Reklama na portáli

Náplň práce a povinnosti tajomníka. Náplň práce tajomníka: vzorová náplň Pracovné povinnosti tajomníka bankového manažéra

Stiahnite si popis práce
sekretárka manažéra(.doc, 90 kB)

I. Všeobecné ustanovenia

  1. Sekretárka manažéra patrí do kategórie technických umelcov.
  2. Do funkcie tajomníka vedúceho je vymenovaná osoba s vyšším odborným vzdelaním bez požiadaviek na prax alebo stredné odborné vzdelanie a praxou v odbore najmenej 2 roky.
  3. Menovanie do funkcie tajomníka a odvolanie z nej sa vykonáva príkazom riaditeľa podniku po predložení
  4. Tajomník manažéra musí vedieť:
    1. 4.1. Uznesenia, pokyny, príkazy, iné riadiace a regulačné dokumenty vyšších a iných orgánov týkajúce sa činnosti podniku.
    2. 4.2. Predpisy, pokyny, iné normatívne dokumenty o vedení záznamov.
    3. 4.3. Štruktúra a riadenie podniku a jeho divízií.
    4. 4.4. Organizácia kancelárskej práce.
    5. 4.5. Spôsoby evidencie a spracovania dokumentov.
    6. 4.6. Archívna záležitosť.
    7. 4.7. Strojopis.
    8. 4.8. Pravidlá používania interkomov.
    9. 4.9. Štandardy pre jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie.
    10. 4.10. Pravidlá tlače obchodných listov pomocou štandardných formulárov.
    11. 4.11. Základy etiky a estetiky.
    12. 4.12. Pravidlá obchodnej komunikácie.
    13. 4.13. Pravidlá prevádzky počítačového vybavenia.
    14. 4.15. Základy správneho práva a pracovného práva.
    15. 4.16. Vnútorné pracovné predpisy.
    16. 4.17. Pravidlá a predpisy BOZP, priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany.
  5. V čase neprítomnosti tajomníka konateľa (choroba, dovolenka a pod.) plní jeho povinnosti ustanoveným spôsobom osoba, ktorá nadobúda zodpovedajúce práva a zodpovedá za riadne plnenie zverených povinností.

II. Pracovná náplň

tajomník:

  1. Vykonáva práce na organizačnom a technickom zabezpečení administratívnej a administratívnej činnosti vedúceho zamestnanca.
  2. Prijíma korešpondenciu prijatú na posúdenie manažérom, odovzdáva ju v súlade s rozhodnutím štrukturálnym jednotkám alebo konkrétnemu výkonnému pracovníkovi na použitie v pracovnom procese alebo príprave odpovedí.
  3. Vykonáva kancelárske práce, vykonáva rôzne operácie pomocou výpočtovej techniky určenej na zber, spracovanie a prezentáciu informácií pri príprave a rozhodovaní.
  4. Prijíma dokumenty a osobné vyhlásenia na podpis manažéra.
  5. Pripravuje dokumenty a materiály potrebné pre prácu manažéra.
  6. Sleduje včasné preskúmanie a odovzdanie zo strany štruktúrnych útvarov a konkrétnych realizátorov dokumentov predkladaných manažérovi na podpis, zabezpečuje ich kvalitnú úpravu.
  7. Organizuje telefonické rozhovory manažéra, zaznamenáva informácie prijaté v jeho neprítomnosti a upozorňuje na ich obsah, prenáša a prijíma informácie prostredníctvom prijímacích a interkomových zariadení (telefax, telex a pod.), ako aj telefonické správy, prináša mu informácie. včasnej pozornosti prijatej prostredníctvom komunikačných kanálov.
  8. Na pokyn manažéra zostavuje listy, žiadosti a iné dokumenty a pripravuje odpovede pre autorov listov.
  9. Vykonáva práce na príprave porady a porady konaného manažérom (zbieranie potrebných materiálov, upovedomenie účastníkov o čase a mieste porady, program, ich registrácia), vedie a vyhotovuje zápisnice zo stretnutí a stretnutí.
  10. Sleduje plnenie vydaných príkazov a pokynov zamestnancami podniku, ako aj dodržiavanie lehôt na plnenie pokynov a pokynov vedúceho, ktoré sú pod kontrolou.
  11. Spravuje kontrolný a registračný súbor.
  12. Poskytuje pracovisku manažéra potrebné organizačné vybavenie, kancelárske potreby a vytvára podmienky vedúce k efektívnej práci manažéra.
  13. Na pokyn manažéra vytlačí oficiálne materiály potrebné pre jeho prácu alebo zadá aktuálne informácie do databanky.
  14. Organizuje prijímanie návštevníkov, uľahčuje rýchle zváženie požiadaviek a podnetov zamestnancov.
  15. Vytvára spisy v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečuje ich bezpečnosť a odovzdáva ich do archívu v stanovenom časovom rámci.
  16. Vykonáva jednotlivé služobné úlohy od svojho priameho nadriadeného.

