Definizioni

Requisiti del foglio presenze. Foglio presenze dei dipendenti. Esempio di compilazione di un foglio presenze: tutto sarà chiaro

Sulla base del modulo T-12, introdotto nella pratica di gestione dei documenti dal Comitato statale di statistica con la risoluzione n. 1 del 5 gennaio 2004, viene generato un foglio presenze, destinato ad essere utilizzato per i seguenti scopi:

tenere un registro delle visite dei dipendenti al luogo di lavoro secondo il programma stabilito;
determinazione degli indicatori per il calcolo delle retribuzioni dei dipendenti;
generazione di alcuni dati statistici sul personale (ad esempio, inviati a Rosstat o ad agenzie di ricerca).

Si precisa che il modulo in questione dovrà essere compilato manualmente (su PC utilizzando Word o programma similare, oppure stampato con penna a sfera). E il foglio presenze, destinato a essere compilato automaticamente quando vengono attivati i sistemi di controllo degli accessi, viene compilato sulla base di un altro modulo Goskomstat - T-13. La forma selezionata del foglio presenze 2017 deve essere indicata nel principio contabile.

Leggi l'articolo su cos'è il modulo T-13. "Modulo unificato n. T-13 - modulo e campione" .

Quando è previsto l'utilizzo del foglio presenze di lavoro modulo 0504421 secondo OKUD

Il modulo del foglio presenze di lavoro corrispondente al numero OKUD 0504421 (T-12 ha un nome molto simile, quindi a volte può sorgere confusione quando si applica un particolare documento) è stato introdotto nella circolazione commerciale dal Ministero delle Finanze della Federazione Russa, che ha emesso ordinanza n. 52n del 30 marzo 2015. Questo documento viene utilizzato per gli stessi scopi del T-12, ma è soggetto a utilizzo nelle agenzie governative.

Anche il foglio presenze corrispondente al modulo 0504421 ha una struttura abbastanza simile al modulo T-12. Pertanto, per un dipendente del dipartimento Risorse umane, di norma, non ci sono problemi ad adattarsi a un documento approvato dal Ministero delle finanze se è abituato a utilizzare il modulo di Goskomstat e viceversa.

L'uso dei fogli presenze è consentito nelle aziende private? 0504421

L'utilizzo dei fogli presenze nel modulo 0504421 non è vietato alle aziende private. Il fatto è che dal 01/01/2013 le aziende che non sono direttamente obbligate per legge a utilizzare specifiche forme unificate di fonti primarie possono utilizzarne altre. Pertanto, un'azienda privata ha il diritto di utilizzare, al fine di monitorare il tempo trascorso al lavoro dai dipendenti assunti, un foglio presenze sul modulo T-12, modulo 0504421 o un altro modulo sviluppato in modo indipendente. In un modo o nell'altro, la società deve disporre di tale documento - poiché, in conformità con quanto disposto dall'art. 91 del Codice del lavoro della Federazione Russa, ciascun datore di lavoro deve monitorare il tempo trascorso sul lavoro dai dipendenti assunti.

Maggiori informazioni sulla compilazione del modulo T-12 nel materiale "Modulo unificato n. T-12 - modulo e campione" .

Dove è possibile scaricare il modulo T-12?

Puoi scaricare il foglio presenze - un semplice modulo T-12 - sul nostro portale.

Foglio presenze modulo 0504421 (scarica modulo)

Sul nostro sito è inoltre disponibile per il download il modulo del foglio orario di lavoro 0504421.

Come vengono indicate le ferie sul foglio presenze?

I moduli unificati per tenere traccia delle visite dei dipendenti presso le imprese russe T-12 e T-13 implicano la riflessione delle informazioni sulle ferie utilizzando i codici indicati sul frontespizio del modulo T-12.

Questi codici sono presentati in due varietà: alfabetico e digitale. L'uso di entrambi è equivalente. Inoltre, le normative locali dell’organizzazione possono anche prevedere una certa opzione di applicazione mista o comportare l’uso di codici completamente diversi. Il datore di lavoro ha anche il diritto di sviluppare e utilizzare in modo indipendente un modulo di pagella con simboli al suo interno.

Vediamo quali designazioni si applicano alle vacanze.

Congedo primario e aggiuntivo

Quando un dipendente va in ferie regolari retribuite e l'azienda utilizza il modello T-12 o T-13, nella tabella contabile, riportata nella pagella, per ogni giorno di lavoro viene registrato il codice lettera OT o il codice digitale 09 le ferie del dipendente.

Se il resto è aggiuntivo, viene inserito un codice diverso: OD (10).

Permessi di studio e non retribuiti (congedi amministrativi)

Nelle disposizioni dell'art. 128 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il congedo a carico del dipendente è suddiviso in 2 tipologie:

fornito volontariamente dal datore di lavoro su richiesta del dipendente - in questo caso, il codice DO (16) si riflette nella scheda attività;
obbligatorio fornito dal datore di lavoro su richiesta del dipendente - viene utilizzato il codice OZ (17).

Il congedo di studio ha anche 2 tipi secondo la legislazione del lavoro (articolo 173 del Codice del lavoro della Federazione Russa):

congedo per studio con conservazione del guadagno - riportato con il codice U (11);
il congedo non retribuito per il superamento di esami di ammissione, sessioni, esami di stato - viene registrato nella pagella utilizzando il codice UD (13).

Puoi saperne di più sulla regolamentazione legislativa della fornitura di congedo di studio nell'articolo "Congedo di studio ai sensi dell'articolo 173 del Codice del lavoro (sfumature)".

