Reklamimi në portal

Përshkrimi i punës dhe detyrat e sekretarit. Përshkrimi i punës së sekretarit: plotësimi i mostrës Përgjegjësitë e punës së sekretarit të menaxherit të bankës

Shkarkoni përshkrimin e punës
sekretari i menaxherit(.doc, 90 KB)

I. Dispozitat e përgjithshme

  1. Sekretarja e menaxherit i përket kategorisë së interpretuesve teknikë.
  2. Në postin e sekretarit të drejtuesit emërohet një person me arsim të lartë profesional pa kërkesa për përvojë pune ose arsim të mesëm profesional dhe përvojë pune në specialitetin të paktën 2 vjet.
  3. Emërimi në detyrën e sekretarit dhe shkarkimi nga ai bëhet me urdhër të drejtorit të ndërmarrjes pas paraqitjes.
  4. Sekretari i menaxherit duhet të dijë:
    1. 4.1. Rezolutat, udhëzimet, urdhrat, dokumentet e tjera drejtuese dhe rregullatore të organeve më të larta dhe të tjera që kanë të bëjnë me aktivitetet e ndërmarrjes.
    2. 4.2. Rregullore, udhëzime, dokumente të tjera normative për mbajtjen e shënimeve.
    3. 4.3. Struktura dhe menaxhimi i ndërmarrjes dhe divizionet e saj.
    4. 4.4. Organizimi i punës në zyrë.
    5. 4.5. Metodat e regjistrimit dhe përpunimit të dokumenteve.
    6. 4.6. Çështje arkivore.
    7. 4.7. Shkrimi i shkrimit.
    8. 4.8. Rregullat për përdorimin e interfonit.
    9. 4.9. Standardet për një sistem të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ.
    10. 4.10. Rregullat për shtypjen e letrave të biznesit duke përdorur formularë standardë.
    11. 4.11. Bazat e etikës dhe estetikës.
    12. 4.12. Rregullat e komunikimit të biznesit.
    13. 4.13. Rregullat për funksionimin e pajisjeve kompjuterike.
    14. 4.15. Bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës.
    15. 4.16. Rregulloret e brendshme të punës.
    16. 4.17. Rregullat dhe rregulloret e shëndetit në punë, sigurisë, higjienës industriale dhe mbrojtjes nga zjarri.
  5. Gjatë mungesës së sekretarit të menaxherit (sëmundje, pushime etj.), detyrat e tij i kryen një person i caktuar në mënyrën e përcaktuar, i cili fiton të drejtat përkatëse dhe përgjigjet për kryerjen e duhur të detyrave që i janë caktuar.

II. Përgjegjësitë e punës

Sekretari:

  1. Kryen punë për mbështetje organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtuesit.
  2. Pranon korrespondencën e marrë për shqyrtim nga menaxheri, ia transmeton atë në përputhje me vendimin e marrë njësive strukturore ose një interpretuesi specifik për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.
  3. Kryen punë në zyrë, kryen operacione të ndryshme duke përdorur teknologjinë kompjuterike të krijuar për të mbledhur, përpunuar dhe paraqitur informacione gjatë përgatitjes dhe marrjes së vendimeve.
  4. Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrimin e menaxherit.
  5. Përgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme për punën e menaxherit.
  6. Monitoron shqyrtimin dhe dorëzimin në kohë nga njësitë strukturore dhe interpretues të veçantë të dokumenteve që i dorëzohen menaxherit për nënshkrim, siguron redaktimin e tyre me cilësi të lartë.
  7. Organizon bisedat telefonike të menaxherit, regjistron informacionin e marrë në mungesë dhe sjell përmbajtjen e tij në vëmendjen e tij, transmeton dhe merr informacione me anë të pajisjeve marrëse dhe intercom (telefax, teleks, etj.), si dhe mesazhe telefonike, i sjell informacione atij. vëmendje në kohën e duhur, e marrë nëpërmjet kanaleve të komunikimit.
  8. Në emër të menaxherit, ai harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera dhe përgatit përgjigjet për autorët e letrave.
  9. Kryen punë për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbale të mbledhjeve dhe takimeve.
  10. Monitoron ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të drejtuesit, të marra nën kontroll.
  11. Mban një dosje kontrolli dhe regjistrimi.
  12. Ofron vendin e punës së menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, pajisje zyre dhe krijon kushte të favorshme për punën efektive të menaxherit.
  13. Me drejtimin e menaxherit, printon materialet zyrtare të nevojshme për punën e tij ose fut informacionin aktual në bankën e të dhënave.
  14. Organizon pritjen e vizitorëve, lehtëson shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve të punonjësve.
  15. Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva brenda afatit të caktuar.
  16. Kryen detyra zyrtare individuale nga eprori i tij i drejtpërdrejtë.