III. práva

Tajomník má právo:

  1. Oboznámte sa s návrhmi rozhodnutí vedenia podniku o jeho činnosti.
  2. Predložte návrhy na zlepšenie práce súvisiacej so zodpovednosťami uvedenými v týchto pokynoch.
  3. V rámci svojej kompetencie informujte svojho priameho nadriadeného o všetkých nedostatkoch zistených pri plnení služobných povinností a dávajte návrhy na ich odstránenie.
  4. Vyžiadajte si osobne alebo v mene vedenia podniku od divízií podniku a iných odborníkov informácie a dokumenty potrebné na plnenie jeho úradných povinností.
  5. Požadovať od vedenia podniku, aby poskytol pomoc pri plnení svojich úradných povinností a práv.

IV. Zodpovednosť

Tajomník je zodpovedný:

  1. Za nesprávny výkon alebo neplnenie si pracovných povinností uvedených v tomto popise práce - v medziach stanovených platnou pracovnou legislatívou Ruskej federácie.
  2. Za trestné činy spáchané pri výkone ich činnosti - v medziach stanovených platnými správnymi, trestnými a občianskymi právnymi predpismi Ruskej federácie.
  3. Za spôsobenie materiálnych škôd - v medziach stanovených platnou pracovnou a občianskou legislatívou Ruskej federácie.

Aby ste mohli jasne definovať pracovné povinnosti sekretárky, musíte vedieť, o kom presne hovoríme. Veď sa na to dá pozerať z viacerých uhlov pohľadu. Známy je napríklad tajomník-asistent ako zamestnanec úradu, generálny tajomník ako vedúci (šéf) určitej organizácie, štátny tajomník ako štátny zamestnanec, tajomník ako diplomatická osoba, tajomník manažéra ako zamestnanec a ďalšie možnosti. Najčastejšie sa pod touto pozíciou rozumie zamestnanec, ktorý plní úlohy (úlohy) tak riaditeľa podniku, ako aj jednotlivých vedúcich jeho štrukturálnych úsekov. Ukazuje sa, že pracovné povinnosti tajomníka sa v tomto prípade obmedzujú na vykonávanie jednorazových úloh na riešenie organizačných a technických problémov.

Čo musí vedieť a robiť sekretárka

Tajomník musí denne vykonávať tieto funkcie:

  1. Prijímať informácie od podriadených na prenos manažérovi.
  2. Organizujte telefonickú komunikáciu pre manažéra. V jeho neprítomnosti prijímať informácie a potom ich upozorniť riaditeľa.
  3. Prijímať a uchovávať záznamy telefónnych správ.
  4. Vytvárajte podmienky pre bežnú prácu manažéra: sledujte potrebu papiernictva a kancelárskeho vybavenia.
  5. Pomôžte pri organizovaní výrobných stretnutí a stretnutí. Informujte účastníkov o dátume, mieste a čase konania. Zozbierajte potrebné materiály, zabezpečte účasť prítomných a urobte zápisnicu zo stretnutia.
  6. Vykonávať kancelárske práce v podniku. Na tento účel musí tajomník prijímať, systematizovať prichádzajúcu korešpondenciu a predložiť ju na posúdenie vedeniu. Následne na základe udeleného víza odovzdať dokumenty exekútorom proti podpisu. Tajomník tiež zahŕňa kontrolu nad priebehom, načasovaním a výsledkami ich realizácie.
  7. Vykonávame tlač a reprodukciu dokumentov.
  8. Zorganizujte prijatie návštev u vedúceho spoločnosti a ak je to možné, vytvorte podmienky na rýchle riešenie problémov.