Maternità e congedo parentale

Congedo di maternità previsto ai sensi dell'art. 255 del Codice del lavoro della Federazione Russa, si riflette nella pagella utilizzando il codice P (14). Il congedo parentale previsto dall'art. 256 del Codice del lavoro della Federazione Russa, viene fissato utilizzando il codice del liquido di raffreddamento (15).

È possibile uno scenario in cui una dipendente in congedo di maternità lavorerà a tempo parziale. Se è così, quando si registrano le sue visite nella pagella, verrà utilizzato il codice “doppio” I (01) e OZH (15). Questi codici possono essere specificati in una cella della scheda attività utilizzando il simbolo "/" (ad esempio, ß/Ож o 01/15) oppure è possibile aggiungere una riga aggiuntiva al modulo della scheda attività.

Teoricamente, possono esserci tre codici in una cella. Ad esempio, se un dipendente accettasse di partire per un viaggio d'affari e lavorasse lì un giorno libero. In questo caso la tabella riporterà: K/RV/Coolant (06/03/15).

Cosa mettere in pagella se la tua vacanza cade in un giorno festivo

In conformità con l'art. 120 del Codice del lavoro della Federazione Russa, le ferie non lavorative che cadono durante il periodo delle ferie annuali principali o aggiuntive annuali retribuite non sono incluse nel numero di giorni di calendario di ferie e non vengono prese in considerazione.

Sono escluse dalle ferie anche le festività stabilite dalla legislazione regionale (vedere Risoluzione del Presidium della Corte Suprema della Federazione Russa del 21 dicembre 2011 n. 20-ПВ11).

Ne consegue che i giorni festivi cadenti in pagella devono essere indicati con il codice “B” oppure 26.

E se vuoi, puoi impostare il tuo codice per questo. Lo ha indicato il Ministero del Lavoro nella lettera n. 14-2/B-370 del 27 aprile 2017.

Risultati

Il legislatore russo ha introdotto forme di monitoraggio della presenza dei dipendenti al lavoro, adatte ai datori di lavoro di qualsiasi forma (comprese le aziende, sia private che pubbliche). I datori di lavoro che non sono enti governativi hanno il diritto di utilizzare qualsiasi forma di documenti contabili adeguati. Tuttavia, l'uniforme T-12 continua ad essere una delle più comode.

In qualsiasi organizzazione, è obbligatorio tenere un foglio presenze. Le regole per la progettazione di questo documento, il suo scopo e un esempio già pronto che può essere utilizzato come campione: tutto questo verrà discusso di seguito.

È possibile scaricare un modulo di esempio alla fine dell'articolo.

La durata pianificata del turno e il numero totale di giorni lavorativi in un mese differiranno quasi sempre dalle ore e dai giorni effettivamente lavorati. Per registrare il fatto viene tenuto un foglio presenze: esso permette di raccogliere tutte le informazioni relative all'orario di lavoro effettivamente svolto.

Lo scopo di questo documento è duplice:

Ottieni informazioni sull'intero periodo di tempo lavorato.
Ottieni i dati sulle mancate presentazioni per lo stesso periodo.

Tali informazioni saranno utili, prima di tutto, a un contabile. Alcuni ispettori avranno bisogno anche di informazioni: la descrizione corrispondente è riportata nella tabella.

contabile	calcolo di tutti i pagamenti che devono essere trasferiti ai dipendenti: stipendio, indennità di ferie, indennità di viaggio, ecc.
rappresentante del Servizio fiscale federale	gli ispettori sono interessati alla correttezza del calcolo dei pagamenti e delle imposte su di essi: spesso l'azienda viene controllata per vedere se la base imponibile è stata sottostimata
Dipendente dell'FSS	il tempo lavorato interessa il fondo in relazione al calcolo delle prestazioni sociali (ad esempio, assistenza all'infanzia)
ispettore del lavoro	gli ispettori sono interessati a sapere se i diritti dei lavoratori sono stati violati
Rappresentante del Rosstat	I dipendenti di Rosstat raccolgono dati statistici: ad esempio, utilizzando le informazioni della pagella, ne redigono una singola

Forma: forma e campione

Ogni azienda ha la facoltà di utilizzare un proprio campione oppure di tenere traccia degli orari di lavoro tramite apposito modulo T-12. Puoi prendere la sua forma come base (è riportata di seguito) e adattarla alle esigenze dell'azienda.

Il documento è composto da 3 parti principali:

Il frontespizio contiene un sistema unificato di codici, che servono per indicare, ad esempio, giorni di riposo aggiuntivi (per straordinari), assenze per malattia, inattività per colpa del datore di lavoro, ecc. Ogni circostanza ha un codice alfabetico e numerico.
La seconda parte (tabellare) è la registrazione vera e propria delle ore di lavoro. Viene effettuato su base giornaliera (compresi i fine settimana e i giorni festivi).
E anche la terza parte si presenta sotto forma di tabella. Fornisce informazioni sui pagamenti degli stipendi (importi, ore e giorni, tariffa).

Ecco come appare un modulo T-12 vuoto.

Insieme al modulo T-12 esiste anche il modello T-13. Manca l'ultima (terza) parte, ovvero questo documento è un semplice foglio presenze per la registrazione delle ore di lavoro, senza calcolo dello stipendio. Di seguito è mostrato un documento di esempio completato.

Procedura

Il documento è conservato da dipendenti appositamente incaricati: registrano le ore di lavoro per ogni giorno. Di norma, la persona responsabile della corretta registrazione è il direttore di un'unità strutturale (ad esempio un reparto vendite). Anche il suo vice può condividere la responsabilità. Se l'azienda è abbastanza grande, viene introdotta una posizione speciale di cronometrista, che registra tutte le informazioni.

