Табель учета рабочего времени требования. Табель учета использования рабочего времени сотрудников. Образец заполнения табеля учета рабочего времени: все будет четко

На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:

• ведения учета посещений сотрудниками своего места работы в соответствии с установленным графиком;
• определения показателей для расчета зарплаты сотрудников;
• формирования тех или иных статистических данных о персонале (например, направляемых в Росстат или исследовательским агентствам).

Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2017 года должна быть указана в учетной политике.

О том, что представляет собой форма Т-13, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-13 - бланк и образец» .

Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД

Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.

Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.

Разрешено ли в частных фирмах использование табеля учета рабочего времени ф. 0504421

Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с 01.01.2013 года фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие. Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно. Так или иначе, подобный документ должен быть у компании — в силу того, что в соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ каждый работодатель должен осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников.

Подробнее о заполнении формы Т-12 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-12 - бланк и образец» .

Где бланк формы Т-12 доступен для загрузки

Скачать табель учета рабочего времени - бланк простой формы Т-12 - вы можете на нашем портале.

Табель учета рабочего времени, форма 0504421 (бланк скачать)

Бланк табеля учета рабочего времени формы 0504421 тоже доступен для скачивания на нашем сайте.

Как обозначаются отпуска в табеле учета рабочего времени?

Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.

Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.

Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.

Отпуск основной и дополнительный

Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.

Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).

Учебный и отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск)

В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:

• предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
• обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).

Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):

• отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
• неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).

Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)» .

Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком

Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).

Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.

Теоретически кодов в одной ячейке может быть и три. Например, если сотрудница согласилась поехать в командировку и отработала там выходной день. В этом случае в таблице будет записано: К/РВ/ОЖ (06/03/15).

Что ставить в табеле, если отпуск приходится на праздничный день

В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.

Также исключаются из отпуска праздники, установленные региональным законодательством (см. постановление Президиума ВС суда РФ от 21.12.2011 № 20-ПВ11).

Отсюда следует, что приходящиеся на отпуск праздники в табеле нужно обозначать кодом «В» или 26.

А если хотите, можно установить для этого собственный код. На это указал Минтруд в письме от 27.04.2017 № 14-2/В-370.

Итоги

Российским законодателем введены в оборот формы мониторинга присутствия на работе сотрудников, адаптированные для работодателей любых форм (в т. ч. фирм — как частных, так и государственных). Работодатели, не относящиеся к госструктурам, вправе задействовать любые формы соответствующих учетных документов. Однако форма Т-12 продолжает оставаться одной из самых удобных.

В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

бухгалтер	расчет всех выплат, которые необходимо перечислить работающим: зарплата, отпускные, командировочные и др.
представитель ФНС	инспекторов интересует корректность начисления выплат и налогов с них: часто компанию проверяют на предмет того, не была ли занижена налоговая база
сотрудник ФСС	отработанное время интересует фонд в связи с расчетом социальных пособий (например, по уходу за ребенком)
работник трудовой инспекции	инспекторов интересует, не были ли нарушены права работающих
представитель Росстата	сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля оформляют единую

Форма: бланк и образец

Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12 . Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

Документ состоит из 3 основных частей:

1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.

Порядок ведения

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

В общем случае порядок выглядит так:

1. Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
4. Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

Как заполнять табель: пошаговая инструкция

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

• трудящимся неофициально;
• внешним совместителям;
• работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
2. Коды по ОКУД и ОКПО.
3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

Сведения для расчета зарплаты

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ (если таковой есть)
• представитель отдела кадров;
• начальник подразделения.

Видео инструкция по оформлению

Видео комментарий по заполнению:

Дополнительный лист

Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:

1. Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
2. Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).

В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).

Суммированный учет: особенности расчета

Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:

• работают круглосуточно, посменно;
• используют гибкий график;
• организуют вахтовый метод работы.

Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.

Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).

Нестандартные ситуации: что делать

В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:

1. Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
2. Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
3. Если был запланирован , и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
4. Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».

Как внести изменения

Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.