Aby zamestnanec mohol vykonávať tieto zdanlivo jednoduché povinnosti sekretárky, musí vedieť:

  • celé vedenie podniku a jeho štrukturálnych divízií;
  • charta, personál a štruktúra podniku, jeho profil, perspektívy rozvoja a špecializácia;
  • regulačné dokumenty pre správne vedenie záznamov;
  • pravidlá používania kancelárskeho vybavenia a komunikácie;
  • pravidlá VTR, BOZP, požiarnej bezpečnosti a priemyselnej hygieny;
  • pravidlá organizácie práce na pracovisku;
  • normatívne a právne akty, príkazy, uznesenia, predpisy o plánovaní, účtovníctve a riadení kvality vykonávaných prác.

Špecifiká úradníka

Ak hovoríme o špecifickejšej, užšej špecializácii, potom je situácia trochu iná. Vezmime si napríklad názov pracovnej pozície, ktorý jasne definuje aspekt vykonávanej práce. Každý podnik už má zvyčajne popis práce, ktorý načrtáva oblasti činnosti špecialistu na riadenie kancelárie. Ak takáto inštrukcia neexistuje, je lepšie ju vytvoriť. Na to by ste mali použiť kvalifikačný adresár, ktorý obsahuje približné vzorky. Potom musí byť štandardná verzia upravená pre konkrétnu organizáciu, berúc do úvahy špecifiká a interné vlastnosti. Vo všeobecnosti by povinnosti tajomníka mali jednoznačne zahŕňať 3 hlavné oblasti:

  1. Práca s korešpondenciou. Prijímať, spracovávať pomocou moderných metód a odosielať včas.
  2. Správna údržba internej dokumentácie.
  3. Evidencia, prísne účtovníctvo a prenos dokumentov do archívu na uloženie.

Osobitosti práce referenta

Niektoré podniky zavádzajú pozíciu, ktorá zahŕňa širokú škálu zodpovedností: od „informačného pultu“ po „asistenta riaditeľa“. Takýto špecialista musí mať všestranné znalosti a musí dobre ovládať situáciu. Pracovné povinnosti asistenta tajomníka sa z dôvodu zvýšenia právomocí mierne rozšírili. Vo všeobecnosti ide o obvyklú prácu sekretárky, ale slovo „referent“ dopĺňa štandardný zoznam. Najmä asistent tajomníka môže nezávisle prijímať návštevy týkajúce sa určitých otázok. Vďaka určitým informáciám je schopný samostatne sa rozhodovať. Okrem toho asistent vykonáva zodpovedné pokyny vedúceho týkajúce sa ekonomickej činnosti organizácie (podniku). Niekedy je asistent tajomníka poverený povinnosťami To sa robí len vtedy, keď mu celkový objem práce umožňuje vykonávať ďalšie povinnosti.

0,1. Dokument nadobúda platnosť okamihom schválenia.

0,2. Vývojár dokumentu: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0,3. Dokument bol schválený: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0,4. Pravidelné overovanie tohto dokumentu sa vykonáva v intervaloch nepresahujúcich 3 roky.

1. Všeobecné ustanovenia

1.1. Pozícia „sekretárka konateľa“ patrí do kategórie „technickí zamestnanci“.

1.2. Kvalifikačné predpoklady - úplné stredné všeobecné vzdelanie a odborné vzdelanie alebo úplné stredné všeobecné vzdelanie a vyučenie vo výrobe. Žiadne požiadavky na pracovné skúsenosti.

1.3. Pozná a aplikuje v praxi:
- uznesenia, pokyny, príkazy;
- predpisy, pokyny a iné usmerňujúce materiály a normatívne dokumenty o činnosti podniku a vedení záznamov;
- štruktúra a riadenie podniku a jeho divízií;
- organizácia práce v kancelárii;
- spôsoby spracovania a evidencie dokumentov;
- archívna práca;
- písanie na stroji;
- pravidlá používania prijímacích a interkomových zariadení, technických prostriedkov spracovania písomností, ústnych a písomných informácií, počítačov a tlačiarenských strojov;
- štandardy systému organizačnej a administratívnej dokumentácie;
- pravidlá tlače obchodných listov pomocou štandardných formulárov;
- základy etiky a estetiky;
- pravidlá obchodnej komunikácie;
- základy organizácie a riadenia práce;
- pravidlá pre obsluhu počítačového vybavenia;
- základy správneho práva a pracovného práva.

1.4. Tajomník manažéra je do funkcie menovaný a z funkcie odvolaný na základe príkazu organizácie (podniku/inštitúcie).

1.5. Tajomník manažéra podlieha priamo _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Tajomník manažéra dohliada na prácu _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Tajomníka manažéra zastupuje počas neprítomnosti ustanoveným postupom osoba, ktorá nadobúda zodpovedajúce práva a zodpovedá za riadne plnenie jemu zverených povinností.

