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Descripción del puesto y deberes del secretario. Descripción del puesto de secretario: muestra de llenado Responsabilidades laborales del secretario del gerente del banco

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I. Disposiciones generales

  1. El secretario del gerente pertenece a la categoría de intérpretes técnicos.
  2. Para el cargo de secretario del gerente se designa a una persona con formación profesional superior sin requisitos de experiencia laboral o formación profesional secundaria y experiencia laboral en la especialidad de al menos 2 años.
  3. El nombramiento para el cargo de secretario y su cese se realiza por orden del director de la empresa previa presentación.
  4. La secretaria del gerente debe saber:
    1. 4.1. Resoluciones, instrucciones, órdenes, demás documentos rectores y reglamentarios de órganos superiores y otros relacionados con las actividades de la empresa.
    2. 4.2. Reglamentos, instructivos, otros documentos normativos sobre mantenimiento de registros.
    3. 4.3. La estructura y gestión de la empresa y sus divisiones.
    4. 4.4. Organización del trabajo de oficina.
    5. 4.5. Métodos de registro y tramitación de documentos.
    6. 4.6. Materia de archivo.
    7. 4.7. Mecanografiado.
    8. 4.8. Reglas para el uso de intercomunicadores.
    9. 4.9. Normas para un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa.
    10. 4.10. Reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar.
    11. 4.11. Fundamentos de ética y estética.
    12. 4.12. Reglas de comunicación empresarial.
    13. 4.13. Normas para el funcionamiento de equipos informáticos.
    14. 4.15. Fundamentos de derecho administrativo y legislación laboral.
    15. 4.16. Normativa laboral interna.
    16. 4.17. Normas y reglamentos de seguridad, salud en el trabajo, saneamiento industrial y protección contra incendios.
  5. Durante la ausencia del secretario del gerente (enfermedad, vacaciones, etc.), sus funciones son desempeñadas por una persona designada en la forma prescrita, quien adquiere los derechos correspondientes y es responsable del adecuado desempeño de las funciones que le sean asignadas.

II. Responsabilidades laborales

Secretario:

  1. Realiza labores de apoyo organizativo y técnico a las actividades administrativas y administrativas del gerente.
  2. Acepta la correspondencia recibida para consideración del gerente, la transmite de acuerdo con la decisión tomada a las unidades estructurales o a un ejecutante específico para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.
  3. Realiza trabajos de oficina, realiza diversas operaciones utilizando tecnología informática diseñada para recopilar, procesar y presentar información al preparar y tomar decisiones.
  4. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del gerente.
  5. Prepara los documentos y materiales necesarios para el trabajo del gerente.
  6. Supervisa la revisión y presentación oportuna por parte de unidades estructurales y ejecutores específicos de los documentos presentados al gerente para su firma, asegura su edición de alta calidad.
  7. Organiza las conversaciones telefónicas del gerente, registra la información recibida en su ausencia y le informa sobre su contenido, transmite y recibe información a través de dispositivos receptores e intercomunicadores (telefax, télex, etc.), así como mensajes telefónicos, le brinda información. Atención oportuna, recibida a través de los canales de comunicación.
  8. Siguiendo instrucciones del gerente, redacta cartas, solicitudes y otros documentos, y prepara respuestas a los autores de las cartas.
  9. Realiza trabajos de preparación de reuniones y reuniones realizadas por el gerente (recolectando los materiales necesarios, notificando a los participantes sobre la hora y lugar de la reunión, la agenda, su registro), mantiene y redacta actas de reuniones y reuniones.
  10. Supervisa la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes e instrucciones emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para el cumplimiento de las instrucciones e instrucciones del gerente, tomadas bajo control.
  11. Mantiene un expediente de control y registro.
  12. Proporciona al lugar de trabajo del gerente el equipo organizativo y material de oficina necesarios y crea condiciones propicias para el trabajo eficaz del gerente.
  13. Bajo la dirección del gerente, imprime los materiales oficiales necesarios para su trabajo o ingresa información actual en el banco de datos.
  14. Organiza la recepción de visitantes, facilita la pronta consideración de las solicitudes y sugerencias de los empleados.
  15. Forma expedientes de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los envía a los archivos dentro del plazo establecido.
  16. Realiza asignaciones oficiales individuales de su superior inmediato.