III. Të drejtat

Sekretari ka të drejtë:

  1. Njihuni me projektvendimet e menaxhmentit të ndërmarrjes në lidhje me aktivitetet e saj.
  2. Bëni propozime për përmirësimin e punës në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këto udhëzime.
  3. Në kuadër të kompetencës suaj, informoni mbikëqyrësin tuaj të menjëhershëm për të gjitha mangësitë e konstatuara në kryerjen e detyrave tuaja zyrtare dhe bëni propozime për eliminimin e tyre.
  4. Kërkoni personalisht ose në emër të menaxhmentit të ndërmarrjes nga njësitë e ndërmarrjes dhe specialistë të tjerë informacione dhe dokumente të nevojshme për të përmbushur detyrat e tij zyrtare.
  5. Kërkojnë nga menaxhmenti i ndërmarrjes që të ofrojë ndihmë në kryerjen e detyrave dhe të drejtave të tyre zyrtare.

IV. Përgjegjësia

Sekretari është përgjegjës:

  1. Për kryerjen e pahijshme ose mospërmbushjen e detyrave të punës, siç parashikohet në këtë përshkrim të punës - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës i Federatës Ruse.
  2. Për veprat penale të kryera gjatë kryerjes së aktiviteteve të tyre - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual administrativ, penal dhe civil i Federatës Ruse.
  3. Për shkaktimin e dëmit material - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës dhe civil i Federatës Ruse.

Për të përcaktuar qartë përgjegjësitë e punës së sekretarit, duhet të dini se për kë po flasim saktësisht. Në fund të fundit, ajo mund të shihet nga disa këndvështrime. I njohur, për shembull, është një sekretar-asistent si punonjës zyre, një Sekretar i Përgjithshëm si drejtues (drejtues) i një organizate të caktuar, një Sekretar Shteti si nëpunës civil, një sekretar si person diplomatik, një sekretar menaxheri si një punonjës dhe opsione të tjera. Më shpesh, kur përmendet ky pozicion, nënkuptojnë një punonjës që kryen detyra (detyra) si të drejtorit të ndërmarrjes ashtu edhe të drejtuesve individualë të njësive strukturore të saj. Rezulton se përgjegjësitë e punës së sekretarit në këtë rast reduktohen në kryerjen e detyrave një herë për zgjidhjen e çështjeve organizative dhe teknike.

Çfarë duhet të dijë dhe të bëjë një sekretar

Në baza ditore, sekretari duhet të kryejë këto funksione:

  1. Merrni informacion nga vartësit për t'i transmetuar menaxherit.
  2. Organizoni komunikimet telefonike për menaxherin. Në mungesë të tij, merrni informacion dhe më pas vini në vëmendje drejtorit.
  3. Merrni dhe mbani shënime të mesazheve telefonike.
  4. Krijoni kushte për punë normale të menaxherit: monitoroni nevojën për artikuj shkrimi dhe pajisje zyre.
  5. Ndihmoni në organizimin e takimeve dhe takimeve të prodhimit. Informoni pjesëmarrësit për datën, vendin dhe kohën e ngjarjes. Mblidhni materialet e nevojshme, siguroni pjesëmarrjen e të pranishmëve dhe mbajini procesverbalet e mbledhjes.
  6. Kryeni punë zyre në ndërmarrje. Për ta bërë këtë, sekretari duhet të marrë, të sistemojë korrespondencën hyrëse dhe ta paraqesë atë për shqyrtim nga menaxhmenti. Më pas, në bazë të vizës së vendosur, dorëzoni dokumentet përmbaruesit kundrejt nënshkrimit. Sekretari përfshin gjithashtu kontrollin mbi ecurinë, kohën dhe rezultatet e zbatimit të tyre.
  7. Kryerja e printimit dhe riprodhimit të dokumenteve.
  8. Organizoni pritjen e vizitorëve tek kreu i kompanisë dhe, nëse është e mundur, krijoni kushte për zgjidhjen e shpejtë të çështjeve.

Për të kryer këto detyra në dukje të thjeshta të një sekretari, një punonjës duhet të dijë:

  • gjithë menaxhmenti i ndërmarrjes dhe divizionet strukturore të saj;
  • statuti, stafi dhe struktura e ndërmarrjes, profili i saj, perspektivat e zhvillimit dhe specializimi;
  • dokumente rregullatore për mbajtjen e duhur të shënimeve;
  • rregullat për përdorimin e pajisjeve dhe komunikimeve të zyrës;
  • VTR, SSHP, rregullat e sigurisë nga zjarri dhe sanitare industriale;
  • rregullat për organizimin e punës në vendin e punës;
  • aktet normative dhe ligjore, urdhra, vendime, rregullore për planifikimin, kontabilitetin dhe menaxhimin cilësor të punës së kryer.