In ogni caso, i responsabili vengono sempre nominati dal responsabile, sul quale viene emesso un apposito ordine (campione gratuito) - ad esempio il documento riportato di seguito.

NOTA. Tutte le persone responsabili devono leggere il testo dell'ordinanza e firmarlo e datarlo.

In generale, l'ordine è questo:

La persona responsabile registra le informazioni per ogni giorno.
Una volta completato (dopo un mese), il documento viene inviato al dipartimento Risorse Umane.
Dopo il reparto risorse umane, entra nel reparto contabilità.
L'ultima firma spetta al capo dell'unità strutturale.

NOTA. Una volta compilato e firmato da tutte le persone responsabili, il documento viene archiviato e inviato all'archivio per la conservazione. La durata minima di conservazione è di 5 anni. Ma se il lavoro in un'impresa viene svolto in condizioni pericolose e dannose, il tempo di conservazione aumenta in modo significativo, almeno 75 anni.

Come compilare una scheda attività: istruzioni passo passo

Durante la compilazione viene utilizzato un sistema di notazione unificato. La scheda attività registra il tempo lavorato secondo la regola "una posizione è assegnata a una posizione". Vengono presi in considerazione solo i dipendenti che hanno un contratto di lavoro, compresi i lavoratori interni a tempo parziale - per loro, in particolare, le informazioni devono essere inserite due volte.

Non vengono presi in considerazione i dati dei seguenti dipendenti:

lavoratori ufficiosamente;
lavoratori esterni a tempo parziale;
lavorare sulla base di un contratto civile.

La procedura di compilazione richiede la corretta progettazione del frontespizio e della parte tabellare vera e propria.

Frontespizio

Qui vengono registrate le seguenti informazioni:

Nome dell'azienda (è consentita una versione breve, ad esempio Alpha LLC).
Codici per OKUD e OKPO.
Numero: l'azienda sceglie il proprio sistema di numerazione. Ad esempio, un'opzione comune consiste nell'assegnare i numeri in sequenza durante l'anno solare.
Periodo di riferimento – ad es. mese con le date di inizio e fine della manutenzione dei documenti.
Per data di compilazione si intende l'ultimo giorno dopo il quale dovrà essere sottoscritto da tutti i dipendenti responsabili. Quindi il documento entra nell'archivio.

Parte tabellare

Qui è necessario compilare tutti i campi:

Informazioni per il calcolo dello stipendio

Se viene mantenuto il modulo T-12, anche questa sezione viene compilata. Qui vengono registrate informazioni principalmente su 2 forme di pagamento:

Lo stipendio effettivo (indicato dal codice 2000 a 4 cifre).
Pagamenti per giorni di ferie (indicati dal codice 2012).

Tutti gli importi vengono addebitati sul cosiddetto conto corrispondente: sarà lo stesso, indipendentemente dal tipo di pagamento.

Come di consueto, le ore lavorative vengono registrate in base al numero totale di giorni e ore.

Alla fine del documento tutti i dipendenti autorizzati firmano:

persona che conserva il documento (se presente)
rappresentante delle risorse umane;
capo del Dipartimento.

Istruzioni video per la registrazione

Video commento sulla compilazione:

Foglio aggiuntivo

Esistono diversi casi in cui il foglio presenze in sé non è sufficiente, poiché la contabilità implica la registrazione di informazioni aggiuntive. Quindi dovresti redigere un altro foglio:

Se un dipendente si licenzia a metà mese o all'inizio. In questo caso tutti i giorni e le ore effettivamente lavorate vengono registrati su un foglio aggiuntivo. E sul modulo scrivono “Licenziato” esattamente la data in cui è avvenuto il licenziamento. Quindi il documento viene inviato insieme a un foglio aggiuntivo.
Sarà necessario anche quando il dipendente non ha lavorato, ma non ha preso contatto e non ha comunicato i motivi della sua assenza. Se non si è mai presentato (o non ha preso documenti che confermano la validità del motivo), ed è giunto il momento di consegnare il documento, viene inserito il codice 30 (designazione della lettera “NN”).

In questi casi è meglio fare tutti i segni a matita. Se in seguito si scopre che il dipendente, ad esempio, ha ricevuto un congedo per malattia, dovrebbe contrassegnare il codice 19 (lettera "B").

Contabilità di sintesi: caratteristiche di calcolo

Se non è possibile mantenere il normale numero di ore (8 ore al giorno e 40 ore alla settimana), il tempo totale effettivamente lavorato viene determinato come semplice somma. Questa procedura esiste nelle imprese che:

lavorare 24 ore su 24, a turni;
utilizzare un programma flessibile;
organizzare il lavoro a rotazione.

Quindi il concetto principale diventa il periodo contabile. – mese solare, 1° trimestre o intero anno. L'intervallo specifico viene selezionato in base alle caratteristiche dell'impresa. Ad esempio, se si prevede di lavorare in condizioni pericolose e dannose, viene preso come base un periodo di 1 trimestre.

Se per un qualsiasi periodo di tempo il dipendente non ha svolto lavoro per validi motivi, tale tempo non viene preso in considerazione (cioè è escluso completamente).