При этом существуют 2 способа внесения исправлений:

1. Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
2. Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.

При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например.

Для чего он нужен и как его заполнить

Одним из ключевых документов кадрового делооборота является табель учета рабочего времени.

Указанный бланк заполняется в отношении каждого рабочего или служащего предприятия, с которым официально оформлены трудовые отношения. В этом обзоре расскажем, как заполняют эту бумагу, и какие сведения должны быть в нее внесены.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

Этот документ является формализованным бланком. Каждый работодатель заполняет его по итогам календарного месяца. В число сведений, которые необходимо внести в табель, входят:

• порядковый номер графы, заполняемой в отношении каждого сотрудника;
• личные данные работника, его должность или специальность согласно штатному расписанию;
• учетный номер;
• отметка о присутствии или отсутствии сотрудника на рабочем месте по каждому числу календарного месяца;
• суммарное количество дней и часов, отработанных гражданином за месяц и половину месяца.

На законодательном уровне Госкомстатом утверждены две формы табеля — № Т-12 и № Т-13. Они заполняются вручную или на компьютере.

Предприятие может самостоятельно разработать и утвердить бланк, отвечающий требованиям производственного процесса, однако на практике применяются указанные рекомендованные формы.

Документ составляют в следующих целях:

• контроль за соблюдением нормы рабочего времени, регламентированного законодательством или трудовым договором;
• получение сведений о фактически отработанном времени для начисления зарплаты и иных обязательных выплат;
• формирование статистических данных о соблюдении трудовой дисциплины на предприятии.

Ежемесячный табель учета рабочего времени является важным доказательством при рассмотрении трудовых споров — о правильности расчета и начисления заработной платы, о применении мер дисциплинарного воздействия за прогулы и т.д. Если возникает необходимость, он может быть истребован по запросу суда для объективного рассмотрения трудовых споров.

Обратите внимание!

Для учета сведений о рабочем времени и заполнения подобных документов на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, это входит в обязанности специалистов кадровых служб.

По решению руководителя ведение учетных форм может быть поручено и иным лицам (например, секретарь-делопроизводитель может оформлять табели на предприятиях малого бизнеса).

После составления ежемесячного табеля он подлежит утверждению руководителем компании.

Документ также должны утвердить руководители структурных подразделений, если это предусмотрено локальными актами организации. Он является основанием для начисления выплат на каждого сотрудника.

Руководство не обязано ежемесячно представлять сотрудникам копии табеля, однако этот документ может быть получен по личному заявлению гражданина.

Организация табельного учета рабочего времени

Для правильного и объективного заполнения этой бумаги необходимо располагать первичной информацией о явке сотрудников на работу, о причинах и продолжительности пропуска, периодах нахождения на больничном и т.д.

Если на предприятии работает несколько десятков, сотен или тысяч сотрудников, специалисты кадровых служб не в состоянии отследить соблюдение нормы рабочего времени для каждого служащего.

Чтобы получить достоверную информацию о соблюдении трудовой дисциплины, необходима организация табельного учета. Она может осуществляться по следующим направлениям:

• исходные сведения о явке или отсутствии сотрудников представляют начальники структурных подразделений;
• на предприятии вводится система электронного учета времени прихода и ухода с работы, а регистрационные данные через определенные промежутки поступают в кадровую службу;
• кадровые специалисты получают исходные данные из внутреннего документооборота — заявления работников, приказы начальства или руководителей структурных подразделений, объяснительные, листы нетрудоспособности и т.д.

Обратите внимание!

Как правило, принципы учета рабочего времени фиксируются в локальных трудовых актах, что позволяет избежать возникновения спорных ситуаций.

Для своевременного получения сведений о рабочем времени каждого сотрудника в кадровую службу передаются все приказы по штату — о приеме на работу или расторжении трудовых договоров, о предоставлении ежегодных отпусков, о направлении в командировки, о предоставлении отгулов или неоплачиваемых периодов отдыха и т.д.