Specifikat e nëpunësit

Nëse po flasim për një specializim më specifik, të ngushtë, atëherë situata është disi ndryshe. Merrni, për shembull, vetë titulli i punës përcakton qartë aspektin e punës që kryhet. Në mënyrë tipike, çdo ndërmarrje ka tashmë një përshkrim pune, i cili përshkruan fushat e veprimtarisë së një specialisti të menaxhimit të zyrës. Nëse nuk ka një udhëzim të tillë, atëherë është më mirë ta krijoni atë. Për ta bërë këtë, duhet të përdorni drejtorinë e kualifikimit, e cila përmban mostra të përafërta. Pas kësaj, versioni standard duhet të modifikohet për një organizatë specifike, duke marrë parasysh specifikat dhe veçoritë e brendshme. Në përgjithësi, detyrat e një sekretari-nëpunësi duhet të përfshijnë qartë 3 fusha kryesore:

  1. Punoni me korrespondencë. Marrja, përpunimi i tij duke përdorur metoda moderne dhe dërgimi i tij në kohë.
  2. Mirëmbajtja e saktë e dokumentacionit të brendshëm.
  3. Regjistrimi, kontabiliteti i rreptë dhe transferimi i dokumenteve në arkiv për ruajtje.

Veçoritë e punës së një referenti

Disa ndërmarrje prezantojnë një pozicion që përfshin një gamë të gjerë përgjegjësish: nga "tavolina e informacionit" tek "asistent drejtori". Një specialist i tillë duhet të ketë njohuri të gjithanshme dhe një zotërim të mirë të situatës. Përgjegjësitë e punës së ndihmëssekretarit janë zgjeruar pak për shkak të rritjes së kompetencave. Në përgjithësi, kjo është puna e zakonshme e një sekretari, por fjala "referent" bën disa shtesa në listën standarde. Në veçanti, ndihmës sekretari mund të presë në mënyrë të pavarur vizitorë për çështje të caktuara. Duke pasur informacione të caktuara, ai është në gjendje të marrë vendime në mënyrë të pavarur. Përveç kësaj, asistenti kryen udhëzime të përgjegjshme nga menaxheri në lidhje me aktivitetet ekonomike të organizatës (ndërmarrjes). Ndonjëherë sekretari-asistent ngarkohet me detyra.Kjo bëhet vetëm kur vëllimi i përgjithshëm i punës i lejon atij të kryejë detyra shtesë.

0.1. Dokumenti hyn në fuqi nga momenti i miratimit.

0.2. Zhvilluesi i dokumentit: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Dokumenti është miratuar: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

0.4. Verifikimi periodik i këtij dokumenti kryhet në intervale jo më shumë se 3 vjet.

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. Pozicioni “Sekretar Drejtues” i përket kategorisë “Punonjës teknikë”.

1.2. Kërkesat e kualifikimit - të plotë arsimin e mesëm të përgjithshëm dhe arsimin profesional ose të plotë arsimin e mesëm të përgjithshëm dhe formimin profesional në prodhim. Nuk ka kërkesa për përvojë pune.

1.3. Njeh dhe zbaton në praktikë:
- rezolutat, udhëzimet, urdhrat;
- rregulloret, udhëzimet dhe materialet e tjera udhëzuese dhe dokumentet normative për veprimtarinë e ndërmarrjes dhe mbajtjen e shënimeve;
- struktura dhe drejtimi i ndërmarrjes dhe divizioneve të saj;
- organizimi i punës në zyrë;
- metodat e përpunimit dhe regjistrimit të dokumenteve;
- punë arkivore;
- makinë shkrimi;
- rregullat për përdorimin e pajisjeve marrëse dhe interkom, mjeteve teknike të përpunimit të dokumenteve, informacionit me gojë dhe me shkrim, kompjuterëve dhe makinave printuese;
- standardet e sistemit të dokumentacionit organizativ dhe administrativ;
- rregullat për printimin e letrave të biznesit duke përdorur formularë standardë;
- bazat e etikës dhe estetikës;
- rregullat e komunikimit të biznesit;
- bazat e organizimit dhe menaxhimit të punës;
- rregullat për funksionimin e pajisjeve kompjuterike;
- bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës.

1.4. Sekretari i menaxherit emërohet në detyrë dhe shkarkohet nga detyra me urdhër të organizatës (ndërmarrjes/institucionit).

1.5. Sekretari i menaxherit raporton drejtpërdrejt tek _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Sekretari i menaxherit mbikëqyr punën e _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Gjatë mungesës, sekretari i menaxherit zëvendësohet nga një person i caktuar sipas procedurës së përcaktuar, i cili fiton të drejtat e duhura dhe përgjigjet për kryerjen e duhur të detyrave që i janë ngarkuar.