Situazioni non standard: cosa fare

Nella maggior parte dei casi, redigere un documento è abbastanza semplice, poiché la contabilità si basa su una distribuzione uniforme ed equa dell'orario di lavoro per ciascun dipendente. Tuttavia, questo ordine viene spesso violato a causa di determinate circostanze, ad esempio:

Se un collega chiede ferie e il responsabile non si oppone, vengono registrate solo le ore effettivamente lavorate (in numero intero). L'assenza è segnalata dal segno “I” o da due cifre “01”.
Se è malato, mettono "B" e lasciano vuoti i campi in basso. Naturalmente, avere un congedo per malattia è un requisito obbligatorio per tale nota.
Se era previsto e il dipendente lo ha accettato di comune accordo, secondo la procedura attuale, viene apposta la designazione “NV” (nella versione digitale, codice “28”). Ci sono momenti in cui i veri motivi dell'assenza sono temporaneamente sconosciuti. Quindi puoi inserire "NN", ma se la situazione diventa chiara, viene selezionata la designazione appropriata e "NN" viene barrato.
Se un collega è andato in viaggio d'affari, contrassegnare "K". Quando ritorna ufficialmente e inizia i suoi soliti compiti, mettono la lettera "I".

Come apportare modifiche

La registrazione dell'orario di lavoro comporta la registrazione di informazioni che possono cambiare nel corso della giornata o della settimana, pertanto il foglio presenze prevede la possibilità di apportare modifiche. È necessario apportare modifiche per riflettere la situazione fattuale, la cui verità è documentata.

Esistono 2 modi per apportare correzioni:

È possibile che vi siano delle inesattezze, ma il documento è integrato con un cosiddetto modulo di correzione. Entrambi i documenti vengono sottoposti insieme per la verifica.
Il documento originale viene corretto, ma non viene redatto alcun modulo aggiuntivo. Quindi è necessario cancellare attentamente tutti i dati errati. Questo viene fatto usando una linea orizzontale. Se nei campi adiacenti sono contenute informazioni errate, viene barrata una sola riga.

In questo caso è necessario inserire una voce corrispondente che spieghi, ad esempio, la situazione in dettaglio.

A cosa serve e come compilarlo

Uno dei documenti chiave nella gestione del personale è il foglio presenze.

Il modulo specificato viene compilato in relazione a ciascun lavoratore o dipendente dell'impresa con la quale è ufficialmente formalizzato il rapporto di lavoro. In questa recensione ti diremo come compilare questo documento e quali informazioni dovrebbero essere incluse in esso.

Perché hai bisogno di un foglio presenze?

Questo documento è un modulo formale. Ogni datore di lavoro lo compila alla fine del mese solare. Le informazioni che devono essere incluse nella scheda attività includono:

numero progressivo della colonna da compilare per ciascun dipendente;
dati personali del dipendente, sua posizione o specialità secondo la tabella del personale;
numero di registrazione;
una nota sulla presenza o assenza del dipendente sul posto di lavoro per ciascun giorno del mese solare;
il numero totale di giorni e ore lavorate da un cittadino per un mese e mezzo mese.

A livello legislativo, il Comitato statistico statale ha approvato due forme di pagelle: n. T-12 e n. T-13. Possono essere compilati manualmente o su un computer.

Un'impresa può sviluppare e approvare autonomamente un modulo che soddisfi i requisiti del processo di produzione, ma in pratica vengono utilizzati i moduli raccomandati specificati.

Il documento è redatto per le seguenti finalità:

controllo sul rispetto degli orari di lavoro regolati dalla legge o da un contratto di lavoro;
ottenere informazioni sul tempo effettivamente lavorato per il calcolo della retribuzione e di altri pagamenti obbligatori;
generazione di dati statistici sul rispetto della disciplina del lavoro nell'impresa.

Un foglio presenze mensile è una prova importante quando si considerano le controversie di lavoro - sulla correttezza del calcolo e del calcolo dei salari, sull'applicazione di misure disciplinari per l'assenteismo, ecc. Se necessario, può essere richiesto su richiesta del tribunale per un esame obiettivo delle controversie di lavoro.

Nota!

Per registrare le informazioni sull'orario di lavoro e compilare tali documenti, presso l'azienda viene nominata una persona responsabile. Di norma, questa è responsabilità degli specialisti delle risorse umane.

Per decisione del dirigente, la tenuta dei moduli contabili può essere affidata ad altre persone (ad esempio, un segretario può redigere fogli di presenza presso le piccole imprese).

Una volta redatta la scheda attività mensile, questa è soggetta all'approvazione del responsabile dell'azienda.

Il documento deve essere approvato anche dai responsabili delle divisioni strutturali, se ciò è previsto dalla normativa locale dell’organizzazione. È la base per il calcolo dei pagamenti per ciascun dipendente.

La direzione non è tenuta a fornire mensilmente ai dipendenti copie della pagella, tuttavia questo documento può essere ottenuto su richiesta personale di un cittadino.

Organizzazione dei fogli presenze

Per compilare correttamente e obiettivamente questo foglio è necessario disporre di informazioni primarie sulla presenza dei dipendenti al lavoro, sui motivi e sulla durata delle assenze, sui periodi di assenza per malattia, ecc.

Se un'impresa impiega diverse decine, centinaia o migliaia di dipendenti, gli specialisti delle risorse umane non sono in grado di monitorare il rispetto dell'orario di lavoro per ciascun dipendente.

Per ottenere informazioni affidabili sul rispetto della disciplina del lavoro, è necessario organizzare le registrazioni delle presenze. Può essere effettuato nei seguenti ambiti:

le prime informazioni sulle presenze o assenze dei dipendenti sono fornite dai responsabili delle unità strutturali;
l'impresa sta introducendo un sistema elettronico per registrare l'orario di arrivo e di partenza dal lavoro e i dati di registrazione vengono inviati al servizio del personale a determinati intervalli;
Gli specialisti delle risorse umane ricevono i dati iniziali dal flusso di documenti interni: dichiarazioni dei dipendenti, ordini di superiori o capi di unità strutturali, note esplicative, certificati di congedo per malattia, ecc.

Nota!

