una auditoría puede ser planificada o inesperada. Lo llevan a cabo tanto grupos especialmente creados dentro de la empresa como inspectores externos.
Sucede que el propietario o la alta dirección tienen dudas sobre la confiabilidad de los responsables de realizar las transacciones en efectivo, y luego recurren a auditores externos o especialistas para las inspecciones. Además, para algunas organizaciones, en particular para aquellas que colocan valores en el mercado abierto, una auditoría es obligatoria y la auditoría de las transacciones en efectivo es un componente de ella.
Mecanismo para realizar una auditoría de contabilidad de caja en 2017
La necesidad de auditar las transacciones en efectivo como parte de una auditoría obligatoria se debe a la necesidad de evaluar la exactitud de los datos en el campo 1250 “Efectivo y equivalentes de efectivo” del Formulario No. 1 de los estados financieros. En 2017 se realizará una auditoría de las transacciones en efectivo en relación con los datos de 2016.
La línea del balance estimado informa el saldo de efectivo real de la empresa al final del período. Cuanto mayor sea este valor, más amplia será la lista de actividades que los inspectores deberán realizar como parte de la auditoría de las transacciones en efectivo. Para evaluar el tamaño especificado del saldo y su papel en la posición de la empresa, se utiliza un mecanismo de cálculo especializado, que generalmente se denomina materialidad.
Como parte de la auditoría de las transacciones en efectivo, también se evalúa lo siguiente:
Realización correcta de transacciones en efectivo;
uso correcto del equipo de caja registradora;
cumplimiento del límite de saldos de efectivo en la caja registradora de la organización;
Cumplimiento del monto máximo de fondos para pagos en efectivo.
Antes de iniciar el procedimiento de auditoría de transacciones en efectivo, se estudian la política en el campo de la contabilidad de caja de la empresa y las regulaciones locales dentro de la organización. De manera similar, se examinan los principios de la contabilidad de caja que operan en la organización.
No menos importante durante la auditoría de las transacciones en efectivo es verificar el cumplimiento de las disposiciones de la Ley "Sobre la lucha contra la legalización (blanqueo) de ingresos..." No. 115-FZ, así como las medidas para prevenir la corrupción (artículo 13.3 de la Ley de Lucha contra la Corrupción Nº 273-FZ) .
Métodos específicos para verificar transacciones en efectivo.
La tarea principal del controlador al auditar las transacciones en efectivo es determinar con qué precisión se refleja el saldo de la cuenta 50 en el balance y si se han introducido errores en el cálculo de este indicador. Durante el seguimiento de esta cuenta, se verifican todas las operaciones, los motivos de su implementación y se identifican entradas incorrectas. Además, cuando se auditan las transacciones en efectivo, se evalúa cuidadosamente la validez de cada transacción en efectivo. Muy a menudo, durante la auditoría de transacciones en efectivo, se analiza el estado de flujo de efectivo.
Además, una auditoría de transacciones en efectivo implica una verificación detallada de los documentos primarios. Si una auditoría de transacciones en efectivo revela documentos erróneos, se puede determinar que sus resultados son ilegales. Al mismo tiempo, la información contenida en ellos no debe contradecir el monto del informe final.
Las discrepancias identificadas como resultado de una auditoría de la contabilidad de las transacciones en efectivo se reflejan necesariamente en la conclusión final y en la nota explicativa para los propietarios de la empresa. Así es exactamente como se debe realizar la auditoría de las transacciones en efectivo de 2017.
La auditoría de las transacciones en efectivo puede realizarse ya sea por decisión de los propietarios de la empresa o por la presencia de una obligación legal de realizarla. En el proceso de auditoría de la caja registradora y las transacciones en efectivo, se supone que se monitorean las acciones realizadas con efectivo, su total cumplimiento con los requisitos de la ley y el procedimiento para trabajar con las cajas registradoras. Durante el control de las transacciones en efectivo se pueden identificar errores, que deben incluirse en el informe de auditoría y en la nota explicativa de los inspectores.