III. Derechos

El secretario tiene derecho:

  1. Conocer los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa sobre sus actividades.
  2. Realizar propuestas de mejora del trabajo relacionadas con las responsabilidades previstas en estas instrucciones.
  3. Dentro de su competencia, informar a su supervisor inmediato sobre todas las deficiencias identificadas en el desempeño de sus funciones oficiales y hacer propuestas para su eliminación.
  4. Solicitar personalmente o en nombre de la dirección de la empresa a las divisiones de la empresa y otros especialistas la información y los documentos necesarios para el cumplimiento de sus funciones oficiales.
  5. Exigir a la dirección de la empresa que brinde asistencia en el desempeño de sus deberes y derechos oficiales.

IV. Responsabilidad

El secretario es responsable:

  1. Por desempeño inadecuado o incumplimiento de las obligaciones laborales previstas en esta descripción del puesto, dentro de los límites determinados por la legislación laboral vigente de la Federación de Rusia.
  2. Por delitos cometidos en el curso del desempeño de sus actividades, dentro de los límites determinados por la legislación administrativa, penal y civil vigente de la Federación de Rusia.
  3. Por causar daños materiales, dentro de los límites determinados por la legislación laboral y civil vigente de la Federación de Rusia.

Para definir claramente las responsabilidades laborales de una secretaria, es necesario saber de quién estamos hablando exactamente. Después de todo, se puede ver desde varios ángulos. Se conoce, por ejemplo, a una secretaria asistente como empleado de oficina, a un secretario general como jefe (jefe) de una determinada organización, a un secretario de Estado como funcionario, a un secretario como persona diplomática, a un secretario de gerente como empleado y otras opciones. En la mayoría de los casos, cuando se menciona este puesto, se refieren a un empleado que realiza tareas (asignaciones) tanto del director de la empresa como de los jefes individuales de sus divisiones estructurales. Resulta que las responsabilidades laborales del secretario en este caso se reducen a realizar tareas puntuales para resolver problemas organizativos y técnicos.

Lo que una secretaria debe saber y hacer

Diariamente el secretario deberá realizar las siguientes funciones:

  1. Recibir información de los subordinados para transmitirla al gerente.
  2. Organizar las comunicaciones telefónicas del gerente. En su ausencia, recibir información y luego ponerla en conocimiento del director.
  3. Recibir y mantener registros de mensajes telefónicos.
  4. Cree las condiciones para el trabajo normal del gerente: controle la necesidad de material de oficina y equipo de oficina.
  5. Colaborar en la organización de reuniones y reuniones de producción. Informar a los participantes la fecha, lugar y hora del evento. Recoger los materiales necesarios, asegurar la asistencia de los presentes y levantar acta de la reunión.
  6. Realizar trabajos de oficina en la empresa. Para ello, el secretario deberá recibir, sistematizar la correspondencia entrante y someterla a consideración de la dirección. Luego, sobre la base de la visa impuesta, entregue los documentos a los albaceas contra la firma. El secretario también incluye el control sobre el progreso, calendario y resultados de su implementación.
  7. Realizar impresión y reproducción de documentos.
  8. Organizar la recepción de visitas al director de la empresa y, si es posible, crear las condiciones para la rápida resolución de los problemas.

Para realizar estas tareas aparentemente simples de una secretaria, un empleado debe saber:

  • toda la gestión de la empresa y sus divisiones estructurales;
  • estatuto, personal y estructura de la empresa, su perfil, perspectivas de desarrollo y especialización;
  • documentos reglamentarios para el mantenimiento adecuado de registros;
  • reglas para el uso de equipos de oficina y comunicaciones;
  • VTR, SST, normas de seguridad contra incendios y saneamiento industrial;
  • reglas para organizar el trabajo en el lugar de trabajo;
  • actos normativos y legales, órdenes, resoluciones, reglamentos sobre planificación, contabilidad y gestión de la calidad del trabajo realizado.