2. Charakteristika práce, úloh a pracovných povinností

2.1. Vykonáva funkcie, ktoré zahŕňajú organizačné a technické zabezpečenie administratívnych a administratívnych činností vedúceho podniku.

2.2. Prijíma korešpondenciu prijatú na posúdenie manažérom, odovzdáva ju v súlade s prijatým rozhodnutím štrukturálnym jednotkám alebo konkrétnym účinkujúcim na použitie v pracovnom procese alebo príprave odpovedí.

2.3. Vykonáva kancelárske práce, vykonáva rôzne operácie pomocou výpočtovej techniky určenej na zhromažďovanie, spracovanie a prezentáciu informácií na prípravu a rozhodovanie.

2.4. Prijíma dokumenty a osobné vyhlásenia na podpis vedúcemu podniku.

2.5. Pripravuje dokumenty a materiály potrebné pre prácu manažéra.

2.6. Sleduje včasné preskúmanie a predloženie zo strany štruktúrnych útvarov a konkrétnych vykonávateľov dokumentov prijatých na vyhotovenie, kontroluje správnosť pripravených návrhov dokumentov odovzdaných manažérovi na podpis a zabezpečuje ich kvalitnú úpravu.

2.7. Organizuje telefonické rozhovory manažéra, zaznamenáva informácie prijaté v jeho neprítomnosti a upozorňuje na ich obsah, prenáša a prijíma informácie prostredníctvom prijímacích a interkomových zariadení (telefax, telex a pod.), ako aj telefonické správy, prináša mu informácie. včasnej pozornosti prijatej prostredníctvom komunikačných kanálov.

2.8. Na pokyn manažéra zostavuje listy, žiadosti a iné dokumenty a pripravuje odpovede pre autorov listov.

2.9. Vykonáva práce na príprave porady a porady konaného manažérom (zbieranie potrebných materiálov, upovedomenie účastníkov o čase a mieste porady, programe, vedenie ich registrácie), vedie a vyhotovuje zápisnice zo stretnutí a stretnutí.

2.10. Sleduje vykonávanie vydaných príkazov a pokynov zamestnancami podniku, ako aj dodržiavanie lehôt na plnenie pokynov a pokynov vedúceho podniku, ktoré sú pod kontrolou.

2.11. Spravuje kontrolný a registračný súbor.

2.12. Poskytuje pracovisku manažéra potrebné organizačné vybavenie, kancelárske potreby a vytvára podmienky na efektívnu prácu.

2.13. Na pokyn manažéra vytlačí oficiálne materiály potrebné pre jeho prácu alebo zadá aktuálne informácie do databanky.

2.14. Organizuje prijímanie návštevníkov, uľahčuje rýchle zváženie požiadaviek a podnetov zamestnancov.

2.15. Vytvára spisy v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečuje ich bezpečnosť a odovzdáva ich do archívu v stanovenom časovom rámci.

2.16. Kopíruje dokumenty na kopírke.

2.17. Pozná, rozumie a uplatňuje platné predpisy týkajúce sa jeho činnosti.

2.18. Pozná a spĺňa požiadavky predpisov o ochrane práce a ochrane životného prostredia, dodržiava normy, metódy a techniky pre bezpečný výkon práce.

3. Práva

3.1. Tajomník manažéra má právo podniknúť kroky na predchádzanie a odstraňovanie prípadov akýchkoľvek porušení alebo nezrovnalostí.

3.2. Tajomník manažéra má právo na všetky sociálne záruky stanovené zákonom.

3.3. Tajomník konateľa má právo požadovať pomoc pri plnení služobných povinností a výkone jeho práv.

3.4. Tajomník hospodára má právo požadovať vytvorenie organizačno-technických podmienok potrebných na plnenie služobných povinností a zabezpečenie potrebnej techniky a inventára.

3.5. Tajomník konateľa má právo oboznamovať sa s návrhmi dokumentov týkajúcich sa jeho činnosti.

3.6. Tajomník manažéra má právo požadovať a prijímať dokumenty, materiály a informácie potrebné na plnenie jeho služobných povinností a príkazov vedenia.

3.7. Tajomník konateľa má právo zvyšovať si odbornú kvalifikáciu.

3.8. Tajomník manažéra má právo hlásiť všetky porušenia a nezrovnalosti zistené pri jeho činnosti a podávať návrhy na ich odstránenie.