Para comprender el concepto de "disciplina de caja", primero debe comprender la diferencia entre los términos "caja registradora" y "caja":
Caja registradora (KKM, KKT) es un dispositivo necesario para recepción fondos de sus clientes. Puede haber cualquier número de dichos dispositivos y cada uno de ellos debe tener sus propios documentos de informes.
Caja empresarial (caja operativa) es una colección todas las transacciones en efectivo(recepción, almacenamiento, entrega). La caja registradora recibe los ingresos recibidos, incluso de la caja registradora. Todos los gastos en efectivo relacionados con las actividades de la empresa se realizan en la caja y el dinero se entrega a los cobradores para su posterior transferencia al banco. La caja registradora puede ser una habitación separada, una caja fuerte en la habitación o incluso un cajón en el escritorio.
Por lo tanto, todas las transacciones en efectivo deben ir acompañadas de la ejecución de documentos de efectivo, lo que generalmente implica el cumplimiento de la disciplina de efectivo.
Disciplina de efectivo es un conjunto de reglas que se deben seguir al realizar operaciones relacionadas con la recepción, emisión y almacenamiento de efectivo (transacciones en efectivo).
Las reglas básicas de la disciplina de efectivo son:
¿Quién debe cumplir?
La necesidad de mantener la disciplina de caja no depende de la presencia de una caja registradora ni del sistema tributario elegido.
¿Cómo se calcula el límite del saldo de efectivo?
El procedimiento para calcular el límite del saldo de efectivo se presenta en el apéndice de la Directiva del Banco de Rusia del 11 de marzo de 2014 No. 3210-U.
Según él, en 2019 el límite del saldo de caja se puede calcular de dos formas:
Opción 1. Cálculo basado en el volumen de cobros en caja
L = V / P x N c
l
V– el volumen de ingresos en efectivo por bienes vendidos, trabajos realizados y servicios prestados durante el período de facturación en rublos (los empresarios individuales y las organizaciones de nueva creación indican el volumen esperado de ingresos).
PAG– el período de cálculo para el cual se tiene en cuenta el volumen de ingresos en efectivo (al determinarlo, se puede tomar cualquier período de tiempo, por ejemplo, el mes en el que se produjeron los volúmenes máximos de ingresos en efectivo). El período de facturación debe ser no más de 92 días hábiles
norte c– el período de tiempo entre el día en que se recibió el efectivo y el día en que se depositó el dinero en el banco. Este plazo no debe exceder los 7 días hábiles y, en ausencia de un banco en la localidad, 14 días hábiles. Por ejemplo, si el dinero se deposita en el banco una vez cada 3 días hábiles, entonces N c = 3. Al determinar N c, se puede tener en cuenta la ubicación, la estructura organizativa, las características específicas de la actividad (estacionalidad, horario de trabajo, etc.).
Ejemplo de cálculo. LLC "Compañía" se dedica al comercio minorista. La dirección de la organización decidió fijar un límite de saldo de caja para el año 2019, tomando como periodo de facturación diciembre de 2018. En diciembre, la empresa trabajó durante 21 días y recibió ingresos en efectivo por valor de 357.000 rublos. Al mismo tiempo, el cajero de la organización entregó los ingresos al banco una vez cada 2 días. El límite de saldo de caja en este caso será igual a: 34.000 rublos.(357.000 rublos / 21 días x 2 días).
Opción 2. Cálculo basado en el volumen de efectivo dispensado desde la caja registradora.
Este método suele ser utilizado por empresarios individuales y organizaciones que no reciben efectivo en el curso de sus actividades, pero retiran dinero periódicamente del banco (por ejemplo, para acuerdos con sus proveedores).