Detalles del empleado

Si hablamos de una especialización más específica y limitada, entonces la situación es algo diferente. Tomemos, por ejemplo, el título del trabajo en sí mismo define claramente el aspecto del trabajo que se realiza. Por lo general, cada empresa ya tiene una descripción del puesto, que describe las áreas de actividad de un especialista en gestión de oficinas. Si no existe tal instrucción, es mejor crearla. Para hacer esto, use el directorio de calificación, que contiene muestras aproximadas. Después de esto, la versión estándar debe modificarse para una organización específica, teniendo en cuenta las características específicas y internas. En general, las funciones de un secretario-secretario deben incluir claramente 3 áreas principales:

  1. Trabajar con correspondencia. Recibirlo, procesarlo utilizando métodos modernos y enviarlo a tiempo.
  2. Correcto mantenimiento de la documentación interna.
  3. Registro, contabilidad estricta y transferencia de documentos al archivo para su almacenamiento.

Peculiaridades del trabajo de un referente

Algunas empresas introducen un puesto que incluye una amplia gama de responsabilidades: desde "mostrador de información" hasta "subdirector". Un especialista de este tipo debe tener conocimientos versátiles y un buen dominio de la situación. Las responsabilidades laborales del subsecretario se han ampliado ligeramente debido al aumento de poderes. En general, este es el trabajo habitual de una secretaria, pero la palabra "referente" añade algunas adiciones a la lista estándar. En particular, el subsecretario puede recibir visitantes de forma independiente sobre determinadas cuestiones. Al poseer cierta información, puede tomar decisiones de forma independiente. Además, el asistente cumple con las instrucciones responsables del gerente sobre las actividades económicas de la organización (empresa). A veces se encomiendan tareas al subsecretario, lo cual se hace sólo cuando el volumen total de trabajo le permite realizar tareas adicionales.

0.1. El documento entra en vigor desde el momento de su aprobación.

0.2. Desarrollador del documento: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. El documento ha sido aprobado: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. La verificación periódica de este documento se realiza a intervalos no superiores a 3 años.

1. Disposiciones generales

1.1. El puesto "Secretario del Gerente" pertenece a la categoría "Empleados técnicos".

1.2. Requisitos de calificación: completar la educación secundaria general y la educación vocacional o completar la educación secundaria general y la formación vocacional en producción. Sin requisitos de experiencia laboral.

1.3. Conoce y aplica en la práctica:
- resoluciones, instrucciones, órdenes;
- reglamentos, instrucciones y otros materiales de orientación y documentos normativos sobre las actividades de la empresa y el mantenimiento de registros;
- estructura y gestión de la empresa y sus divisiones;
- organización del trabajo de oficina;
- métodos de procesamiento y registro de documentos;
- trabajo de archivo;
- mecanografía;
- reglas para el uso de dispositivos receptores e intercomunicadores, medios técnicos para procesar documentos, información oral y escrita, computadoras y máquinas de impresión;
- estándares del sistema de documentación organizativa y administrativa;
- reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar;
- fundamentos de ética y estética;
- reglas de comunicación empresarial;
- conceptos básicos de organización y gestión laboral;
- reglas para el funcionamiento de equipos informáticos;
- fundamentos del derecho administrativo y la legislación laboral.

1.4. El secretario del gerente es designado para el cargo y destituido del cargo por orden de la organización (empresa/institución).

1.5. La secretaria del gerente reporta directamente a _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. La secretaria del gerente supervisa el trabajo de _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. En caso de ausencia, el secretario del gerente es sustituido por una persona designada de acuerdo con el procedimiento establecido, quien adquiere los derechos correspondientes y es responsable del adecuado desempeño de las funciones que le sean asignadas.