3.9. Tajomník manažéra má právo oboznamovať sa s dokumentmi vymedzujúcimi práva a povinnosti zastávanej funkcie a kritériami hodnotenia kvality výkonu služobných povinností.

4. Zodpovednosť

4.1. Za nesplnenie alebo predčasné splnenie povinností vyplývajúcich z tejto pracovnej náplne a (alebo) nevyužívanie udelených práv zodpovedá tajomník manažéra.

4.2. Za nedodržiavanie interných pracovnoprávnych predpisov, ochrany práce, bezpečnostných predpisov, priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany zodpovedá tajomník konateľa.

4.3. Tajomník manažéra je zodpovedný za zverejnenie informácií o organizácii (podniku/inštitúcii), ktoré sú obchodným tajomstvom.

4.4. Za neplnenie alebo nesprávne plnenie požiadaviek interných regulačných dokumentov organizácie (podniku/inštitúcie) a právnych poriadkov riadenia zodpovedá tajomník manažéra.

4.5. Tajomník konateľa zodpovedá za priestupky spáchané pri výkone svojej činnosti v medziach ustanovených platnou správnou, trestnoprávnou a občianskoprávnou legislatívou.

4.6. Tajomník manažéra je zodpovedný za spôsobenie materiálnej škody organizácii (podniku/inštitúcii) v medziach stanovených platnou administratívnou, trestnoprávnou a občianskoprávnou legislatívou.

4.7. Za nezákonné použitie udelených úradných právomocí, ako aj ich použitie na osobné účely zodpovedá tajomník manažéra.

Dávame do pozornosti typický príklad popisu práce pre sekretárku manažéra, vzor 2019/2020. by mala obsahovať tieto časti: všeobecné predpisy, pracovné povinnosti tajomníka manažéra, práva tajomníka manažéra, zodpovednosť tajomníka manažéra.

Náplň práce tajomníka prednostu patrí do sekcie" Celoodvetvové kvalifikačné charakteristiky pozícií pracovníkov zamestnaných v podnikoch, inštitúciách a organizáciách".

Popis práce tajomníka manažéra by mal odrážať tieto body:

Pracovné povinnosti tajomníka manažéra

1) Pracovná náplň. Vykonáva práce na organizačnom a technickom zabezpečení administratívnej a administratívnej činnosti vedúceho podniku. Prijíma korešpondenciu prijatú na posúdenie manažérom, odovzdáva ju v súlade s rozhodnutím štrukturálnym jednotkám alebo konkrétnym účinkujúcim na použitie v pracovnom procese alebo príprave odpovedí. Vykonáva kancelárske práce, vykonáva rôzne operácie pomocou výpočtovej techniky určenej na zber, spracovanie a prezentáciu informácií pri príprave a rozhodovaní. Prijíma dokumenty a osobné vyhlásenia na podpis vedúcemu podniku. Pripravuje dokumenty a materiály potrebné pre prácu manažéra. Sleduje včasné preskúmanie a predloženie zo strany štruktúrnych útvarov a konkrétnych vykonávateľov dokumentov prijatých na vyhotovenie, kontroluje správnosť pripravených návrhov dokumentov odovzdaných manažérovi na podpis a zabezpečuje ich kvalitnú úpravu. Organizuje telefonické rozhovory manažéra, zaznamenáva informácie prijaté v jeho neprítomnosti a upozorňuje na ich obsah, prenáša a prijíma informácie prostredníctvom interkomu (telefax, telex atď.), Ako aj telefonické správy, okamžite mu dáva do pozornosti prijaté informácie. prostredníctvom komunikačných kanálov. Na pokyn manažéra zostavuje listy, žiadosti a iné dokumenty a pripravuje odpovede pre autorov listov. Vykonáva práce na príprave porady a porady konaného manažérom (zbieranie potrebných materiálov, upovedomenie účastníkov o čase a mieste porady, program, ich registrácia), vedie a vyhotovuje zápisnice zo stretnutí a stretnutí. Sleduje vykonávanie vydaných príkazov a pokynov zamestnancami podniku, ako aj dodržiavanie lehôt na plnenie pokynov a pokynov vedúceho podniku, ktoré sú pod kontrolou. Spravuje kontrolný a registračný súbor. Poskytuje pracovisku manažéra potrebné organizačné vybavenie, kancelárske potreby a vytvára podmienky na efektívnu prácu. Na pokyn manažéra vytlačí oficiálne materiály potrebné pre jeho prácu alebo zadá aktuálne informácie do databanky. Organizuje prijímanie návštevníkov, uľahčuje rýchle zváženie požiadaviek a podnetov zamestnancov. Vytvára spisy v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečuje ich bezpečnosť a odovzdáva ich do archívu v stanovenom časovom rámci. Kopíruje dokumenty na osobnej kopírke.