En este caso se aplica la fórmula:
L = R / P x N n
l– límite de saldo de efectivo en rublos;
R– el volumen de efectivo emitido durante el período de facturación en rublos (con excepción de los importes destinados al pago de salarios, becas y otras transferencias a los empleados). Los empresarios individuales y las organizaciones de nueva creación indican el volumen esperado de desembolsos de efectivo;
PAG– el período de facturación para el cual se tiene en cuenta el volumen de retiros de efectivo (para determinarlo, se puede tomar cualquier período de tiempo, por ejemplo, el mes en el que hubo el mayor volumen de retiros de efectivo). El período de facturación debe ser no más de 92 días hábiles, y su valor mínimo puede ser cualquiera.
nn– el período de tiempo entre los días de recepción del dinero del banco (con excepción de las cantidades destinadas al pago de salarios, becas y otros pagos a los empleados). Este plazo no debe exceder los 7 días hábiles y, en ausencia de un banco en la localidad, 14 días hábiles. Por ejemplo, si se retira dinero de un banco una vez cada 3 días hábiles, entonces N n = 3.
Ejemplo de cálculo. LLC "Compañía" se dedica al comercio minorista. La empresa no acepta ingresos en efectivo; los compradores pagan a través del banco. Sin embargo, de vez en cuando la empresa retira efectivo del banco para pagar a los proveedores. La dirección de la organización decidió fijar un límite de saldo de caja para el año 2019, tomando como periodo de facturación diciembre de 2018.
En diciembre, la empresa trabajó durante 21 días y recibió del banco efectivo por valor de 455.700 rublos. Al mismo tiempo, el cajero de la organización recibía efectivo del banco una vez cada 4 días. Los salarios no se sacaron de la caja registradora. El límite de saldo en este caso será igual a: 86.800 rublos(455.700 rublos / 21 días x 4 días).
Orden para establecer un límite de efectivo
Después de calcular el límite de saldo de efectivo para la caja registradora, debe emitir una orden interna aprobando el monto límite. En el pedido se puede indicar el período de validez del límite, por ejemplo, 2019 (pedido de muestra).
La ley no establece la obligación de restablecer el límite cada año, por lo que si el período de validez no se especifica en la orden, los indicadores establecidos se pueden aplicar tanto en 2019 como en adelante hasta que se emita una nueva orden.
Procedimiento simplificado
A partir del 1 de junio de 2014: empresarios individuales y pequeñas empresas (el número de empleados no supera las 100 personas y los ingresos no superan los 800 millones de rublos al año) más no tienes que poner un límite saldo de caja en caja.
Para cancelar el límite de efectivo, es necesario realizar un pedido especial. Debe basarse en la Directiva del Banco de Rusia de 11 de marzo de 2014 No. 3210-U y debe contener la siguiente redacción: “Guardar efectivo en caja sin poner límite de saldo en caja”(orden de muestra).
Emisión de efectivo a personas responsables.
El dinero contable es dinero que se entrega a las personas responsables (empleados) para viajes de negocios, gastos de entretenimiento y necesidades comerciales.
El dinero se puede emitir a cuenta sólo sobre la base declaraciones de un empleado. En él deberá indicar: la cantidad de dinero, el propósito de recibirlo y el período por el cual se toma. La solicitud está escrita en cualquier formato y debe estar firmada por el gerente (IP).
Si un empleado gastó su dinero personal, entonces necesita compensarlo, en este caso también se escribe una declaración, pero con una redacción diferente (muestras de declaraciones).
Nota: Es deseable que la declaración contenga la línea: “El empleado no tiene deudas por anticipos emitidos anteriormente”(ya que por ley es imposible emitir dinero a cuenta a empleados que no hayan informado sobre anticipos anteriores).
Durante 3 días laborables después del final del período para el cual se emitieron los fondos (o desde la fecha de regreso al trabajo), el empleado debe presentar al contador (gerente) informe de gastos con el adjunto de documentos que acrediten los gastos realizados (recibos KKM, recibos de compra, etc.).
De lo contrario, los fondos emitidos al empleado no pueden contarse como gastos y el impuesto puede reducirse en consecuencia. Además, si no hay documentos de respaldo, tendrá que retener el impuesto sobre la renta personal y pagar las primas del seguro del monto emitido.