2. Características del trabajo, tareas y responsabilidades laborales

2.1. Realiza funciones que incluyen apoyo organizativo y técnico a las actividades administrativas y administrativas del titular de la empresa.

2.2. Recibe la correspondencia recibida para consideración del gerente, la transmite de acuerdo con la decisión tomada a unidades estructurales o ejecutores específicos para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.

2.3. Realiza trabajos de oficina, realiza diversas operaciones utilizando tecnología informática diseñada para recopilar, procesar y presentar información para preparar y tomar decisiones.

2.4. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del titular de la empresa.

2.5. Prepara los documentos y materiales necesarios para el trabajo del gerente.

2.6. Supervisa la revisión y presentación oportuna por parte de unidades estructurales y ejecutores específicos de los documentos recibidos para su ejecución, verifica la exactitud de los borradores de documentos preparados y presentados al gerente para su firma y garantiza su edición de alta calidad.

2.7. Organiza conversaciones telefónicas con el gerente, registra la información recibida en su ausencia y le informa sobre su contenido, transmite y recibe información a través de dispositivos receptores e intercomunicadores (telefax, télex, etc.), así como mensajes telefónicos, le brinda información. Atención oportuna, recibida a través de los canales de comunicación.

2.8. Siguiendo instrucciones del gerente, redacta cartas, solicitudes y otros documentos, y prepara respuestas a los autores de las cartas.

2.9. Realiza trabajos de preparación de reuniones y reuniones realizadas por el gerente (recopilación de materiales necesarios, notificación de los participantes sobre la hora y lugar de la reunión, agenda, mantenimiento de su registro), mantiene y redacta actas de reuniones y reuniones.

2.10. Supervisa la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes e instrucciones emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para el cumplimiento de las instrucciones e instrucciones del titular de la empresa, que están bajo control.

2.11. Mantiene un expediente de control y registro.

2.12. Proporciona al lugar de trabajo del gerente el equipo organizativo y material de oficina necesarios y crea las condiciones propicias para su trabajo eficaz.

2.13. Bajo la dirección del gerente, imprime los materiales oficiales necesarios para su trabajo o ingresa información actual en el banco de datos.

2.14. Organiza la recepción de visitantes, facilita la pronta consideración de las solicitudes y sugerencias de los empleados.

2.15. Forma expedientes de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los envía a los archivos dentro del plazo establecido.

2.16. Copia documentos en una fotocopiadora.

2.17. Conoce, comprende y aplica la normativa vigente relativa a sus actividades.

2.18. Conoce y cumple los requisitos de la normativa en materia de protección laboral y protección del medio ambiente, cumple con las normas, métodos y técnicas para el desempeño seguro del trabajo.

3. Derechos

3.1. El secretario del gerente tiene derecho a tomar medidas para prevenir y eliminar casos de violaciones o inconsistencias.

3.2. El secretario del gerente tiene derecho a recibir todas las garantías sociales previstas por la ley.

3.3. El secretario del gerente tiene derecho a exigir asistencia en el desempeño de sus funciones oficiales y en el ejercicio de sus derechos.

3.4. El secretario del gerente tiene derecho a exigir la creación de las condiciones organizativas y técnicas necesarias para el desempeño de las funciones oficiales y el suministro del equipo e inventario necesarios.

3.5. El secretario del gerente tiene derecho a familiarizarse con los borradores de documentos relacionados con sus actividades.

3.6. El secretario del gerente tiene derecho a solicitar y recibir documentos, materiales e información necesarios para el cumplimiento de sus funciones oficiales y órdenes de gestión.

3.7. El secretario del gerente tiene derecho a mejorar sus calificaciones profesionales.

3.8. El secretario del gerente tiene derecho a informar todas las infracciones e inconsistencias identificadas en el curso de sus actividades y hacer propuestas para su eliminación.