Di norma, i principi di registrazione dell'orario di lavoro sono fissati nelle leggi locali sul lavoro, il che aiuta a evitare l'emergere di situazioni controverse.

Per garantire la tempestiva ricezione delle informazioni sull'orario di lavoro di ciascun dipendente, tutti gli ordini riguardanti lo Stato vengono trasmessi al servizio del personale: sull'assunzione o sulla risoluzione dei contratti di lavoro, sulla concessione delle ferie annuali, sull'invio in viaggio d'affari, sulla concessione di ferie o periodi di riposo non retribuiti, ecc.

Quando si entra nel posto di lavoro al di fuori dell'orario approvato, ciascun dipendente scrive una dichiarazione, poiché in base al foglio presenze gli può essere addebitato un aumento della retribuzione (ad esempio, per lavorare nei fine settimana o nei giorni festivi). Se l'impresa dispone di un programma di lavoro a turni, viene applicata una procedura speciale per la registrazione dei giorni lavorati.

Attualmente, il modulo T-12 (registrazione manuale dell'orario di lavoro) viene utilizzato raramente;

Se l'organizzazione impiega più persone, per registrare il tempo lavorato è sufficiente compilare per iscritto un foglio della scheda attività. Tuttavia, data la comodità dei moduli contabili elettronici, nella maggior parte dei casi viene utilizzato il modulo elettronico T-13.

Foglio presenze elettronico

Per compilare il modulo T-13 è sufficiente disporre di apparecchiature informatiche standard, viene redatto un foglio presenze elettronico sotto forma di tabella;

Per le grandi imprese, è consigliabile utilizzare prodotti software speciali (ad esempio 1C), poiché le informazioni del documento completato verranno utilizzate automaticamente dal dipartimento finanziario e da altre divisioni dell'azienda.

Lavorare con un foglio presenze elettronico consente di inserire informazioni in tempo reale, il che semplifica notevolmente la rendicontazione finale. In questo caso, i dati su ciascun ordine emesso dal gestore si riflettono quotidianamente nella pagella elettronica.

Alla fine del mese di calendario, la scheda attività elettronica viene stampata e sottoposta al responsabile dell'azienda per l'approvazione.

L'archiviazione dei fogli presenze è effettuata dal servizio del personale e la frequenza del loro invio all'archivio è determinata dagli atti interni dell'organizzazione.

Per compilare il modulo elettronico T-13, vengono prese in considerazione le seguenti categorie di giorni di calendario:

la giornata lavorativa è contrassegnata dal simbolo “I” (presenza);
i giorni di riposo regolamentati sono indicati dalla lettera “B”;
se al dipendente sono concesse legalmente ferie, in pagella viene indicato “OT” per ogni giorno di riposo;
quando si va a lavorare in un giorno libero viene apposto il segno “RP”;
quando inviato in viaggio d'affari, sulla pagella è contrassegnata la lettera "K";
per inviare un dipendente a corsi di formazione avanzata si utilizza il valore “PC”;
i periodi di congedo per studio saranno contrassegnati con il simbolo “U”;
se il dipendente ha fornito al datore di lavoro il certificato di assenza per malattia retribuita, è indicata “B”;
quando si utilizzano giorni di inabilità temporanea al lavoro senza assenze per malattia, è indicata “T”.

Per riflettere l'intera giornata lavorativa, le informazioni nella pagella per la categoria "I" vengono compilate in ore. La riflessione avviene per ogni metà del mese, poiché i salari devono essere pagati ai dipendenti con la frequenza specificata. Alla fine del mese, i dati specificati vengono riepilogati e viene visualizzato l'indicatore complessivo.

Per calcolare i guadagni, il modulo T-13 contiene colonne che indicano il codice del pagamento, il numero di giorni e il tipo di ratei. Ad esempio, vengono utilizzati i seguenti valori di codice:

2000 – giornata lavorativa standard;
2300 – tempo trascorso in congedo per malattia, per il quale vengono pagate prestazioni di invalidità temporanea;
2012 – periodo di vacanza.

Quando si compila il modulo T-13 utilizzando un software specializzato, i codici specificati verranno inseriti automaticamente dopo aver registrato l'orario di lavoro per le singole categorie.

Nota!

Tutte le informazioni vengono compilate a partire dall'ultimo giorno di calendario del mese successivo.

Esempio di compilazione di un foglio presenze

La procedura per compilare i moduli T-12 e T-13 differisce in modo insignificante. Pertanto, possiamo evidenziare i principali punti obbligatori di cui i dipendenti del dipartimento Risorse umane devono tenere conto:

ogni pagella indica le informazioni di base sull'impresa: nome, forma giuridica (ad esempio LLC), codice OKPO, ecc.;
per ogni scheda attività sono indicati i suoi dettagli: il numero di serie del documento (di norma, entro il giorno del mese), la data di preparazione, il periodo di riferimento;
le informazioni sul dipendente (nome completo, posizione, unità strutturale) devono corrispondere alla tabella del personale;
Nonostante la presenza delle colonne consigliate nei moduli T-12 e T-13, l'impresa può integrare autonomamente queste tabelle, la legge non lo vieta;

Per compilare correttamente il documento e inserire tutte le informazioni è necessario chiedere consiglio ai nostri specialisti.

Il periodo di conservazione dei fogli presenze è di almeno 5 anni, ma l'impresa può prorogarlo autonomamente.

Per i fogli contabili delle industrie pericolose e pericolose il periodo di conservazione è di 75 anni, poiché questi dati possono essere utilizzati per calcolare l'anzianità speciale al momento del pensionamento.