2. Karakteristikat e punës, detyrat dhe përgjegjësitë e punës

2.1. Kryen funksione që përfshijnë mbështetje organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtuesit të ndërmarrjes.

2.2. Merr korrespondencën e marrë për shqyrtim nga menaxheri, ia transmeton atë në përputhje me vendimin e marrë njësive strukturore ose interpretuesve specifikë për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.

2.3. Kryen punë në zyrë, kryen operacione të ndryshme duke përdorur teknologjinë kompjuterike të krijuar për të mbledhur, përpunuar dhe paraqitur informacione për përgatitjen dhe marrjen e vendimeve.

2.4. Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrim nga drejtuesi i ndërmarrjes.

2.5. Përgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme për punën e menaxherit.

2.6. Monitoron shqyrtimin dhe dorëzimin në kohë nga njësitë strukturore dhe ekzekutuesit specifikë të dokumenteve të marra për ekzekutim, kontrollon korrektësinë e draft dokumenteve të përgatitura të dorëzuara te menaxheri për nënshkrim dhe siguron redaktimin e tyre me cilësi të lartë.

2.7. Organizon bisedat telefonike të menaxherit, regjistron informacionin e marrë në mungesë dhe sjell përmbajtjen e tij në vëmendjen e tij, transmeton dhe merr informacione me anë të pajisjeve marrëse dhe intercom (telefax, teleks, etj.), si dhe mesazhe telefonike, i sjell informacione atij. vëmendje në kohën e duhur, e marrë nëpërmjet kanaleve të komunikimit.

2.8. Në emër të menaxherit, ai harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera dhe përgatit përgjigjet për autorët e letrave.

2.9. Kryen punë në përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, ruajtjen e regjistrimit të tyre), mban dhe harton procesverbalet e mbledhjeve dhe takimeve.

2.10. Monitoron ekzekutimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të titullarit të ndërmarrjes, të cilat merren nën kontroll.

2.11. Mban një dosje kontrolli dhe regjistrimi.

2.12. Ofron vendin e punës së menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, pajisje zyre dhe krijon kushte të favorshme për punën e tij efektive.

2.13. Me drejtimin e menaxherit, printon materialet zyrtare të nevojshme për punën e tij ose fut informacionin aktual në bankën e të dhënave.

2.14. Organizon pritjen e vizitorëve, lehtëson shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve të punonjësve.

2.15. Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva brenda afatit të caktuar.

2.16. Kopjon dokumentet në një fotokopjues.

2.17. Njeh, kupton dhe zbaton rregulloret aktuale në lidhje me aktivitetet e tij.

2.18. Njeh dhe respekton kërkesat e rregulloreve për mbrojtjen e punës dhe mbrojtjen e mjedisit, respekton normat, metodat dhe teknikat për kryerjen e sigurt të punës.

3. Të drejtat

3.1. Sekretari i menaxherit ka të drejtë të marrë masa për parandalimin dhe eliminimin e rasteve të çdo shkeljeje ose mospërputhjeje.

3.2. Sekretari i menaxherit ka të drejtë të marrë të gjitha garancitë sociale të parashikuara me ligj.

3.3. Sekretari i menaxherit ka të drejtë të kërkojë ndihmë në kryerjen e detyrave të tij zyrtare dhe ushtrimin e të drejtave të tij.

3.4. Sekretari i menaxherit ka të drejtë të kërkojë krijimin e kushteve organizative dhe teknike të nevojshme për kryerjen e detyrave zyrtare dhe sigurimin e pajisjeve dhe inventarit të nevojshëm.

3.5. Sekretari i menaxherit ka të drejtë të njihet me draft dokumentet në lidhje me aktivitetet e tij.

3.6. Sekretari i menaxherit ka të drejtë të kërkojë dhe të marrë dokumente, materiale dhe informacione të nevojshme për të përmbushur detyrat e tij zyrtare dhe urdhrat e drejtimit.

3.7. Sekretari i menaxherit ka të drejtë të përmirësojë kualifikimet e tij profesionale.

3.8. Sekretari i menaxherit ka të drejtë të raportojë të gjitha shkeljet dhe mospërputhjet e identifikuara gjatë veprimtarisë së tij dhe të bëjë propozime për eliminimin e tyre.

3.9. Sekretari i menaxherit ka të drejtë të njihet me dokumentet që përcaktojnë të drejtat dhe përgjegjësitë e pozicionit të mbajtur, si dhe kriteret për vlerësimin e cilësisë së kryerjes së detyrave zyrtare.

4. Përgjegjësia

4.1. Sekretari i menaxherit është përgjegjës për mospërmbushjen ose përmbushjen e parakohshme të detyrave të caktuara nga ky përshkrim i punës dhe (ose) mospërdorimi i të drejtave të dhëna.