Limitación de pagos en efectivo
Otra regla importante de la disciplina del efectivo es el cumplimiento de las restricciones a los pagos en efectivo entre entidades comerciales (empresarios individuales y organizaciones). dentro de un contrato cantidad no más de 100 mil rublos.
Por ley, todas las transacciones en efectivo deben documentarse con documentos primarios; este es el procedimiento para contabilizar las actividades económicas de cualquier empresa.
El Comité Estatal de Estadísticas ha delineado una lista de formularios de informes unificados, que también es válido en 2016:
- libro de pago;
- orden de recibo;
- orden sobre gasto de fondos;
- un libro que refleja la aceptación y emisión de dinero por parte del cajero;
- declaración de liquidación y pago;
- declaración de pago.
Está permitido no presentar documentos en efectivo a empresarios individuales que controlen y completen informes sobre ingresos y gastos o valores físicos. Los empresarios tampoco están obligados a llevar un libro de caja; sin embargo, esto es posible a petición del individuo; a veces, la documentación sobre el movimiento de dinero permite sistematizar el procedimiento contable.
Libro de pago
El dinero recibido por la caja de la organización por la venta de bienes, prestación de servicios o realización de trabajos debe registrarse en un libro de caja especial. Puede presentarse en varias versiones: papel (impreso) o formato electrónico.
Si el libro de caja se imprime en forma de formularios, grapados en un solo todo, el contador numera las páginas incluso antes de utilizar el documento, y en la parte inferior se coloca la firma del empresario y del responsable de preparar los informes de la empresa. . Si el libro de caja se almacena en un dispositivo flash o en una PC, el gerente debe preocuparse por el acceso cerrado de otros empleados para evitar ingresar información falsa en el documento. La confirmación de que se puede confiar en el libro de caja electrónico será una firma electrónica.
Si el libro de caja está en formato electrónico, las hojas también están numeradas, pero esto se hace mediante un programa especial. Es mejor imprimir el libro todas las semanas para no confundirse con las hojas más tarde, porque el libro de caja se entrega una vez al año. Las entradas en la carpeta las realiza directamente el cajero, la base para completar el libro de caja son los recibos y las órdenes de gastos. Si el dinero proviene de agentes, los fondos se registran en cajas registradoras separadas, que son completadas por los propios agentes.
La tarea del cajero es cotejar la información extraída del libro de caja con la información de la caja registradora al final de cada turno de trabajo, si todo está en orden, el resultado se registra con una firma indicando el saldo de efectivo en la caja registradora. . La verificación final la realiza el contador y luego la dirección de la organización.
¿Qué hacer si algún día no hubo transacciones en efectivo? No es necesario retirar el saldo cada vez: el monto del saldo está determinado por el día en que se llevó a cabo la actividad comercial que implicó el movimiento de dinero.
¿Por qué necesitamos comprobantes de entrada y salida?
Del nombre de la orden de recibo queda inmediatamente claro que este documento es responsable de mostrar el efectivo entrante en la caja. La mayoría de las veces, los pedidos se completan tradicionalmente manualmente, pero también es posible redactarlos en una PC o usando una máquina de escribir. No se deben permitir borrones ni correcciones, si cometió un error, tendrá que rehacerlo.
El orden de recepción siempre incluye los siguientes componentes:
- Número de registro.
- El nombre de la organización, posiblemente un departamento o una indicación de una sucursal con un OKPO específico.
- La fecha en que se compiló el documento.
- Numeración de una cuenta o subcuenta para su posterior reflejo en contabilidad.
Si el cajero emite fondos, se completa una orden de gastos en 2019. Además, está certificado por las autoridades y el jefe de contabilidad.
¿Cuándo puede el cajero entregar dinero? Si el destinatario tiene en sus manos un recibo que indica la cantidad en rublos, no indicada en números, sino en palabras, el ciudadano también debe tener un pasaporte u otro documento que pueda confirmar su identidad. La información contenida en los documentos presentados es registrada por separado por el cajero.
Un poder también puede servir como base para la emisión de fondos. Luego se debe registrar en la orden el nombre de la persona a nombre de quien se expide el poder, este documento se adjunta a la orden.