Se hai un conflitto con il capo della tua organizzazione, i nostri avvocati ti aiuteranno a risolverlo in tribunale. Negozieranno con la direzione, identificheranno possibili opzioni per risolvere la situazione controversa, controlleranno i dati nel foglio contabile, faranno apportare modifiche, redigeranno un accordo transattivo tenendo conto dei vostri interessi e proteggeranno i vostri diritti presso l'ispettorato del lavoro.

Istruzioni per il riempimento

foglio presenze
Al fine di attuare i requisiti del Codice del lavoro della Federazione Russa, il Comitato statale di statistica della Federazione Russa, con Risoluzione n. 1 del 01/05/2004 “Sull'approvazione dei moduli unificati di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e dei suoi pagamento”, ha approvato il modulo unificato n. T-13 “Foglio orario di lavoro”.

Il foglio dell'orario di lavoro (modulo n. T-13) viene utilizzato per monitorare il rispetto da parte dei dipendenti dell'orario di lavoro e delle buste paga. Nelle divisioni strutturali, il foglio presenze viene redatto 2 volte al mese in una copia da una persona autorizzata, firmato dal capo della divisione strutturale, un dipendente del servizio del personale e trasferito al reparto contabilità.

Con Ordinanza di Ateneo n. 58 del 08.10.2009 “Sulla modalità di presentazione dei fogli presenze”, i capi dipartimento sono tenuti a consegnare i fogli presenze correttamente compilati al computer (preferibilmente sui fogli A-3) al dipartimento Risorse Umane entro il 15° giorno del mese corrente e alla data di fine del mese corrente, rispettivamente.

Il modulo della scheda attività è pubblicato sul sito ufficiale di MSMSU nella sezione "Sono un dipendente" - "Dipartimento Risorse umane" - "Schede attività" (file - Modello di scheda attività.XLS).

La scheda attività è mantenuta in ordine alfabetico.

Per riflettere i costi giornalieri dell'orario di lavoro nella scheda attività (colonna 4), vengono allocate 4 righe (due per ciascuna metà del mese). La riga superiore viene utilizzata per contrassegnare i simboli (codici) dei costi dell'orario di lavoro e la riga inferiore viene utilizzata per registrare la durata del tempo lavorato o non lavorato (in ore, minuti) in base ai codici corrispondenti dei costi dell'orario di lavoro per ciascuna data. . Quando si compila la prima metà del mese, nella colonna della riga superiore viene inserita una lettera (codice) per il primo giorno e il numero di ore e minuti lavorati nella colonna sottostante (seconda riga). Il secondo e i restanti 15 giorni della prima metà del mese vengono compilati in modo simile. Allo stesso modo vengono compilate la terza e la quarta riga relative al periodo di lavoro della seconda metà del mese. Se necessario è consentito aumentare il numero di caselle per inserire ulteriori dettagli in base all'orario di lavoro. La 5a e la 6a colonna riepilogano i giorni e le ore lavorate per la prima e la seconda metà del mese (5a colonna) e per l'intero mese (6a colonna).

Le colonne 7 e 9 vengono compilate in caso di assunzione per lavorare su turni notturni, nei fine settimana e nei giorni festivi.

Se un dipendente va in ferie, le ferie vengono indicate nel foglio presenze, poiché le ferie non lavorative che cadono durante il periodo di ferie non sono incluse nelle ferie annuali e non vengono retribuite.

Se un dipendente è in ferie, i giorni di ferie non vengono annotati, poiché sono compresi nel numero dei giorni di ferie di calendario.

Se un dipendente è in viaggio d'affari durante un fine settimana o un giorno festivo, i giorni del suo viaggio d'affari vengono inseriti nella scheda attività (poiché in questi giorni verrà pagato a una tariffa maggiorata).

Nella pagella vengono indicati i motivi dell'assenza dal lavoro, del lavoro a tempo parziale (tariffe 0,75; 0,5; 0,4; 0,25) o al di fuori del normale orario di lavoro su iniziativa del dipendente o del datore di lavoro, dell'orario di lavoro ridotto ecc. sulla base di documenti regolarmente redatti (certificato di inabilità al lavoro, ordinanza di concessione di ferie, ecc.).

Le assenze dal lavoro per vari motivi sono registrate nelle colonne 10-13 con l'obbligatoria apposizione del simbolo e dei codici temporali.

I simboli del tempo lavorato e non lavorato sono riportati di seguito:
Convenzioni utilizzate nella compilazione della scheda attività
CODICE

Alfanumerico
Durata del lavoro durante la giornata I 01

Durata del lavoro notturno H 02

Durata del lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi non lavorativi RV 03

Durata del lavoro straordinario Dal 04

Durata del lavoro a rotazione VM 05

Viaggio d'affari K 06

Formazione avanzata senza lavoro PC 07

Formazione avanzata con pausa dal lavoro in altro ambito PM 08

Ferie annuali base retribuite dal 09

Ferie annuali aggiuntive retribuite OD 10

Congedo aggiuntivo in relazione agli studi con ritenzione

salario medio per i dipendenti che conciliano lavoro e studio U 11

Orario di lavoro ridotto per gli studenti
senza interruzione della produzione con trattenuta parziale della retribuzione UV 12

Congedo aggiuntivo in relazione alla formazione senza retribuzione

stipendio UD 13

Congedo di maternità (congedo di adozione
neonato) R 14

Congedo parentale fino al compimento dei tre anni del bambino OZ 15

Congedo non retribuito concesso

dipendente con permesso del datore di lavoro FINO A 16 anni

Lasciare senza retribuzione a determinate condizioni

previsto dall'attuale legislazione della Federazione Russa OZ 17

Ferie annuali aggiuntive non retribuite DB 18

Invalidità temporanea (salvo i casi previsti
codice “T” con assegnazione di benefici ai sensi della normativa B 19