3.9. El secretario del gerente tiene derecho a familiarizarse con los documentos que definen los derechos y responsabilidades del cargo desempeñado y los criterios para evaluar la calidad del desempeño de las funciones oficiales.

4. Responsabilidad

4.1. El secretario del gerente es responsable del incumplimiento o cumplimiento extemporáneo de las funciones asignadas en esta descripción de funciones y (o) del incumplimiento de los derechos otorgados.

4.2. El secretario del gerente es responsable del incumplimiento de la normativa interna de trabajo, protección laboral, normas de seguridad, saneamiento industrial y protección contra incendios.

4.3. El secretario del gerente es responsable de revelar información sobre la organización (empresa/institución) que es un secreto comercial.

4.4. El secretario del gerente es responsable del incumplimiento o cumplimiento indebido de los requisitos de los documentos normativos internos de la organización (empresa/institución) y de las órdenes legales de gestión.

4.5. El secretario del gerente es responsable de las infracciones cometidas en el ejercicio de sus actividades, dentro de los límites establecidos por la legislación administrativa, penal y civil vigente.

4.6. El secretario del gerente es responsable de causar daños materiales a la organización (empresa/institución) dentro de los límites establecidos por la legislación administrativa, penal y civil vigente.

4.7. El secretario del gerente es responsable del uso indebido de los poderes oficiales otorgados, así como de su uso para fines personales.

Llamamos su atención sobre un ejemplo típico de descripción de trabajo para secretaria de un gerente, muestra 2019/2020. Debe incluir las siguientes secciones: reglamento general, responsabilidades del cargo del secretario del gerente, derechos del secretario del gerente, responsabilidad del secretario del gerente.

Descripción del puesto del secretario del jefe. pertenece a la sección " Características de calificación a nivel industrial de los puestos de los trabajadores empleados en empresas, instituciones y organizaciones.".

La descripción del puesto de secretario del gerente debe reflejar los siguientes puntos:

Responsabilidades laborales del secretario del gerente.

1) Responsabilidades laborales. Realiza labores de apoyo organizativo y técnico a las actividades administrativas y administrativas del titular de la empresa. Acepta la correspondencia recibida para consideración del gerente, la transmite de acuerdo con la decisión tomada a unidades estructurales o ejecutores específicos para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas. Realiza trabajos de oficina, realiza diversas operaciones utilizando tecnología informática diseñada para recopilar, procesar y presentar información al preparar y tomar decisiones. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del titular de la empresa. Prepara los documentos y materiales necesarios para el trabajo del gerente. Supervisa la revisión y presentación oportuna por parte de unidades estructurales y ejecutores específicos de los documentos recibidos para su ejecución, verifica la exactitud de los borradores de documentos preparados y presentados al gerente para su firma y garantiza su edición de alta calidad. Organiza conversaciones telefónicas del gerente, registra la información recibida en su ausencia y le informa sobre su contenido, transmite y recibe información a través de intercomunicadores (telefax, télex, etc.), así como mensajes telefónicos, le informa rápidamente sobre la información recibida. a través de canales de comunicación. Siguiendo instrucciones del gerente, redacta cartas, solicitudes y otros documentos, y prepara respuestas a los autores de las cartas. Realiza trabajos de preparación de reuniones y reuniones realizadas por el gerente (recolectando los materiales necesarios, notificando a los participantes sobre la hora y lugar de la reunión, la agenda, su registro), mantiene y redacta actas de reuniones y reuniones. Supervisa la ejecución por parte de los empleados de la empresa de las órdenes e instrucciones emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para el cumplimiento de las instrucciones e instrucciones del titular de la empresa, tomadas bajo control. Mantiene un expediente de control y registro. Proporciona al lugar de trabajo del gerente el equipo organizativo y material de oficina necesarios y crea las condiciones propicias para su trabajo eficaz. Bajo la dirección del gerente, imprime los materiales oficiales necesarios para su trabajo o ingresa información actual en el banco de datos. Organiza la recepción de visitantes, facilita la pronta consideración de las solicitudes y sugerencias de los empleados. Forma expedientes de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los envía a los archivos dentro del plazo establecido. Copia documentos en una fotocopiadora personal.