4.2. Sekretari i menaxherit është përgjegjës për mosrespektimin e rregulloreve të brendshme të punës, mbrojtjen e punës, rregulloret e sigurisë, kanalizimet industriale dhe mbrojtjen nga zjarri.

4.3. Sekretari i menaxherit është përgjegjës për zbulimin e informacionit në lidhje me organizatën (ndërmarrjen/institucionin) që është sekret tregtar.

4.4. Sekretari i menaxherit është përgjegjës për mospërmbushjen ose përmbushjen e pahijshme të kërkesave të dokumenteve të brendshme rregullatore të organizatës (ndërmarrjes/institucionit) dhe urdhrave juridikë të menaxhmentit.

4.5. Sekretari i menaxherit është përgjegjës për shkeljet e kryera gjatë veprimtarisë së tij, brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual administrativ, penal dhe civil.

4.6. Sekretari i menaxherit është përgjegjës për shkaktimin e dëmit material në organizatë (ndërmarrje/institucion) brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual administrativ, penal dhe civil.

4.7. Sekretari i menaxherit është përgjegjës për përdorimin e paligjshëm të kompetencave zyrtare të dhëna, si dhe përdorimin e tyre për qëllime personale.

Ne sjellim në vëmendjen tuaj një shembull tipik të përshkrimit të punës për sekretarin e një menaxheri, mostra 2019/2020. duhet të përfshijë seksionet e mëposhtme: rregulloret e përgjithshme, përgjegjësitë e punës së sekretarit të menaxherit, të drejtat e sekretarit të menaxherit, përgjegjësia e sekretarit të menaxherit.

Përshkrimi i punës së sekretarit të titullarit i përket seksionit " Karakteristikat e kualifikimit në të gjithë industrinë e pozicioneve të punëtorëve të punësuar në ndërmarrje, institucione dhe organizata".

Përshkrimi i punës së sekretarit të menaxherit duhet të pasqyrojë pikat e mëposhtme:

Përgjegjësitë e punës së sekretarit të menaxherit

1) Përgjegjësitë e punës. Kryen punë për mbështetjen organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të titullarit të ndërmarrjes. Pranon korrespondencën e marrë për shqyrtim nga menaxheri, ia transmeton atë në përputhje me vendimin e marrë njësive strukturore ose interpretuesve të veçantë për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve. Kryen punë në zyrë, kryen operacione të ndryshme duke përdorur teknologjinë kompjuterike të krijuar për të mbledhur, përpunuar dhe paraqitur informacione gjatë përgatitjes dhe marrjes së vendimeve. Pranon dokumente dhe deklarata personale për nënshkrim nga drejtuesi i ndërmarrjes. Përgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme për punën e menaxherit. Monitoron shqyrtimin dhe dorëzimin në kohë nga njësitë strukturore dhe ekzekutuesit specifikë të dokumenteve të marra për ekzekutim, kontrollon korrektësinë e draft dokumenteve të përgatitura të dorëzuara te menaxheri për nënshkrim dhe siguron redaktimin e tyre me cilësi të lartë. Organizon bisedat telefonike të menaxherit, regjistron informacionin e marrë në mungesë dhe sjell përmbajtjen e tij në vëmendjen e tij, transmeton dhe merr informacione me anë të telekomunikacionit (telefaks, teleks, etj.), si dhe mesazhe telefonike, sjell menjëherë në vëmendje informacionin e marrë. përmes kanaleve të komunikimit. Në emër të menaxherit, ai harton letra, kërkesa dhe dokumente të tjera dhe përgatit përgjigjet për autorët e letrave. Kryen punë për përgatitjen e takimeve dhe takimeve të mbajtura nga menaxheri (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mban dhe harton procesverbale të mbledhjeve dhe takimeve. Monitoron zbatimin nga punonjësit e ndërmarrjes të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të titullarit të ndërmarrjes, të marra nën kontroll. Mban një dosje kontrolli dhe regjistrimi. Ofron vendin e punës së menaxherit me pajisjet e nevojshme organizative, pajisje zyre dhe krijon kushte të favorshme për punën e tij efektive. Me drejtimin e menaxherit, printon materialet zyrtare të nevojshme për punën e tij ose fut informacionin aktual në bankën e të dhënave. Organizon pritjen e vizitorëve, lehtëson shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve të punonjësve. Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon ato në arkiva brenda afatit të caktuar. Kopjon dokumentet në një fotokopjues personal.