Inabilità temporanea al lavoro senza assegnazione di prestazioni nei casi
previsto dalla legge T 20

Orario di lavoro ridotto rispetto al normale orario di lavoro nei casi previsti

Legislazione Champions League 21

Tempo di assenza forzata in caso di riconoscimento di licenziamento, trasferimento ad altro lavoro o sospensione dal lavoro come irregolari

reintegrazione nel lavoro precedente PV 22

Assenteismo durante le rappresentazioni governative o pubbliche
responsabilità secondo la legislazione G 23

Assenteismo (assenza dal lavoro senza giustificato motivo)
il decorso del tempo stabilito dalla legge) PR 24

Durata del lavoro in modalità part-time
iniziativa del datore di lavoro nei casi previsti dalla normativa NA 25

Fine settimana (ferie settimanali) e festivi non lavorativi B 26

Giorni liberi aggiuntivi (retribuiti) OB 27

Giorni liberi aggiuntivi (senza retribuzione) HB 28

Sciopero (alle condizioni e secondo le modalità previste dalla legge) ZB 29

Mancata comparizione per ragioni sconosciute (fino a quando le circostanze non saranno chiarite) НН 30

Tempi di inattività per colpa del datore di lavoro RP 31

Tempi di inattività dovuti a motivi indipendenti dalla volontà del datore di lavoro e del dipendente NP 32

Tempi di inattività dovuti a colpa di un dipendente VP 33

Sospensione dal lavoro (preclusione dal lavoro) con retribuzione (prestazioni) in
in conformità alla legislazione N. 34

Allontanamento dal lavoro (preclusione dal lavoro) per giusta causa
previsti dalla legge, senza busta paga NB 35

Tempo di sospensione del lavoro in caso di ritardo nel pagamento della retribuzione NZ 36

Il foglio presenze è destinato all'inserimento di informazioni sul tempo effettivamente lavorato dai dipendenti delle organizzazioni. Va detto che il modulo del foglio presenze non è strettamente obbligatorio: in linea di principio può essere arbitrario, ovvero ogni impresa è libera di utilizzare il proprio modulo del foglio presenze se si presenta tale necessità. Tuttavia, il modulo è stato sviluppato e raccomandato per l'uso dal Comitato statistico statale della Federazione Russa ed è preferibile.

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Chi compila il foglio presenze?

Il modulo viene compilato da un dipendente del dipartimento Risorse umane, oppure dal capo di un'unità strutturale, oppure da un cronometrista appositamente assunto per questa funzione. Sulla base delle informazioni inserite, gli specialisti del reparto contabilità calcolano gli stipendi e altri pagamenti ai dipendenti dell'organizzazione. In effetti, il foglio presenze è uno dei documenti contabili più importanti. E mentre le piccole imprese possono facilmente farne a meno, le grandi imprese sono tenute a conservare tali schede attività.

A seconda del sistema di documentazione del personale adottato nell'azienda, è possibile generare un foglio presenze per tutti i dipendenti dell'organizzazione o mantenerlo separatamente in ciascun reparto.

La scheda attività è un documento regolare, ovvero ogni mese deve essere compilata una nuova copia, quindi il numero di serie della scheda attività sarà uguale al numero di serie del mese in cui è stata creata. Il periodo di preparazione della scheda attività copre tutti i giorni del mese.

È possibile compilare la scheda attività sia elettronicamente che per iscritto. Tuttavia, dopo aver inserito tutte le informazioni necessarie, dovrà comunque essere stampato per le firme delle persone responsabili.

Modulo T-13. Caratteristiche della forma

Cominciamo con il modulo T-13, che ora viene utilizzato molto più spesso per la gestione dei fogli presenze.

Il modulo unificato T-13 o foglio presenze elettronico è ben noto ai dipendenti del dipartimento Risorse umane. Questo non è l'unico modo, ma è sicuramente il modo più standard per contabilizzare le ore lavorate. Se conservi i registri manualmente, dovresti utilizzare il modulo T-12.

Le schede attività sono uno strumento comune per monitorare la presenza dei dipendenti. Il modulo T-13 consente di registrare in dettaglio i motivi dell'assenza dal lavoro, compresi i congedi per studenti durante la sessione, la formazione avanzata e diversi tipi di congedi per disabilità. Il periodo per il quale il documento è completato può essere inferiore a 31 giorni.

Un T-13 completato è la base per il calcolo dei salari.

Formato per la compilazione di un foglio orario di lavoro in T-13

A differenza delle tabelle arbitrarie di contenuto simile, T-13 contiene dati sull'impresa, inclusa la forma di proprietà e OKPO. Il numero del documento viene inserito in conformità con i requisiti interni per la gestione delle schede attività.

In alto è riportato anche il nome del dipartimento. Va ricordato che il responsabile di questo dipartimento (anche se la compilazione del foglio presenze non è sua responsabilità) deve firmare il modulo compilato.

L'ordine dei dipendenti è determinato dalla decisione del responsabile. Molto spesso si trova l'ordinamento alfabetico, come nel nostro esempio, ma è possibile l'ordinamento in base al numero del personale (colonna 3).

Nella colonna 4 inseriamo i voti per giorno:

IO— (presenza) giorno lavorativo,
IN- giorno libero,
DA- vacanza,
RP— presenza in un giorno libero (working off),
A- viaggio di lavoro,
computer- formazione,
U- congedo di studio con chiamata da parte di un istituto scolastico,
B- congedo per malattia con congedo per malattia,
T- congedo per malattia non retribuito senza congedo per malattia.