Libro de pago
Si la empresa es más grande y emplea varios cajeros a la vez, las responsabilidades del cajero principal incluyen llevar un libro de caja. Al inicio del turno de trabajo, el contador tiene derecho a transferir dinero a los responsables para las necesidades relacionadas con el desempeño de sus actividades profesionales. Estos empleados firman el libro y al final del día entregan el resto y firman nuevamente.
Si se emite dinero para pagar un salario, el informe incluye el llenado de documentación hasta la fecha indicada en el comprobante de pago. El efectivo que está en el saldo se coloca todos los días en un sobre, donde se determina la cantidad exacta, y luego el sobre se entrega al contador bajo firma.
¿Qué es la nómina?
El documento es necesario para controlar el tiempo trabajado por los empleados, devengos, deducciones y, finalmente, pagos a los empleados de la organización. Un contador completa el estado de cuenta, una muestra es suficiente para procesar los documentos primarios, teniendo en cuenta la producción, las horas trabajadas, etc.
En 2016, es costumbre acreditar los salarios en las cuentas bancarias de los trabajadores, en cuyo caso se prepara una nómina. Registra:
- salario a pagar;
- ayuda social;
- asignaciones y bonificaciones;
- deducciones y deducciones de los salarios.
En la portada se acostumbra reflejar el monto total de los pagos, para lo cual luego se elabora una orden de gastos, la fecha de finalización de este último se registra en el estado de cuenta. Si uno de los empleados no ha recibido salario, por el contrario, en la línea se indica “depositado”. Si los pagos a los empleados se realizan en efectivo, entra en juego la nómina.
¿Cómo se mantiene la nómina?
Cuando una empresa emite salarios o realiza otro tipo de pagos, la información siempre se ingresa en la nómina. Algunos cajeros todavía se centran en el orden de los gastos, pero los contadores experimentados prefieren la contabilidad en el estado de cuenta.
La auditoría final de 2019 recae sobre los hombros del jefe de contabilidad, asegura la dirección de la empresa a esta auditoría. No debería haber correcciones en los informes.
Todas las transacciones en efectivo en las organizaciones deben pasar por caja registradora. Además, las organizaciones deben cumplir con todos los requisitos y normas que establece la ley en materia de transacciones en efectivo, es decir, deben observar la disciplina de efectivo.
La disciplina de efectivo es un conjunto de reglas y requisitos que son obligatorios al realizar cualquier transacción en efectivo.
Por lo general, los cajeros trabajan con la caja registradora, pero esto también lo pueden hacer los propios gerentes (empresarios). La formación de los documentos de caja suele estar a cargo del jefe de contabilidad. En algunos casos, esto podrá hacerlo otra persona autorizada. Todo depende de la forma organizativa y del tamaño de la empresa.
El cumplimiento y mantenimiento de la disciplina de caja no depende del tipo de actividad, del sistema tributario elegido y de la disponibilidad de cajas registradoras. Solo hay una regla: no es necesario tener una caja registradora ni utilizar formularios de informes estrictos, pero aún así es necesario procesar el dinero a través de la caja registradora. En otras palabras, todas las empresas y empresarios deben cumplir con los requisitos de disciplina de caja.
Vale la pena señalar que en junio de 2015 entraron en vigor cambios que simplificaron significativamente la gestión de la disciplina de efectivo para emprendedores y pequeñas empresas. A partir de ahora ya no necesitarán preparar documentos de caja.
Solo necesitan preparar documentos relacionados con el pago de salarios a los empleados. Dichos documentos son:
- Declaraciones de nómina;
- Nóminas.
No todas las formas de negocios pueden mantener la disciplina de efectivo utilizando un sistema simplificado. Por tanto, todas las demás organizaciones deben conocer y cumplir con las peculiaridades de la realización de transacciones en efectivo.