Sekretari i menaxherit duhet ta dijë

2) Gjatë kryerjes së detyrave të tij, sekretari i menaxherit duhet të dijë: rezolutat, udhëzimet, urdhrat dhe materialet e tjera udhëzuese dhe dokumentet rregullatore në lidhje me aktivitetet e ndërmarrjes dhe mbajtjen e shënimeve; struktura dhe drejtimi i ndërmarrjes dhe divizioneve të saj; organizimi i punës në zyrë; metodat e regjistrimit dhe përpunimit të dokumenteve; punë arkivore; makinë shkrimi; rregullat për përdorimin e interfonit; standardet për një sistem të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ; rregullat për shtypjen e letrave të biznesit duke përdorur forma standarde; bazat e etikës dhe estetikës; rregullat e komunikimit të biznesit; bazat e organizimit dhe menaxhimit të punës; rregullat për funksionimin e pajisjeve kompjuterike; bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës; rregulloret e brendshme të punës; rregullat dhe rregulloret e mbrojtjes së punës.

Kërkesat për kualifikimet e sekretarit drejtues

3) Kërkesat e kualifikimit. Arsimi i lartë profesional pa kërkesa për përvojë pune ose arsim të mesëm profesional dhe përvojë pune në specialitet të paktën 2 vjet.

1. Dispozitat e Përgjithshme

1. Sekretari i përket kategorisë së interpretuesve teknikë.

2. Në detyrën e sekretarit pranohet personi që ka arsim të lartë profesional pa kërkesa për përvojë pune ose arsim të mesëm profesional dhe përvojë pune në specialitetin të paktën 2 vjet.

3. Sekretari punësohet dhe shkarkohet nga drejtori i organizatës.

4. Sekretari duhet të dijë:

  • rezolutat, udhëzimet, urdhrat dhe materialet e tjera udhëzuese dhe dokumentet rregullatore në lidhje me aktivitetet e organizatës dhe mbajtjen e shënimeve;
  • struktura dhe menaxhimi i organizatës dhe divizioneve të saj;
  • organizimi i punës në zyrë;
  • metodat e regjistrimit dhe përpunimit të dokumenteve;
  • punë arkivore;
  • makinë shkrimi;
  • rregullat për përdorimin e interfonit;
  • standardet për një sistem të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ;
  • rregullat për shtypjen e letrave të biznesit duke përdorur forma standarde;
  • bazat e etikës dhe estetikës;
  • rregullat e komunikimit të biznesit;
  • bazat e organizimit dhe menaxhimit të punës;
  • rregullat për funksionimin e pajisjeve kompjuterike;
  • bazat e së drejtës administrative dhe legjislacionit të punës;
  • rregulloret e brendshme të punës;
  • rregullat dhe rregulloret për mbrojtjen e punës, sigurinë, kanalizimet industriale dhe mbrojtjen nga zjarri.

5. Në veprimtarinë e tij sekretari udhëhiqet nga:

  • legjislacioni i Federatës Ruse,
  • Statuti i organizatës,
  • urdhrat dhe udhëzimet e punonjësve të cilëve ai është në varësi, në përputhje me këto udhëzime,
  • ky përshkrim i punës,
  • Rregulloret e brendshme të punës së organizatës.

6. Sekretari raporton drejtpërdrejt te drejtori i organizatës (drejtori i organizatës, shefi i departamentit, etj.)

7. Gjatë mungesës së sekretarit (udhëtim pune, pushime, sëmundje etj.), detyrat e tij i kryen personi i caktuar nga drejtori i organizatës në mënyrën e përcaktuar, i cili fiton të drejtat, detyrat përkatëse dhe përgjigjet për kryerjen e detyrave që i janë ngarkuar.

2. Përgjegjësitë e punës së sekretarit të menaxherit

Sekretari:

1. Kryen punë për mbështetjen organizative dhe teknike për veprimtaritë administrative dhe administrative të drejtorit të organizatës.

2. Pranon korrespondencën e marrë për shqyrtim nga drejtori, ia transmeton në përputhje me vendimin e marrë njësive strukturore ose ekzekutuesve të veçantë për përdorim në procesin e punës ose përgatitjen e përgjigjeve.

3. Kryen punë në zyrë, kryen operacione të ndryshme duke përdorur teknologjinë kompjuterike të krijuar për të mbledhur, përpunuar dhe paraqitur informacione gjatë përgatitjes dhe marrjes së vendimeve.

4. Pranon dokumentet dhe deklaratat personale për nënshkrim nga drejtori i organizatës.

5. Përgatit dokumentet dhe materialet e nevojshme për punën e drejtorit.

6. Monitoron shqyrtimin dhe dorëzimin në kohë nga divizionet strukturore dhe ekzekutuesit specifikë të dokumenteve të marra për ekzekutim, kontrollon korrektësinë e draft dokumenteve të përgatitura që i dorëzohen drejtorit për nënshkrim dhe siguron redaktimin e tyre me cilësi të lartë.