При выходе на рабочее место за пределами утвержденного графика каждый сотрудник пишет заявление, так как на основании табеля ему может начисляться повышенный размер заработной платы (например, за работу в выходные или праздничные дни). Если на предприятии предусмотрен сменный график работы, применяется специальный порядок отражения отработанных дней.

В настоящее время форма Т-12 (учет рабочего времени в ручном режиме) применяется редко, обычно компании используют форму Т-13.

Если в организации работают несколько человек, для учета отработанного времени достаточно заполнить один лист табеля в письменной форме. Однако ввиду удобства электронных учетных форм в большинстве случаев применяется электронный бланк Т-13.

Электронный табель учета рабочего времени

Для заполнения формы Т-13 достаточно иметь стандартную компьютерную технику, электронный табель учета рабочего времени оформляется в виде таблицы.

Для крупных предприятий целесообразно использование специальным программных продуктов (например, 1С), так как сведения заполненного документа будут автоматически применяться финансовым отделом и иными подразделениями компании.

Работа с электронным табелем учета рабочего времени позволяет вносить сведения в режиме реального времени, что существенно упрощает итоговое сведение отчетности. В этом случае данные о каждом приказе, изданном руководителем, ежедневно отражаются в электронном табеле.

По итогам календарного месяца электронный табель распечатывается и предоставляется начальнику предприятия для утверждения.

Хранение табелей осуществляется кадровой службой, а периодичность их сдачи в архив определяется внутренними актами организации.

Для заполнения электронной формы Т-13 учитываются следующие категории календарных дней:

• рабочий день отмечается символом «Я» (явка);
• регламентированные выходные дни отражаются буквой «В»;
• если сотруднику на законном основании предоставлен отпуск, в табеле за каждый день отдыха проставляется «ОТ»;
• при выходе на работу в выходной день ставится отметка «РП»;
• при направлении в командировку в табеле отмечается «К»;
• для направления сотрудника на курсы повышения квалификации используется значение «ПК»;
• периоды учебных отпусков будут отмечены символом «У»;
• если сотрудник представил работодателю оплачиваемый лист нетрудоспособности, указывается «Б»;
• при использовании дней временной нетрудоспособности без больничного листа указывается «Т».

Для отражения полных рабочих дней сведения в табеле по категории «Я» заполняются в часах. Отражение происходит по каждой половине месяца, так как с указанной периодичностью должна выплачиваться заработная плата сотрудникам. По итогам месяца указанные данные суммируются, и выводится общий показатель.

С целью расчета заработка в табеле по форме Т-13 предусмотрены графы с указанием кода оплаты, количества дней и типа начислений. Например, используются следующие кодовые значения:

• 2000 – стандартный рабочий день;
• 2300 – время нахождения на больничном, за который выплачивается пособие по временной нетрудоспособности;
• 2012 – период нахождения в отпуске.

При заполнении формы Т-13 с использованием специализированного программного обеспечения указанные коды будут проставлены автоматически после учета рабочего времени по отдельным категориям.

Обратите внимание!

Все сведения заполняются по состоянию на последний календарный день очередного месяца.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Порядок заполнения форм Т-12 и Т-13 отличается несущественно. Поэтому можно выделить основные обязательные моменты, которые должны учитывать сотрудники кадрового отдела:

• в каждом табеле указывается основная информация о предприятии — наименование, организационно-правовая форма (например, ООО), код по ОКПО и т.д.;
• для каждого табеля указываются его реквизиты — порядковый номер документа (как правило, по числу месяца), дата составления, отчетный период;
• сведения о сотруднике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение) должны соответствовать штатному расписанию;
• несмотря на наличие рекомендованных граф в формах Т-12 и Т-13, предприятие может самостоятельно дополнять указанные таблицы, закон этого не запрещает.

Для правильного заполнения документа и внесения всех сведений стоит обратиться за консультацией к нашим специалистам.

Срок хранения табеля учета рабочего времени составляет не менее 5 лет, но предприятие может самостоятельно его продлить.