Reglas que deben seguir los emprendedores y pequeñas empresas
Si sigue todas las reglas para realizar transacciones en efectivo, podrá evitar errores y sanciones administrativas. Las reglas básicas son:
- Elaboración y tramitación de todos los documentos necesarios para la caja registradora;
- Cumplimiento estricto de los requisitos para cumplir con el límite de efectivo;
- Emitir dinero a personas responsables de acuerdo con los requisitos establecidos;
- Cumplimiento de las restricciones establecidas al pagar en efectivo.
Documentos obligatorios para procesar transacciones en efectivo.
Todas las transacciones en efectivo realizadas a través de la caja registradora deben estar documentadas. Esto debe hacerlo el cajero u otra persona autorizada. La disciplina monetaria en 2016-2017 requiere la finalización obligatoria de los siguientes documentos:
- Orden de recibo: se emite cuando llega el efectivo a la caja;
- Orden de gastos: se requiere su ejecución cuando se emite dinero de la caja registradora.
- Libro de caja: registra todos los ingresos y gastos de acuerdo con los pedidos.
- El libro en el que se guarda el efectivo: registra la emisión y devolución de efectivo entre el cajero jefe y el resto de cajeros de la empresa.
- El diario en el que se registran los documentos de la caja registradora: antes de transferir los documentos de caja a la caja registradora, se registran en este diario.
- Nómina: necesaria para pagar salarios y otros beneficios a los empleados.
Lea más sobre qué son los documentos en efectivo.
Mantenimiento de documentos de caja registradora.
Los documentos de caja registradora se pueden completar tanto en formato electrónico como en papel.
- Si el documento se presenta en papel, se puede cumplimentar manualmente o en ordenador. En el segundo caso, se imprime y luego se firma.
- Si el trabajo se presenta en formato electrónico, se prepara utilizando medios técnicos especiales. Al mismo tiempo, deben estar protegidos contra daños, pérdida de datos y acceso no autorizado. Las firmas se proporcionan electrónicamente. Sin embargo, este método de registro sólo es adecuado para el libro de caja. Los trabajos restantes aún deben imprimirse y enviarse en papel.
Límite de saldo de efectivo
El límite (saldo) es la cantidad máxima de efectivo que puede permanecer en la caja registradora al final de la jornada laboral. El importe por el que se supera el límite se entrega al banco. Esta regla debe ser observada estrictamente por todas las organizaciones que no sean pequeñas empresas.
Sin embargo, como ocurre con todas las reglas, aquí también hay una excepción. El límite se puede exceder en los días en que se pagan salarios y otros pagos a los empleados, así como en días festivos y fines de semana en que la organización esté trabajando.
Los directivos de la empresa deben tener en cuenta lo siguiente: si no establecen un límite mediante la emisión de una orden adecuada, el límite se considerará igual a cero. Esto significa que cualquier efectivo en la caja registradora excederá el saldo, lo que puede conllevar responsabilidad administrativa.
Lea más sobre el límite de saldo de efectivo en.
Emisión de dinero a cuenta.
Hay situaciones en las que los empleados necesitan recibir efectivo a cuenta. Tales situaciones son: viajes de negocios, provisión de entretenimiento y gastos comerciales.
Dichas transacciones deben ir acompañadas de los documentos adecuados, con la ayuda de los cuales el empleado puede informar sobre el uso de los fondos para el fin previsto. Dichos documentos son recibos, cheques, facturas de productos y otros. Si el dinero entregado al empleado para el informe no fue suficiente y gastó sus propios fondos, se redacta una solicitud de compensación de gastos. El empleado debe informar sobre el dinero gastado dentro de los tres días siguientes a la fecha de emisión. Si los fondos se emitieron para un viaje de negocios, dentro de los tres días siguientes a la fecha de regreso del mismo.
Restricción de liquidaciones mediante efectivo.
Las organizaciones y empresarios, al realizar actividades comerciales, deben cumplir con el límite de pago en efectivo establecido: no más de cien mil rublos por acuerdo. Esta regla no se aplica a acuerdos con ciudadanos que actúan en nombre de una organización por poder.