7. Organizon biseda telefonike me drejtorin, regjistron informacionin e marrë në mungesë dhe ia vë në vëmendje përmbajtjen e tij, transmeton dhe merr informacione me anë të aparateve të interfonit (telefaks, teleks etj.), si dhe mesazhe telefonike, i komunikon menjëherë atij. informacion informacioni i marrë përmes kanaleve të komunikimit.

8. Në emër të drejtorit përpilon letra, kërkesa dhe dokumente të tjera dhe përgatit përgjigjet për autorët e letrave.

9. Kryen punë për përgatitjen e mbledhjeve dhe mbledhjeve të mbajtura nga drejtori (mbledhja e materialeve të nevojshme, njoftimi i pjesëmarrësve për kohën dhe vendin e mbledhjes, axhendën, regjistrimin e tyre), mbajtjen dhe hartimin e procesverbaleve të mbledhjeve dhe mbledhjeve.

10. Monitoron ekzekutimin nga punonjësit e organizatës të urdhrave dhe udhëzimeve të dhëna, si dhe respektimin e afateve për përmbushjen e udhëzimeve dhe udhëzimeve të drejtorit të organizatës, të marra nën kontroll.

11. Mban dosjen e kontrollit dhe regjistrimit.

12. Siguron vendin e punës së drejtorit me pajisjet e nevojshme organizative, pajisje zyre dhe krijon kushte të favorshme për punën e tij efektive.

13. Printon, me urdhër të drejtorit, materialet zyrtare të nevojshme për punën e tij ose fut informacionin aktual në bankën e të dhënave.

14. Organizon pritjen e vizitorëve, lehtëson shqyrtimin e menjëhershëm të kërkesave dhe sugjerimeve të punonjësve.

15. Formon dosje në përputhje me nomenklaturën e miratuar, siguron sigurinë e tyre dhe i dorëzon në arkiva brenda afatit të caktuar.

16. Kopjon dokumentet në një aparat fotografik personal.

17. Përputhet me rregulloret e brendshme të punës dhe rregulloret e tjera vendore të organizatës.

18. Përputhet me rregullat dhe rregulloret e brendshme të mbrojtjes së punës, sigurisë, higjienës industriale dhe mbrojtjes nga zjarri.

19. Siguron pastërti dhe rregull në vendin e tij të punës.

20. Të zbatojë, në kuadër të kontratës së punës, urdhrat e punonjësve të cilëve u është varur në përputhje me këto udhëzime.

3. Të drejtat e sekretarit të menaxherit

Sekretari ka të drejtë:

1. Paraqesin propozime për përmirësimin e punës në lidhje me përgjegjësitë e parashikuara në këtë udhëzim për shqyrtim nga drejtori i organizatës.

2. Të kërkojë nga divizionet strukturore dhe punonjësit e organizatës informacionin e nevojshëm për të kryer detyrat e tij të punës.

3. Njihuni me dokumentet që përcaktojnë të drejtat dhe përgjegjësitë e tij për pozicionin e tij, kriteret për vlerësimin e cilësisë së kryerjes së detyrave zyrtare.

4. Njihuni me projektvendimet e menaxhmentit të organizatës në lidhje me aktivitetet e saj.

5. Kërkojnë nga menaxhmenti i organizatës që të ofrojë ndihmë, duke përfshirë sigurimin e kushteve organizative dhe teknike dhe ekzekutimin e dokumenteve të përcaktuara të nevojshme për kryerjen e detyrave zyrtare.

6. Të drejta të tjera të përcaktuara me legjislacionin aktual të punës.

4. Përgjegjësia e sekretarit të menaxherit

Sekretari është përgjegjës në rastet e mëposhtme:

1. Për kryerjen e pahijshme ose mospërmbushjen e detyrave të punës të parashikuara në këtë përshkrim të punës - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni i punës i Federatës Ruse.

2. Për veprat penale të kryera gjatë veprimtarisë së tyre - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual administrativ, penal dhe civil i Federatës Ruse.

3. Për shkaktimin e dëmit material në organizatë - brenda kufijve të përcaktuar nga legjislacioni aktual i punës dhe civil i Federatës Ruse.


Përshkrimi i punës së sekretarit të titullarit - mostër 2019/2020. Përgjegjësitë e punës së sekretarit të menaxherit, të drejtat e sekretarit të menaxherit, përgjegjësia e sekretarit të menaxherit.

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. Sekretari i përket kategorisë së specialistëve të ndërmarrjeve dhe punësohet dhe shkarkohet nga drejtori.

1.2. Detyra kryesore e sekretarit është mbështetja organizative dhe dokumentuese për aktivitetet e menaxhimit.

1.3. Sekretari i raporton drejtpërdrejt Drejtorit të Përgjithshëm të Kompanisë.

1.4. Sekretari duhet të ketë aftësi të organizimit të punës me dokumente, hartimit të dokumentacionit, organizimit të punës menaxheriale, përdorimit të pajisjeve kompjuterike dhe organizative (faks, printer, skaner, fotokopjues, mini-central telefonik), të njohë kulturën e punës dhe etikën e punës, shëndetin në punë. , siguria dhe mbrojtja nga zjarri.