La secretaria del gerente debe saberlo.

2) En el desempeño de sus funciones, el secretario del gerente deberá conocer: resoluciones, instrucciones, órdenes y otros materiales de orientación y documentos reglamentarios relacionados con las actividades de la empresa y el mantenimiento de registros; estructura y gestión de la empresa y sus divisiones; organización del trabajo de oficina; métodos de registro y procesamiento de documentos; trabajo de archivo; mecanografiado; reglas para el uso de intercomunicadores; normas para un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa; reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar; fundamentos de ética y estética; reglas de comunicación empresarial; conceptos básicos de organización y gestión laboral; reglas para operar equipos informáticos; fundamentos de derecho administrativo y legislación laboral; reglamento interno de trabajo; normas y reglamentos de protección laboral.

Requisitos para las calificaciones de un secretario de gerente.

3) Requisitos de calificación. Formación profesional superior sin requisitos de experiencia laboral o formación profesional secundaria y experiencia laboral en la especialidad durante al menos 2 años.

1. Disposiciones generales

1. El secretario pertenece a la categoría de intérpretes técnicos.

2. Se acepta para el cargo de secretario una persona que tenga una formación profesional superior sin requisitos de experiencia laboral o formación profesional secundaria y experiencia laboral en la especialidad de al menos 2 años.

3. El secretario es contratado y despedido por el director de la organización.

4. El secretario deberá conocer:

  • resoluciones, instrucciones, órdenes y otros materiales de orientación y documentos reglamentarios relacionados con las actividades de la organización y el mantenimiento de registros;
  • estructura y gestión de la organización y sus divisiones;
  • organización del trabajo de oficina;
  • métodos de registro y procesamiento de documentos;
  • trabajo de archivo;
  • mecanografiado;
  • reglas para el uso de intercomunicadores;
  • normas para un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
  • reglas para imprimir cartas comerciales utilizando formularios estándar;
  • fundamentos de ética y estética;
  • reglas de comunicación empresarial;
  • conceptos básicos de organización y gestión laboral;
  • reglas para operar equipos informáticos;
  • fundamentos de derecho administrativo y legislación laboral;
  • reglamento interno de trabajo;
  • Normas y reglamentos de protección laboral, seguridad, saneamiento industrial y protección contra incendios.

5. En sus actividades, el secretario se guía por:

  • legislación de la Federación de Rusia,
  • Carta de la organización,
  • Órdenes e instrucciones de los empleados a quienes está subordinado de acuerdo con estas instrucciones,
  • esta descripción de trabajo,
  • Normativa laboral interna de la organización.

6. El secretario reporta directamente al director de la organización. (director de la organización, jefe de departamento, etc.)

7. Durante la ausencia del secretario (viaje de negocios, vacaciones, enfermedad, etc.), sus funciones son desempeñadas por una persona designada por el director de la organización en la forma prescrita, quien adquiere los derechos, deberes correspondientes y es responsable de el desempeño de las funciones que le sean asignadas.

2. Responsabilidades laborales del secretario del gerente

Secretario:

1. Realiza labores de apoyo organizativo y técnico a las actividades administrativas y administrativas del director de la organización.

2. Acepta la correspondencia recibida para consideración del director, la transmite de acuerdo con la decisión tomada a unidades estructurales o ejecutores específicos para su uso en el proceso de trabajo o preparación de respuestas.

3. Realiza trabajos de oficina, realiza diversas operaciones utilizando tecnología informática diseñada para recopilar, procesar y presentar información al preparar y tomar decisiones.