Usar efectivo de la caja registradora para necesidades personales
La disciplina monetaria para una LLC implica que ninguno de los fundadores de la organización tiene derecho a sacar dinero de la caja registradora para uso personal, ya que este dinero es propiedad de la empresa.
Pero con los empresarios individuales la situación es diferente. La ley no les prohíbe utilizar dinero en efectivo para fines personales. También pueden retirar cualquier cantidad de cuentas bancarias. Lo principal es que paguen a tiempo todos los impuestos y las cotizaciones al seguro requeridas.
Comparación de reglas antiguas y nuevas para mantener la disciplina de efectivo
- Absolutamente todo el mundo ha establecido y respetado el saldo de caja: los empresarios y las pequeñas empresas ya no tienen que fijar un límite de caja.
- Los empresarios tenían que redactar documentos sobre recibos y gastos, así como completar un libro de caja; ahora esto no es necesario.
- El libro de caja debe estar numerado y cosido, certificado con las firmas y sellos necesarios; este requisito está excluido.
- Todos los documentos en efectivo debían almacenarse durante al menos cinco años (de acuerdo con la ley sobre asuntos de archivos); el período de almacenamiento de los documentos lo establece el director de la organización.
- Cuando se utilizan cajas registradoras, una sola persona deposita los ingresos en la caja registradora por el monto total; este procedimiento se aplica al uso de formularios de informes estrictos en lugar de cajas registradoras.
- Era posible calcular el límite de efectivo utilizando una fórmula basada en gastos solo en ausencia de ingresos; ahora el límite se puede calcular utilizando ambas fórmulas y eligiendo el resultado más rentable.
Cambios adicionales para 2016-2017
En 2016-2017, se produjeron los siguientes cambios en la gestión de la disciplina de caja:
- Necesidad de cambiar a cajas registradoras en línea
- Al mantener la documentación en formato electrónico, no es necesario tener sus homólogos en papel;
- Si se comete un error al completar el formulario electrónicamente, no se puede corregir, puede eliminar el documento completado incorrectamente y emitir uno nuevo;
- Ya no es necesario completar la segunda página del libro de caja (informe de caja);
- Si no se han realizado transacciones comerciales, no es necesario llenar un libro de caja;
- Ahora no necesita ingresar montos manualmente en las órdenes de gastos;
- En la declaración de sueldos se conserva la columna sobre los montos depositados, pero ya no es necesario mantener un registro especial;
- Los cajeros de turno no podrán diligenciar comprobantes de gastos.
También van a aprobar una Ley Federal sobre cambios en el uso de las cajas registradoras. Actualmente sólo está en vigor en forma de borrador, pero ya se han llevado a cabo numerosos experimentos, según los cuales el gobierno se inclina a favorecer su adopción. Las principales novedades previstas en esta Ley son:
- Impresión de recibos para su posterior transferencia a los clientes;
- Creación de un recibo electrónico;
- Envío de cheques electrónicos a oficinas tributarias.
Comprobar el cumplimiento de la disciplina de caja
Anteriormente, los bancos eran responsables de comprobar el cumplimiento de la disciplina de efectivo por parte de las organizaciones. Ahora las autoridades fiscales están haciendo esto. La principal forma de control es una inspección in situ. Pueden comprobar:
- Mantener registros de efectivo en la caja registradora;
- Contenido y disponibilidad de recibos de equipos de caja registradora;
- Disponibilidad y correcta cumplimentación de los documentos obligatorios de caja registradora;
- ¿Los cajeros entregan a los empleados los recibos en efectivo a los que tienen derecho?
Responsabilidad por el incumplimiento de la disciplina de efectivo.
Si una organización no cumple con la disciplina monetaria, puede recibir una multa. La multa se impone después de que se haya realizado una inspección y se haya identificado una infracción. En 2016-2017, puede recibir las siguientes multas:
- Para empresarios y sociedades gestoras: de cuatro a cinco mil rublos;
- Para personas jurídicas: de cuarenta a cincuenta mil rublos.
Lea más sobre las multas por violar la disciplina monetaria.