Sekretárka manažéra by to mala vedieť

2) Pri výkone svojich povinností musí tajomník manažéra vedieť: uznesenia, pokyny, príkazy a iné usmerňovacie materiály a regulačné dokumenty týkajúce sa činnosti podniku a vedenia záznamov; štruktúra a riadenie podniku a jeho divízií; organizovanie kancelárskej práce; spôsoby evidencie a spracovania dokumentov; archívne práce; strojopis; pravidlá používania interkomov; normy pre jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie; pravidlá tlače obchodných listov pomocou štandardných formulárov; základy etiky a estetiky; pravidlá obchodnej komunikácie; základy organizácie a riadenia práce; pravidlá pre obsluhu počítačového vybavenia; základy správneho práva a pracovného práva; vnútorné pracovné predpisy; pravidlá a predpisy na ochranu práce.

Požiadavky na kvalifikáciu tajomníka manažéra

3) Kvalifikačné požiadavky. Vyššie odborné vzdelanie bez požiadaviek na prax alebo stredné odborné vzdelanie a prax v odbore najmenej 2 roky.

1. Všeobecné ustanovenia

1. Tajomník patrí do kategórie technických vykonávateľov.

2. Na funkciu tajomníka je prijatá osoba, ktorá má vyššie odborné vzdelanie bez požiadaviek na prax alebo stredné odborné vzdelanie a prax v odbore najmenej 2 roky.

3. Tajomníka prijíma a odvoláva riaditeľ organizácie.

4. Tajomník musí vedieť:

  • uznesenia, pokyny, príkazy a iné usmerňovacie materiály a regulačné dokumenty týkajúce sa činnosti organizácie a vedenia záznamov;
  • štruktúra a riadenie organizácie a jej divízií;
  • organizovanie kancelárskej práce;
  • spôsoby evidencie a spracovania dokumentov;
  • archívne práce;
  • strojopis;
  • pravidlá používania interkomov;
  • normy pre jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;
  • pravidlá tlače obchodných listov pomocou štandardných formulárov;
  • základy etiky a estetiky;
  • pravidlá obchodnej komunikácie;
  • základy organizácie a riadenia práce;
  • pravidlá pre obsluhu počítačového vybavenia;
  • základy správneho práva a pracovného práva;
  • vnútorné pracovné predpisy;
  • pravidlá a predpisy ochrany práce, bezpečnosti, priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany.

5. Tajomník vo svojej činnosti riadi:

  • právne predpisy Ruskej federácie,
  • Charta organizácie,
  • príkazy a pokyny zamestnancov, ktorým je podriadený v súlade s týmito pokynmi,
  • tento popis práce,
  • Vnútorné pracovné predpisy organizácie.

6. Tajomník podlieha priamo riaditeľovi organizácie (riaditeľ organizácie, vedúci oddelenia atď.)

7. V čase neprítomnosti tajomníka (služobná cesta, dovolenka, choroba a pod.) plní jeho povinnosti osoba ustanovená riaditeľom organizácie ustanoveným spôsobom, ktorá nadobúda zodpovedajúce práva, povinnosti a zodpovedá za plnenie povinností, ktoré mu boli zverené.

2. Pracovné povinnosti tajomníka manažéra

tajomník:

1. Vykonáva práce na organizačno-technickom zabezpečení administratívnej a administratívnej činnosti riaditeľa organizácie.

2. Prijíma korešpondenciu prijatú na posúdenie riaditeľom, odovzdáva ju v súlade s rozhodnutím štrukturálnym jednotkám alebo konkrétnym vykonávateľom na použitie v pracovnom procese alebo príprave odpovedí.

3. Vykonáva kancelárske práce, vykonáva rôzne operácie pomocou výpočtovej techniky určenej na zber, spracovanie a prezentáciu informácií pri príprave a rozhodovaní.