Для табелей учета в отношении вредных и опасных производств срок хранения составляет 75 лет, поскольку эти данные могут использоваться для подсчета специального стажа при выходе на пенсию.

Если у вас возник конфликт с руководителем вашей организации, урегулировать его до суда помогут наши юристы. Они проведут переговоры с начальством, выявят возможные варианты разрешения спорной ситуации, проверят данные в табеле учета, добьются внесения правок, составят мировое соглашение с учетом ваших интересов, защитят ваши права в трудовой инспекции.

Инструкция по заполнению

табеля учета рабочего времени
В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Госкомстат РФ Постановлением от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердил унифицированную форму № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Табель учета рабочего времени (Форма № Т-13) применяется для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени и начисления заработной платы. В структурных подразделениях табель составляется 2 раза в месяц в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Распоряжением по университету от 08.10.2009 г. № 58 «О порядке представления табеля учета рабочего времени» руководители подразделений обязаны представлять в отдел кадров правильно заполненные на компьютере табели (желательно на листах А-3) до 15-го числа текущего месяца и на дату окончания текущего месяца соответственно.

Бланк табеля размещен на официальном сайте МГМСУ в разделе «Я сотрудник» - «Отдел кадров» - «Табельный учет рабочего времени» (файл – Шаблон табеля.XLS ).

Табель ведется в алфавитном порядке.

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени в табеле (графа 4) отведены 4 строки (по две за каждую половину месяца). Верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При заполнении первой половины месяца в столбце верхней строки за первый день проставляется буквенное условное обозначение (код), в столбце под ним (второй строки) – количество часов и минут отработанного времени. Аналогично заполняются второй и остальные из 15 дней первой половины месяца. Точно также заполняется третья и четвертая строки за период работы во второй половине месяца. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени. В 5-й и 6-й графах суммируются отработанные дни и часы за первую, вторую половины месяца (5 графа) и месяц в целом (6 графа).

Графы 7, 9 заполняются при привлечении к работе в ночную смену, выходные и праздничные дни.

Ели сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени указываются праздничные дни, так как нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются.

Если сотрудник находится в отпуске, выходные дни не отмечаются, так как они входят в количество календарных дней отпуска.

Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, в табеле проставляются дни его командировки (так как эти дни будут оплачены ему в повышенном размере).

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени (0,75; 0,5; 0,4; 0,25 ставки) или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска и т.д.).

Неявки на работу по различным причинам фиксируются в графах 10-13 с обязательным проставлением кодов условных обозначений и времени.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени приведены ниже:
Условные обозначения, используемые при заполнении табеля
КОД

Буквенный Цифровой
Продолжительность работы в дневное время Я 01

Продолжительность работы в ночное время Н 02

Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни РВ 03

Продолжительность сверхурочной работы С 04

Продолжительность работы вахтовым методом ВМ 05

Служебная командировка К 06

Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ 08

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10

Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением

среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У 11

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся
без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения

заработной платы УД 13

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением
новорожденного ребенка) Р 14

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ОЖ 15

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый

работнику по разрешению работодателя ДО 16

Отпуск без сохранения заработной платы при условиях,

предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации ОЗ 17

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы ДБ 18

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных
кодом «Т» с назначением пособия согласно законодательству Б 19

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях,
предусмотренных законодательством Т 20

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных

законодательством ЛЧ 21

Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с

восстановлением на прежней работе ПВ 22

Невыходы на время исполнения государственных или общественных
обязанностей согласно законодательству Г 23

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в
течение времени, установленного законодательством) ПР 24

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по
инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством НС 25

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни В 26

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) ОВ 27

Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) НВ 28

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законодательством) ЗБ 29

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30

Время простоя по вине работодателя РП 31

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника НП 32

Время простоя по вине работника ВП 33

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в
соответствии с законодательством НО 34

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам,
предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы НБ 35

Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

2. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

3. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.