Sotto il segno I mettiamo il numero di ore lavorate quel giorno. Nella colonna 5 riassumiamo il numero di I nella riga e il numero di ore. Otteniamo 4 valori per 2 metà del mese. Nella colonna 6 riassumiamo i valori e otteniamo la cifra finale del lavoro del mese.

Nella quarta colonna non è indicato il numero di ore per i casi B, OT, K, B e gli altri casi. Per questo ci sono le colonne 10-13.

Contabilità di assenze per malattia, ferie o assenze per altri motivi

I codici di designazione possono essere diversi (ad esempio numerici). Non esiste un formato specifico richiesto dalla legge.

La notazione X indica che non stiamo tenendo conto di questo giorno: per comodità il mese è diviso in due righe con valori disuguali. Per i mesi con 30 giorni (ad esempio novembre, la colonna sarà simile a questa (per comodità, il 31° numero “inesistente” è evidenziato in rosso):

T-13 per novembre

Per analogia, T-13 viene compilato per le visite di febbraio.

Le colonne 7-9 indicano il codice del pagamento, il numero di giorni e la tipologia degli addebiti. Il nostro esempio utilizza i seguenti codici:

2000 - Giornata lavorativa comune,
2300 – congedo per malattia (indennità di invalidità),
2012 - vacanza.

Soluzione alternativa

Alcune imprese approvano una versione leggermente semplificata del foglio presenze senza dettagliare le ragioni delle omissioni. La colonna 4 indica solo 2 codici:

IO- giorno lavorativo,
N- giornata non lavorata.

Questo metodo può essere scomodo perché non registra il congedo per malattia.

Casi speciali

Come compilare il T-13 per i dipendenti che partecipano a conferenze e altri eventi di formazione?

Dipende dalla posizione dell'impresa. Questi giorni possono essere conteggiati come giorni lavorativi (I), o come formazione avanzata (PC). Anche le tariffe salariali possono variare.

Il codice I può avere un valore superiore a 8 ore?

SÌ. Forse se c'è un ordine speciale sull'orario di lavoro prolungato. Le ore di straordinario possono essere contrassegnate con il simbolo C.

Qual è la differenza tra le pagelle T-12 e T-13?

Il primo è un modulo di presenza manuale. Il secondo è elettronico. Molti dipartimenti contabili oggi sono passati a T-13, poiché può essere riscosso automaticamente utilizzando un programma speciale.

Modulo T-12

Innanzitutto, come in qualsiasi altro documento anagrafico, è necessario inserire nella scheda attività i dettagli dell'organizzazione: il nome completo che indica il codice OKPO (deve essere preso dai documenti di registrazione), lo stato organizzativo e giuridico (IP, LLC, CJSC, JSC), nonché l'unità strutturale (dipartimento) per la quale viene mantenuta questa scheda attività (se necessario).

Quindi è necessario inserire il numero del documento per il flusso di documenti interno nella colonna appropriata e indicare anche il periodo di riferimento di cui tiene conto questa scheda attività.

Codici numerici e alfabetici nel foglio presenze

Questa parte della scheda attività comprende i codici alfabetici e numerici utilizzati per compilare le informazioni necessarie sui dipendenti, nonché la loro decodifica. Devono essere inseriti nella parte principale della scheda attività in modo da riflettere in modo breve e chiaro la quantità di tempo effettivamente trascorso dall'uno o dall'altro dipendente sul posto di lavoro, nonché i motivi della sua assenza dal lavoro. Se gli specialisti del dipartimento Risorse umane necessitano di inserire alcuni codici aggiuntivi in questo modulo di pagella, possono essere sviluppati in modo indipendente e inseriti in questa tabella.

Registrazione dell'orario di lavoro in T-12

Questa sezione della scheda attività è quella principale: è dove viene tenuto traccia dell'orario di lavoro. Innanzitutto, nella prima colonna di questa sezione è necessario inserire il numero di serie del dipendente, quindi il suo nome completo nella seconda (preferibilmente il nome completo e il patronimico per evitare confusione ed errori). Nella terza colonna va inserita la matricola del dipendente assegnatagli durante il rapporto di lavoro (è individuale e mai ripetibile).

Per ciascun dipendente, la scheda attività ha due righe: contengono informazioni crittografate sulla presenza o assenza sul posto di lavoro in ogni giorno di calendario del mese. Inoltre, è necessario indicare immediatamente il motivo dell'assenza dal lavoro, se accertato.

Il motivo è indicato nella riga superiore accanto al nome completo del dipendente e nella riga inferiore il numero di ore effettivamente lavorate e, se il dipendente non si è presentato sul posto di lavoro, la cella inferiore può essere lasciata vuota.

Il passaggio successivo consiste nel calcolare il numero totale di ore e giorni effettivamente lavorati per periodi di due settimane e, alla fine della tabella, il risultato dei calcoli per il mese.

In questo caso, è necessario monitorare attentamente che il numero totale di giorni di calendario in un mese coincida con il numero di giorni lavorativi, fine settimana e festivi indicati per ciascun dipendente.

Va detto che a volte i responsabili della compilazione del foglio presenze inseriscono solo le informazioni che riguardano i giorni in cui il dipendente è stato assente dal posto di lavoro. Tuttavia, questa opzione può comportare errori personali e contabili, quindi non è consigliabile utilizzarla.

Data e firme delle persone responsabili

Dopo aver compilato il foglio presenze, il dipendente responsabile deve indicare la sua posizione, nonché apporre una firma nelle celle appropriate, che deve essere decifrata. La pagella deve essere approvata anche dal responsabile dell'unità strutturale o dal direttore dell'impresa - indicandone anche la carica e la firma con trascrizione. L'ultima cosa che devi inserire è la data per la compilazione della scheda attività.