4. Prijíma písomnosti a osobné vyhlásenia na podpis riaditeľovi organizácie.

5. Pripravuje dokumenty a materiály potrebné pre prácu riaditeľa.

6. Sleduje včasné preskúmanie a odovzdanie štrukturálnymi odbormi a konkrétnymi vykonávateľmi dokumentov prijatých na vyhotovenie, kontroluje správnosť pripravených návrhov dokumentov predložených riaditeľovi na podpis a zabezpečuje ich kvalitnú úpravu.

7. Organizuje telefonické rozhovory s riaditeľom, zaznamenáva prijaté informácie v jeho neprítomnosti a upozorňuje ho na ich obsah, prenáša a prijíma informácie prostredníctvom interkomových zariadení (telefax, ďalekopis a pod.), ako aj telefonické správy, pohotovo komunikuje so svojím informácie získané prostredníctvom komunikačných kanálov.

8. V mene riaditeľa zostavuje listy, žiadosti a iné dokumenty a pripravuje odpovede pre autorov listov.

9. Vykonáva práce na príprave porady a porady riaditeľa (zbieranie potrebných materiálov, upovedomenie účastníkov o čase a mieste konania porady, program, ich registrácia), vedenie a vyhotovenie zápisníc zo stretnutí a stretnutí.

10. Sleduje plnenie vydaných príkazov a pokynov zamestnancami organizácie, ako aj dodržiavanie lehôt na plnenie pokynov a pokynov riaditeľa organizácie, ktoré preberá.

11. Vedie kontrolný a registračný spis.

12. Zabezpečuje na pracovisku riaditeľa potrebné organizačné vybavenie, kancelárske potreby a vytvára podmienky na efektívnu prácu.

13. Tlačí na pokyn riaditeľa úradné materiály potrebné pre jeho prácu alebo zapisuje aktuálne informácie do databanky.

14. Organizuje prijímanie návštev, uľahčuje promptné zvažovanie požiadaviek a podnetov zamestnancov.

15. Formuje spisy v súlade so schválenou nomenklatúrou, zabezpečuje ich bezpečnosť a odovzdáva ich do archívu v stanovenom termíne.

16. Kopíruje dokumenty na osobnej kopírke.

17. Dodržiava vnútorné pracovné predpisy a ostatné miestne predpisy organizácie.

18. Dodržiava vnútorné predpisy a predpisy ochrany práce, bezpečnosti práce, priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany.

19. Zabezpečuje čistotu a poriadok na svojom pracovisku.

20. Vykonávať v rámci pracovnej zmluvy príkazy zamestnancov, ktorým je podriadený podľa týchto pokynov.

3. Práva tajomníka konateľa

Tajomník má právo:

1. Predkladať návrhy na zlepšenie prác súvisiacich s povinnosťami ustanovenými v tomto pokyne na posúdenie riaditeľovi organizácie.

2. Vyžiadať si od štrukturálnych divízií a zamestnancov organizácie informácie potrebné na plnenie pracovných povinností.

3. Oboznámiť sa s dokumentmi vymedzujúcimi jeho práva a povinnosti na výkon funkcie, kritériami hodnotenia kvality plnenia služobných povinností.

4. Oboznámiť sa s návrhmi rozhodnutí vedenia organizácie, ktoré sa týkajú jej činnosti.

5. Požadovať od vedenia organizácie poskytnutie súčinnosti vrátane zabezpečenia organizačno-technických podmienok a vyhotovenia ustanovených dokladov potrebných na plnenie služobných povinností.

6. Ďalšie práva ustanovené platnou pracovnou legislatívou.

4. Zodpovednosť tajomníka konateľa

Tajomník je zodpovedný v týchto prípadoch:

1. Za nesprávne plnenie alebo neplnenie si pracovných povinností uvedených v tomto popise práce - v medziach stanovených pracovnou legislatívou Ruskej federácie.

2. Za trestné činy spáchané pri výkone ich činnosti - v medziach stanovených platnými správnymi, trestnými a občianskymi právnymi predpismi Ruskej federácie.

3. Za spôsobenie materiálnej škody organizácii - v medziach stanovených platnou pracovnou a občianskou legislatívou Ruskej federácie.


Náplň práce tajomníka prednostu - vzor 2019/2020. Pracovné povinnosti tajomníka manažéra, práva tajomníka manažéra, zodpovednosť tajomníka manažéra.