4. Acepta documentos y declaraciones personales para la firma del director de la organización.

5. Prepara los documentos y materiales necesarios para el trabajo del director.

6. Supervisa la revisión y presentación oportuna por parte de las unidades estructurales y ejecutores específicos de los documentos recibidos para su ejecución, verifica la exactitud de los borradores de documentos preparados y presentados al director para su firma y garantiza su edición de alta calidad.

7. Organiza conversaciones telefónicas con el director, registra la información recibida en su ausencia y le informa sobre su contenido, transmite y recibe información a través de dispositivos de intercomunicación (telefax, télex, etc.), así como mensajes telefónicos, se comunica con prontitud a su información información recibida a través de canales de comunicación.

8. En nombre del director, redacta cartas, solicitudes y otros documentos y prepara respuestas a los autores de las cartas.

9. Realiza trabajos de preparación de reuniones y reuniones celebradas por el director (recolectando materiales necesarios, notificando a los participantes sobre la hora y lugar de la reunión, agenda, su registro), manteniendo y redactando actas de reuniones y reuniones.

10. Supervisa la ejecución por parte de los empleados de la organización de las órdenes e instrucciones emitidas, así como el cumplimiento de los plazos para el cumplimiento de las instrucciones e instrucciones del director de la organización, tomadas bajo control.

11. Mantiene un expediente de control y registro.

12. Proporciona al lugar de trabajo del director el equipo organizativo y material de oficina necesarios y crea las condiciones propicias para su trabajo eficaz.

13. Imprime, bajo dirección del director, los materiales oficiales necesarios para su trabajo o ingresa información actual en el banco de datos.

14. Organiza la recepción de visitantes, facilita la pronta consideración de las solicitudes y sugerencias de los empleados.

15. Forma expedientes de acuerdo con la nomenclatura aprobada, vela por su seguridad y los remite a los archivos dentro del plazo establecido.

16. Copia documentos en una fotocopiadora personal.

17. Cumple con la normativa laboral interna y demás normativa local de la organización.

18. Cumple con las normas y reglamentos internos de protección laboral, seguridad, saneamiento industrial y protección contra incendios.

19. Vela por la limpieza y el orden en su lugar de trabajo.

20. Ejecutar, en el marco del contrato de trabajo, las órdenes de los empleados a quienes esté subordinado de acuerdo con estas instrucciones.

3. Derechos del secretario del gerente

El secretario tiene derecho:

1. Presentar propuestas de mejora del trabajo relacionadas con las responsabilidades previstas en esta instrucción para la consideración del director de la organización.

2. Solicitar a las divisiones estructurales y empleados de la organización la información necesaria para el desempeño de sus funciones laborales.

3. Conocer los documentos que definen sus derechos y responsabilidades para su cargo, criterios para evaluar la calidad del desempeño de las funciones oficiales.

4. Conocer los proyectos de decisiones de la dirección de la organización relacionados con sus actividades.

5. Exigir a la dirección de la organización que brinde asistencia, incluido el aseguramiento de las condiciones organizativas y técnicas y la ejecución de los documentos establecidos necesarios para el desempeño de las funciones oficiales.

6. Otros derechos que establezca la legislación laboral vigente.

4. Responsabilidad del secretario del gerente

El secretario es responsable en los siguientes casos:

1. Por desempeño inadecuado o incumplimiento de las obligaciones laborales previstas en esta descripción del puesto, dentro de los límites establecidos por la legislación laboral de la Federación de Rusia.

2. Por delitos cometidos en el curso de sus actividades, dentro de los límites establecidos por la legislación administrativa, penal y civil vigente de la Federación de Rusia.

3. Por causar daños materiales a la organización, dentro de los límites establecidos por la legislación laboral y civil vigente de la Federación de Rusia.


Descripción del puesto de secretario del jefe - muestra 2019/2020. Responsabilidades laborales del secretario del gerente, derechos del secretario del gerente, responsabilidad del secretario del gerente.