2. Funksionet

Sekretarit i caktohen këto funksione:

2.1. Shërbimet e informacionit dhe referencës në lidhje me dokumentet e Kompanisë.

2.2. Udhëzime metodologjike dhe kontroll mbi organizimin e punës së zyrës në divizionet strukturore të Kompanisë.

2.3. Dokumentimi i aktiviteteve të organeve këshillimore të Kompanisë.

2.4. Shërbime operative dhe organizative për menaxhmentin.

2.5. Mbajtja dhe përgatitja e dokumentacionit dhe evidencave të personelit.

3. Përgjegjësitë e punës

Sekretari duhet:

3.1. Përgatitni dokumentet e nevojshme, siguroni aktivitetet financiare dhe ekonomike të Kompanisë.

3.2. Siguroni marrjen, kontabilitetin, regjistrimin, kontrollin mbi ekzekutimin e dokumenteve, informacionin dhe shërbimet e referencës dhe ruajtjen e informacionit të dokumentit.

3.3. Monitoroni cilësinë e përgatitjes, korrektësinë e hartimit, koordinimit dhe miratimit të dokumenteve të paraqitura për nënshkrim në menaxhimin e ndërmarrjes.

3.4. Monitoroni ekzekutimin e dokumenteve dhe udhëzimeve nga menaxhmenti, merrni masa të shpejta që synojnë ekzekutimin e tyre në kohë dhe me cilësi të lartë.

3.5. Merrni dhe shpërndani postën hyrëse, si dhe dërgoni postë dalëse.

3.6. Mbani komunikim operacional me organizatat e palëve të treta (si komerciale ashtu edhe qeveritare).

3.7. Pritini vizitorë.

3.8. Kryeni punë për mbështetjen e dokumentacionit për menaxhimin e personelit të kompanisë:

Përgatitja e urdhrave për personelin;

Regjistrimi i kartave personale të formularit N T-2 ose dosjeve personale;

Regjistrimi i librave të punës;

Regjistrimi dhe mirëmbajtja e kontratave të punës (marrëveshjeve);

Përgatitja e dokumenteve të udhëtimit;

Regjistrimi i vërtetimeve të paaftësisë për punë;

Ruajtja e fletëve të kohës;

Përgatitja dhe ruajtja e rregulloreve lokale për personelin;

Organizimi i njohjes në kohë të punonjësve të rinj të Kompanisë me dokumentacionin e nevojshëm që ata të kryejnë detyrat e tyre të punës, si dhe njohjen e punonjësve me nënshkrimet me urdhrat, udhëzimet e drejtuesit të Kompanisë, drejtuesit e njësive strukturore dhe dokumente të tjera për personelin. menaxhimin e Kompanisë;

Lëshimi i certifikatave të përvojës së punës dhe pagave.

3.9. Siguroni ekzekutimin e punëve të shtypjes dhe kopjimit.

3.10. Kryeni një përzgjedhje vjetore të dokumenteve për ruajtjen ose shkatërrimin arkivor.

3.11. Merrni dhe shpërndani thirrje.

3.12. Siguroni funksionimin e zyrës, porositni ujë, ushqim për pushimet e kafesë dhe furnizime zyre.

3.13. Kryeni udhëzimet individuale nga menaxhmenti.

Sekretari ka të drejtë:

4.1. Kërkoni nga shërbimet funksionale materialet e nevojshme, si dhe shpjegime për arsyet e vonesës në kryerjen e detyrave dhe udhëzime nga menaxhmenti.

4.2. Rishikoni dokumentet dhe dërgojini për ekzekutim menaxherëve dhe specialistëve të Kompanisë.

4.3. Merrni vendime brenda kompetencave tuaja.

4.4. Ndërveproni me të gjitha shërbimet (punonjësit) e Kompanisë për çështjet e verifikimit të ekzekutimit të dokumenteve dhe paraqitjes së informacionit të nevojshëm tek menaxhmenti.

5. Përgjegjësia

Sekretari është përgjegjës për;

5.1. Cilësia e dokumenteve të paraqitura për nënshkrim tek menaxhmenti i ndërmarrjes.

5.2. Qëndrim i pakujdesshëm, i pakujdesshëm ndaj regjistrimit dhe mirëmbajtjes së dokumenteve.

5.3. Siguria e dokumentacionit, zbulimi i informacionit.

5.4. Kryerja e paqartë dhe e parakohshme e detyrave të punës të parashikuara në këto udhëzime.