1. Všeobecné ustanovenia

1.1. Tajomník patrí do kategórie podnikových špecialistov a najíma a odvoláva ho riaditeľ.

1.2. Hlavnou úlohou tajomníka je organizačné a dokumentačné zabezpečenie riadiacej činnosti.

1.3. Tajomník podlieha priamo generálnemu riaditeľovi Spoločnosti.

1.4. Sekretárka musí mať schopnosti organizovať prácu s dokumentmi, vyhotovovať dokumentáciu, organizovať manažérsku prácu, používať výpočtovú a organizačnú techniku ​​(fax, tlačiareň, skener, kopírka, miniautomatická telefónna ústredňa), poznať pracovnú kultúru a pracovnú etiku, ochranu zdravia pri práci. , bezpečnosť a požiarna ochrana.

2. Funkcie

Tajomník má pridelené tieto funkcie:

2.1. Informačné a referenčné služby týkajúce sa dokumentov spoločnosti.

2.2. Metodické usmerňovanie a kontrola organizácie kancelárskej práce v štrukturálnych úsekoch spoločnosti.

2.3. Dokumentácia činnosti poradných orgánov Spoločnosti.

2.4. Prevádzkové a organizačné služby manažmentu.

2.5. Vedenie a príprava personálnej dokumentácie a personálnej evidencie.

3. Pracovné povinnosti

Tajomník musí:

3.1. Pripraviť potrebné podklady, zabezpečiť finančnú a hospodársku činnosť Spoločnosti.

3.2. Zabezpečiť príjem, účtovníctvo, evidenciu, kontrolu vyhotovenia dokumentov, informačné a referenčné služby a uchovávanie informácií o dokumentoch.

3.3. Monitorovať kvalitu prípravy, správnosť vypracovania, koordináciu a schvaľovanie dokumentov predkladaných na podpis vedeniu podniku.

3.4. Monitorovať plnenie dokumentov a pokynov od vedenia, prijímať rýchle opatrenia zamerané na ich včasné a kvalitné vykonanie.

3.5. Prijímať a distribuovať prichádzajúcu poštu, ako aj odosielať odchádzajúcu poštu.

3.6. Udržiavať operatívnu komunikáciu s organizáciami tretích strán (komerčnými aj vládnymi).

3.7. Prijímať návštevy.

3.8. Vykonajte práce na podpore dokumentácie pre personálny manažment spoločnosti:

Príprava objednávok pre personál;

Registrácia osobných kariet formulára N T-2 alebo osobných súborov;

Registrácia pracovných kníh;

Registrácia a udržiavanie pracovných zmlúv (dohôd);

Príprava cestovných dokladov;

Registrácia potvrdení o práceneschopnosti;

Vedenie časových výkazov;

Príprava a uchovávanie miestnych predpisov o personáli;

Organizácia včasného oboznamovania nových zamestnancov spoločnosti s dokumentáciou potrebnou na plnenie pracovných povinností, ako aj oboznamovanie zamestnancov s podpismi na objednávkach, pokynmi vedúceho spoločnosti, vedúcich štrukturálnych divízií a inými dokumentmi o personáli vedenie Spoločnosti;

Vystavovanie potvrdení o pracovných skúsenostiach a mzdách.

3.9. Zabezpečiť vykonávanie písacích a kopírovacích prác.

3.10. Vykonajte každoročný výber dokumentov na archiváciu alebo zničenie.

3.11. Prijímať a distribuovať hovory.

3.12. Zabezpečiť fungovanie kancelárie, objednať vodu, jedlo na prestávky na kávu a kancelárske potreby.

3.13. Vykonávajte individuálne pokyny od vedenia.

Tajomník má právo:

4.1. Vyžiadajte si od funkčných služieb potrebné materiály, ako aj vysvetlenia dôvodov oneskorenia plnenia úloh a pokyny od vedenia.

4.2. Skontrolujte dokumenty a pošlite ich na vykonanie manažérom a špecialistom spoločnosti.

4.3. Robte rozhodnutia v rámci svojej kompetencie.

4.4. Spolupracujte so všetkými službami (zamestnancami) Spoločnosti v otázkach overovania vyhotovenia dokumentov a predkladania potrebných informácií manažmentu.

5. Zodpovednosť

Tajomník je zodpovedný za;

5.1. Kvalita dokumentov predložených na podpis vedeniu podniku.

5.2. Neopatrný, nedbalý prístup k registrácii a údržbe dokumentov.

5.3. Bezpečnosť dokumentácie, sprístupnenie informácií.

5.4. Nejasné a predčasné plnenie pracovných povinností uvedených v týchto pokynoch.