1. Disposiciones generales

1.1. El secretario pertenece a la categoría de especialistas de empresa y es contratado y despedido por el director.

1.2. La principal tarea del secretario es el apoyo organizativo y documental de las actividades de gestión.

1.3. El Secretario reporta directamente al Director General de la Sociedad.

1.4. El secretario debe tener las habilidades para organizar el trabajo con documentos, redactar documentación, organizar el trabajo de gestión, utilizar equipos informáticos y organizativos (fax, impresora, escáner, fotocopiadora, minicentral telefónica automática), conocer la cultura y ética laboral, salud ocupacional. , seguridad y protección contra incendios.

2. Funciones

Al secretario se le asignan las siguientes funciones:

2.1. Servicios de información y referencia sobre documentos de la Empresa.

2.2. Orientación metodológica y control de la organización del trabajo de oficina en las divisiones estructurales de la Compañía.

2.3. Documentar las actividades de los órganos consultivos de la Sociedad.

2.4. Servicios operativos y organizativos a la dirección.

2.5. Mantener y preparar la documentación del personal y los registros de personal.

3. Responsabilidades laborales

El secretario deberá:

3.1. Preparar los documentos necesarios, asegurar las actividades financieras y económicas de la Compañía.

3.2. Brindar recepción, contabilidad, registro, control sobre la ejecución de documentos, servicios de información y referencia y almacenamiento de información documental.

3.3. Supervisar la calidad de la preparación, la corrección de la redacción, coordinación y aprobación de los documentos presentados para su firma a la dirección de la empresa.

3.4. Supervisar la ejecución de los documentos e instrucciones de la dirección, tomar medidas inmediatas encaminadas a su ejecución oportuna y de alta calidad.

3.5. Recibir y distribuir correo entrante, así como enviar correo saliente.

3.6. Mantener comunicación operativa con organizaciones de terceros (tanto comerciales como gubernamentales).

3.7. Recibir visitas.

3.8. Realizar trabajos de soporte documental para la gestión de personal de la empresa:

Preparación de pedidos de personal;

Registro de tarjetas personales del modelo N T-2 o expedientes personales;

Registro de libros de trabajo;

Registro y mantenimiento de contratos laborales (convenios);

Preparación de documentos de viaje;

Registro de certificados de incapacidad para el trabajo;

Mantener hojas de horas;

Elaboración y almacenamiento de normativas locales sobre personal;

Organización de la familiarización oportuna de los nuevos empleados de la Compañía con la documentación necesaria para el desempeño de sus funciones laborales, así como de la familiarización de los empleados con las firmas de las órdenes, instrucciones del jefe de la Compañía, jefes de divisiones estructurales y otros documentos sobre el personal. gestión de la Compañía;

Emisión de certificados de experiencia laboral y salarios.

3.9. Asegurar la ejecución de trabajos de mecanografía y fotocopiado.

3.10. Realizar una selección anual de documentos para su almacenamiento o destrucción en archivos.

3.11. Recibir y distribuir llamadas.

3.12. Velar por el funcionamiento de la oficina, encargando agua, comida para los coffee breaks y material de oficina.

3.13. Cumplir instrucciones individuales de la dirección.

El secretario tiene derecho:

4.1. Solicitar a los servicios funcionales los materiales necesarios, así como explicaciones de los motivos del retraso en la realización de las tareas e instrucciones de la dirección.

4.2. Revisar los documentos y remitirlos para su ejecución a los directivos y especialistas de la Compañía.

4.3. Tomar decisiones dentro de su competencia.

4.4. Interactuar con todos los servicios (empleados) de la Compañía en temas de verificación de la ejecución de documentos y envío de la información necesaria a la gerencia.

5. Responsabilidad

El Secretario es responsable de;

5.1. La calidad de los documentos presentados para su firma a la dirección de la empresa.

5.2. Actitud descuidada y negligente hacia el registro y mantenimiento de documentos.

5.3. Seguridad de la documentación, divulgación de información.

5.4. Desempeño borroso y extemporáneo de las funciones laborales previstas en estas instrucciones.